قيود اليومية

الاستخدام

تستخدم الشاشة لغرض إدخال القيود والتسويات التي تتم بين الحسابات المتمثلة بقيود الاستحقاق والتسويات المختلفة، أما بالنسبة للقيود المرتبطة بالسندات (القبض، والصرف، والفواتير، ومردوداتها والمستندات المخزنية. الخ) سيولدها النظام آلياً، ويتم إدخال البيانات في الشاشة مباشرة أو إنزالها من وثائق أخرى.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

أولاً: البيانات الرئيسية

• رقم الفرع: يظهر في هذا الحقل الفرع الذي دخل عليه المستخدم وهو الفرع الذي سيتم فيه إصدار قيد يومية مع إمكانية اختيار فرع آخر إذا كان للمستخدم صلاحيات العمل على أكثر من فرع.
• نوع الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع قيد اليومية، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر من شاشة أنواع الوثائق في تهيئة النظام.
• رقم المستند: يستخدم هذا الحقل للتعامل مع الرقم التسلسلي لقيد اليومية على النحو التالي:
• ضبط التسلسل حسب تهيئة تسلسل أرقام الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات الأستاذ العام ما إذا كان (آلي يمكن تعديله / آلي لا يمكن تعديله / يدوياً).
• طريقة تسلسل طلب سند قيد اليومية حسب الخيار المحدد في متغير (تسلسل قيود اليومية) ما إذا كان (حسب تسلسل النوع /حسب الفترة والنوع).
• كما أن تسلسل القيود يعتمد على طريقة التسلسل التي تم تهيئتها في شاشة أنواع قيود اليومية ما إذا كان (عام لجميع الأنواع / لكل نوع تسلسل مستقل).
• التاريخ: يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ قيد اليومية، ويستخدم بحسب تهيئة إظهار التاريخ الذي تم في شاشة متغيرات الأستاذ العام وما إذا كان التاريخ آلي يمكن تعديله أو آلي لا يمكن تعديله أو يدوياً.
• رقم المرجع: يتم في هذا الحقل تسجيل رقم مرجع قيد اليومية مع إمكانية أن يكون رقماً أو حرفاً كأن يكون رقم المستند اليدوي أو رقم ملف أو رقم قرار وغيرها من البيانات التي يستند لها المستخدم في إصدار العملية أو التي يستفاد منها في عملية البحث، وهذا الحقل اختياري وقد يكون إجباري في حالة تفعيل متغير (إدخال رقم المرجع إجباري) في شاشة متغيرات الأستاذ العام.
• عدد المرفقات: يتم في هذا الحقل تسجيل عدد الوثائق المرفقة بقيد اليومية.
• إجمالي المبلغ: يُسجل في هذا الحقل إجمالي مبلغ قيد اليومية بالعملة المحلية، ويستفاد منه في ضبط عملية تسجيل المبالغ في تفاصيل القيد حيث يقارن النظام هذا الإجمالي مع إجمالي كل من المدين والدائن.
• المستلم / المستفيدين: يقصد به اسم الشخص أو الجهة المستفيدة من القيد أو المستلم للمبلغ في حالة استخدام القيد كسند صرف.
• البيان: يتم في هذا الحقل تسجيل البيان التوضيحي لقيد اليومية، وهذا الحقل اختياري وقد يكون إجباري في حالة تفعيل متغير (إدخال البيان إجباري) في شاشة متغيرات الأستاذ العام، كما يمكن اختيار البيان من القائمة التي تظهر بواسطة (F9) من شاشة (ترميز البيان) في تهيئة الأستاذ العام.
• إنزال البيانات: يستخدم هذا الحقل في حالة إصدار قيد يومية من مستند آخر ويتم فيه تحديد نوع المستند الذي سيتم إنزال البيانات منه كأن يتم إصدار قيد من طلب قيد أو من إشعارات أو تسويات بنكية أو احتساب عمولات مندوبين أو قيد مستحقات موظفين وغيرها من الوثائق.

تلميح: إذا تم منح المستخدم صلاحية (استخدام الإنزال في القيود إجباري) في شاشة (صلاحيات العمليات) في إدارة النظام سيكون متاحاً له استخدام الإنزال فقط بينما لن يتمكن من إدخال البيانات يدوياً.

• الرقم: يستخدم هذا الحقل لاختيار رقم الوثيقة التي سيتم إنزال البيانات منها.
• إصدار قيد يومية من قيد دوري: إظهار المؤشر في هذا الحقل يعني أن قيد اليومية سوف يتم إصداره من قيد دوري.
• رقم القيد الدوري: يتم استخدام هذا الخيار عند إصدار قيد يومية من قيد دوري، حيث يتم تفعيل المؤشر ومن ثم اختيار قيد اليومية بواسطة (F9) وإنزال بياناته إلى الشاشة وإجراء أية تعديلات على القيد إذا لزم الأمر.
• روجع: يظهر هذا المؤشر في حالة تفعيل المتغير (استخدام نظام مراجعة الوثائق) في شاشة المتغيرات العامة في التهيئة العامة للنظام، وتظهر فيه إشارة (✓) للدلالة على أن قيد اليومية قد تمت مراجعته.
• مُرحل: تظهر إشارة (✓) في هذا المربع للدلالة على أن قيد اليومية قد تم ترحيله.
• قيد عكسي: يتم استخدام هذا الخيار في حالة إثبات القيود اليومية التي ترغب المنشأة بعكسها آلياً عند إقفال الشهر / الفترة وإبطال مفعولها على الحسابات لأي سبب من الأسباب.
• قيد دوري: يتم استخدام هذا الخيار مع القيود التي لها طابع التكرار كقيود استحقاق المرتبات حيث يستفاد منها في إنزال بيانات القيد الدوري آلياً وتكوين قيد جديد منه، مع إمكانية إجراء التعديلات اللازمة في القيد الجديد كحذف أو إضافة حسابات أو تعديل مبالغ أو أية تعديلات أخرى.
• قيد فروق العملة: يتم استخدام هذا الخيار في حالة إصدار قيود فروق العملة يدوياً حيث يتم إدخال الفارق بالعملة المحلية للحسابات التي تكون عملتها أجنبية وذلك لغرض تسوية الفوارق في العملة التي تنشأ عن الزيادة أو النقص في أسعار الصرف.
• قيد معلق: يظهر هذا الخيار في حالة تفعيل المتغير (تحت الانتظار) في شاشة (متغيرات الأستاذ العام) ويستخدم إذا كان المستخدم يرغب بتعليق قيد اليومية بصورة مؤقتة لأي سبب من الأسباب سواءً لاستكمال وثائق ناقصة أو لعدم اتزان القيد، ومن خلال هذه الميزة يمكن حفظ القيد بينما لا يمكن ترحيله إلا بعد إنهاء حالة التعليق مع العلم أنه لا يمكن الاستفادة من هذه الميزة في حالة إيقاف التعامل مع وظيفة (تعديل) في النظام.

ثانياً: استيراد من ملف

يمكن للمستخدم من خلال هذا التبويب استيراد قيد اليومية من ملف أكسل لغرض تسهيل إدخال القيود إلى الشاشة، ويتم ترتيب ملف الأكسل وفق ترتيب وبنود معدة يجب الالتزام بها من أجل إكمال عملية سحب القيود وفق الترتيب المعد في الشاشة، مع ملاحظة أن قراءة ملف الاكسل تبدأ من السطر الثاني لذا يتم تجاوز السطر الأول عند إعداد الملف.

ثالثاً: بيانات إضافية

يختص هذا التبويب في تمكين المستخدم من تعريف حقول جديدة  بمسميات جديدة لغرض عرض بيانات أو معلومات إضافية معينة عن قيود اليومية  والإستفادة منها في التقارير، بعد أن يتم إعادة تسمية تلك الحقول من شاشة (ترجمة النصوص) في التهيئة العامة للنظام.

رابعاً: البيانات الافتراضية

هذا التبويب يتضمن البيانات التي يتم إدخالها من قبل المستخدم لغرض تعميمها أمام الحسابات في البيانات التفصيلية كبيانات افتراضية قابلة للتعديل تسهيلاً لعملية الإدخال.

خامساً: البيانات التفصيلية

يعرض النظام آلياً البيانات في الحقول التفصيلية للشاشة بمجرد اختيار رقم الوثيقة في الحقل التالي لإنزال البيانات في البيانات الرئيسية مالم يتم إدخال البيانات التفصيلية يدوياً على النحو التالي:

• رقم / اسمالحساب: يستخدم هذا الحقل لإدخال رقم الحساب (المدين / الدائن) يدوياً، ويمكن للمستخدم البحث بجزء من رقم الحساب أو جزء من الاسم في حقل رقم الحساب ومن ثم استخدام F9، ويمكن البحث بعد استخدام F9 في قائمة الحسابات برقم الحساب أو جزء منه أو اسمه أو جزء من الاسم في حقل (بحث)، وإذا كان الحساب يخص مورد معين يتم استدعائه بـ F8 أما إذا كان حساب عميل فيستدعى باستخدام F7.
• الحسابالتحليلي: يستخدم هذا الحقل لاختيار رقم الحساب التحليلي (المدين / الدائن) بواسطة (F9) أو إدخاله يدوياً إذا كان الحساب الذي تم اختياره في حقل (رقم الحساب) السابق له حساباً تحليلياً.
• الـبيـان: يستخدم هذا الحقل لتسجيل البيان التوضيحي على مستوى كل حساب، وفي حالة عدم تدوينه يظهر بيان القيد الذي تم تدوينه في البيانات الرئيسية مع إمكانية تعديله، كما يمكن بواسطة (F9) استدعاء البيان الذي تم ترميزه في شاشة (ترميز البيان) في تهيئة الأستاذ العام.
• العملة: يستخدم هذا الحقل لاختيار عملة الحساب التي سيتم بها إصدار القيد مع إمكانية استخدام أكثر من عملة للحساب الواحد حسب العملات المرتبطة بالحساب.
• سعر التحويل: يظهر في هذا الحقل آلياً سعر تحويل العملة المختارة مع إمكانية تعديله حسب الحدود المتاحة التي تم إدخالها في شاشة تهيئة العملات في التهيئة العامة للنظام.
• نسبة: يتم في هذا الحقل تدوين نسبة مبلغ الحساب من المبلغ الإجمالي الذي تم إدخاله في حقل (إجمالي المبلغ) في البيانات الرئيسية مع ملاحظة إدخال النسبة مسبوقة بإشارة سالب إذا كان المبلغ دائناً، أما في حالة عدم تدوين النسبة سيقوم النظام بعرضها آلياً بعد إدخال المبلغ.
• مدين محلي: يتم في هذا الحقل إدخال المبلغ (المدين) على مستوى كل حساب مدين إذا كانت العملة محلية، أما إذا كانت العملة أجنبية سيظهر المبلغ المدين المقابل بالعملة المحلية بعد إدخال المبلغ بالعملة الأجنبية في حقل (مدين أجنبي)، مع ملاحظة أن المبلغ المحلي سيظهر آلياً عند تحديد النسبة في حقل (النسبة) السابق.
• دائن محلي: يتم في هذا الحقل إدخال المبلغ (الدائن) على مستوى كل حساب دائن إذا كانت العملة محلية، أما إذا كانت العملة أجنبية سيظهر المبلغ الدائن المقابل بالعملة المحلية بعد إدخال المبلغ بالعملة الأجنبية في حقل (دائن أجنبي)، مع ملاحظة أن المبلغ سيظهر آلياً عند تحديد النسبة في حقل (النسبة) السابق.

تلميح: يمكن للمستخدم تعديل المقابل المحلي إذا كانت العملة أجنبية بشرط تفعيل المتغير (إدخال المقابل المحلي للمبلغ الأجنبي يدوياً) في شاشة (متغيرات الأستاذ العام) وبموجب هذا التعديل سيتغير سعر الصرف.

• مدين أجنبي: يتم في هذا الحقل إدخال المبلغ (المدين) على مستوى كل حساب مدين إذا كانت العملة أجنبية.
• دائن أجنبي: يتم في هذا الحقل إدخال المبلغ (الدائن) على مستوى كل حساب دائن إذا كانت العملة أجنبية.
• طريقة احتساب الضريبة: يظهر هذا العمود عند ربط الحسابات بالأنواع الضريبية المفروضة عليها في شاشة ربط الحسابات بالأنواع الضريبية في مدخلات النظام، وبشرط أن يكون نوع قيد اليومية مرتبط بضريبة مدخلات مشتريات، وفي هذا الحقل تحدد طريقة احتساب الضريبة.
• نسبة الضريبة: يعرض النظام نسبة الضريبة آلياً.
• إجمالي المدين / الدائن: تظهر إجماليات المدين والدائن بالعملة المحلية في الحقول المخصصة لها أسفل الشاشة مع إظهار الفارق إن وجد مع العلم أن النظام لن يسمح بالحفظ في حالة وجود فارق إلا إذا تم تفعيل مؤشر (قيد معلق).
• مركز التكلفة / المشروع / النشاط: تستخدم هذه الحقول لاختيار رقم المركز أو المشروع أو النشاط في حالة التعامل معها، وتستخدم حسب طريقة التعامل معها (اختياري / إجباري) مع إمكانية استخدام أكثر من مركز / مشروع / نشاط.
• رقم العقد / رقم الدفعة: تظهر هذه الأعمدة في حالة استخدام نظام العقارات ويتم فيها تحديد رقم عقد الإيجار ورقم الدفعة التي سيتم إثباتها في قيد اليومية لصالح العميل.
• رقم الاعتماد: يظهر هذا العمود في حالة تفعيل متغير (استخدام حسابات ثابتة للاعتمادات) في متغيرات نظام الموردين، ويستخدم لإدراج رقم الاعتماد الذي يقيد عليه المبلغ.
• رقم المديونية: يظهر هذا العمود في حالة تفعيل متغير (تسديد الأقساط يدوياً) في متغيرات نظام العملاء، ويستخدم عندما يكون المبلغ دائناً لإدخال رقم المديونية التي يقوم العميل بتسديدها أو بالبحث عن رقم المديونية في القائمة التي تظهر بواسطة (F9).
• رقم القسط: يظهر هذا العمود في حالة تفعيل متغير (تسديد الأقساط يدوياً) في متغيرات نظام العملاء، ويستخدم عندما يكون المبلغ دائناً لإدخال رقم القسط من أقساط المديونية التي يقوم العميل بتسديدها أو بالبحث عن رقم القسط في القائمة التي تظهر بواسطة (F9).
• رقم المندوب: يتم في هذا الحقل إدخال مندوب المبيعات إذا كان المبلغ مرتبط بسداد العميل.
• رقم المحصل: يتم في هذا الحقل إدخال المحصل إذا كان المبلغ مرتبط بسداد العميل.
• رقم المرجع: يتم في هذا الحقل تدوين رقم المرجع على مستوى الحساب مع إمكانية أن يكون رقماً أو حروفاً، وهذا الحقل اختياري وقد يكون إجباري في حالة تفعيل متغير (إدخال رقم المرجع إجباري) في شاشة متغيرات الأستاذ العام، وفي حالة عدم تدوينه يظهر رقم المرجع الذي تم تدوينه في البيانات الرئيسية مع إمكانية تعديله.
• رقم الشيك / رقم الإشعار: يظهر العمودان في حالة تفعيل خيار (استخدام رقم الشيك في القيود) في متغيرات الأستاذ العام، وتستخدم لإدخال رقم الشيك أو رقم الإشعار البنكي.
• أمر الشغل: يظهر هذا العمود في حالة تفعيل متغير (استخدام نظام أمر الشغل) في متغيرات نظام العملاء، ويستخدم لاختيار رقم أمر الشغل المعني بالحساب.
• تاريخ الاستحقاق: يمثل تاريخ استحقاق مبلغ الحساب ويفيد ذلك في جدولة المديونيات التي على العملاء أو جدولة الديون التي على المنشأة وإصدار تقرير بتواريخ الاستحقاق تعمل على تنبيه المستخدمين بضرورة تسويتها.
• الفرع المستفيد: يظهر هذا العمود عند تفعيل المتغير (إظهار الفرع المستفيد) في شاشة متغيرات الأستاذ العام ويستخدم في حالة القيد على فرع آخر، ويعتمد استخدامه على المتغير (استخدام توسيط آلي لحساب جاري الفروع) في شاشة (المتغيرات العامة) في التهيئة العامة للنظام، ففي حالة تفعيل هذا المتغير يقوم النظام آلياً بتوسيط حساب جاري الفروع بين الفرع الذي تم فيه القيد وبين الفرع المستفيد، وبافتراض استخدام القيد لغرض الصرف نقداً يكون التأثير المتبادل بين الفروع على النحو التالي:
• عند صرف مبلغ من الفرع (1) كسلفة لأحد الموظفين بموجب قيد يومية فإن القيد الافتراضي يكون على النحو التالي:

x x من حـ/ سلف العاملين (س)

 x x إلى حـ / الصندوق

• إذا افترضنا أن الموظف (س) المستفيد من السلفة يعمل في الفرع (2) فإنه بمجرد إصدار قيد اليومية في الفرع (1) يولد النظام آلياً القيود التالية:
• في الفرع (1) يظهر القيد على النحو التالي:

 x xمن حـ / جاري الفرع (2)

 x x إلى حـ/ الصندوق الفرع (1)

• في الفرع (2) يظهر القيد آلياً على النحو التالي:

  x xمن حـ / سلف العاملين (س) الفرع (2)

  x x إلى حـ/ جاري الفرع (1)

أما في حالة عدم استخدام المتغير (استخدام توسيط آلي لحساب جاري الفروع) ستتم جميع الخطوات باستثناء الخطوة الأخير التي تتم في الفرع (2) فهذه الخطوة سيقوم بها المستخدم يدوياً من خلال إنزال البيانات من (حساب جاري الفروع).

سادساً: الشاشات المرتبطة

لغرض إصدار قيود نوعية للتعامل مع موضوعات خاصة كتحويل أرصدة العملاء بين المندوبين أو إقفال أرصدة الحسابات الصفرية، فبمجرد النقر على الزر الموضح في شريط المهام سيعرض النظام شاشة الاختصارات لتحديد واحد من الخيارات التي تضمنتها الشاشة:

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

• رمز الاختصار: يتم النقر على رمز الاختصار الموضح في شريط المهام فيفتح النظام شاشة الاختصارات متضمنة الخيارات المتاحة.
• تحويل أرصدة العملاء بين المندوبين: هذا الخيار مخصص لتحويل أرصدة العملاء على المندوبين في حالة إعادة توزيع متابعة أرصدة عميل أو أكثر من عملاء المنشأة بين المندوبين، سيعرض النظام شاشة لاستكمال إجراءات تحويل عملاء من مندوب إلى مندوب، ويعرض النظام البيانات في تفاصيل شاشة قيد اليومية.
• إقفال الحسابات الصفرية: هذا الخيار مخصص لإقفال الحسابات الصفرية وفقاً للخيارات التي تتضمنها الشاشة:
  • إقفال أرصدة الحسابات الصفرية (كل الحسابات بالعملة الأجنبية التي رصيدها صفر بالأجنبي بينما لديها رصيد بالمحلي أو أن هناك مبالغ مقيدة على مراكز ومشاريع وأنشطة تلك الحسابات).
  • إقفال أرصدة العملاء الصفرية (حسابات العملاء بالعملة الأجنبية التي رصيدها صفر بالأجنبي بينما لديها رصيد بالمحلي أو أن هناك مبالغ مقيدة على مراكز ومشاريع وأنشطة تلك الحسابات).
  • إقفال أرصدة العملاء المرتبطين بالموردين الرصيد الأقل بالرصيد الأكبر (إذ كانت المنشأة تتعامل مع عميل ومورد هو نفس الشخص لديه رصيد كعميل، ولديه رصيد كمورد وفقاً لهذا الخيار يجمع الحسابين وينقل صافي المبلغ إلى الرصيد الأكبر على سبيل المثال إذا كان كعميل عليه 200 وكمورد له 300 وفقاً للخيار يضع الرصيد دائن 100 كمورد).
  • إقفال أرصدة الموردين المرتبطين بالعملاء إلى الرصيد كعميل (إذ كانت المنشأة تتعامل مع عميل ومورد هو نفس الشخص لديه رصيد كمورد، وفقاً لهذا الخيار يجمع الحسابين وينقل صافي المبلغ إلى الرصيد كعميل على سبيل المثال إذا كان كعميل عليه 200 وكمورد له 300 وفقاً للخيار يضع الرصيد دائن 100 كعميل).

يمكن ذلك للمستخدم عن طريق تحديد هذا الخيار (إقفال الحسابات الصفرية)، وسيعرض النظام شاشة لاستكمال إجراءات وتحديد الخيار التفصيلي، ومن ثم يعرض النظام البيانات في تفاصيل شاشة قيد اليومية وتقفل الأرصدة الصفرية باستخدام قيد اليومية للخيار المحدد.

• حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.