ترميز الإجازات

الاستخدام

تستخدم شاشة ترميز الإجازات بغرض ترميز أنواع الإجازات المستخدمة في المنشأة، وهي الأنواع التي سيتم منحها للموظفين والعاملين كالإجازة الاعتيادية والطارئة والمرضية والزواج والوفاة وغيرها من الأنواع وبما يتناسب مع سياسة المنشأة، وسيتم في الشاشة تحديد رصيد عام لكل نوع وما إذا كانت المنشأة ترغب بتحديد حد أعلى يسمح بمنحه للموظف شهرياً، وما إذا كان هذا النوع قابل للتجديد كالإجازة الاعتيادية أو غير قابل للتجديد كإجازة الحج، كما سيتم تحديد ما يناسب كل نوع من الخيارات كأن يتم ربط النوع بلائحة أو بمستحقات وما إذا كان النوع سيستخدم في تقييم أداء الموظف وما هي الأنواع التي سيستفيد منها الموظف تحت التجربة خلال فترة التجربة وغيرها من الخيارات المتاحة في الشاشة.

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

أولاً: البيانات الرئيسية

• رقم الإجازة: يستخدم هذا الحقل لإدخال التسلسل الرقمي لنوع الإجازة.
• الاسم المحلي: يستخدم هذا الحقل لإدخال اسم نوع الإجازة باللغة المحلية.
• الاسم الأجنبي: يستخدم هذا الحقل لإدخال اسم نوع الإجازة باللغة الأجنبية.
• رقم بند رصيد الإجازة (استحقاق): يستخدم هذا الحقل لأنواع الإجازات التي يعوض عنها ببدل نقدي، فإذا كانت لوائح المنشأة تسمح بصرف بدل نقدي عوضاً عن عدم الاستفادة من هذا النوع من الإجازات يقوم مدير النظام بتحديد رقم بند الاستحقاق (محجوز لـ مستحق رصيد إجازة من نوع استحقاق) الخاص باستحقاق بدل التعويض عن الإجازات، ويتم إدخال الرقم مباشرة أو البحث عنه بواسطة (F9) وتحديده من بين البنود التي تظهر وهي بنود الاستحقاق التي تم ترميزها في شاشة ترميز ينود الراتب وهي البنود المدفوعة خارج الراتب.
• مستحق رصيد إجازة (استقطاع): يستخدم هذا الحقل لاختيار البند (محجوز لـ مستحق رصيد إجازة من نوع استقطاع) الذي سيتأثر بالمبالغ التي سيتم استقطاعها من الموظف عند إنهاء خدمة الموظف في المنشأة إذا كان الموظف قد منح عدد أيام إجازة أكبر من الرصيد الذي يستحقه خلال هذه الفترة.
• نوع الإجازة: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الإجازة بتحديد أحد الأنواع التالية:
• إجازة سنوية: يتم تحديد هذا الخيار في حالة ترميز الإجازة السنوية للموظفين وهي الإجازة الاعتيادية التي تمنح للموظفين سنوياً.
• إجازة مرضية: يتم تحديد هذا الخيار في حالة ترميز الإجازات المرضية.
• إجازة بدون راتب: يتم تحديد هذا الخيار في حالة ترميز الإجازات بدون راتب.
• أخرى: يتم تحديد هذا الخيار في حالة ترميز الإجازات التي لم ترد في الخيارات السابقة.

تلميح

• يتم تمييز الإجازة الاعتيادية السنوية والإجازات المرضية وبدون راتب عن باقي الإجازات لاعتبارات برمجية تدخل ضمن احتساب الراتب.
• يسمح النظام بتحديد نوع واحد من الإجازات كإجازة سنوية.
• الحد الأعلى للإجازة في السنة: يستخدم هذا الحقل الذي يعتبر استخدامه اختيارياً لتحديد الحد الأعلى المتاح كإجازة للموظف من هذا النوع خلال الفترة الزمنية العامة – كالإجازة بدون راتب – وغالباً ما يكون رصيد سنوي، ويتم تحديد الحد الأعلى بالأيام.
• الحد الأعلى للإجازة في الفترة: يستخدم هذا الحقل الذي يعتبر استخدامه اختيارياً لتحديد الحد الأعلى الممكن منحه للموظف من هذا النوع من الإجازات شهرياً أو خلال الفترة الزمنية المرتبط بها الموظف، فبعض الإجازات التي لها رصيد سنوي يتم تحديد حد أعلى في الشهر لا يمكن تجاوزه.
• الحد الأعلى للإجازة في الوثيقة: يستخدم هذا الحقل الذي يعتبر استخدامه اختيارياً لتحديد الحد الأعلى الممكن منحه للموظف من هذا النوع من الإجازات في كل عملية منح إجازة.

مثال عملي: بعض القوانين واللوائح تنص على منح الموظف إجازة طارئة مدتها عشرة أيام في السنة على أن لا تتجاوز يومين في الشهر، ففي هذه الحالة يتم ترميز هذا النوع من الإجازات ومن ثم يتم إدخال الرقم (10) كرصيد للنوع في شاشة ترميز لائحة الإجازات ويتم تحديد الرقم (2) في حقل الحد الأعلى للإجازة في الشهر، وعلى ضوء هذا الترميز لن يسمح النظام بمنح الموظف إجازة من هذا النوع تزيد عن يومين في الشهر ولن يسمح بتجاوز عشرة أيام في السنة.

• تقديم طلب الإجازة قبل …. يوم: يتم في هذا الحقل – حسب سياسة المنشأة – تحديد عدد الأيام التي يجب على الموظف تقديم طلب الإجازة قبل موعد الإجازة، وبالتالي لن يسمح النظام بمنح الإجازة إذا كانت الفترة بين تقديم الطلب وموعد الإجازة أقل من هذه الفترة.
• أعلى موعد لتقديم طلب الإجازة بعد ……. يوم: يتم في هذا الحقل – حسب سياسة المنشأة – تحديد أقصى موعد (عدد الأيام) لتقديم طلب الإجازة بعد التاريخ الفعلي للإجازة، وبالتالي لن يسمح النظام بمنح الإجازة إذا تقدم الموظف بطلب إجازة بعد موعد الإجازة.
• تصنيف الإجازة: يتم في هذا الحقل اختيار أحد تصنيفات الإجازة _التي سبق إدخالها في شاشة الترميزات العامة للرواتب والأجور- لنوع الإجازة المحدد، وترجع أهمية تصنيف الإجازة الى إمكانية استعراض تقارير لكل تصنيف على حدة.
• لها رصيد: يستخدم هذا الخيار لأنواع الإجازات التي لها رصيد، ففي حالة تحديد هذا الخيار بإشارة (ü) سيظهر هذا النوع في شاشة ترميز لائحة الإجازات التي من خلالها يتم إدخال الرصيد.
• احتساب الرصيد الفعلي: استخدام هذا الحقل مرتبط باستخدام المتغير (لها رصيد) الذي تم تناوله في الفقرة السابقة؛ ولا يظهر فعالاً إلا إذا تم تحديد ذلك الخيار، فإذا تم تحديد خيار (لها رصيد) يكون استخدام الحقل إجبارياً، ويتم فيه تحديد نوع احتساب الرصيد الفعلي من البدائل التي تظهر (بداية السنة – نصف سنوي – شهري … الخ) وهي الخيارات التي تحدد طريقة استخدام الرصيد السنوي، ففي حالة استخدام (بداية السنة) سيكون متاحاً استخدام الرصيد بالكامل في أي وقت من أوقات السنة، وإذا كان (شهري) سيتم توزيع الرصيد السنوي على عدد أشهر السنة ولن يسمح النظام بمنح الموظف أكثر من الرصيد المستحق للشهر ما لم يكن له رصيد مرحل من أشهر سابقة وهكذا في باقي الخيارات بما فيها خيار (فتري حسب المستخدم) الذي يتيح للمستخدم تحديد فترات احتساب الرصيد الفعلي للإجازات يدوياً حسب السياسة المتبعة في المنشأة.
• احتساب الرصيد المستحق للإجازة بداية الفترة: يظهر هذا الخيار عند اختيار طريقة احتساب الرصيد الفعلي (نصف سنوي أو شهري أو فتري حسب المستخدم)، وعند التأشير عليه يقوم النظام بإضافة رصيد الفترة للمستخدم في بدايتها سواءً كانت فترة نصف سنوية أو شهرية أو بموجب تحديد المستخدم.
• عدد الفترات: يظهر هذا الحقل عند تحديد خيار (فتري حسب المستخدم) في حقل (احتساب الرصيد الفعلي) السابق، ويستخدم لإدخال عدد الفترات التي سيتم بموجبها احتساب الرصيد الفعلي للإجازة.
• نوع النقل السنوي: يرتبط استخدام هذا الحقل بخيار (لها رصيد) السابق، ويستخدم لتحديد طريقة نقل رصيد هذا النوع من الإجازات إلى السنة التالية إذا كان الرصيد تراكمي وتم الإقفال قبل نهاية السنة كأن تنتهي تاريخ (20) من آخر فترة على النحو التالي:
• نقل الرصيد الفعلي: يتم تحديد هذا الخيار في حالة نقل الرصيد الفعلي المتبقي للموظف لهذا النوع من الإجازات حتى تاريخ الإقفال، وفي هذه الحالة سيتم إهمال الرصيد الذي يفترض أن يستحقه الموظف للفترة من تاريخ الإقفال وحتى نهاية آخر الفترة (الشهر) ولن يتم نقله، فإذا افترضنا أن رصيد الموظف السنوي لهذا النوع (30 يوم) وأخذ منها (27 يوم) أي أن الرصيد المتبقي للموظف (3 أيام) وهو الرصيد المستحق للموظف شهرياً بمعنى أنه يستحق يوم إجازة عن كل عشرة أيام، فعند تحديد هذا الخيار سيتم نقل الرصيد المستحق لـ (20 يوم) فقط أي أنه سيتم نقل (يومين) فقط.
• نقل الرصيد النهائي: يتم تحديد هذا الخيار في حالة نقل الرصيد النهائي المتبقي للموظف لهذا النوع من الإجازات حتى نهاية آخر الفترة (الشهر) بغض النظر عن تاريخ الإقفال، ففي مثالنا السابق سيتم نقل (ثلاثة أيام).
• غير قابل للنقل: يتم تحديد هذا الخيار في حالة عدم السماح للنظام بنقل الرصيد.
• لديها مستحقات: يستخدم هذا الخيار إذا ترتب على منح الموظف إجازة من هذا النوع احتساب مستحقاته بطريقة مختلفة عن احتساب صافي الراتب فقد يفقد الموظف بعض البنود أو نسبة منها بحسب ما سيتم ترميزه في شاشة ترميز لائحة استحقاق الإجازات، ومن ناحية أخرى يمكن احتساب تلك المستحقات وقيدها لصالح الموظف مقدماً، وتتمثل بصرف مستحقات وراتب الموظف خلال مدة الإجازة حتى لو امتدت الإجازة للشهر التالي، فإذا افترضنا أن الموظف سيمنح إجازة للفترة من 15 من الشهر إلى 15 من الشهر التالي فإنه عند تحديد هذا الخيار سيقوم النظام باحتساب راتب الموظف لمدة 45 يوم على اعتبار أن الإجازة امتدت إلى منتصف الشهر التالي، وسيقوم النظام باحتساب اعتيادي لراتب الموظف لــ 15 يوم الأولى – التي مارس فيها العمل – بينما سيتم احتساب مدة الإجازة (30 يوم) بالطريقة التي ترغب بها المنشأة، فإذا كانت المنشأة ترغب بتنزيل بعض البدلات أو إضافة بدلات أخرى للموظف أثناء الإجازة يقوم مدير النظام بترميز بند في بنود الراتب خاص بمثل هذا النوع من الإجازات يشمل البدلات المستحقة للموظف أثناء منحه الإجازة ومن ثم يتم ربط البند بهذا النوع.
• رقم البند لمستحق الإجازة: استخدام هذا الحقل مرتبط باستخدام خيار (لديها مستحقات) الذي تم تناوله في الفقرة السابقة ولا يظهر فعالاً إلا إذا تم تحديد ذلك الخيار فإذا تم تحديد الخيار يكون استخدام الحقل إجباريا، ويتم فيه تحديد بند مستحقات الإجازة المعني بمثل هذا النوع من الإجازات الذي ستضاف له المستحقات عند احتسابها في شاشة قيد مستحقات الموظفين، ويفترض أن يكون المستخدم قد قام بترميز ذلك البند في شاشة ترميز بنود الراتب ويصنف على أنه (مستحق إجازة).

تلميح: الفرق بين مستحق رصيد الإجازة ومستحق الإجازة هو أن:

• مستحق رصيد الإجازة تعويض للموظف عن إجازته المستحقة التي لم يأخذها؛ بينما مستحق الإجازة هو مستحق إضافي كميزة نقدية للموظف إلى جانب أخذه لفترة إجازته.
• مستحق رصيد الإجازة يصرف بموجب تسوية إجازة يدوية أو آلية عند إنهاء الخدمة وذلك من شاشة صرف مستحقات الموظفين، بينما مستحق الإجازة يمكن أن تقيد للموظف من شاشة قيد مستحقات الموظفين إن كان لها رصيد، وفي حالة ما تكون بدون رصيد تصرف بعد منحها للموظف من شاشة صرف مستحقات الموظفين أو تصرف مع الراتب بحسب ما تم تحديده عند منح الإجازة.
• خصم أيام الإجازة من سنوات الخدمة: يستخدم هذا الخيار إذا كانت المنشأة ترغب بعدم احتساب الأيام التي منحت للموظف كإجازة ضمن سنوات خدمة الموظف، فإذا تم تحديد المتغير بإشارة (ü) فإن النظام سيقوم باستثناء أيام الإجازات الممنوحة للموظف خلال فترة خدمته من سنوات خدمته عند احتساب نهاية الخدمة، فإذا افترضنا أن الموظف منح إجازة من هذا النوع مدنها (30) يوم في السنة فإنه في حالة استخدام هذا المتغير سيتم احتساب (335) يوم كأيام خدمة وليس (365).
• مرتبط بلائحة: يستخدم هذا الخيار إذا كان نوع الإجازة سيرتبط بلائحة، وسيترتب على ذلك أن هذا النوع سيظهر في شاشة (ترميز لائحة الإجازات) كي يتم تحديد الشروط اللازمة للتعامل مع هذا النوع من الإجازات.
• تؤثر على تجديد رصيد الإجازة السنوية: يستخدم هذا الخيار لأنواع الإجازات ذات الطابع الشخصي كالإجازة بدون راتب ومن خلاله يتم تحديد سياسة التعامل مع رصيد الإجازة السنوية في حالة منح الموظف إجازة من هذا النوع، فإذا تم استخدام المتغير فهذا يعني أن النظام لن يمنح الموظف رصيد الإجازة السنوية خلال فترة منحه إجازة من هذا النوع، وعلى سبيل المثال إذا كان رصيد الإجازة السنوية (30) يوم وتم منح الموظف إجازة بدون راتب مدتها (6) أشهر فإن الموظف سيمنح رصيد إجازة سنوية مدتها (15) للفترة المتبقية من السنة.
• خصم أيام الإجازة من أيام العمل: يستخدم هذا الخيار للإجازات التي سيترتب عليها تخفيض من مستحقات الموظف لبعض البنود سواءً كانت إجازة طويلة غير متقطعة أو كانت إجازة يتخللها أيام عمل، فإذا كان نوع الإجازة الذي يتم ترميزه سيترتب عليها تخفيض من مستحقات الموظف يعمل المستخدم على تحديد هذا الخيار بإشارة (ü)، ويترتب على هذا الاختيار تفعيل هذا الخيار في شاشة (منح الإجازة)، فإذا تم تفعيله عند منح الإجازة فإن النظام أثناء احتساب الراتب سيقوم بإهمال أيام الإجازة التي هي من هذا النوع ولن تدخل ضمن أيام احتساب الراتب وسيتم احتساب الراتب لأيام العمل فقط، وسيتم تطبيق هذه الحالة لبنود الراتب التي ستخضع لهذا الإجراء في شاشة (بنود الراتب) كأن يتم تخفيض بدل مواصلات أو بدل تغذية خلال أيام الإجازة لهذا النوع.
• خصم أيام الإجازات الرسمية من رصيد الإجازة: يستخدم هذا الخيار لأنواع الإجازات التي إذا تخللتها إجازة رسمية كالمناسبات الوطنية والدينية فإن يوم الإجازة الرسمية سيتم احتسابه من ضمن أيام الإجازة وسيتم خصمه من الرصيد، فبعض اللوائح والقوانين تنص على أن بعض أنوع الإجازات كالإجازة المرضية إذا تخللتها إجازة رسمية فإنه لا يسمح بتعويض الإجازة الرسمية وسيتم احتسابها من رصيد هذا النوع من الإجازات، فإذا كانت المنشأة تتعامل مع بعض أنواع الإجازات بهذه الطريقة يقوم المستخدم بتحديد هذا الخيار بإشارة (ü).
• خصم أيام الراحة من رصيد الإجازة: يستخدم هذا الخيار لتحديد طريقة التعامل مع الإجازات إذا تخللتها أيام راحة، فعند تفعيل الخيار بإشارة (ü) سيتم إهمال أيام الراحة وبالتالي لن يتم احتسابها من أيام الإجازة، أما عند عدم تفعيل الخيار سيتم احتساب أيام الراحة من ضمن أيام الإجازة وسيتم خصمها من الرصيد، فبعض اللوائح والقوانين تنص على أن بعض أنوع الإجازات كالإجازة المرضية أو إجازة زواج إذا تخللتها يوم راحة فإنه لا يسمح بتعويض يوم الراحة وسيتم احتسابها من رصيد هذا النوع من الإجازات.
• يحتسب من تاريخ التعيين: يستخدم هذا الخيار إذا كان استحقاق الإجازة يعتمد على تاريخ تعيين الموظف، فإذا افترضنا أن الرصيد السنوي من هذا النوع هو (30) يوم وتم تحديد هذا الخيار بإشارة (ü) وكان تاريخ تعيين الموظف هو بداية شهر يوليو فسيعتمد النظام (15) يوم كرصيد للموظف للسنة الأولى التي تم فيها تعيين الموظف بينما سيعتمد الرصيد بالكامل (30) يوم للسنوات التالية لسنة التعيين.
• السماح بتجاوز الرصيد عند طلب الإجازة: يستخدم هذا الخيار إذا كانت المنشأة لا تمانع من تجاوز الرصيد السنوي لهذا النوع من الإجازات عند تقديم طلب إجازة.
• السماح بتجاوز الرصيد عند منح الإجازة: يستخدم هذا الخيار إذا كانت المنشأة لا تمانع من تجاوز الرصيد السنوي لهذا النوع من الإجازات عند منح إجازة من هذا النوع.
• السماح بتجاوز الرصيد الفعلي عند طلب الإجازة: يستخدم هذا الخيار إذا كانت المنشأة لا تمانع من تجاوز الرصيد الفعلي لهذا النوع من الإجازات عند تقديم طلب إجازة، فالإجازات التي يتم توزيع رصيدها على الفترات سواءً كانت شهرية أو يومية أو نصف سنوية الافتراضي فيها أن النظام لن يمنح الموظف أكثر من الرصيد الفعلي للفترة، أما في حالة استخدام هذا الخيار فإن النظام سيتيح تجاوز الرصيد الفتري الفعلي في حدود الرصيد السنوي، فإذا افترضنا أن رصيد الإجازة السنوي (30) يوم وتم توزيع هذا الرصيد على (12) فترة – شهر – فإن رصيد الفترة – الشهر – (2.5) يوم، ففي هذه الحالة إذا تم استخدام هذا المتغير فإن النظام سيسمح للمستخدم تجاوز الرصيد الفعلي للفترة مع الرصيد المرحل إن وجد عند تقديم طلب إجازة.
• السماح بتجاوز الرصيد الفعلي عند منح الإجازة: يستخدم هذا الخيار إذا كانت المنشأة لا تمانع من تجاوز الرصيد الفعلي – رصيد الفترة مع الرصيد المرحل إن وجد – لهذا النوع من الإجازات عند منح إجازة من هذا النوع بشرط عدم تجاوز الرصيد السنوي.
• استخدام الإجازة في تسوية رصيد الإجازة: يستخدم هذا الخيار مع أنواع الإجازات التي يسمح باستخدامها في شاشة تسوية الإجازات ومن ثم إمكانية إجراء التسويات عليها إذا لزم الأمر، فنوع الإجازة الذي سيسمح بإجراء تسويات عليه يقوم المستخدم بتحديده بإشارة (ü).
• استخدام الإجازة في طلبات الإجازة: يستخدم هذا الخيار للسماح باستخدام نوع الإجازة في شاشة طلبات الإجازة.
• استخدام الإجازة في مخطط الإجازة: يستخدم هذا الخيار للسماح باستخدام نوع الإجازة في شاشة مخطط الإجازة كي يستطيع المستخدمة جدولتها.
• يتأثر الرصيد الفعلي للإجازة بأيام الغياب: يستخدم هذا الخيار إذا كان الغياب سيؤثر على رصيد الموظف لهذا النوع من الإجازات، فإذا افترضنا أن الرصيد الفعلي للموظف في الشهر (2.5) يوم وغاب الموظف في هذا الشهر مدة (12) يوم فإن الرصيد المستحق للفترة التي غاب فيها الموظف سيخصم من الرصيد الفعلي، بمعنى أن النظام سيخصم (1) يوم من الرصيد الفعلي وسيبقى للموظف (1.5) كرصيد مستحق.
• إجازة بالساعات: يستخدم هذا الخيار إذا كانت المنشأة ستسمح بالتعامل مع هذا النوع من الإجازات بالساعة، وسيترتب على ذلك إمكانية إدخال الإجازة في شاشتي طلب ومنح الإجازة بالساعات.
• إجباري استخدام الموظف الضامن: يستخدم هذا الخيار إذا كانت المنشأة ستفرض على منح هذا النوع من الإجازات إدخال الموظف الضامن.
• يستخدم في تقييم أداء الموظف: يستخدم هذا الخيار إذا كان هذا النوع سيؤثر على تقييم أداء الموظف، وبمجرد التأشير عليه سيظهر في الشاشات المعنية بالتقييم ومن ثم إمكانية استخدامه كمعيار من معاير التقييم.
• موقف: يستخدم هذا الخيار لتوقيف العمل بهذا النوع من الإجازات.
• سبب التوقيف: يستخدم هذا الحقل لتحديد سبب توقيف نوع الإجازة.

ثانياً: شروط إضافية للمنح

يستخدم هذا التبويب إذا كانت المنشأة ستحدد بعض الشروط لمنح هذا النوع من الإجازات كما يلي:

• الحد الأعلى المسموح به لتجاوز الرصيد بالأيام: يرتبط هذا الخيار بالخيار السابق (السماح بتجاوز الرصيد عند منح إجازة) حيث يتم كتابة عدد أيام تمثل الحد الأقصى الذي لا يمكن تجاوزه.
• الحد الأعلى المسموح به لتجاوز الرصيد الفعلي بالأيام: يرتبط هذا الخيار بالخيار السابق (السماح بتجاوز الرصيد الفعلي عند منح الإجازة) حيث يتم كتابة عدد أيام كحد أقصى لا يمكن تجاوزه.
• يستحق الإجازة بعد مرور ….. يوم من التعيين: يستخدم هذا الحقل إذا كانت المنشأة ستمنع منح الموظف إجازة من هذا النوع إلا بعد مرور عدد من الأيام بعد التعيين يتم إدخالها في هذا الحقل.
• أعلى عدد لمرات المنح للإجازة خلال …..: يستخدم هذا الحقل إذا كانت المنشأة ستحدد حد أعلى لعدد مرات منح الإجازة من هذا النوع، بحيث إذا وصل عدد إجازات الموظف لهذا الحد سيمنع بعدها النظام منح الإجازة، ويتم تحديد هذا الحد على مستوى كل (فترة إدارية) أو كل (سنة) أو خلال (فترة خدمة الموظف).
• تمنح بعد انتهاء رصيد الإجازة السنوية: يستخدم هذا الخيار إذا كانت المنشأة ستمنع منح الموظف إجازة من هذا النوع إلا بعد نفاذ رصيد الموظف من الإجازة التي نوعها (إجازة سنوية).

ثالثاً: الموظفين تحت التجربة

يستخدم هذا التبويب لتحديد سياسة تعامل المنشأة مع إجازات الموظفين تحت التجربة:

• السماح للموظف تحت التجربة الحصول على إجازة: يستخدم هذا الخيار إذا كانت المنشأة ستمنح الموظف إجازة من هذا النوع أثناء فترة التجربة.
• احتساب الرصيد الفعلي من تاريخ إنهاء فترة التجربة: يستخدم هذا المتغير لتحديد ما إذا كان احتساب رصيد إجازة الموظف من هذا النوع سيتم من بداية التوظيف أم من بعد انتهاء فترة التجربة.

رابعاً: احتساب الشرائح

• طريقة احتساب الشرائح: يستخدم هذا الحقل إذا كانت المنشأة ستتعامل مع شرائح احتساب لبعض أنواع الإجازات الطويلة كالإجازات المرضية حسب القوانين واللوائح المنظمة لمثل تلك الإجازات، ويتم التعامل مع الشرائح كما يلي:
• احتساب لكل شريحة: يستخدم هذا الخيار إذا كانت المنشأة ستتعامل مع كل شريحة على حدة في عملية الاحتساب، فإذا افترضنا أن الشريحة الأولى مدتها (من يوم إلى 30 يوم) ستكون معفية من أي استقطاع والشريحة الثانية مدتها (من 31 يوم إلى 60 يوم) ستكون نسبة الاستقطاع من الراتب 20% والشريحة الثالثة مدتها (من 61 يوم إلى 90 يوم) ستكون نسبة الاستقطاع من الراتب 50%، فإذا أخذ الموظف إجازة مدتها (70 يوم) فإنه وفقاً لهذا الخيار لن يخصم من راتب الموظف للـ (30 اليوم) الأولى، بينما سيتم خصم 20% من الراتب للـ (30 اليوم) الثانية وخصم 50% للـ (10 أيام)، وهكذا في باقي الإجراءات المتاحة كإيقاف راتب أو إنهاء خدمة.
• شريحة محددة: يستخدم هذا الخيار إذا كانت المنشأة ستحتسب الشريحة التي تقع فيها مدة الإجازة، ففي مثالنا السابق سيتم خصم 50% من الراتب على الـ (70 يوم) بالكامل لأن مدة الإجازة وقعت في نطاق هذه الشريحة.
• شرائح تأثير الإجازة على الراتب: يظهر هذا التبويب إذا تم تحديد أي خيار في حقل (طريقة احتساب الشرائح) ويتم فيه تحديد سياسة الشرائح على النحو التالي:
• طريقة الاحتساب لمدة الإجازات: يتم تحديد طريقة الاحتساب لمدة الإجازات من القائمة الآتية:
• سنوي: يقصد به تطبيق شرائح الإجازة على الموظف كل سنة على حدة.
• سنوي من بداية أول إجازة: يقصد به تطبيق شرائح الإجازة على الموظف كل سنة بحيث تحتسب بداية السنة من بداية أول إجازة من هذا النوع من الإجازات، بمعنى أنه يمكن أن تكون بداية تطبيق الشريحة على الموظف في سنة وتنتهي في سنة ثانية.
• طوال فترة الخدمة: يقصد به تطبيق شرائح الإجازة على الموظف مرة واحدة طوال فترة خدمة الموظف.
• من يوم / إلى يوم: تستخدم هذه الحقول لإدخال عدد أيام الإجازة التي سيطبق عليها الإجراء.
• الإجراء: يتم تحديد نوع الإجراء من القائمة:
• لا يوثر على الراتب: يقصد به أن هذه الإجازة ليس لها أي تأثير مالي على راتب الموظف.
• تحول الى بند استقطاع: يقصد به أن هذه الإجازة لها تأثير مالي وسيتم الاستقطاع من الراتب حسب القيمة المحددة.
• حركة إيقاف راتب: يقصد به أن هذه الإجازة ستؤدي الى إيقاف راتب الموظف ويترتب عليها حركة إدارية.
• حركة انهاء خدمة: يقصد به أن هذه الإجازة ستؤدي الى إنهاء خدمة الموظف ويترتب عليها حركة إدارية.
• رقم البند: يظهر هذا الحقل فعالاً إذا كان الإجراء (تحول الى بند استقطاع)، ويتم فيه اختيار البند الذي سيتأثر بالاستقطاع.
• اسم البند: يظهر اسم البند آلياً عند تحديد رقم البند.
• طريقة الاحتساب: لتحديد طريقة الاحتساب.
• قيمة: من خلال هذا الحقل يتم تحديد مبلغ الاستقطاع.
• نسبة من أيام الإجازة: يقصد به إذا كانت هناك شريحة إجازة تؤثر على الراتب مثلاً (من 6 أيام الى 10 أيام) وكانت تحول الى بند استقطاع وكانت طريقة الاحتساب نسبة من أيام الإجازة إذا أدخلت القيمة 1.5 تعتبر اليوم بيوم ونصف.
• القيمة: يستخدم هذا الحقل لإدخال قيمة الاحتساب حسب طريقة الاحتساب المستخدمة (قيمة / نسبة).
• حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.