الاستخدام
تُعد الشاشة أداة تواصل رسمية ومتكاملة داخل النظام، تهدف إلى تسهيل تبادل المراسلات، والإخطارات، والمستندات بين الموظفين والمستويات الإدارية المختلفة، مما يضمن سرية البيانات وتوثيق التواصل الإداري.
ملاحظة: عند فتح الشاشة، يتم عرض الرسائل وفقًا للتصنيف المحدد (الصادرة، الواردة، المفضلة، أو المحذوفة)، كما يمكن البحث عن أي رسالة باستخدام حقل البحث.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر “جديد” الموجود في القائمة اليمنى لبدء إنشاء رسالة، على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- إلى (To): يُستخدم لاختيار الموظف المستلم من القائمة المنسدلة المُعرفة مسبقًا في شاشة “بيانات المستخدمين”.
- نسخ إلى (CC): يُستخدم لإضافة مستلمين آخرين للاطلاع على رسالة البريد الإلكتروني من القائمة المنسدلة المُعرفة مسبقًا في شاشة “بيانات المستخدمين”.
- الموضوع: يُستخدم لإدخال عنوان مختصر يعبّر عن محتوى الرسالة، بما يسهّل تصنيفها والبحث عنها لاحقًا.
- الوصف: يُستخدم لإدخال نص تفصيلي يوضح محتوى رسالة البريد الإلكتروني والغرض منها.
- تحميل: يُستخدم هذا الزر لإرفاق ملفات من جهاز المستخدم مثل: (الصور، ملفات PDF، أو المستندات) مع رسالة البريد الإلكتروني
- إرسال/ رجوع: يُستخدمان لإرسال الرسالة إلى صناديق البريد الوارد للمستلمين أو للعودة إلى الشاشة السابقة.
ثانياً: تبويب البريد الوارد
يُستخدم هذا التبويب لعرض جميع الرسائل المستلمة، مرتبة من الأحدث إلى الأقدم مع بيان (المرسل، الموضوع، وتاريخ ووقت الاستلام)، كما يتيح البحث، تمييز الرسائل الهامة، حذفها، وتنظيمها لضمان متابعة فعّالة للمراسلات.
ثالثاً: تبويب البريد الصادر
يُستخدم هذا التبويب لعرض وتوثيق جميع الرسائل المرسلة، مرتبة من الأحدث إلى الأقدم مع بيان (المستلم، الموضوع، وتاريخ ووقت الإرسال)، كما يتيح البحث، تمييز الرسائل الهامة، حذفها، وتنظيمها لضمان مرجع موثق للمراسلات.
رابعاً: تبويب المفضلة
يُستخدم هذا التبويب لتجميع الرسائل المهمة (واردة أو صادرة) المميزة بعلامة النجمة، مع إمكانية البحث، الحذف، أو التنظيم داخل مجلدات للوصول السريع والمرجع الدائم للمستندات.
خامساً: تبويب الحذف
يُستخدم هذا التبويب لتخزين الرسائل المستبعدة مؤقتًا من البريد الوارد، الصادر، أو المفضلة، مع إمكانية مراجعتها، البحث عنها، أو التخلص النهائي منها لضمان إدارة آمنة وفعّالة للمحتوى غير الضروري وحماية البيانات الهامة.
سادساً: تبويب إضافة مجلد
يُستخدم هذا التبويب لإنشاء مجلدات مخصصة لتنظيم البريد الإلكتروني والمراسلات حسب الحاجة، حيث يتم إدخال اسم المجلد وحفظه ليظهر ضمن قائمة “المجلدات”، ما يتيح تصنيف الرسائل ونقلها لتسهيل إدارتها واسترجاعها.
تُمثل أيقونات شريط الأدوات العلوي “أدوات الإجراءات” لتنفيذ عمليات سريعة على الرسائل المحددة، وتشمل:
- المجلد (نقل إلى): تُستخدم لنقل الرسائل إلى مجلدات مخصصة لتنظيم الأرشفة، مثل مجلد التقارير.
- المظروف (غير مقروء): تُستخدم لتغيير حالة الرسائل المحددة، بحيث يمكن تمييزها كمقروءة دون الحاجة لفتح كل رسالة، لتسهيل متابعة المهام.
- سلة المهملات (حذف): تُستخدم لحذف الرسائل المحددة دفعة واحدة ونقلها إلى تبويب “الحذف”، للتخلص من الرسائل غير المهمة.
- زر البحث: يُستخدم للوصول السريع إلى الرسائل عبر كتابة كلمات مفتاحية مثل الموضوع أو اسم المرسل، حيث يقوم النظام بعرض النتائج المطابقة لتسهيل استرجاع المعلومات بدقة.