طلبات صرف نقدية

الاستخدام

تستخدم الشاشة لغرض إدخال مختلف طلبات سندات الصرف النقدية والبنكية، والغرض من هذه السندات رقابي، ولا يترتب عليها أي أثر مالي، ويتم التعامل مع الصناديق والبنوك التي تعتبر الطرف الدائن في طلبات سندات الصرف في تبويب (البيانات الرئيسية) بينما تم تخصيص تبويب (التفاصيل) للتعامل مع الحسابات الفرعية التي سيتم تسجيل المبالغ المطلوب صرفها مع إمكانية التعامل بعملات مختلفة للحساب الواحد.

طريقة استخدام الشاشة

يتم إدخال البيانات بعد النقر على شاشة (طلبات الصرف النقدية) في شجرة النظام على النحو التالي:

أولاً :البيانات الرئيسية

• الفرع: يستخدم هذا الحقل لاختيار الفرع الذي سيتم فيه إصدار سند صرف.
• رقم الوثيقة: يظهر في هذا الحقل آلياً الرقم التسلسلي لطلب الصرف.
• تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ طلب الصرف
• نوع القيد: يختار المستخدم نوع القيد من القائمة.
• النوع: يتم تحديد نوع العملية بواحد من الخيارات التالية:
• نقداً: يتم تحديد هذا الخيار عند إصدار طلب صرف من النقدية في الصندوق.
• شيك: يتم تحديد هذا الخيار عند إصدار طلب صرف من النقدية في البنك.
• رقم الشيك: يظهر هذا الحقل عند تحديد نوع العملية (شيك) ويتم فيه إدخال رقم الشيك.
• تاريخ الاستحقاق: يظهر هذا الحقل عند تحديد نوع العملية (شيك) ويتم فيه إدخال تاريخ استحقاق الشيك.
• رقم الصندوق / البنك: يستخدم هذا الحقل لتحديد الصندوق أو البنك الذي سيتم منه صرف المبلغ، مع العلم أن الصناديق والبنوك التي تظهر هي الصناديق والبنوك التي تم ترميزها في شاشة الصناديق وشاشة البنوك في إعدادات الحسابات.
• العملة: يستخدم هذا الحقل لاختيار العملة التي سيتم الصرف بها.
• المبلغ: يستخدم هذا الحقل لإدخال المبلغ الذي سيتم صرفه إذا كانت العملة محلية، أما إذا كانت العملة أجنبية فإن المبلغ يظهر آلياً؛ وهو عبارة عن حاصل ضرب المبلغ الأجنبي × سعر التحويل.
• المبلغ أجنبي: يظهر هذا الحقل عند اختيار عملة أجنبية ويستخدم لإدخال المبلغ الذي سيتم صرفه بالعملة الأجنبية.
• سعر الصرف: يظهر في هذا الحقل سعر صرف العملة التي تم تحديدها في حقل العملة، ولا يظهر هذا الحقل إلا إذا كانت العملة أجنبية.
• مركز التكلفة: يختار المستخدم مركز التكلفة الذي سيتأثر بالعملية وفقاً للمتغير في إعدادات الحسابات ما إذا كان المركز اختيارياً أم إجبارياً.
• رقم المرجع: لإدخال رقم مرجع العملية وهو من الحقول الاختيارية.
• الوصف: لإدخال وصف توضيحي لسند الصرف.
• حالة الاعتماد: تظهر الحالة (جديد) عند تسجيل الطلب لأول مرة، وبعد عملية الحفظ والنقر على زر تعديل في عمود (حالة الاعتماد) في الشاشة الرئيسية يمكن ترحيل الطلب أو رفضه.
• ملاحظات الاعتماد: تسجل ملاحظات الاعتماد أو الرفض بعد عملية الحفظ والنقر على زر تعديل في عمود (حالة الاعتماد) في الشاشة الرئيسية ومن ثم ترحيل الطلب أو رفضه وتدوين الملاحظات.
• معلق: يستخدم هذا الخيار في حالة حاجة المستخدم لحفظ السند وعدم ترحيله لسبب او لأخر كأن يكون الطلب غير متزن أو أن المستندات الثبوتية غير مكتملة وغيرها من الأسباب، ويترتب على هذا التحديد سماح النظام بحفظ السند بحالته بينما لا يسمح بترحيله إلا بعد إلغاء هذا التحديد، وتستخدم هذه الميزة بغرض السماح للمستخدم العودة لهذا السند وإجراء التعديلات وانتهاء الأسباب التي أدت إلى تعليق السند.

تلميح

• لا يسمح النظام بترحيل الطلب إذا كان (معلق)، فإذا تم استخدام هذه الميزة يجب على المستخدم إلغاء تحديد هذا الخيار بعد الانتهاء من إدخال الطلب بصورة كاملة كي يتم ترحيله.
• لا يسمح النظام بإقفال الشهر الذي صدرت فيه طلبات (معلق) إلا بعد تصحيح وتعديل تلك السندات وإنهاء حالة التعليق.

ثانياً: التفاصيل

يقصد بتفاصيل سند الصرف البيانات التي تمثل الطرف المدين في عملية صرف نقدية من الصندوق أو من البنك، وتتمثل تلك البيانات بالحسابات التي سيتم تحميلها بالمبلغ المصروف على مستوى كل حساب والعملة وغيرها من البيانات، ويتم استخدامها بعد النقر على زر (إضافة) كما يلي:

• الحساب: يستخدم هذا العمود لتحديد الحساب / الحسابات التي ستصرف لها النقدية وتمثل الطرف المدين في عمليات الصرف، ويتم إدخال رقم الحساب في الحقل مباشرة أو تحديده من قائمة الحسابات التي تظهر.

تلميح: الحسابات التي يتم التعامل معها وتظهر في هذا الحقل هي الحسابات الفرعية.

• الحساب التحليلي: يستخدم هذا العمود لتحديد الحساب التحليلي للحساب الذي تم إدخاله في حقل (الحساب) السابق إذا كان له حسابات تحليلية.
• العملة: يستخدم هذا العمود لتحديد عملة الحساب التي سيتم بها صرف المبلغ، ويتم تحديد العملة من قائمة العملات التي تظهر بعد الضغط على السهم نهاية الحقل.
• الوصف: يستخدم هذا العمود لإدخال البيان التوضيحي الخاص بالحساب.
• المبلغ: يستخدم هذا الحقل لإدخال المبلغ الذي سيتم صرفه للحساب إذا كانت العملة محلية، أما إذا كانت العملة أجنبية فإن المبلغ يظهر آلياً؛ وهو عبارة عن حاصل ضرب المبلغ الأجنبي × سعر التحويل.
• المبلغ أجنبي: يظهر هذا الحقل فعالاً عند اختيار عملة أجنبية ويستخدم لإدخال المبلغ الذي سيتم صرفه للحساب بالعملة الأجنبية.
• سعر التحويل: يظهر في هذا الحقل سعر صرف العملة التي تم تحديدها في حقل العملة، ولا يظهر فعالاً إلا إذا كانت العملة أجنبية.
• مركز التكلفة: يستخدم هذا الحقل لتحديد مركز التكلفة الذي سيحمل بمبلغ الحساب، ويستخدم حسب حاجة المنشأة للتعامل مع مراكز التكلفة.
• الإجمالي: يظهر في هذا الحقل المبلغ الإجمالي للحسابات المدينة بالعملة المحلية، ويجب أن يتساوى مع مبلغ السند في البيانات الرئيسية.

تلميح: يمكن حذف السجل من خلال زر (حذف) الذي يظهر أمام كل سجل.

• حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.

ثالثاً: العمليات

يستطيع المستخدم تنفيذ بعض العمليات كتغيير حالة الاعتماد، وتعديل السند أو حذفه أو طباعة الطلب من خلال استخدام الوظيفة المناسبة التي تظهر في (العمليات) في الواجهة الرئيسية للشاشة.