احتساب الراتب

الاستخدام

تُستخدم الشاشة لإجراء احتساب الرواتب الشهرية للموظفين ضمن فترة إدارية محددة. يقوم النظام آلياً بجمع كافة البنود الدائمة (مثل الراتب الأساسي والبدلات الثابتة)، والبنود المتغيرة (مثل ساعات العمل الإضافي، الغياب، التأخير)، والاستقطاعات (مثل التأمينات والضرائب)، بعد ذلك، تُظهر الشاشة كشفاً تفصيلياً لراتب كل موظف بالإضافة إلى الإجماليات النهائية والرسوم البيانية التوضيحية.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي:

أولا: البيانات الرئيسية

• السنة المالية: تظهر السنة المالية في هذا الحقل بشكل آلي، وهي السنة المالية الحالية التي تعمل بها المنشأة في النظام.
• الوحدة التشغيلية: يُستخدم لاختيار الوحدة التشغيلية (الوحدة المالية) المراد احتساب الراتب لها، ويتم الاختيار من بين الوحدات المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “الوحدات المالية” ضمن شاشة “البيانات الأساسية”.
• نوع الوثيقة الفرعي: يُستخدم الحقل ” إجباريًا” لتحديد النوع الفرعي للوثيقة، ويتم اختيار نوع الوثيقة من القائمة المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “أنواع وثائق العمليات”.
• رقم الوثيقة: رقم تسلسلي يظهر تلقائيًا بمجرد حفظ الوثيقة في النظام، غير قابل للتعديل.
• تاريخ الوثيقة: يُعرض الحقل تلقائيًا بتاريخ آخر فترة مفتوحة في النظام.
• الفترة: يُعرض الحقل تلقائيًا بتاريخ آخر فترة إدارية مفتوحة في النظام.
• الرقم اليدوي: يُستخدم لإدخال رقم المستند الورقي المقابل للرقم الآلي، ويستفاد منه في عمليات البحث والاستعلام.
• رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم الملف، لتسهيل عمليات البحث والاستعلام.
• الحالة: يوضح الحقل المرحلة الحالية للوثيقة:
  • غير منفذ: تعني أن الراتب محتسب داخل النظام، لكن لم يُصدر له سند صرف بعد.
  • منفذ: تعني أنه تم إنزال المستند في شاشة “سند صرف” وتم تنفيذ إجراءات الدفع الفعلية.
• البيان: يُستخدم لإدخال وصف أو توضيح مختصر للعملية.
• حفظ: بعد التأكد من الخيارات، يتم النقر على زر حفظ لبدء عملية الاحتساب الآلية.

ثانياً: لوحة ملخص الرواتب

تظهر لوحة ملخص الرواتب تلقائيًا بعد حفظ وثيقة احتساب الراتب، وعند النقر على الأيقونة المخصصة لإظهار الرسوم البيانية، وتهدف اللوحة إلى تقديم ملخص مرئي للرواتب الإجمالية للفترة المحددة، حيث تعرض توزيع الاستحقاقات والاستقطاعات وصافي الراتب من خلال رسوم بيانية دائرية، مما يمنح المستخدم رؤية سريعة ومبسطة للوضع المالي للرواتب ويساعد على المراجعة الأولية والتأكد من صحة الإجماليات.

• زر العملة: يتيح هذا الزر للمستخدم عرض إجماليات الرواتب بالعملات المختلفة مثل (EGP، USD) إذا كانت المنشأة تتعامل مع موظفين ورواتب بعملات متعددة.

ثالثا: كشف الراتب

يُعرض تبويب كشف الراتب تلقائيًا بعد حفظ الوثيقة، حيث يُعرض تفاصيل راتب كل موظف بشكل منظم، موضحاً كافة بنود الاستحقاق (راتب وبدلات) وبنود الاستقطاع (ضرائب وتأمينات وغيرها) وصولاً إلى صافي المستحق، مما يسهل عملية المراجعة الدقيقة لكل موظف.

رابعاً: الحسابات

يعرض هذا التبويب القيود المحاسبية الآلية الناتجة عن عملية احتساب الرواتب، موضحًا توجيه كل بند راتب إلى حساباته المدينة والدائنة في دليل الحسابات، ويُستخدم التبويب للعرض فقط، حيث تظهر البيانات تلقائيًا بعد تنفيذ احتساب الراتب دون إمكانية التعديل عليها، حيث إنه يساعد المحاسبين والمراجعين على متابعة التوجيه المحاسبي لكل الاستحقاقات والاستقطاعات بدقة، كما يساهم في مراجعة القيود المحاسبية والتأكد من صحة توزيع مراكز التكاليف والأعباء المالية قبل ترحيلها إلى نظام الحسابات العامة.

• طريقة الترحيل: من شريط الأدوات أعلى الشاشة، يتم النقر على “العمليات” ومن ثم “ترحيل”، ستظهر شاشة فرعية “بيانات الترحيل”، قم بتفعيل زر “مرحل” واكتب بياناً مختصراً للعملية ثم انقر على “حفظ”.

قائمة عمليات الشاشة

• عرض قيد اليومية: بعد ترحيل الوثيقة، يمكن الاطلاع على القيد المحاسبي الناتج بالنقر على “العمليات” ومن ثم “عرض قيد اليومية”، يكون القيد الناتج هو قيد إثبات استحقاق الرواتب، ويتكون من:
  • الجانب المدين (من مذكورين):يمثل “تكلفة الموظف” (الرواتب، البدلات، الإضافي، وأي بند نوعه استحقاق).
  • الجانب الدائن (إلى مذكورين):يمثل “توزيع التكلفة والالتزامات” (صافي الرواتب المستحقة للموظفين، مصلحة الضرائب، التأمينات، وسداد أقساط السلف).

ملاحظة: يقوم النظام بتوليد هذه القيود آلياً بناءً على الحسابات التي تم ربطها بكل بند مسبقاً في شاشة “بنود الراتب”.

ويكون القيد كالاتي:

مدين	دائن	البيان	التاريخ
XX XX XX XX XX		من حـ/ مصاريف الرواتب والأجور (بالراتب الأساسي ( من حـ/مصاريف البدلات (بدل سكن، مواصلات، اتصالات، إلخ). من حـ/ مصاريف العمل الإضافي. من حـ/ (أي بند نوعه استحقاق يكون في الجانب المدين لأنه يمثل مصروفاً على الشركة).	بتاريخ الوثيقة
		إلى حـ/ رواتب مستحقة للموظفين (بالصافي الذي سيقبضه الموظفون). إلى حـ/ مصلحة الضرائب (بقيمة الاستقطاع الضريبي المحتسب. ( إلى حـ/ الهيئة العامة للتأمينات (بقيمة حصة الموظف في التأمينات). إلى حـ/ ذمم الموظفين – سلف (بقيمة أقساط السلف المستقطعة). إلى حـ/ (أي بند نوعه استقطاع يكون في الجانب الدائن لأنه يمثل التزاماً على الشركة يجب دفعه لاحقاً).	بتاريخ الوثيقة