الاستخدام
تُستخدم الشاشة لتسجيل وإنهاء خدمة الموظف بشكل رسمي وفق سبب الإنهاء المحدد، مثل الاستقالة أو التقاعد أو انتهاء العقد، ويتم من خلالها تحديد تاريخ نهاية الخدمة وسببها، مع التأكد من تسليم جميع العهد المستحقة قبل إتمام الإجراء، يساعد ذلك على ضبط الحالة الوظيفية للموظف بشكل دقيق داخل النظام، كما يضمن احتساب الأثر الصحيح على الرواتب والمستحقات وإغلاق ملف الموظف بصورة سليمة.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي.
أولاً: البيانات الرئيسية
- السنة: تظهر السنة المالية في هذا الحقل بشكل آلي، وهي السنة المالية الحالية التي تعمل بها المنشأة في النظام.
- الوحدة التشغيلية: يُستخدم الحقل إجباريًا لاختيار الوحدة التشغيلية (الوحدة المالية) التي ينتمي إليها الموظف، وذلك من بين الوحدات المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “الوحدات المالية” ضمن شاشة “البيانات الأساسية”.
- نوع الوثيقة الفرعي: يُستخدم الحقل لتحديد النوع الفرعي للوثيقة، ويتم اختيار نوع الوثيقة من القائمة المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “أنواع وثائق العمليات”.
- تسلسل الوثيقة: يُستخدم لتحديد رقم فريد يميز كل عملية داخل النظام، ويعتمد ظهوره على إعدادات شاشة “تسلسلات العمليات” المحددة مسبقًا، في حالة التسلسل التلقائي، يُنشأ رقم الوثيقة آليًا عند حفظها وفق مقاطع معرّفة مثل الفرع أو التاريخ، أما في حالة التسلسل اليدوي، فيُتاح للمستخدم إدخال الرقم يدويًا مع قيام النظام بمنع تكراره لنفس نوع الوثيقة، ويُعد هذا الرقم المرجع الأساسي لعمليات البحث والتتبع للحركة داخل النظام.
- رقم الوثيقة: رقم تسلسلي يُعرض تلقائيًا عند حفظ الوثيقة.
- تاريخ الوثيقة: يُستخدم الحقل “إجباريًا” لتحديد تاريخ تسجيل وثيقة إنهاء الخدمة داخل النظام.
- الفترة: تظهر تلقائيًا بمجرد تحديد تاريخ الوثيقة، حيث يقوم النظام باحتسابها وربطها بالفترة الزمنية المقابلة دون الحاجة إلى إدخال يدوي.
- الموقف من الوظيفة: يُستخدم الحقل إجبارياً لتحديد موقف الموظف من الوظيفة من قائمة معرفة مسبقًا في النظام، مثل (ترك خدمة، تقاعد).
- رقم الموظف: يُستخدم لاختيار الموظف المراد إنهاء خدمته، حيث يمكن تحديده إما بإدخال رقم الموظف يدويًا أو باختياره من قائمة الموظفين المعرّفين مسبقًا في شاشة “بيانات الموظفين”.
- تاريخ نهاية الخدمة: يُستخدم لتحديد آخر يوم عمل للموظف داخل المنشأة، ويترتب عليه إيقاف احتساب الرواتب والاستحقاقات، يظهر هذا التاريخ أيضًا في شاشة “بيانات الموظفين” تحديداً حقل “تاريخ نهاية الخدمة”.
- السبب: يُستخدم الحقل “إجباريًا” لتحديد سبب إنهاء خدمة الموظف، مثل الاستقالة، التقاعد، انتهاء العقد، أو أي سبب آخر، ويتم اختياره من قائمة أسباب ترك الخدمة المعرفة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة لإدارة الموظفين”.
- الرقم اليدوي: يُستخدم لإدخال رقم المستند الورقي المقابل للرقم الآلي، ويستفاد منه في عمليات البحث والاستعلام.
- رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم الملف، لتسهيل عمليات البحث والاستعلام.
- البيان: يُستخدم لإدخال أي ملاحظات أو تفاصيل إضافية تتعلق بإنهاء خدمة الموظف.
- مؤشر” توقيف الراتب”: عند تفعيل هذا المؤشر، يتم إيقاف احتساب راتب الموظف اعتبارًا من تاريخ نهاية الخدمة.
ثانياً: البيانات التفصيلية
يعرض التبويب العهد التي بعهدة الموظف والتي تم ربطها له في شاشة “بيانات الموظفين”، ويُستخدم لتسجيل عملية إرجاع العهد قبل إتمام إنهاء الخدمة.
- نوع العهدة/العدد/تاريخ التسليم: تعرض هذه الحقول تلقائيًا تفاصيل العهد الممنوحة للموظف، بما في ذلك نوع العهدة، العدد، وتاريخ التسليم وفق ما هو مسجل في شاشة بيانات الموظفين، لتسهيل متابعة استرجاعها عند إنهاء الخدمة.
- تاريخ الإرجاع: يُستخدم لتحديد اليوم الذي تم فيه إرجاع العهدة من قبل الموظف، ويُعتمد هذا التاريخ لتوثيق العملية وإغلاق حساب العهد المرتبطة بالموظف، علماً بأنه لا يمكن إتمام عملية الحفظ وإغلاق ملف الموظف إلا بعد إثبات استرجاع كافة العُهد المسجلة بعهدته من خلال إدخال تاريخ الإرجاع لكل عهدة.
- ملاحظات: يُستخدم لإدخال أي تعليقات أو ملاحظات إضافية تتعلق بعملية إرجاع العهد.
- حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.