الاستخدام
تُستخدم الشاشة لتسجيل ومعالجة طلبات الإجازات الفعلية للموظفين بمختلف أنواعها (سنوية، مرضية، اضطرارية، وغيرها)، حيث تهدف الشاشة إلى مطابقة بين رصيد الإجازات المتاح للموظف وبين المدد المطلوبة، مع احتساب الأثر المالي والإداري لكل طلب بشكل آلي، مما يضمن دقة سجلات الحضور والانصراف، وسلامة احتساب الرواتب بناءً على نوع الإجازة وتأثيرها على أيام العمل الفعلية، كما تتيح الشاشة فرض ضوابط رقابية مثل “مباشرة العمل” لتوثيق عودة الموظفين لممارسة مهامهم فور انتهاء إجازاتهم.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- السنة: تظهر السنة المالية في هذا الحقل بشكل آلي، وهي السنة المالية الحالية التي تعمل بها المنشأة في النظام.
- الوحدة التشغيلية: يُستخدم الحقل إجباريًا لاختيار الوحدة التشغيلية (الوحدة المالية) التي سيتم فيها منح إجازات للموظفين، وذلك من بين الوحدات المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “الوحدات المالية” ضمن شاشة “البيانات الأساسية”.
- نوع الوثيقة الفرعي: يُستخدم الحقل ” إجباريًا” لتحديد النوع الفرعي للوثيقة، ويتم اختيار نوع الوثيقة من القائمة المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “أنواع وثائق العمليات”.
- تسلسل الوثيقة: يُستخدم لتحديد رقم فريد يميز كل عملية داخل النظام، ويعتمد ظهوره على إعدادات شاشة “تسلسلات العمليات” المحددة مسبقًا، ويظهر تلقائيًا بمجرد حفظ الوثيقة وفق مقاطع معرّفة مثل الفرع أو التاريخ، ويُعد هذا الرقم المرجع الأساسي لعمليات البحث والتتبع للحركة داخل النظام، غير قابل للتعديل.
- رقم الوثيقة: رقم تسلسلي يُعرض تلقائيًا عند حفظ الوثيقة.
- تاريخ الوثيقة: يظهر تاريخ الوثيقة تلقائيًا بتاريخ اليوم، ويمكن تعديله يدويًا فقط إذا تم ضبط حقل “طريقة عرض تاريخ الوثيقة” على “يدوي” في شاشة “تسلسل العمليات” ومنح المستخدم صلاحية “السماح بتعديل تاريخ الوثيقة” في شاشة “صلاحيات العمليات”، أما إذا كانت الطريقة “آلي”، فلا يمكن تعديل التاريخ، حتى لو مُنحت الصلاحية.
- الفترة: يعكس آلياً الفترة المالية التي تخص الشهر حسب التاريخ الذي يظهر في حقل “تاريخ الوثيقة” وهو الشهر الذي سيتم فيه منح الإجازة.
- رقم الموظف: يُستخدم لتحديد الموظف المراد منحه الإجازة، ويتم ذلك إما باختيار الموظف من قائمة الموظفين المُعرّفين مسبقًا في شاشة “بيانات الموظفين”، أو بإدخال رقم الموظف يدويًا.
- الهيكل التنظيمي: يظهر تلقائيًا بمجرد اختيار رقم الموظف، وذلك وفقًا للبيانات المسجلة في شاشة “بيانات الموظفين”.
- الرقم اليدوي: يُستخدم لإدخال رقم المستند الورقي المقابل للرقم الآلي، ويستفاد منه في عمليات البحث والاستعلام.
- رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم الملف، لتسهيل عمليات البحث والاستعلام.
- البيان: يُستخدم لإدخال وصف أو توضيح مختصر العملية.
ثانياً: البيانات التفصيلية
- رقم الإجازة: يُستخدم لتحديد نوع الإجازة المراد منحها للموظف، ويتم اختياره من بين الإجازات المعرفة مسبقًا في شاشة “تعريف الإجازة”.
- من تاريخ / إلى تاريخ: تُستخدم لتحديد فترة الإجازة، حيث يمثل من تاريخ بداية الإجازة وإلى تاريخ نهايتها.
- المدة بالأيام: يظهر تلقائيًا بعد تحديد من تاريخ / إلى تاريخ، ويُوضح إجمالي عدد أيام الإجازة للموظف.
ملاحظة: سيتم تطبيق الإعدادات التي تمت في شاشتي تعريف الإجازة وتهيئة الإجازات الرسمية في الإعدادات ومن ذلك تفعيل مؤشري استثناء أيام الراحة والإجازة الأسبوعية.
- رصيد الإجازة: يُظهر الحقل إجمالي عدد الأيام المستحقة للموظف من هذا النوع من الإجازات خلال السنة، وهو الرصيد الذي تم تحديده مسبقاً في شاشة “الأرصدة الافتتاحية”.
- الرصيد المتاح: يُظهر عدد أيام الإجازة التي يستحقها الموظف فعلياً حتى تاريخ تقديم الطلب، حيث يتم احتسابه آلياً بناءً على الخيار المحدد في حقل “نوع احتساب الرصيد المتاح” بشاشة تعريف الإجازة (يومي، شهري، سنوي)، كما يلي:
- مثال (الاحتساب الشهري):إذا كان رصيد الموظف السنوي 30 يوماً، وتقدم بطلب إجازة في شهر مارس، سيقوم النظام بقسمة الـ 30 يوماً على 12 شهراً (بمعدل 2.5 يوم/شهر)، ويمنحه فقط رصيد الشهرين اللذين أتم العمل فيهما (يناير وفبراير)، فيظهر الرصيد المتاح 5 أيام فقط.
- مثال (الاحتساب اليومي):يقوم النظام بقسمة الرصيد السنوي على 365 يوماً، ويضرب الناتج في عدد الأيام التي قضاها الموظف في الخدمة منذ بداية السنة حتى تاريخ تقديم الطلب، ليظهر الرصيد المتاح بدقة تشمل الأيام والكسور.
- سبب الإجازة: حقل نصي يُستخدم لتدوين الغرض من طلب الإجازة (مثل: ظرف عائلي، وعكة صحية، سفر، إلخ).
- مؤشر “الإجازة تحتاج مباشرة عمل”: عند تفعيل هذا المؤشر، يلتزم الموظف عند عودته من الإجازة بتقديم طلب من خلال شاشة “مباشرة العمل”لإثبات عودته الفعلية لممارسة مهامه الوظيفية، ويظهر هذا المؤشر مُفعلاً آلياً إذا تم التأشير مسبقاً على مؤشر “مباشرة العمل إجباري” في تبويب “أخرى” عند إعداد هذا النوع من الإجازة في شاشة “تعريف الإجازة”، مما يضمن تطبيق السياسة الرقابية المعتمدة لكل نوع إجازة بشكل آلي ومنظم.
- مؤشر “استثناء أيام الإجازة من أيام العمل”: عند تفعيل هذا المؤشر، يقوم النظام بخصم عدد أيام الإجازة من إجمالي أيام العمل بالشهر، مما يؤثر تلقائياً على قيمة بنود الراتب المُشار عليها بأنها تتأثر بأيام العمل، ويظهر هذا المؤشر مُفعلاً آلياً إذا تم التأشير مسبقاً على مؤشر “استثناء أيام الإجازة من أيام العمل”في تبويب “الاستثناءات” عند إعداد نوع الإجازة في شاشة “تعريف الإجازة”:
- مثال توضيحي:إذا كان عدد أيام العمل الرسمية بالشهر 30 يوماً، وحصل الموظف على إجازة (مُفعل لها هذا المؤشر) لمدة 10 أيام، سيقوم النظام باحتساب أيام العمل الفعلية 20 يوماً فقط، وبناءً عليه، إذا كان راتب الموظف 3000 جنيه، سيتم صرف 2000 جنيه فقط (ما يعادل الـ 20 يوماً التي قضاها في العمل).
- البيان: يُستخدم لتدوين أي ملاحظات أو تفاصيل إضافية تتعلق بطلب الإجازة، مثل توضيح ظروف معينة أو تعليمات خاصة لمراجعة الطلب.
- حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.