المهام

الاستخدام

تُستخدم الشاشة لتسجيل المهام الرسمية التي يُكلف بها الموظف، مثل المأموريات الخارجية أو حضور المؤتمرات أو تنفيذ مهام عمل ميدانية، وتتمثل أهميتها في نظام الحضور والانصراف بأن الموظف مرتبط بمهمة رسمية خلال الفترة المحددة، بحيث لا يتم احتساب غياب أو تأخير مالي عليه عن تلك المدة.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي:

• السنة: تظهر السنة المالية في هذا الحقل بشكل آلي، وهي السنة المالية الحالية التي تعمل بها المنشأة في النظام.
• الوحدة التشغيلية: يُستخدم الحقل إجباريًا لاختيار الوحدة التشغيلية (الوحدة المالية) التي ينتمي إليها الموظف، وذلك من بين الوحدات المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “الوحدات المالية” ضمن شاشة “البيانات الأساسية”.
• نوع الوثيقة الفرعي: يُستخدم الحقل ” إجباريًا” لتحديد النوع الفرعي للوثيقة، ويتم اختيار نوع الوثيقة من القائمة المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “أنواع وثائق العمليات”.
• تسلسل الوثيقة: يُستخدم لتحديد رقم فريد يميز كل عملية داخل النظام، ويعتمد ظهوره على إعدادات شاشة “تسلسلات العمليات” المحددة مسبقًا، ويظهر تلقائيًا بمجرد حفظ الوثيقة وفق مقاطع معرّفة مثل الفرع أو التاريخ، ويُعد هذا الرقم المرجع الأساسي لعمليات البحث والتتبع للحركة داخل النظام، غير قابل للتعديل.
• رقم الوثيقة: رقم تسلسلي يُعرض تلقائيًا عند حفظ الوثيقة.
• تاريخ الوثيقة: يظهر تاريخ الوثيقة تلقائيًا بتاريخ اليوم، ويمكن تعديله يدويًا فقط إذا تم ضبط حقل “طريقة عرض تاريخ الوثيقة” على “يدوي” في شاشة “تسلسل العمليات” ومنح المستخدم صلاحية “السماح بتعديل تاريخ الوثيقة” في شاشة “صلاحيات العمليات”، أما إذا كانت الطريقة “آلي”، فلا يمكن تعديل التاريخ، حتى لو مُنحت الصلاحية.
• الفترة: يعكس آلياً الفترة المالية التي تخص الشهر حسب التاريخ الذي يظهر في حقل “تاريخ الوثيقة” وهو الشهر الذي سيتم فيه إنشاء الوثيقة.
• النوع: يُستخدم لتحديد نوع المهمة من قائمة مُعرَّفة مسبقًا في شاشة “الترميزات العامة” ضمن تهيئة إدارة الحضور والانصراف (مثل: مأمورية خارجية، دورة تدريبية، زيارة ميدانية)، ويساعد هذا التصنيف النظام على فهم طبيعة المهمة، بما يضمن معالجتها وتوثيقها في سجلات الموظف وفقًا لقواعد العمل الرسمية المعتمدة لكل نوع.
• رقم فترة العمل يستخدم هذا الحقل لتحديد فترة العمل التي سيتم فيها طلب المهمة، ويتم اختيارها من قائمة فترات العمل المُعرَّفة مسبقاً في شاشة “فترات العمل”.
• رقم الموظف: يُستخدم لتحديد الموظف المعني بالمهمة الرسمية، وذلك بإدخال رقمه يدوياً أو اختياره من قائمة الموظفين المعرفين مسبقاً في شاشة “بيانات الموظفين”، ويضمن هذا الربط توثيق المهمة ضمن سجلات حضور وانصراف الموظف، واعتبار مدتها ساعات عمل فعلية لا تستوجب الخصم المالي.
• من تاريخ / إلى تاريخ: يُستخدم هذان الحقلان إجبارياً لتحديد النطاق الزمني للمهمة (بدايتها ونهايتها)، حيث يقوم النظام خلال هذه الفترة بـ إعفاء الموظف من تسجيل البصمة المعتادة واعتبار مدتها أيام عمل رسمية، ويضمن هذا التحديد الدقيق عدم احتساب غياب للموظف طوال فترة تكليفه بالمهمة المذكورة.

ملاحظة:

• إذا كانت المهمة تمتد لأكثر من يوم (مثال: من 1 فبراير إلى 2 فبراير): يكتفي النظام بالتواريخ فقط، ولا يتم إدخال حقول (من وقت / إلى وقت / المدة).
• إذا كانت المهمة في نفس اليوم (مثال: من 1 فبراير إلى 1 فبراير): يجب على المستخدم تحديد الساعات الدقيقة في حقول “من وقت / إلى وقت”، ليقوم النظام باحتساب “المدة” بالساعات.
• من وقت / إلى وقت: يُستخدم لتحديد الساعات الدقيقة للمهمة إذا كانت المهمة خلال جزء من اليوم (مثل: من 01:00 إلى 04:00)، وذلك لتوثيق الفترة الزمنية المحددة بدقة ضمن سجلات المهمة.
• المدة: يقوم النظام باحتساب إجمالي ساعات المهمة تلقائيًا بناءً على الأوقات المدخلة (من وقت / إلى وقت)، دون الحاجة إلى إدخالها يدويًا.
• الرقم اليدوي: يُستخدم لإدخال رقم المستند الورقي المقابل للرقم الآلي، ويستفاد منه في عمليات البحث والاستعلام.
• رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم الملف، لتسهيل عمليات البحث والاستعلام.
• البيان: يُستخدم لإدخال وصف أو توضيح مختصر للعملية.
• حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.