تسوية المصروفات المقدمة

الاستخدام

تستخدم الشاشة لغرض توزيع المصروفات المقدمة التي تم صرفها نقداً من الصندوق أو البنك في شاشة سند الصرف أو قيد يومية أو رصيد افتتاحي، وتخص فترات مالية لاحقة بحيث يتم قيد المبلغ المصروف عن الشهر أو الفترة المالية في حساب المصروف المختص وتخفيضه من حساب المصروف المقدم، وتظهر في الشاشة حسابات المصروفات المقدمة التي تم ربطها بخيار مصروف مقدم في حقل الحساب الانتقالي في شاشة الدليل المحاسبي شرط أن يكون من حسابات الميزانية العمومية (الأصول)، ونوع الحساب التحليلي (عام/مدينة/دائنة) ، ونوع التقرير (ميزانية عمومية).

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

أولاً: البيانات الرئيسية

• رقم الفرع: يظهر في هذا الحقل الفرع الذي دخل عليه المستخدم وهو الفرع الذي سيتم فيه تسوية المصروف مع إمكانية اختيار فرع آخر إذا كان للمستخدم صلاحيات العمل على أكثر من فرع.
• رقم المستند: يستخدم هذا الحقل للتعامل مع الرقم التسلسلي لسند توزيع المصروفات المقدمة على النحو التالي:
• ضبط التسلسل حسب الخيار المحدد في حقل تسلسل الوثيقة في شاشة متغيرات الأستاذ العام (آلي يمكن تعديله/ آلي لا يمكن تعديله/ يدوياً).
• التاريخ: يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ سند توزيع المصروف المقدم، ويستخدم بحسب تهيئة إظهار التاريخ الذي تم في شاشة متغيرات الأستاذ العام وما إذا كان التاريخ آلي يمكن تعديله أو آلي لا يمكن تعديله أو يدوياً.
• رقم المرجع: يتم في هذا الحقل تسجيل رقم المرجع مع إمكانية أن يكون رقماً أو حرفاً كأن يكون رقم المستند اليدوي أو رقم ملف أو رقم قرار وغيرها من البيانات التي يستند لها المستخدم في إصدار عملية التوزيع أو التي يستفاد منها في عملية البحث، وهذا الحقل اختياري وقد يكون إجباري في حالة تفعيل متغير (إدخال رقم المرجع إجباري) في شاشة متغيرات الأستاذ العام.
• إنزال البيانات من: يتضمن الحقل خيارات (سند صرف/ قيد يومية/ رصيد افتتاحي) يحدد المستخدم واحد من الخيارات حسب طبيعة المستند المطلوب إنزال بياناته وفي الحقل التالي يحدد رقم الوثيقة باستخدام F9.

ثانياً: بيانات المصروف المقدم

بعد تحديد رقم الوثيقة المختارة في (إنزال البيانات من) يعرض النظام بيانات هذا الجزء من الشاشة آلياً من واقع الوثيقة.

ثالثاً: بيانات المصروف الفعلي

في هذا الجزء يتم اختيار المصروف الفعلي الذي سيتم توزيع المصروف المقدم عليه على النحو التالي:

• رقم الحساب: باستخدام F9 يعرض النظام حسابات المصروفات التي تقفل في (الأرباح والخسائر) لاختيار المصروف الفعلي.
• الحساب التحليلي: باستخدام F9 يعرض النظام الحساب التحليل للمصروف الفعلي إن كان له حساباً تحليلياً.
• عدد الأقساط: يحدد المستخدم يدوياً عدد الأقساط أو الدفعات التي بموجبه سيتم توزيع المصروف المقدم على المصروف الفعلي.
• تبدأ من تاريخ: يحدد المستخدم تاريخ بداية احتساب الأقساط أو الدفع يدوياً.
• إلى تاريخ: يظهر في هذا الحقل تاريخ نهاية أقساط المصروف آلياً استناداً على عدد الأقساط وتاريخ البداية.

رابعاً: توزيع المصروف المقدم

بالنقر على زر توزيع المصروف المقدم يوزع النظام مبلغ المصروف المقدم على عدد الأقساط أو الدفع التي تم تحديدها ومبلغ وتاريخ كل قسط وفقاً لما تم تحديده في البند ثالثاً (بيانات المصروف الفعلي)

• الاستحقاق: يتضمن هذا العمود الخيارات التالية:
  • الاستحقاق: يعرض النظام آلياً هذا الخيار أمام الأقساط المستحقة خلال السنة المالية الحالية، ويترتب على ذلك توليد النظام لقيد تحميل المصروف الفعلي بقيمة القسط في موعد الدفع المحدد.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من حـ/ المصروف الفعلي	بتاريخ القسط المحدد
	××	إلى حـ/ المصروف المقدم

• قيد الاستحقاق: يعرض النظام آلياً هذا الخيار أمام الأقساط المستحقة خلال السنة المالية القادمة ولا ينفذ النظام أي قيود ولا يمكن تعديل حالة القيد (قيد الاستحقاق) كونه يتعلق بسنة قادمه.
• إلغاء: يحدد المستخدم هذا الخيار إذا تم الغاء قسط من الأقساط لسبب أو لآخر ولا يترتب على ذلك أي قيد مالي.
• حفظ: بعد استكمال البيانات يتم الحفظ.