بيانات الموظفين

الاستخدام

تُستخدم الشاشة لتسجيل وإدارة جميع المعلومات الأساسية والمالية والإدارية الخاصة بالموظفين داخل المنشأة، كما توفر الشاشة إمكانية متابعة بيانات الاتصال، الوثائق الرسمية، العهد، الحسابات البنكية، والبنود الدائمة المرتبطة بالراتب، مما يسهل إدارة الموارد البشرية بدقة وفعالية ويُشكل قاعدة بيانات متكاملة لجميع العمليات المتعلقة بالموظفين.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي

أولاً: البيانات الرئيسية

• رقم الموظف: يظهر رقم تسلسلي آلياً، قابل للتعديل، مع مراعاة عدم التكرار.
• الاسم الأول / الأوسط / الثالث / (الاسم الأجنبي): تُستخدم هذه الحقول لتدوين اسم الموظف كاملًا باللغة الافتراضية للنظام، وكذلك باللغة الأجنبية (اختياري)، يُراعى تقسيم الاسم إلى ثلاثة أجزاء: الأول، الأوسط، والثالث، على أن يكون حقل الاسم الأول باللغة الافتراضية إلزاميًا لإتمام حفظ البيانات.
• اللقب/ اللقب الأجنبي: يُستخدم هذان الحقلان اختياريًا لتدوين لقب العائلة للموظف باللغة الافتراضية للنظام، وكذلك باللغة الأجنبية.
• الوحدة التشغيلية: حقل إجباري لاختيار الوحدة التشغيلية (الوحدة المالية) التي يعمل بها الموظف، حيث يمكن إدخال رقم الوحدة مباشرة أو اختيارها من القائمة المنسدلة للوحدات المعرّفة مسبقًا في شاشة “الوحدات المالية” ضمن “البيانات الأساسية”.
• الهيكل التنظيمي: يُستخدم الحقل إجبارياً لتحديد الهيكل التنظيمي التابع له الموظف، حيث يتم ربط الموظف بالهيكل المناسب من خلال اختيار الهيكل من القائمة المعرّفة مسبقًا في شاشة “الهيكل التنظيمي”.
• المدير المباشر: يُستخدم لتحديد المدير المباشر المسؤول عن الموظف، ويتم اختياره من قائمة الموظفين المعرفين مسبقًا في شاشة “بيانات الموظفين”.
• تاريخ التعيين: يُستخدم الحقل إجبارياً لتسجيل تاريخ توقيع عقد العمل أو قرار التعيين الرسمي للموظف، يُوثق رسميًا انضمام الموظف للمنشأة، ولكنه لا يعني بدء العمل الفعلي.
• تاريخ بدء الخدمة: يُستخدم الحقل لتسجيل تاريخ بداية خدمة الموظف الفعلية في المنشأة بعد استكمال إجراءات التعيين، عند إدخال التاريخ والضغط على زر الحفظ، يتحول حقل “الموقف من الوظيفة” تلقائيًا إلى “فعال”.

ملاحظة: يُعد حقل “تاريخ بدء الخدمة” المحرك الأساسي لظهور الموظف في باقي شاشات النظام، حيث لا يعتد النظام بمجرد التعيين دون المباشرة الفعلية.

• تاريخ نهاية الخدمة: يظهر الحقل تلقائيًا عند إنهاء خدمة الموظف في شاشة “نهاية الخدمة”، ويُستخدم للعرض فقط ولا يمكن تعديله يدويًا.
• الوضع الحالي: يُستخدم الحقل إجباريًا لتحديد الوضع الحالي للموظف في المنشأة، ويعكس حالته التشغيلية، خيارات القائمة:
  • غير مستكمل الإجراءات: موظف جديد لم تُكتمل بعد جميع إجراءات التعيين أو الانضمام للعمل.
  • عادي: الموظف يمارس مهامه بشكل طبيعي وفق دوامه الرسمي.
  • إجازة: الموظف في إجازة مثل الإجازة السنوية أو المرضية.
  • إجازة دراسية: الموظف في إجازة مخصصة للدراسة أو التدريب.
  • منتدب: الموظف تم انتدابه للعمل في قسم آخر داخل المنشأة أو في مشروع مؤقت.
  • معار: الموظف تم إعارته للعمل في جهة خارجية لفترة معينة، ولا يزال على كفالة المنشأة.
  • منقطع: الموظف منقطع عن العمل بدون إذن أو سبب رسمي.
• الموقف من الوظيفة: يعرض الحقل الوضع الحالي للموظف في المنشأة:
  • إذا تم تحديد تاريخ التعيين دون إدخال تاريخ بدء الخدمة، يظهر الحقل افتراضيًا كـ “جديد” ويكون غير قابل للتعديل (للعرض فقط)، وبالتالي لن يظهر الموظف في باقي شاشات النظام.
  • عند إدخال تاريخ بدء الخدمة والضغط على زر الحفظ، يتحول الحقل تلقائيًا إلى فعال، ويصبح الموظف متاحًا في جميع شاشات النظام.

ثانياً: معلومات اختيارية

يُستخدم هذا التبويب لتدوين المعلومات الشخصية المكملة للموظف، مما يُسهم في بناء ملف شخصي متكامل حيث يُستخدم لأغراض إحصائية وإدارية داخل النظام.

• تاريخ الميلاد: يتم تحديد تاريخ ميلاد الموظف باليوم والشهر والسنة، يعتمد النظام على هذا التاريخ في احتساب السن الرسمي للموظف، الاستحقاقات المرتبطة بالعمر، وفترات التقاعد أو الإجازات الخاصة إذا كانت مرتبطة بالعمر.
• العمر: يُعرض الحقل تلقائيًا بمجرد إدخال تاريخ الميلاد.
• الدولة: يُستخدم لتحديد موطن الموظف، ويتم اختيارها من قائمة الدول المعرفة مسبقاً في شاشة “الهيكل الجغرافي”.
• مكان الميلاد: يُستخدم لتسجيل مكان ميلاد الموظف، ويتم إدخاله يدويًا من قبل المستخدم.
• الجنسية: يُستخدم لاختيار جنسية الموظف، ويتم اختيارها من قائمة الجنسيات المعرفة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة”.
• فصيلة الدم: يُستخدم لاختيار فصيلة دم الموظف، ويتم اختيارها من قائمة معرفة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة”.
• الديانة: يُستخدم لاختيار ديانة الموظف، ويتم اختيارها من قائمة الديانات المعرفة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة”.
• الحالة الاجتماعية: يُستخدم لاختيار الحالة الاجتماعية للموظف (مثل أعزب، متزوج، أرمل، منفصل)، ويتم اختيارها من قائمة الحالة الاجتماعية المعرفة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة”.
• الجنس: يُستخدم لتحديد جنس الموظف (ذكر أو أنثى)، ويتم اختياره من القائمة المعرفة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة”.
• اللغة: يُستخدم لتحديد اللغة الأساسية للموظف، ويتم اختيارها من قائمة اللغات المعرفة مسبقًا.
• مؤشر “مواطن”: يُستخدم لتحديد ما إذا كان الموظف مواطناً في البلد الذي تعمل فيها المنشأة.
• عدد الذكور / عدد الإناث: يُستخدم هذا الحقل لتسجيل عدد الأبناء الذكور والإناث للموظف إذا كان متزوجًا.
• رقم الضمان الاجتماعي: يتم إدخال رقم الضمان الاجتماعي الخاصة بالموظف إن وجد.
• ملاحظات: يستخدم لتدوين أي ملاحظات تخص الموظف.

ملاحظة: يتم الانتقال بين التبويبات بواسطة (التالي / السابق).

ثالثاً: البيانات الوظيفية

• تاريخ مباشرة العمل: يُعرض الحقل تاريخ آخر تحديث تم تسجيله للموظف عند إنشاء وثيقة في شاشة “مباشرة العمل”، ويُستخدم بشكل أساسي لتوثيق تاريخ عودة الموظف لممارسة مهامه الفعلية، خاصة بعد حالات الانقطاع أو العودة من الإجازات الطويلة.
• المسمى الوظيفي: يُستخدم الحقل لتحديد المسمى الوظيفي للموظف، ويتم اختياره من القائمة المعرفة مسبقًا في شاشة “الترميزات الوظيفية”.
• الوظيفة: يُستخدم الحقل لاختيار الوظيفة الفعلية للموظف من القائمة المعرفة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة”، مثل محاسب.
• الدرجة الوظيفية: يُستخدم الحقل لتحديد الدرجة أو المستوى الوظيفي للموظف داخل الهيكل الوظيفي للمنشأة، مثل الدرجة الأولى، الثانية، أو الثالثة، ويتم اختيار الدرجة من القائمة المعرفة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة لإدارة الموظفين”.
• التخصص: يُستخدم هذا الحقل لتحديد التخصص العلمي أو المهني للموظف، مثل محاسبة، موارد بشرية، أو تقنية معلومات، ويتم اختياره من القائمة المُعَرَّفة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة لإدارة الموظفين”.
• التصنيف: يُستخدم الحقل لتحديد التصنيف الوظيفي للموظف (مثل: دائم، مؤقت، متعاقد)، ويتم اختياره من القائمة المعرفة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة لإدارة الموظفين”.
• الرتبة: يُستخدم الحقل لتحديد رتبة الموظف الوظيفية داخل المنشأة وفقًا للهيكل الوظيفي أو اللوائح المعتمدة (مثل: مبتدئ، أول، رئيسي)، ويتم اختيارها من القائمة المُعرَّفة مسبقًا في شاشة التعريفات العامة لإدارة الموظفين”.
• الفئة: يُستخدم الحقل لتحديد الفئة الوظيفية التي ينتمي إليها الموظف داخل المنشأة (مثل: إدارية، فنية، تشغيلية)، ويتم اختيارها من القائمة المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة لإدارة الموظفين.
• نوع التوظيف: يُستخدم هذا الحقل لتحديد طبيعة علاقة العمل بين الموظف والمنشأة، ويتم الاختيار من قائمة خيارات مُعرَّفة مسبقًا داخل النظام، خيارات القائمة (Full Time, Freelance, Project Based, Commission Based, Remote, Daily, Part Time, Temporary, Seasonal, Intern/Trainee, Contractor,).
• المجموعة: يُستخدم الحقل لتصنيف الموظفين ضمن مجموعات عمل مشتركة داخل النظام (مثل: مجموعة المبيعات، أو مجموعة تقنية المعلومات)، ويتم اختيار المجموعة من القائمة المُعرَّفة مسبقاً في شاشة “التعريفات العامة لإدارة الموظفين”.
• المؤهل: يُستخدم لتحديد المؤهل العلمي للموظف، ويتم اختياره من قائمة مؤهلات مُعرَّفة مسبقًا في شاشة التعريفات العامة لإدارة الموظفين.
• سنة المؤهل: يُستخدم لإدخال سنة التخرج الخاصة بالمؤهل العلمي الذي حصل عليه الموظف.
• جهة إصدار المؤهل: يُستخدم لإدخال الجهة أو المؤسسة التي أصدرت المؤهل العلمي للموظف، مثل الجامعة أو المعهد أو الكلية.
• بلد المؤهل: يُستخدم لتحديد الدولة التي تم الحصول فيها على المؤهل العلمي للموظف، ويتم اختيار الدولة من قائمة الدول المعرفة مسبقًا في النظام.
• مؤشر “موظف تحت التجربة”: يُستخدم لتحديد ما إذا كان الموظف في فترة التجربة أم لا.
• فترة التجربة بالشهور: يُستخدم الحقل لتحديد عدد الأشهر التي تستغرقها فترة التجربة للموظف، مثل فترة تجربة 3 أشهر.
• نوع العقد: يُستخدم لتحديد طبيعة العقد الموقع بين الموظف والمنشأة، ويتم الاختيار من قائمة مُعرفة مسبقًا في شاشة “الترميزات الوظيفية”، تحديدًا في تبويب “أنواع عقود العمل”.
• من تاريخ العقد/ إلى تاريخ العقد: يُستخدم هذان الحقلان لتحديد مدة سريان العقد الخاص بالموظف، من بداية العقد إلى نهاية العقد.
• فترة العقد بالشهور: يحسب هذا الحقل تلقائيًا بناءً على تاريخ بداية العقد ونهايته.
• عدد أيام التنبيه: يتم إدخال عدد الأيام التي يرسل فيها النظام التنبيه قبل انتهاء العقد أو فترة التجربة.
• مؤشر” تجديد العقد تلقائيا”: عند تفعيل المؤشر يعني أن النظام سوف يقوم بتجديد العقد تلقائيًا عند انتهاء مدته، دون أي تدخل يدوي.
• طبيعة العمل: يُستخدم هذا الحقل لتحديد طبيعة عمل الموظف.
• موقع العمل: يُستخدم لتحديد المكان أو المقر الذي يعمل فيه الموظف داخل المنشأة، مثل المكتب أو الفرع أو المصنع، ويتم الاختيار من قائمة المواقع المعرفة مسبقًا في شاشة “مواقع العمل”.
• رقم الموظف في جهاز البصمة: يتم إدخال الرقم المخصص للموظف في جهاز البصمة.
• رقم الحدود: يُستخدم لتسجيل رقم الحدود الخاص بالموظف، وهو رقم تعريف قانوني أو رسمي تُصدره الجهة المختصة، ويُستخدم عادة لمتابعة البيانات الرسمية للموظف، مثال: الموظفين الوافدين أو المقيمين، يُستخدم رقم الحدود في التعاملات الإدارية والرسمية داخل المنشأة.

رابعاً: البيانات المالية

يُستخدم هذا التبويب لتحديد الإعدادات المالية الخاصة براتب الموظف، مثل طريقة الصرف، العملة، وعدد أيام وساعات العمل المعتمدة.

• طريقة صرف الراتب: يُستخدم لتحديد آلية صرف راتب الموظف، ويتم الاختيار من قائمة ” البنك أو الصندوق”.
• العملة: حقل إجباري يُستخدم لتحديد عملة صرف راتب الموظف، ويتم اختيار العملة من القائمة، وهي قائمة العملات التي تم تهيئتها مسبقاً في شاشة “العملات”.
• أيام العمل بالشهر: يُستخدم لإدخال عدد أيام العمل المعتمدة خلال الشهر، مثل (30 يوم).

ملاحظة: يرتبط استخدام القيمة المدخلة في هذا الحقل بمتغير “طريقة حساب أيام العمل“ المعرّف في إعدادات النظام، وذلك على النحو التالي:

• إذا تم ضبط المتغير على خيار “الموظفين”: سيقوم النظام عند احتساب الراتب باعتماد عدد الأيام المسجلة هنا في ملف الموظف كمرجع أساسي للحساب.
• إذا تم ضبط المتغير على خيار “أيام الفترة المالية”: فسيتجاهل النظام القيمة المدخلة في ملف الموظف، ويعتمد بدلاً منها عدد الأيام المحدد في شاشة “الفترات الإدارية” كقاعدة موحدة لجميع الموظفين خلال ذلك الشهر.

• أيام العمل بالسنة: يُستخدم لإدخال عدد أيام العمل المعتمدة خلال السنة، مثل (264 يوم).
• ساعات العمل باليوم: يُستخدم لإدخال عدد ساعات العمل اليومية، مثل (8 ساعات).
• ساعات العمل بالشهر: يُستخدم لإدخال إجمالي عدد ساعات العمل خلال الشهر، مثل (40 ساعة).
• ساعات العمل بالسنة: يُستخدم لإدخال إجمالي عدد ساعات العمل خلال السنة مثل (480 ساعة).
• مؤشر ” توقيف الراتب”: عند تفعيله يتوقف النظام عن الصرف راتب الموظف حتى يتم إلغاء التوقيف.

خامساً: بيانات الاتصال

تظهر الشاشة عند الضغط على إضافة في تبويب بيانات الاتصال، وتُستخدم لتسجيل جميع وسائل التواصل الخاصة بالموظف مثل العناوين، أرقام الهواتف، البريد الإلكتروني، وحسابات التواصل الاجتماعي.

• حدد الصورة: يُستخدم لتحميل صورة الموظف من الكمبيوتر.
• الاسم: يُستخدم لتسجيل الاسم الكامل للموظف، ويُدخل يدويًا.
• لقب: يستخدم لتحديد لقب الموظف، ويتم اختياره من القائمة المعرفة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة”.
• المسمى الوظيفي: يتم ادخل المسمى الوظيفي يدويًا لتحديد الوظيفة الرسمية للموظف داخل المنشأة، مثل (مهندس نظم).
• التصنيف: يُستخدم الحقل إجبارياً لتحديد نوع العنوان أو جهة الاتصال التي يتم تعريفها، يتم الاختيار من قائمة مُعرَّفة مسبقاً داخل النظام، خيارات القائمة:
  • العمل: لتصنيف العناوين أو جهات الاتصال المرتبطة بالعمل (مثل عنوان المكتب، الفرع).
  • المبنى: لتصنيف العناوين أو جهات الاتصال الخاصة بالمباني أو المنشآت.
  • عنوان الفاتورة: لتصنيف العناوين المخصصة لإصدار الفواتير.
  • عنوان التسليم: لتصنيف العناوين المخصصة لعمليات تسليم البضائع أو الخدمات.
  • عنوان خاص: لتصنيف العناوين الشخصية أو الخاصة جداً.
  • أخرى: لأي تصنيفات أو أنواع أخرى لا تندرج تحت الفئات المذكورة.
• ملاحظات: يُستخدم لإدخال أي ملاحظات أو تعليقات إضافية عن الموظف.

العنوان:

• العنوان/ تفاصيل العنوان: يُستخدم لتسجيل العنوان الكامل أو تفاصيل مكان إقامة الموظف.
• المدينة / ولاية/ الدولة: تُستخدم هذه الحقول لتسجيل الموقع الجغرافي للموظف، ويتم اختيارها من القوائم المعرفة مسبقًا في شاشة “الهيكل الجغرافي”، وبمجرد اختيار المدينة، يقوم النظام بعرض بيانات الدولة والولاية تلقائيًا.
• الرمز البريدي: يُستخدم لإدخال الرمز البريدي الخاص بموقع الموظف وفقًا للعنوان المسجل.
• هاتف: يُستخدم لإدخال رقم الهاتف الثابت للموظف (هاتف المكتب / هاتف المنزل).
• جوال: يُستخدم لإدخال رقم الهاتف المحمول للموظف للتواصل السريع والمباشر.
• البريد الإلكتروني: يُستخدم لتسجيل عنوان البريد الإلكتروني للموظف للتواصل الرسمي أو المهني، مثل (contact@company.com).
• الموقع الإلكتروني: يُستخدم لتسجيل رابط الموقع الإلكتروني للموظف، إذا توفر، لأغراض التواصل أو الرجوع للمعلومات الرسمية مثل ( website.com).
• فاكس: يُستخدم لتسجيل رقم الفاكس الخاص بالموظف لأغراض إرسال واستقبال المستندات الرسمية.
• صندوق البريد: يُستخدم لتسجيل رقم صندوق البريد الخاص لاستلام المراسلات الرسمية.
• واتساب: يُستخدم لتسجيل رقم هاتف الموظف المرتبط بتطبيق واتساب للتواصل الفوري.
• تليجرام: يُستخدم لتسجيل حساب الموظف على تطبيق تليجرام للتواصل الفوري والرسائل المباشرة.
• فيسبوك: يُستخدم لتسجيل حساب الموظف على فيسبوك للتواصل أو المتابعة الرسمية أو الشخصية حسب الحاجة.
• تويتر: يُستخدم لتسجيل حساب الموظف على تويتر للتواصل أو المتابعة الرسمية أو المهنية.
• يوتيوب: يُستخدم لتسجيل رابط قناة الموظف على يوتيوب لأغراض التواصل أو الاطلاع على المحتوى المنشور.
• الترتيب: يُستخدم هذا الحقل لتحديد أولوية ظهور السجل الحالي بين مجموعة السجلات المضافة لنفس الموظف، حيث يتم إدخال رقم تسلسلي يدوياً ليقوم النظام بعرض البيانات وفق هذا الترتيب.
• الافتراضي: تُشير إلى أن البيانات المضافة هنا تُعتبر البيانات الافتراضية للموظف، ولا يمكن تعيين أكثر من سجل افتراضي لنفس الموظف.

هذا القسم مخصص لإضافة بيانات اتصال إضافية للموظف

• نوع الاتصال: يختار المستخدم نوع وسيلة الاتصال من قائمة ثابتة افتراضياً بالنظام سواءً (هاتف، جوال، فاكس، بريد إلكتروني… إلخ).
• الوصف: يُستخدم الحقل لإدخال بيانات السجل حسب النوع المحدد في “نوع الاتصال” مثل أن يكون رقم الهاتف أو الموقع الإلكتروني أو صندوق البريد… إلخ.
• ملاحظات: يُستخدم لإدخال أي تعليقات أو ملاحظات إضافية عن الموظف أو جهة الاتصال، مثل (يفضل التواصل عبر البريد الإلكتروني).
• إغلاق: يُستخدم لإغلاق الشاشة أو النافذة الحالية دون حفظ أي تغييرات.
• حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.

سادساً: البنود الدائمة

يُعرض التبويب تفاصيل جميع البنود الدائمة المخصصة للموظف، مثل الراتب الأساسي والبدلات الثابتة، تُعد هذه البيانات جزءًا أساسيًا من ملف الموظف المالي وتُستخدم في احتساب الراتب الشهري، هذا التبويب مخصص للعرض فقط، ولا يمكن تعديل أي بند مباشرة من شاشة “بيانات الموظفين”، لإجراء أي تغييرات على البنود، مثل تعديل الراتب أو إضافة/حذف بدلات، يجب التوجه إلى شاشة “إسناد البنود الدائمة”.

سابعاً: الإجازات

يُستخدم هذا التبويب لعرض تفاصيل أرصدة الإجازات الخاصة بالموظف، حيث يقوم النظام بعرض البيانات المستمدة من شاشة “الأرصدة الافتتاحية للإجازات” والعمليات اللاحقة عليها، يهدف هذا القسم إلى توفير رؤية دقيقة وشاملة للموارد البشرية حول استحقاق الموظف السنوي، والرصيد المضاف أو المخصوم، وصولاً إلى الرصيد المتاح الفعلي وتاريخ الاستحقاق، ويتميز بعرض جميع سجلات الإجازات الخاصة بكافة سنوات عمل الموظف داخل المنشأة، مما يضمن دقة إدارة الإجازات والرقابة التاريخية عليها، البيانات في هذا التبويب مخصصة للعرض فقط، ولا يمكن التعديل.

ثامناً: الوثائق

يُستخدم هذا التبويب لتسجيل جميع الوثائق الرسمية والشخصية المتعلقة بالموظف، مثل الهوية، جواز السفر، الإقامة، والشهادات، كما يُتيح تتبع تواريخ الإصدار والانتهاء وتوفير تنبيهات قبل انتهاء صلاحية الوثائق لضمان تجديدها في الوقت المناسب.

• نوع الوثيقة: يتم تحديد نوع الوثيقة من بين الأنواع المعرفة مسبقًا في شاشة “الترميزات الوظيفية” تحديدًا تبويب “أنواع وثائق الموظفين”.
• رقم الوثيقة: يُستخدم لتسجيل رقم المستند الرسمي الخاص بالموظف (مثل: رقم الهوية الوطنية أو جواز السفر)، وذلك لأغراض التوثيق والتحقق من البيانات داخل النظام.
• تاريخ الإصدار: يُستخدم لتسجيل تاريخ إصدار الوثيقة الرسمية الخاصة بالموظف (مثل: الهوية الوطنية، جواز السفر، أو الإقامة)، وذلك لأغراض التوثيق والمتابعة.
• تاريخ الانتهاء: يُستخدم لتسجيل تاريخ انتهاء صلاحية الوثيقة الرسمية الخاصة بالموظف (مثل: الهوية الوطنية، جواز السفر، أو الإقامة)، بما يتيح متابعة صلاحيتها والتنبيه للتجديد في الوقت المناسب.
• تاريخ التجديد: يُستخدم لتسجيل تاريخ تجديد الوثيقة الرسمية الخاصة بالموظف بعد انتهائها أو قبل انتهائها، بهدف توثيق آخر عملية تجديد والمتابعة الإدارية لصلاحية الوثيقة.
• مكان الإصدار: يُستخدم لتحديد الجهة أو الموقع الذي أصدرت منه الوثيقة الرسمية للموظف، مثل مكتب الجوازات أو الإدارة المختصة، لتسهيل التوثيق والمتابعة.
• مدينة الإصدار: يُستخدم لتحديد المدينة التي أصدرت الوثيقة الرسمية الخاصة بالموظف، ويتم الاختيار من المدن المعرفة مسبقًا في شاشة “الهيكل الجغرافي”.
• عدد أيام التنبيه: يُستخدم لتحديد عدد الأيام قبل انتهاء صلاحية الوثيقة التي يرسل فيها النظام تنبيهًا لمتابعة التجديد، مثل ” 30 يومًا “، يصدر التنبيه قبل 30 يومًا من انتهاء الوثيقة.
• ملاحظات: يُستخدم لإدخال أي تعليقات أو ملاحظات إضافية تتعلق بالوثيقة، مثل (نسخة إلكترونية محفوظة في الأرشيف).

تاسعاً: العهد

يُستخدم هذا التبويب لتسجيل جميع العهد الخاصة بالمنشأة التي تم تسليمها للموظف للاستخدام في العمل، مثل أجهزة الحاسوب، الهواتف المحمولة، السيارات، أو غيرها، يهدف هذا القسم إلى متابعة العهد وضمان استرجاعها عند نهاية خدمة الموظف أو انتهاء الحاجة إليها.

• نوع العهدة: يتم تحديد نوع العهدة “إجباريا” من خلال قائمة منسدلة مُعرَّفة مسبقًا في تبويب “أنواع العهد” في شاشة “الترميزات الوظيفية”.
• العدد: يُستخدم الحقل إجباري لتسجيل كمية الأصول أو العهدة المسلمة للموظف، مثال (1 حاسوب محمول ،1 هاتف محمول،3 أجهزة مكتب).
• تاريخ التسليم: يُستخدم هذا الحقل إجباريا لتحديد تاريخ تسليم العهدة للموظف.
• تاريخ الإرجاع: يُستخدم لتحديد تاريخ إعادة العهدة إلى المنشأة بعد انتهاء الاستخدام أو عند نهاية خدمة الموظف.
• ملاحظات: يُستخدم لإدخال أي تعليقات أو ملاحظات إضافية تتعلق بالعهدة المسلمة للموظف، مثل (الجهاز بحاجة لصيانة قبل الإرجاع، العهدة مستلمة بحالة جيدة).

عاشراً: الحسابات البنكية

يُستخدم هذا التبويب لتسجيل جميع الحسابات البنكية الخاصة بالموظف، تُعد هذه البيانات أساسية لعمليات تحويل الرواتب الشهرية، المكافآت، ومستحقات نهاية الخدمة، مما يضمن صرف المستحقات المالية للموظف بدقة.

• رقم الحساب البنكي: يُستخدم لإدخال رقم الحساب البنكي للموظف الذي سيتم تحويل الرواتب والمستحقات المالية إليه.
• البنك: يُستخدم لتحديد البنك الذي يتبع له الحساب، ويتم الاختيار من قائمة منسدلة مُعرَّفة مسبقًا في شاشة “بيانات البنوك”.
• رقم الأيبان (IBAN): يُستخدم لإدخال رقم الحساب الدولي للموظف وفق معيار IBAN، لتسهيل التحويلات البنكية الدولية والمحلية بدقة.
• مؤشر ” الافتراضي”: يفعل هذا المؤشر للحساب البنكي الافتراضي والرئيسي للموظف.

ملاحظة: لا يُسمح بتحديد أكثر من حساب افتراضي للموظف.

• ملاحظات: يُستخدم لإدخال أي تعليقات أو ملاحظات إضافية تتعلق بالحساب البنكي للموظف، مثل (هذا الحساب مخصص لتحويل الراتب فقط، الحساب مرتبط بالحوالات الدولية).
• حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.