الاستخدام
تنفيذ عملية جرد الأرصدة النقدية للصناديق الخاصة بالمنشأة على مستوى كل عملة من العملات وفئاتها التي تتعامل بها المنشأة سواءً كان الجرد دورياً أو مفاجئ أو سنوياً.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
- رقم السند: يستخدم هذا الحقل للتعامل مع الرقم التسلسلي للجرد، ويستخدم بحسب تهيئة تسلسل الوثائق التي تمت في شاشة متغيرات الأستاذ العام وما إذا كان تسلسل آلي يمكن تعديله أو تسلسل آلي لا يمكن تعديله أو إدخال يدوي.
- رقم/ اسم الصندوق: في هذا الحقل يختار المستخدم رقم الصندوق المستهدف من عملية الجرد.
- التاريخ: يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ الجرد، ويستخدم بحسب تهيئة تاريخ الوثيقة الذي تم في شاشة متغيرات الأستاذ العام وما إذا كان التاريخ آلي يمكن تعديله أو آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
- البيان: يتم في هذا الحقل تدوين البيان التوضيحي للجرد، وهذا الحقل اختياري وقد يكون إجباري في حالة تفعيل متغير (إدخال البيان إجباري) في شاشة متغيرات الأستاذ العام.
- الاسم: في هذه الحقول تدون أسماء رئيس وأعضاء لجنة الجرد المشاركون في تنفيذ عملية الجرد.
البيانات التفصيلية
مجرد اختيار الصندوق في البيانات الرئيسية يعرض النظام آلياً البيانات التفصيلية التالية:
- العملة: العملة التي يتعامل بها الصندوق.
- الرصيد بالعملة: رصيد الصندوق على مستوى كل عملة من العملات.
بيانات تفصيلية تدخل يدويا على النحو التالي:
- اسم الفئة: تختار فئات العملة النقدية المكونة للرصيد مثلاً إذا كان رصيد الصندوق في النظام عند الجرد 1000$ فالمطلوب إدخال فئات عملة الدولار التي يتكون منها مبلغ 1000$ (فئة 100$ – فئة 50$ – فئة 10$ وهكذا) شريطة أن تكون للعملة لها فئات محددة في شاشة العملات، ويتم تدوين الفئات المكونة لإجمالي الرصيد وعلى مستوى سطر لكل فئة وإذا كان الرصيد ينتمي إلى فئة واحدة فيكتفى بسطر واحد باختيار الفئة أمام رصيد الصندوق.
- قيمة الجرد: يدون في هذا الحقل مبلغ النقدية الذي تم جرده على مستوى كل فئة من الفئات النقدية للعملة (على سبيل المثال فئة 100$ = 500$ وفئة 50 $ = 250 $ وفئة 10=250$).
- بيانات تفصيلية محسوبة هي:
- الفارق: في هذا الحقل يظهر الفارق آلياً وهو عبارة عن الرصيد مطروحاً منه قيمة الجرد.
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.