الاستخدام
تُستخدم الشاشة لإسناد البنود المالية الدائمة (استحقاقات واستقطاعات) التي تتكرر بشكل منتظم شهرياً لكل موظف، وتسمح الشاشة بإسناد بنود مثل الراتب الأساسي، بدلات السكن والمواصلات، والتأمينات الاجتماعية لعدد كبير من الموظفين دفعة واحدة، أو لموظفين محددين، مما يوفر الوقت ويضمن دقة احتساب الرواتب بشكل آلي.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي
أولاً: البيانات الرئيسية
- السنة المالية: تظهر السنة المالية في هذا الحقل بشكل آلي، وهي السنة المالية الحالية التي تعمل بها المنشأة في النظام.
- الوحدة التشغيلية: يُستخدم الحقل إجباريًا لاختيار الوحدة التشغيلية (الوحدة المالية) التي ينتمي إليها الموظف، وذلك من بين الوحدات المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “الوحدات المالية” ضمن شاشة “البيانات الأساسية”.
- نوع الوثيقة الفرعي: يُستخدم الحقل ” إجباريًا” لتحديد النوع الفرعي للوثيقة، ويتم اختيار نوع الوثيقة من القائمة المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “أنواع وثائق العمليات”.
- تسلسل الوثيقة: يُستخدم لتحديد رقم فريد يميز كل عملية داخل النظام، ويعتمد ظهوره على إعدادات شاشة “تسلسلات العمليات” المحددة مسبقًا، ويظهر تلقائيًا بمجرد حفظها وفق مقاطع معرّفة مثل الفرع أو التاريخ، ويُعد هذا الرقم المرجع الأساسي لعمليات البحث والتتبع للحركة داخل النظام، غير قابل للتعديل.
- رقم الوثيقة: رقم تسلسلي يُعرض تلقائيًا عند حفظ الوثيقة.
- تاريخ الوثيقة: يظهر تاريخ الوثيقة تلقائيًا بتاريخ اليوم، ويمكن تعديله يدويًا فقط إذا تم ضبط حقل “طريقة عرض تاريخ الوثيقة” على “يدوي” في شاشة “تسلسل العمليات” ومنح المستخدم صلاحية “السماح بتعديل تاريخ الوثيقة” في شاشة “صلاحيات العمليات”، أما إذا كانت الطريقة “آلي”، فلا يمكن تعديل التاريخ، حتى لو مُنحت الصلاحية.
- الفترة: يعكس آلياً الفترة المالية التي تخص الشهر حسب التاريخ الذي يظهر في حقل “تاريخ الوثيقة” وهو الشهر الذي سيتم فيه إنشاء إسناد البنود الدائمة.
- الرقم اليدوي: يُستخدم لإدخال رقم المستند الورقي المقابل للرقم الآلي، ويستفاد منه في عمليات البحث والاستعلام.
- رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم الملف، لتسهيل عمليات البحث والاستعلام.
- البيان: يُستخدم لإدخال وصف أو توضيح مختصر العملية.
ثانياً: بنود الاحتساب
- #: يظهر الحقل رقمًا تسلسليًا آليًا من قبل النظام، وهو غير قابل للتعديل.
- رقم الموظف: يُستخدم الحقل لإدخال رقم الموظف الذي سيتم إسناد البنود الدائمة له أو اختياره من قائمة الموظفين المُعرَّفين مسبقًا في شاشة “بيانات الموظفين”.
- الهيكل التنظيمي: يعرض الحقل تلقائيًا الهيكل التنظيمي الذي ينتمي إليه الموظف بمجرد اختيار رقم الموظف، وفقًا لما هو محدد في شاشة “بيانات الموظفين”.
- العملة: تظهر العملة تلقائيًا بمجرد اختيار رقم الموظف، وفقًا لما تم تحديده في شاشة “بيانات الموظفين”، وهي العلمة التي سيتم إسناد البنود الدائمة بها.
- رقم البند: يُستخدم لتحديد البنود الدائمة التي سيتم إضافتها وإسنادها للموظفين، ويتم اختيار البنود من قائمة البنود المعرفة مسبقًا في شاشة بنود الراتب، بمجرد تحديد البند، تظهر البيانات المرتبطة به تلقائيًا في الأعمدة المخصصة، مثل نوع البند ونوع القيمة.
ملاحظة: تظهر فقط البنود المعرفة في حقل “طبيعة البند” على أنها دائم في شاشة “بنود الراتب”.
- نوع البند/نوع القيمة: تعرض هذه الحقول تلقائيًا بمجرد اختيار رقم البند.
- قيمة البند: يُستخدم لإدخال قيمة البند التي سيتم احتسابها للموظف، سواءً كانت مبلغًا ثابتًا أو نسبة، وذلك حسب حقل “نوع القيمة” المحدد.
- المبلغ: يُعرض هذا الحقل قيمة البند المالية المحتسبة:
- إذا كان “نوع القيمة” المحدد للبند هو “مبلغ ثابت”، يتم إدخال القيمة مباشرةً في حقل “قيمة البند”، ثم يُعرض هذا المبلغ في حقل “المبلغ”.
- إذا كان “نوع القيمة” المحدد للبند هو “نسبة”، يقوم النظام باحتساب المبلغ تلقائياً، وذلك كنتاج لهذه النسبة من البند الأساسي الذي تم تحديده وربطه مسبقاً في شاشة “بنود الراتب” وتحديداً في تبويب “بنود الاحتساب”، ثم يُعرض هذا المبلغ المحتسب في حقل “المبلغ”، مثال:
- إذا كان الراتب الأساسي = 1000، ونوع القيمة لبند (بدل سكن) هو “نسبة”، وتم إدخال قيمة البند = 10 في حقل “قيمة البند”.
- سيتم احتساب المبلغ تلقائياً ليكون 100 (10% من 1000).
- يُعرض هذا المبلغ المحتسب (100) في حقل “المبلغ”.
- البيان: يُستخدم لإدخال وصف أو توضيح مختصر للبند.
- حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.