الاستخدام
تستخدم الشاشة لغرض إدخال طلبات سندات الصرف للمدفوعات النقدية التي تدفعها المنشأة لتسيير أنشطتها المختلفة ومراجعتها واعتمادها من المستويات المخولة قبل الشروع في عملية الصرف الفعلية.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- رقم الفرع: يظهر في هذا الحقل الفرع الذي دخل عليه المستخدم وهو الفرع الذي سيتم فيه إصدار طلب سند صرف مع إمكانية اختيار فرع آخر إذا كان للمستخدم صلاحيات العمل على أكثر من فرع.
- نوع الصرف: يستخدم لتحديد نوع الصرف:
- نقداً: يستخدم هذا الخيار في حالة طلب الصرف نقداً من الصندوق.
- بنكي: يستخدم هذا الخيار في حالة التعامل مع البنك ويتولد من تفعيل هذا الخيار خياران تم توضيحهما في حقل نوع العملية.
- نوع العملية: يُفعل العمل بهذا الحقل إذا كان الخيار المفعل في نوع الصرف هو (بنكي) ويتضمن الخيارات التالية:
- شيك: يستخدم هذا الخيار إذا كان طلب الصرف بشيك من البنك.
- تحويل: يستخدم هذا الخيار إذا كان طلب الصرف تحويل ويقصد به تحويل مبلغ بأي وسيلة من الوسائل من حساب المنشأة في البنك إلى حساب المستفيد بدون إصدار شيكات.
تلميح: عند اختيار مؤشر (شيك) تظهر بعض الحقول ذات العلاقة بالشيك كرقم البنك وطريقة ترحيل الشيكات ورقم الشيك وتاريخ الاستحقاق.
- رقم / اسم الصندوق: يظهر هذا الحقل في حالة اختيار نوع الصرف (نقداً)، ويستخدم لتحديد الصندوق الذي سيتم منه الصرف.
- رقم / اسم البنك: يظهر هذا الحقل في حالة اختيار نوع الصرف (شيك)، ويستخدم لتحديد البنك الذي سيتم منه الصرف.
- العملة: يستخدم هذا الحقل لتحديد عملة (الصندوق / البنك) التي سيتم الصرف بموجبها.
- سعر التحويل: يظهر في هذا الحقل آلياً سعر التحويل بمجرد اختيار العملة مع إمكانية تعديله في إطار الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العملات) في التهيئة العامة للنظام.
- نوع المستند: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع طلب سند الصرف، ويتم تحديد النوع من الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع الطلبات في تهيئة النظام.
- رقم المستند: يستخدم هذا الحقل للتعامل مع الرقم التسلسلي لطلب سند الصرف على النحو التالي:
- ضبط التسلسل حسب الخيار المحدد في حقل تسلسل الوثيقة في شاشة متغيرات الأستاذ العام (آلي يمكن تعديله/ آلي لا يمكن تعديله/ يدوياً).
- طريقة تسلسل طلب سند الصرف حسب الخيار المحدد في متغير (تسلسل سندات طلبات الصرف) ما إذا كان (تراكمي/ حسب تسلسل النوع/ حسب طريقة الدفع/آلية تسلسل سندات الصرف)
- تسلسل الطلبات يعتمد على طريقة التسلسل التي تم تهيئتها في شاشة أنواع الطلبات إذا كان (تسلسل عام لجميع الأنواع / لكل نوع تسلسل مستقل).
- التاريخ: يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ طلب سند الصرف، ويستخدم بحسب تهيئة إظهار التاريخ الذي تم في شاشة متغيرات الأستاذ العام وما إذا كان التاريخ (آلي يمكن تعديله / آلي لا يمكن تعديله / يدوياً).
- المبلغ: يستخدم هذا الحقل لإدخال مبلغ طلب السند (الدائن) إذا كانت العملة محلية، أما إذا كانت العملة أجنبية فيظهر المبلغ المحلي آلياً بمجرد إدخال المبلغ الأجنبي في الحقل المخصص له.
تلميح: يمكن للمستخدم تعديل المقابل المحلي إذا كانت العملة أجنبية بشرط تفعيل المتغير (إدخال المقابل المحلي للمبلغ الأجنبي يدوياً) في شاشة (متغيرات الأستاذ العام) وبموجب هذا التعديل سيتغير سعر الصرف.
- المبلغ الأجنبي: يظهر هذا الحقل إذا كانت العملة أجنبية ويستخدم لإدخال مبلغ طلب السند (الدائن) بالعملة الأجنبية.
- رقم المركز / رقم المشروع / رقمالنشاط: تستخدم هذه الحقول لاختيار رقم المركز أو المشروع أو النشاط في حالة التعامل معها، وتستخدم حسب طريقة التعامل معها (اختياري / إجباري).
- البيان: يتم في هذا الحقل تسجيل البيان التوضيحي للطلب، وهذا الحقل اختياري وقد يكون إجباري في حالة تفعيل متغير (إدخال البيان إجباري) في شاشة متغيرات الأستاذ العام، كما يمكن اختيار البيان من القائمة التي تظهر بواسطة (F9) من شاشة (ترميز البيان) في تهيئة الأستاذ العام.
- رقم المرجع: يتم في هذا الحقل تسجيل رقم مرجع الطلب مع إمكانية أن يكون رقماً أو حرفاً كأن يكون رقم المستند اليدوي أو رقم ملف أو رقم قرار وغيرها من البيانات التي يستند لها المستخدم في إصدار العملية أو التي يستفاد منها في عملية البحث، وهذا الحقل اختياري وقد يكون إجباري في حالة تفعيل متغير (إدخال رقم المرجع إجباري) في شاشة متغيرات الأستاذ العام.
- اسم المرجع: يتم في هذا الحقل تسجيل اسم مرجع طلب سند الصرف.
- عدد المرفقات: في هذا الحقل يُسجل المستخدم عدد الوثائق المرفقة بطلب سند الصرف.
- المستلم: يقصد به اسم الشخص أو الجهة المستفيدة من طلب سند الصرف أو المستلم للمبلغ.
- إنزال بيانات من (نوع الوثيقة): يمكن من خلال هذا الحقل إنزال البيانات في طلب الصرف من وثائق أخرى كقيود اليومية والوثائق المتعلقة بالموارد البشرية إذا كان خيار متغير إنزال استمارة الصرف من نظام المرتبات في هو (طلب سند الصرف) في شاشة متغيرات الأستاذ العام، ويتضمن الحقل خيارات متعددة لها علاقة بالمرتبات والأجور (العهد، السلف، منح السلف جماعي، مستحقات الموظفين، طلب تصديق مالي، احتساب صافي الراتب، الرعاية الصحية والدواء، صرف بدلات السفر)، وعلى المستخدم تحديد الخيار المناسب لإنزال البيانات.
- رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لاختيار رقم الوثيقة التي سيتم إنزال البيانات منها.
- الحالة: يعرض النظام آلياً حالة المستند (معتمد) إذا تم اعتماد المستند (غير معتمد) إذا لم يتم اعتماده.
- مُستخدم: تظهر إشارة (✓) في هذا المربع للدلالة على أن طلب سند الصرف قد تم إنزاله في شاشة سند الصرف.
- معلق: يظهر هذا الخيار في حالة تفعيل المتغير (تحت الانتظار) في شاشة (متغيرات الأستاذ العام) ويستخدم إذا كان المستخدم يرغب بتعليق طلب سند الصرف لأي سبب من الأسباب سواءً لاستكمال وثائق ناقصة أو لعدم اتزان الطلب، ومن خلال هذه الميزة يمكن حفظ الطلب في الوقت الذي لا يمكن إنزاله في شاشة سند الصرف إلا بعد إنهاء حالة التعليق مع العلم أنه لا يمكن الاستفادة من هذه الميزة في حالة إيقاف التعامل مع وظيفة (تعديل) في النظام.
- طريقة الترحيل: يظهر هذا الحقل عند استخدام نوع الصرف (شيك)، ويستخدم لاختيار طريقة ترحيل الشيكات وتأثيرها على الحسابات وهي:
- الترحيل بتاريخ المستند: يؤثر النظام آلياً على طرفي القيد (البنك والجهة المستفيدة) بتاريخ المستند.
- الترحيل في تاريخ الاستحقاق: يؤثر النظام آلياً على طرفي القيد (البنك والجهة المستفيدة) بتاريخ الاستحقاق وليس بتاريخ المستند.
- توسيط أوراق الدفع – ترحيل آلي: يوسط النظام حساب أوراق الدفع ويولد قيدين محاسبيين:
- القيد الأول يولده النظام آلياً بتاريخ المستند ويؤثر على حساب المستفيد وعلى الحساب الوسيط (أ. د).
القيد الثاني يولده النظام آلياً بتاريخ استحقاق الشيك ويؤثر على حساب (أ. د) وعلى حساب البنك بدون تدخل من المستخدم.
- إدخال الاستحقاق يدوياً: يوفر النظام طريقتين للتعامل مع الشيكات المستحقة يدوياً حسب سياسة المنشأة في تعاملها مع المتغير (تأثير شيكات سندات الصرف على حساب المورد) في شاشة (متغيرات الأستاذ العام) على النحو التالي:
- الطريقة الأولى: توسيط أوراق الدفع مع التأثير على حساب المورد ففي هذه الحالة يقوم النظام بتوسيط حساب أوراق الدفع ويولد قيدين محاسبيين:
- القيد الأول يولده النظام آلياً بتاريخ المستند ويؤثر على حساب المورد وعلى حساب (أ. د).
- القيد الثاني يولده النظام بتاريخ استحقاق الشيك ويؤثر على حساب (أ.د) وعلى حساب البنك مع إمكانية إرجاع الشيك أو تأجيله من قبل المستخدم في شاشة الشيكات المستحقة للسداد يدوياً.
- الطريقة الثانية: توسيط أوراق الدفع مع استخدام حساب وسيط بدلاً عن التأثير على حساب المورد وهو الحساب الوسيط الذي يتم ربطه بالبنك في حقل (وسيط صرف الشيكات) في شاشة البنوك وفي هذه الحالة يولد النظام قيدين محاسبيين:
- القيد الأول يولده النظام آلياً بتاريخ المستند ويؤثر على الحساب الوسيط وعلى حساب (أ. د).
- القيد الثاني يولده النظام بتاريخ استحقاق الشيك ويؤثر على البنك الفعلي وعلى حساب المورد مع عكس القيد السابق مع إمكانية إرجاع الشيك أو تأجيله من قبل المستخدم في شاشة الشيكات المستحقة للسداد يدوياً.
تلميح: تظهر هذه الطرق حسب تهيئة المتغير (ترحيل شيكات سندات الصرف) في شاشة متغيرات الأستاذ العام، فبحسب هذا المتغير إما أن تظهر جميع الطرق ومن ثم استخدام الطريقة المناسبة وإما الاقتصار على ظهور واستخدام طريقة واحدة.
ثانياً: البيانات التفصيلية
- رقم / اسمالحساب: يستخدم هذا الحقل لإدخال رقم الحساب (المدين) يدوياً، ويمكن للمستخدم البحث بجزء من رقم الحساب أو جزء من الاسم في حقل رقم الحساب ومن ثم استخدام F9، ويمكن البحث بعد استخدام F9 في قائمة الحسابات برقم الحساب أو جزء منه أو اسمه أو جزء من الاسم في حقل (بحث)، وإذا كان الحساب يخص مورد معين يتم استدعائه بـ F8 أما إذا كان حساب عميل فيستدعى باستخدام F7.
- الحسابالتحليلي: يستخدم هذا الحقل لاختيار رقم الحساب التحليلي (المدين) من قائمة الحسابات التحليلية التي تظهر بواسطة (F9) أو إدخاله يدوياً إذا كان الحساب الذي تم اختياره في حقل (رقم الحساب) السابق له حساباً تحليلياً.
- الـبيـان: يستخدم هذا الحقل لتسجيل البيان التوضيحي على مستوى كل حساب، وفي حالة عدم تدوينه يظهر بيان الطلب الذي دُوِّن في البيانات الرئيسية مع إمكانية تعديله، كما يمكن بواسطة (F9) استدعاء البيان الذي تم ترميزه في شاشة (ترميز البيان) في تهيئة الأستاذ العام.
- العملة: يستخدم هذا الحقل لاختيار عملة الحساب المدين التي سيتم بها إصدار طلب سند الصرف مع إمكانية استخدام أكثر من عملة للحساب الواحد.
- سعر التحويل: يظهر في هذا الحقل آلياً سعر تحويل العملة المختارة مع إمكانية تعديله في إطار الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العملات) في التهيئة العامة للنظام.
- المبلغ المحلي: يتم في هذا الحقل إدخال مبلغ الصرف (المدين) بالعملة المحلية على مستوى كل حساب إذا كانت العملة محلية، أما إذا كانت العملة أجنبية فيظهر المبلغ المحلي آلياً بمجرد إدخال المبلغ الأجنبي في الحقل المخصص له.
تلميح: يمكن للمستخدم تعديل المقابل المحلي إذا كانت العملة أجنبية بشرط تفعيل المتغير (إدخال المقابل المحلي للمبلغ الأجنبي يدوياً) في شاشة (متغيرات الأستاذ العام) وبموجب هذا التعديل سيتغير سعر الصرف.
- المبلغ الأجنبي: يتم في هذا الحقل إدخال المبلغ المدين إذا كانت عملة الحساب أجنبية وبموجب سعر التحويل يظهر المبلغ المقابل في حقل المبلغ المحلي.
- إجماليالجانب المدين: يظهر إجمالي الحسابات المدينة بالعملة المحلية في الحقل المخصص له أسفل الشاشة مع إظهار الفارق بين المبلغ المدين والمبلغ الدائن الذي تم تسجيله في البيانات الرئيسية.
- مركز التكلفة / المشروع / النشاط: تستخدم هذه الحقول لاختيار رقم المركز أو المشروع أو النشاط في حالة التعامل معها، وتستخدم حسب طريقة التعامل معها (اختياري / إجباري)، مع إمكانية استخدام أكثر من مركز / مشروع / نشاط مع الحساب الواحد، أو يعرض النظام بيانات هذه الحقول آلياً قابلة للتعديل من واقع تبويب البيانات الافتراضية.
- رقم الاعتماد: يظهر هذا العمود في حالة تفعيل متغير (استخدام حسابات ثابتة للاعتمادات) في متغيرات نظام الموردين، ويستخدم لإدخال رقم الاعتماد الذي يقيد عليه مبلغ الحساب أو باختياره من قائمة الاعتمادات التي يتم استدعاؤها بواسطة (F9).
- رقم المرجع: يتم في هذا الحقل تسجيل رقم المرجع على مستوى الحساب مع إمكانية أن يكون رقماً أو حروفاً، وهذا الحقل اختياري وقد يكون إجباري في حالة تفعيل متغير (إدخال رقم المرجع إجباري) في شاشة متغيرات الأستاذ العام، وفي حالة عدم تسجيله يظهر رقم المرجع الذي دُوِّن في البيانات الرئيسية مع إمكانية تعديله، أو يعرض النظام بيانات هذا الحقل آلياً من واقع تبويب البيانات الافتراضية قابلة للتعديل.
- أمر الشغل: يظهر هذا العمود في حالة تفعيل متغير (استخدام نظام أمر الشغل) في متغيرات نظام العملاء، ويستخدم لاختيار رقم أمر الشغل المعني بعملية الصرف للربط بين المصروف وأمر الشغل.
- رقم الشيك: يظهر العمود في حالة تفعيل اختيار نوع الصرف (شيك)، وتستخدم لإدخال رقم الشيك على مستوى الحساب.
- تاريخ الاستحقاق: يستخدم لإدخال تاريخ استحقاق الشيك.
- الفرع المستفيد: يظهر هذا العمود عند تفعيل المتغير (إظهار الفرع المستفيد) في شاشة متغيرات الأستاذ العام، ويتم فيه إدخال رقم الفرع المستفيد في حالة صرف المبلغ على فرع آخر، وسيترتب على استخدام الفرع المستفيد تأثيرات محاسبية سيتم توضيحها في شاشة (سند الصرف).
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.
- اعتماد: بمجرد النقر على زر (الاعتماد) في شريط الأدوات تظهر شاشة أخرى تتضمن الخيارات التالية:
- غير معتمد: يعبر عن حالة طلب سند الصرف قبل عملية الاعتماد.
- معتمد: يتم تحديد هذا الخيار في حالة الموافقة على طلب سند الصرف، ويترتب على ذلك إمكانية إنزال الطلب في شاشة سند الصرف.
- رفض: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رفض طلب سند الصرف رفضاً نهائياً وبالتالي لا يمكن التعامل معه.
- إرجاع: يتم تحديد هذا الخيار في حالة إعادة طلب سند الصرف إلى المستوى السابق لغرض استيفاء بعض الإجراءات.
- بيان الاعتماد: يُسجل في هذا الحقل البيان التوضيحي للإجراء الذي تم.
ثالثاً: الحسابات
يظهر هذا التبويب في حالة تفعيل المتغير (تفعيل صلاحية تعدد الحسابات الدائنة في سند الصرف) في شاشة متغيرات الأستاذ العام، ويستخدم في حالة تعدد الحسابات الدائنة في سند الصرف كأن يتم صرف مكافأة لموظف يخصم منها سلفة مقيدة على الموظف، وفي هذه الحالة سيكون القيد على النحو التالي:
20.000 من حـ / المكافآت
إلى مذكورين
17.000 حـ / الصندوق
3.000 حـ / سلف الموظف
رابعاً: بيانات إضافية
يختص هذا التبويب في تمكين المستخدم من تعريف حقول جديدة بمسميات جديدة لغرض عرض بيانات أو معلومات إضافية معينة عن طلب سند الصرف والإستفادة منها في التقارير، بعد أن يتم إعادة تسمية تلك الحقول من شاشة (ترجمة النصوص) في التهيئة العامة للنظام.
خامساً: البيانات الافتراضية
هي البيانات التي يتم إدخالها لغرض تعميمها أمام الحسابات في البيانات التفصيلية كبيانات افتراضية قابلة للتعديل تسهيلاً لعملية الإدخال.
سادساً: استيراد من ملف
يمكن للمستخدم من خلال هذا التبويب استيراد طلبات سندات الصرف من ملف أكسل لغرض تسهيل إدخال الطلبات إلى الشاشة، ويتم ترتيب ملف الأكسل وفق ترتيب وبنود معدة يجب الالتزام بها من أجل إكمال عملية سحب الطلبات وفق الترتيب المعد في الشاشة، مع ملاحظة أن قراءة ملف الاكسل تبدأ من السطر الثاني لذا يتم تجاوز السطر الأول عند إعداد الملف.