الاستخدام
لكل نظام في أسكي إي أر بي مجموعة من المتغيرات الخاصة به للتحكم في التفضيلات والخيارات الافتراضية بما يسهّل التكيف مع احتياجات المنشأة، وتعد شاشة المتغيرات من أهم الشاشات لاحتوائها على المتغيرات التي تعكس سياسات ومتطلبات المنشأة، مع ملاحظة أن بعض المتغيرات لا يمكن تعديلها بعد تنفيذ العمليات.
طريقة استخدام الشاشة
لتفعيل أو إجراء تعديل على أي متغير، يتم أولًا النقر على زر “التعديل” لفتح نافذة التعديل، ويقتصر التعديل على عمود “القيمة” الخاص بالمتغير المراد تغييره فقط، وبعد الانتهاء من التعديل، يتم النقر على زر “حفظ” لاعتماد التغييرات، ويعرض النظام رسالة تأكيد تفيد بنجاح عملية الحفظ.
- أول يوم في الأسبوع: يُستخدم هذا المتغير لتحديد اليوم الذي يبدأ به أسبوع العمل الرسمي (مثل السبت أو الأحد) وفق الدوام والإجازات الأسبوعية المعتمدة بالمنشأة، ويُستخدم في نظام إدارة الحضور والانصراف لضمان دقة احتساب الأيام وساعات العمل، ويتم اختيار اليوم من قائمة منسدلة.
- طريقة حساب أيام العمل: يُستخدم هذا المتغير لتحديد المرجعية التي سيعتمد عليها النظام عند احتساب أيام العمل، ويحتوي على الخيارين التاليين:
- الموظفين: عند اختيار هذا الخيار، يتم احتساب أيام العمل بناءً على القيمة المسجلة في حقل “أيام العمل بالشهر” ضمن تبويب “البيانات المالية” في شاشة “بيانات الموظفين”، حيث يقوم النظام باحتساب أيام العمل لكل موظف وفقًا للقيمة المسجلة له في هذا الحقل.
- أيام الفترة المالية: عند اختيار هذا الخيار، يتم احتساب أيام العمل بناءً على القيمة المحددة في حقل “عدد أيام العمل ” في شاشة “الفترة الإدارية”، بحيث يتم اعتماد هذه القيمة كعدد أيام العمل المعتمدة لكل شهر ضمن الفترة المالية.
- ترحيل الرواتب الموقفة: يُستخدم هذا المتغير لتحديد السياسة المحاسبية التي سيتبعها النظام عند إجراء عملية “احتساب الراتب” للموظفين الذين تم تفعيل خيار “توقيف الراتب”في شاشة “بيانات الموظفين”، ويحتوي المتغير على الخيارات التالية:
- غير مستخدم:عند اختيار هذا الخيار، لا يقوم النظام بترحيل أي مبالغ أو قيود مالية لهؤلاء الموظفين إلى الحسابات العامة ضمن قيد المرتبات الشهري.
- الترحيل إلى حساب صافي الراتب:في هذا الخيار، يقوم النظام بترحيل قيد المرتبات لهؤلاء الموظفين بشكل طبيعي مع بقية الموظفين الفعالين؛ بحيث يثبت المصروفات (مدين) وصافي الراتب (دائن) في حساب “صافي الرواتب” المعتاد، ومع ذلك، يظل الراتب “موقوفاً إدارياً”، فلا يظهر اسم الموظف في سندات الصرف المالية إلا بعد الدخول إلى شاشة “مستحقات الموظفين” وطلب صرف المبالغ الموقوفة.
- الترحيل إلى حساب وسيط:يقوم النظام بترحيل مصروفات الراتب (مثل الأساسي والسكن) إلى حساباتها المختصة، ولكن يتم توجيه “صافي المبلغ” إلى حساب وسيط خاص بالرواتب الموقفة بدلاً من حساب صافي الرواتب المعتاد، يهدف هذا الخيار إلى فصل مبالغ الموظفين الموقوفين محاسبياً وتعليقها في الحساب الوسيط، ولا يتم إغلاق هذا الحساب وصرف المبالغ للموظف إلا عند إجراء تسوية عبر شاشة “مستحقات الموظفين”، والتي تقوم حينها بإصدار قيد آلي لنقل المبالغ من الحساب الوسيط إلى حساب الموظف للصرف الفعلي.
- طريقة خصم قسط السلفة:يُستخدم هذا المتغير لتحديد السياسة التي سيتبعها النظام آلياً في شاشة “احتساب الراتب” عندما يكون مبلغ قسط السلفة المستحق أكبر من صافي راتب الموظف المتاح، خيارات القائمة:
- عدم الخصم من الراتب:إذا كان القسط أكبر من صافي الراتب، يتجاوز النظام خصم السلفة في هذا الشهر بالكامل، ويتم ترحيل القسط للفترة القادمة.
- خصم القسط بالكامل من الراتب:يقوم النظام بخصم القيمة الكاملة للقسط بغض النظر عن صافي الراتب، مما قد يؤدي لظهور صافي راتب الموظف بقيمة (سالبة).
- خصم القسط بما يساوي صافي الراتب:يقوم النظام بخصم جزء من القسط يعادل ما تبقى من راتب الموظف حتى يصل الصافي إلى (صفر)، ويتم ترحيل المتبقي من قيمة القسط للأشهر التالية.
- حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.