منح الإجازة

الاستخدام

تستخدم شاشة منح الإجازة بغرض إصدار عمليات الإجازات التي يتم منحها للموظفين، ويتم منح الإجازات للموظفين بمختلف أنواعها بعد القيام بالتهيئات اللازمة للإجازات والمتمثلة بترميز أنواع الإجازات وربطها بالموظفين وإدخال أرصدتها بما في ذلك الأرصدة الافتتاحية وترميز لائحة الإجازات في حالة وجود لائحة للإجازات في المنشأة مع إمكانية إصدار أكثر من حركة إجازة لنفس النوع أو لأكثر من نوع من أنواع الإجازات بنفس الوثيقة، ويتم منح الإجازة وإدخال بياناتها إما بشكل مباشر أو بموجب طلب إجازة.

طريقة استخدام الشاشة

أولاً: البيانات الرئيسية

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

• رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه منح الإجازة للموظفين.
• النوع: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الإجازة، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع المرتبات والأجور في تهيئة النظام.
• رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم التسلسلي للإجازة، ويستخدم بحسب تهيئة تسلسل أرقام الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تسلسل آلي يمكن تعديله أو تسلسل آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التسلسل يدوي.
• تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ عملية الإجازة، ويستخدم بحسب تهيئة تاريخ الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تاريخ آلي يمكن تعديله أو تاريخ آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
• رقم الفترة الإدارية: يظهر في هذا الحقل آلياً رقم الفترة الإدارية.
• رقم الموظف: يستخدم هذا الحقل لتحديد الموظف الذي سيتم منحه الإجازة، وبمجرد تحديد الموظف تظهر بياناته في الحقول المتعلقة بالموظف كالمسمى الوظيفي والهيكل الإداري.
• إنزال البيانات من/ رقم الطلب: يستخدم هذا الحقل عند إصدار إجازة بناءً على طلب إجازة أو خطة الإجازات، مع إدخال رقم الطلب أو الخطة في الحقل المخصص، وبمجرد الانتقال تظهر بيانات الطلب أو الخطة في الشاشة.
• رقم المرجع: يستخدم هذا الحقل في حالة حاجة المستخدم إدخال مرجع للعملية.
• البيان: يستخدم هذا الحقل لتدوين بيان العملية.
• سبب الإجازة: يستخدم هذا الحقل لتدوين السبب الذي من آجله تقدم الموظف بالإجازة.
• إجازة بالساعات: يستخدم هذا الخيار إذا كانت الإجازة سيتم منحها للموظف بالساعة، وبمجرد استخدامه تظهر بالبيانات التفصيلية أعمدة مخصصة لإدخال وقت بداية ونهاية الإجازة بالساعة.
• تاريخ آخر مباشرة: يعرض النظام في هذا الحقل تاريخ آخر مباشرة للموظف تمت عليه من شاشة مباشرة العمل.
• نوع النقل السنوي: تظهر البيانات في هذا الحقل آلياً للإجازات التي تتداخل فيها السنوات وعلى النحو التالي:
• من سنة سابقة: يظهر هذا الخيار للإجازة التي تم إدخالها في سنة سابقة عند استعراضها في السنة التالية، فالإجازات التي تم إدخالها في سنة سابقة وهي تخص فترات متداخلة بين سنوات تظهر في السنة التالية.
• إلى سنة جديدة: يظهر هذا الخيار للإجازة التي تم إدخالها في السنة الحالية ولها امتداد إلى سنة تالية، فالإجازات التي يتم إدخالها في السنة الحالية وهي تخص فترات متداخلة بين سنوات تظهر بعد الإقفال والنقل بهذه الكيفية للدلالة إلى أن هذه الإجازة ممتدة إلى سنة تالية.

ثانياً: البيانات التفصيلية

يتم التعامل مع البيانات التفصيلية بطريقتين، إما بإنزال البيانات من طلب إجازة أو خطة أو بإدخالها يدوياً على النحو التالي:

• نوع الإجازة: يستخدم هذا العمود لتحديد نوع أو أنواع الإجازة التي سيتم منحها للموظف، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع الإجازات في تهيئة النظام، وبمجرد تحديد النوع يظهر الرصيد الفعلي والرصيد الحالي للموظف لهذا النوع في الأعمدة المخصصة لها.

تلميح: تظهر الأنواع التي لا ترتبط برصيد بينما الأنواع التي تتعامل مع الأرصدة لن تظهر إلا إذا كان للموظف رصيد في تلك الأنواع.

• من تاريخ / إلى تاريخ: تستخدم هذه الأعمدة لتحديد بداية ونهاية فترة الإجازة، وبمجرد تحديد بداية ونهاية الإجازة تظهر فترة الإجازة بالأيام ورصيد الموظف حتى اليوم في الحقول المخصصة لها.

تلميح: يسمح النظام بتداخل السنوات في الإجازات حيث يمكن أن تكون بداية الإجازة (من تاريخ) في سنة ونهايتها (إلى تاريخ) في سنة تالية.

• لها مستحقات: يظهر هذا المؤشر فعال لأنواع الإجازات التي لها مستحقات بحسب ما تم ترميزه في شاشة ترميز أنواع الإجازات في تهيئة النظام وغالباً ما تكون إجازات سنوية، ويظهر فعال للدلالة على أن هذه الإجازة سيتم صرف مستحقات وراتب الموظف خلال فترة الإجازة بطريقة تختلف عن احتساب صافي الراتب، كما أن هذا النوع من الإجازات سيظهر في شاشة قيد احتساب مستحقات الموظفين في حالة احتساب وقيد مستحقات إجازة.
• صرف المستحقات مع الراتب: يستخدم هذا الخيار لأنواع الإجازات التي لها مستحقات، ويتم تحديده بإشارة (ü) في حالة رغبة المستخدم صرف المستحقات مع صرف الراتب، ويترتب على هذا التحديد إنشاء قيد محاسبي بتلك المستحقات مع قيد الراتب، أما في حالة عدم التحديد فسيتم صرفها بصورة مستقلة من شاشة صرف مستحقات الموظفين.
• خصم أيام الإجازة من أيام العمل: تظهر في هذا الخيار إشارة (ü) للإجازات التي سيترتب عليها تخفيض من مستحقات الموظف لبعض البنود حسب ما تم ترميزه في شاشة ترميز الإجازات في التهيئة، وسيترتب على هذا أن النظام أثناء احتساب الراتب سيقوم بإهمال أيام الإجازة التي هي من هذا النوع ولن تدخل ضمن أيام احتساب الراتب وسيتم احتساب الراتب لأيام العمل فقط، وسيتم تطبيق هذه الحالة لبنود الراتب التي ستخضع لهذا الإجراء في شاشة (بنود الراتب) كأن يتم تخفيض بدل مواصلات أو بدل تغذية خلال أيام الإجازة لهذا النوع.
• الإجازة تحتاج إلى مباشرة عمل: يستخدم هذا الخيار للإجازات التي تحتاج إلى مباشرة عمل بعد الانتهاء منها، ففي حالة استخدامه سيتطلب من المستخدم إصدار عملية مباشرة عمل من شاشة (مباشرة عمل).

تلميح: إذا تم استخدام هذا الخيار ولم يتم إصدار مباشرة عمل لن يقوم النظام باحتساب راتب الموظف وسيعتبره غائب.

• من وقت / إلى وقت: تظهر هذه الأعمدة عند تفعيل خيار (إجازة بالساعات) في البيانات الرئيسية، وتستخدم لتحديد بداية ونهاية وفت الإجازة بالساعة، ويشترط أن يتعامل نوع الإجازة بالساعات في شاشة (ترميز الإجازات).
• بيانات أخرى: يستخدم هذا التبويب لتدوين بعض البيانات المرتبطة بالإجازة كتحديد الموظف البديل الذي سيقوم بعمل الموظف المجاز.
• بيانات إضافية: يستخدم هذا التبويب في حالة رغبة المستخدم إدخال أية بيانات إضافية للإجازة.
• إجازة موظفين بنفس الفترة: يظهر في هذا التبويب آلياً الإجازات التي تم منحها خلال الفترة للموظفين العاملين في نفس الهيكل الإداري الذي يعمل فيه الموظف الذي تم منحه الإجازة بغرض الاسترشاد بها قبل منح الموظف الإجازة.
• الإجازات: يظهر في هذا التبويب آلياً الإجازات التي تم منحها للموظف على مستوى نوع الإجازة.
• حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.