الاستخدام
تستخدم الشاشة لتحقيق الأهداف التالية:
- الإقفال الشهري / الفتري الذي يترتب عليه منع استخدام النظام للفترة التي تم إقفالها.
- استعراض بعض التقارير كميزان المراجعة النهائي والأرصدة النهائية للحسابات الناتجة عن النشاط في الشهر المقفل.
- يتم تنفيذ الإقفال الشهري / الفتري على مستوى كل فرع.
- يعتبر الاقفال الشهري عملية ضرورية لإتمام إجراءات الاقفال السنوي.
- استعراض التنبيهات الضرورية التي يجب معالجتها وذلك على مستوى كل فرع على حدة قبل القيام بعملية الاقفال مثل القيود والسندات غير المرحلة ويمكن طباعة تقرير بذلك.
- بعد إتمام إقفال الشهر تظهر معلومات الإقفال في البيانات التفصيلية مثل الشهر مقفل وما إذا كان قد تم عكس القيود العكسية أم لا وهل تم اقفال فروق العملة وطريقة اقفالها، وإذا كان اقفال الأرباح والخسائر (شهري) يعرض النظام نتيجة النشاط على مستوى كل شهر.
طريقة استخدام الشاشة
قبل القيام بإجراءات الإقفال يتم عمل نسخة احتياطية للبيانات والتحقق من اتزان الأرصدة الافتتاحية على مستوى الفرع، ومن ثم القيام بإجراءات الاقفال بعد النقر على زر (تعديل) على النحو التالي:
تنويه: قبل عملية الإقفال الشهري ننوه إلى ضرورة اتباع المستخدم للتعليمات والإرشادات التي تضمنها المبحث الأول من هذا الدليل للتحقق من جاهزية وصحة الإقفال.
أولاً: التنبيهات
من خلال هذا التبويب يعرض النظام التنبيهات الضرورية التي يجب معالجتها قبل القيام بعملية الاقفال على مستوى كل الفرع والفترة مثل ترحيل القيود والسندات غير المرحلة، ويمكن طباعة تقرير بذلك.
- رقم / نص التنبيه: تظهر التنبيهات بصورة واضحة كي يتم اتخاذ المعالجة المناسبة؛ فعلى سبيل المثال يمكن أن يظهر نص أحد التنبيهات وهو (هناك عدد من القيود غير المرحلة في هذه الفترة)، وبالتالي يجب على المستخدم ترحيل هذه القيود لكي يستطيع إتمام عملية الاقفال للفترة بنجاح.
- طباعة: يمكن للمستخدم بالنقر على زر الطباعة استعراض تقرير عن التنبيه الذي تم اختياره.
ثانياً: الخيارات الرئيسية
- الفترة /الاسم: يعرض النظام آلياً رقم الفترة المرشحة للإقفال واسمها وفقاً لتسلسل الفترة في تهيئة النظام شاشة التهيئة إعداد فترات النظام.
- الفرع/ اسم الفرع: يعرض النظام آلياً الفروع التي لم تقفل بعد على مستوى كل فترة إقفال وفقاً لتسلسل الفروع في تهيئة النظام شاشة التهيئة بيانات الفروع.
- إقفال الفترة: يتم التأشير على خيار (اقفال الفترة) أمام الفترة والفرع الذي سيتم اقفاله.
- عكس القيود العكسية: تم شرح خيار (قيد عكسي) في شاشة قيود اليومية في نظام الأستاذ العام وتمت الإشارة إلى أن القيد الذي نتعامل معه على أنه (قيد عكسي) يمكن للنظام أن يقوم بإلغاء تأثير هذا القيد على القوائم المالية بعمل قيد آلي يعكس فيه القيد عند الإقفال، فإذا كانت المنشأة ترغب بتفعيل هذه الخاصية للقيود العكسية خلال الشهر المراد إقفاله يقوم المستخدم بالنقر على هذا الخيار قبل القيام بعملية الإقفال ليقوم النظام بإبطال تأثير القيود العكسية.
- من تاريخ إلى تاريخ: يظهر هذين الحقلين عند التأشير على خيار (عكس القيود العكسية) ليحدد المستخدم الفترة التي ستعكس خلالها القيود العكسية.
- إقفال فروق العملة للحسابات الأجنبية: يظهر هذا الخيار إذا كانت طريقة إقفال فروق العملة في متغيرات نظام الأستاذ العام هي (شهري)، ويعني هذا الخيار أن تعتمد المنشأة على النظام في إجراء التسويات اللازمة للفروق الناتجة عن اختلاف أسعار العملات الأجنبية مقابل العملة المحلية في نهاية الشهر/الفترة، حيث يقوم النظام بإعادة تقييم أرصدة الحسابات الأجنبية حسب سعر الصرف الذي سيتم الإقفال به ويترتب على تفعيل المؤشر أمام إقفال فروق العملة للحسابات الأجنبية عرض الخيارات (الإقفال مع مراكز التكلفة، والإقفال مع المشاريع، والإقفال مع الأنشطة) كما يترتب عليه ظهور تبويب العملات المتوفرة ، وتبويب خيارات الحسابات.
- إقفال المراكز / المشاريع / الأنشطة: إذا تم اختيار إقفال المراكز والمشاريع والأنشطة فإن النظام يعمل على إقفال فروق العملة مع التأثير على المراكز والمشاريع والأنشطة.
- فرع مصدر القيد: يستخدم هذا الخيار عندما نريد أن يتأثر قيد فروق العملة بفرع مصدر القيد ويتم عمل قيد فروق العملة بناءً على (فرع مصدر القيد) الذي تم منه القيد للفرع المستفيد.
ثالثاً: العملات المتوفرة
هذا التبويب يتضمن آلية تحديد سعر الصرف الذي سيتم الإقفال به.
- سعر الصرف: يتضمن هذا الحقل خيارات متعددة لأسعار الصرف التي سيتم الإقفال بها سوف نوضحها فيما يلي:
- تهيئة العملات: يعني أن النظام يعتمد سعر الصرف من واقع الأسعار في شاشة العملات.
- إدخال يدوي: يعني أن النظام يعتمد سعر الصرف من واقع الأسعار التي سيتم إدخالها يدوياً.
- الخيارات الأخرى: سواءً كانت أقل سعر تحويل، أو أول سعر تحويل، أو المتوسط، أو آخر سعر تحويل، أو أعلى سعر تحويل فإن النظام يعتمد سعر الصرف من واقع الحركة بالارتباط مع نوع سعر الصرف الذي سيتم شرحه في الحقل التالي.
- نوع سعر الصرف: يتضمن هذا الحقل خيارات متعددة لأنواع سعر الصرف التي سيتم الإقفال بها، ولها علاقة بالخيارات الأخرى الموضحة في الحقل السابق نوضحها فيما يلي:
- كلي: عند تحديد هذا الخيار سيعمل النظام على إقفال فروق العملة في جميع الفروع والفترات المتاحة للإقفال سواءً تم اختيار اقفالها أم لا، وسيعتمد نتيجة احتساب فروق العملة في جميع الفروع والفترات كسعر إقفال في الفرع أو الفروع التي سيتم اقفالها.
- حسب الفروع المختارة: عند تحديد هذا الخيار سيعمل النظام على إقفال فروق العملة في الفروع التي تم اختيارها للإقفال فقط وسيهمل الفروع الأخرى، وسيعتمد نتيجة احتساب فروق العملة في الفروع المختارة كسعر إقفال في الفروع التي سيتم اقفالها.
رابعاً: خيارات الحسابات
بمجرد تفعيل المؤشر أمام إقفال فروق العملة للحسابات الأجنبية يعرض النظام في هذا التبويب كافة الحسابات التي عملتها أجنبية، ويتضمن هذا التبويب آلية اختيار الحسابات التي سوف يتم تقييم فوارق أسعار عملتها.
- تقييم كل الحسابات: في حقل المؤشر الفارغ أمام اسم الحساب يتم النقر بالزر الأيمن للماوس واختيار (منح الكل) فيعرض النظام المؤشر في جميع الحقول وهذا يعني أن إقفال فروق العملة سيتم لجميع الحسابات، مع ملاحظة أنه إذا تم التأشير على خيار (عدم اقفال فروق العملة لحسابات الأرباح والخسائر) تظهر فقط حسابات الميزانية.
- تقييم على مستوى الحساب: يتم التأشير يدوياً أمام الحساب المطلوب تقييم فروق العملة الخاصة به.
- إلغاء اختيار الحسابات: يستطيع المستخدم إلغاء اختيار الحسابات بالضغط على الزر الأيمن للماوس واختيار (إلغاء الكل).
- إدخال جزء من رقم الحساب: يستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم الذي تبدأ به الحسابات التي يرغب المستخدم إقفالها في فروق العملة، ففي حالة إدخال الرقم 12 ومن ثم النقر على الزر الذي يظهر نهاية الحقل يقوم النظام بالتأشير على جميع الحسابات التي تبدأ بهذا الرقم مع إمكانية تكرار هذه الحركة مع حسابات أخرى.
تلميح: يترتب على إقفال فروق العملة توليد قيود آلية لترحيل الفارق إلى المقابل المحلي للعملة الأجنبية وإلى حساب فروق أسعار العملات الذي تم ربطه في شاشة الحسابات الوسيطة.
خامساً: الإقفال
- إقفال: ينقر المستخدم على زر (إقفال) في شريط الأدوات لتنفيذ عملية الإقفال الشهري.
تلميح: في حالة استخدام أنظمة رأس المال البشري يتم إقفال الشئون الإدارية قبل الإقفال الشهري، كما أنه في حالة استخدام نظام الأصول وفترات الاهلاك (شهري) يتم إهلاك الفترة قبل الاقفال الشهري.