الاستخدام
تستخدم شاشة إسناد وتعديل البنود الدائمة لغرض إضافة وإسناد البنود والبدلات الدائمة للموظفين أو لتعديل البنود الدائمة الممنوحة للموظفين من قبل، ويقصد بالبنود الدائمة تلك البدلات التي يحصل عليها الموظفين أو الاستقطاعات التي تخصم عليهم بصورة منتظمة، ويتم منح الموظف البدلات الدائمة بطريقتين إما بطريقة غير مباشرة عن طريق تطبيق اللائحة المالية أو بطريقة مباشرة عن طريق الاسناد المباشر للبنود من هذه الشاشة مع إمكانية استخدام الطريقتين ، ففي حالة تطبيق اللائحة على موظف وفي نفس الوقت ترغب المنشأة إضافة هذا الموظف بدل لن يتم منحه لباقي الموظفين الذين تنطبق عليهم اللائحة يتم إضافة واسناد هذا البدل من هذه الشاشة.
طريقة استخدام الشاشة
أولاً: البيانات الرئيسية
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
- رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه إسناد وتعديل البنود الدائمة.
- رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم التسلسلي لإسناد وتعديل البنود الدائمة، ويستخدم حسب تهيئة تسلسل أرقام الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تسلسل آلي يمكن تعديله أو تسلسل آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التسلسل يدوي.
- تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ عملية إسناد وتعديل البنود الدائمة، ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تاريخ آلي يمكن تعديله أو تاريخ آلي لا يمكن تعديله أو إدخال تاريخ يدوي.
- رقم المرجع: يستخدم هذا الحقل في حالة حاجة المستخدم إدخال مرجع للعملية.
- نوع العملية: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع العملية المطلوب تنفيذها على النحو التالي:
- إضافة بند: يتم تحديد هذا الخيار إذا كان المستخدم سيقوم بإضافة وإسناد بند إلى راتب موظف أو رواتب أكثر من موظف، ويستخدم في حالة عدم استخدام اللوائح المالية في المنشأة أو في حالة منح بند لموظف خارج إطار اللائحة المالية التي تنطبق عليه.
- توقيف / إطلاق بند: يتم تحديد هذه الخيارات في حالة إيقاف بند على موظف أو في حالة إطلاق هذا البند وإعادته للموظف.
- تطبيق اللائحة المالية: يتم تحديد هذا الخيار في حالة تعديل البدلات الدائمة للموظفين بناءً على اللائحة المالية حيث يقوم النظام آلياً بتعديل لكل البنود الخاصة بالموظف من واقع اللائحة المالية.
- رمز الفترة: يظهر في هذا الحقل آلياً رقم الفترة.
- إنزال البيانات من: يستخدم هذا الحقل عند إنزال بيانات العملية من شاشة طلبات البنود الدائمة، ويشترط لظهور الطلبات أن تكون معتمدة.
- آلي: تظهر إشارة (ü) للدلالة على أن العملية لم تتم بتدخل مباشر من المستخدم وإنما تولدت آلياً بموجب إجراءات تمت في شاشات أخرى، فمثلاً عند استخدام اللوائح المالية تتولد عملية أسناد بنود دائمة للموظف بمجرد حفظ الموظف في شاشة بيانات الموظفين وتتولد بناءً على الشروط التي ستنطبق على الموظف بموجب اللوائح المالية، كما تتولد عند تعديل بيانات الموظف أو عند إصدار قرارات إدارية بموجبها تتغير بعض بيانات الموظف التي تؤثر في وضع الموظف وبالتالي ستتغير الشروط التي تنطبق على الموظف مما يؤدي إلى التأثير في قيمة البنود، وأي تأثير على بنود الموظف يحتاج إلى عملية إسناد وهو ما يقوم به النظام آلياً كي يتم الأخذ بهذه التغيرات عند احتساب راتب الموظف.
- البيان: يستخدم هذا الحقل في حالة رغبة المستخدم تدوين بيان عملية الطلب.
- خيارات الإنزال: يستخدم هذا التبويب لفلترة البيانات التي سيتم استخدامها في الشاشة بحيث يتم حصرها وإنزالها آلياً في الجدول أسفل الشاشة، ولتقدير قيمة البند بناءً على بند آخر مع معامل تصحيح، كما يمكن من خلاله تطبيق اللائحة، أما في حالة عدم استخدامها سيقوم المستخدم بإنزال جميع الموظفين مع جميع البدلات، ويتم التعامل مع خيارات الإنزال على النحو التالي:
- فلترة البيانات المطلوب إنزالها سواءً على مستوى الهيكل أو على مستوى الموظفين أو على مستوى البنود.
- حذف الموظفين الغير مدخل لهم قيمة: يمكن من خلال هذا الزر حذف الموظفين الذين تظهر بياناتهم بدون قيم أو بقيم سالبة.
- اعتماد عملة الموظف للبدل بدلاً عن عملة البند: عند التأشير على هذا الخيار يقوم النظام باعتماد عملة الموظف في بيانات الموظفين وإنزالها عند التنفيذ.
- رقم / اسم البند: تستخدم هذه الحقول إذا كان المستخدم يرغب باحتساب قيمة البنود من قيمة بند آخر كأن يتم احتساب بند مظهر للموظف بناءً على المرتب الأساسي، ففي هذه الحالة سيتم تحديد بند (الراتب الأساسي) في هذا الحقل.
- المعامل / القيمة: يستخدم هذه الحقول لتحديد المعامل والقيمة الذي بموجبهما سيتم احتساب القيمة الجديدة للبند، كأن نزيد أو ننقص أو نقسم أو نضرب القيمة الحالية بالقيمة التي سيتم تحديدها في حقل (القيمة)، فإذا تم تحديد المعامل (×) وتم إدخال (2) في حقل القيمة سيقوم النظام بعملية احتساب قيمة البند بضرب القيمة الحالية × (2).
- الترتيب حسب: يتم استخدام هذه الخيارات لتحديد طريقة عرض البيانات في الشاشة حيث عرضها على النحو التالي:
- رقم الموظف: في حالة استخدام هذا الخيار سيتم عرض البيانات على مستوى الموظف حيث سيتم عرض الموظف والبنود التي سيتم تحديدها.
- رقم البند: في حالة استخدام هذا الخيار سيتم عرض البيانات على مستوى البند حيث سيتم عرض البند لجميع الموظفين ثم البند الآخر لجميع الموظفين وهكذا.
- تنفيذ: يستخدم هذا الزر بغرض توجيه النظام إنزال البيانات في الشاشة، وبمجرد النقر عليه تنزل البيانات حسب ما تم استخدامه في الحقول السابقة.
- استيراد من اكسل: يستخدم هذا التبويب لغرض استيراد بيانات إسناد وتعديل البنود الدائمة لموظفي الفرع واستيرادها من ملف اكسل، ويتم فيه تحديد مسار ملف الإكسل ومن ثم النقر على زر (الاستيراد من ملف اكسل)، ويشترط للاستيراد من ملف اكسل ما يلي:
- أن تكون صيغة ملف الإكسل: (رقم الموظف – اسم الموظف – رقم البند – اسم البند – العملة – المبلغ).
- تبدأ القراءة من ملف اكسل من السطر الثاني.
- أن يكون مدير النظام قد قام بتهيئة وترميز العملات والموظفين وبنود الراتب في الشاشات المخصصة لها في النظام قبل عملية الاستيراد من الإكسل، ويجب أن تتوافق البيانات في ملف الإكسل مع البيانات المرمزة في النظام.
- استيراد من اكسل لجميع الفروع: يمكن للمستخدم استيراد بيانات البنود الدائمة لجميع الفروع من خلال شاشة استيراد من اكسل التي تظهر عند النقر على أيقونة (الشاشات المرتبطة) في شريط المهام ومن ثم النقر على خيار (استيراد من ملف اكسل).
ثانياً: البيانات التفصيلية
يستخدم الجدول أسفل الشاشة لإدخال البيانات التفصيلية للبنود التي سيتم إسنادها للموظفين أو تعديلها، وتستخدم إما بإنزال البيانات بواسطة تبويب خيارات الإنزال أو بإدخالها مباشرة على النحو التالي:
- رقم / اسم الموظف: تستخدم هذه الأعمدة لتحديد الموظف الذي سيتم إسناد بنود دائمة له أو تعديل بنود.
- رقم / اسم البند: تستخدم هذه الأعمدة لتحديد البنود الدائمة التي سيتم إضافتها وإسنادها للموظفين، وبمجرد تحديد البند تظهر البيانات المرتبطة به وبالموظف في الأعمدة المخصصة لها كنوع البند وطريقة احتسابه والحساب المرتبط بالبند ومركز التكلفة والمشروع في حالة استخدامها.
- العملة: يستخدم هذا العمود لتحديد عملة البند التي سيتم إسناد القيمة بها.
- القيمة السابقة: يظهر في هذا العمود القيمة السابقة الممنوحة للموظف من هذا البند في حالة وجود قيمة.
- القيمة الحالية: يتم التعامل مع هذا الحقل حسب طريقة الاحتساب المعتمدة للبند وما إذا كانت مبلغ أو نسبة أو ساعة أو يوم، ويتم فيه إدخال القيمة الجديدة للبند سواءً كانت مبلغ أو نسبة أو قيمة اليوم أو الساعة.
- المبلغ: يظهر المبلغ في هذا العمود آلياً وهو المبلغ الناتج عن عملية احتساب البند بعد إدخال القيمة الجديدة في العمود السابق.
- رقم القرار: يستخدم هذا العمود لتحديد مرجعية منح الموظف للبدل المتمثلة بالقرار الإداري الذي بموجبه تم منح البدل للموظف، ويتم تحديد القرار من بين القرارات التي تظهر في الشاشة الجانبية بعد النقر على F9، وهي القرارات التي تم إصدارها في شاشة القرارات الإدارية في نظام الموارد البشرية
- حفظ: يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المتاحة.
تلميح: بنود إجمالي الاستحقاق وإجمالي الاستقطاع والصافي يتم إسنادها لموظف آلياً وبالتالي لا تحتاج إلى عملية إسناد من هذه الشاشة.