الاستخدام
تُستخدم الشاشة لتسجيل وتوثيق العمليات المالية في المنشأة من خلال إدخال القيود اليومية بمختلف أنواعها، وهي قيود التسويات بين الحسابات أو تلك العمليات التي لم تصدر بها عملية في شاشة من شاشات النظام، أما إذا تم إصدار عمليات في الشاشات الأخرى كسندات الصرف أو القبض أو المبيعات أو المشتريات ففي هذه الحالة يعمل النظام آلياً على إنشاء قيد محاسبي من تلك الشاشة ولا يحتاج لقيد تلك العملية في هذه الشاشة لأنه يعد تكراراً، كما يضمن النظام توازن القيد (تساوي إجمالي المدين والدائن)، وبعد اعتماد القيود وترحيلها، تُستخدم البيانات المسجلة في إعداد التقارير والقوائم المالية، مثل الميزانية العمومية وقائمة الأرباح والخسائر.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر “إضافة سجل جديد”، على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- السنة: يعرض النظام السنة المالية تلقائياً التي سيتم فيها إصدار الوثيقة ولا يمكن تعديلها.
- الوحدة التشغيلية: يتم اختيار الوحدة التشغيلية التي يعمل عليها المستخدم لتسجيل بيانات قيد اليومية ضمنها، مع إتاحة إمكانية اختيار وحدة تشغيلية أخرى في حال توفر الصلاحية.
- نوع الوثيقة الفرعي: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الوثيقة الفرعية، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر والتي تم تعريفها مسبقاً في شاشة “أنواع وثائق العمليات”ç الإعدادات العامة في تهيئة النظام.
- رقم الوثيقة/ تسلسل الوثيقة: تُستخدم الحقل للتعامل مع رقم الوثيقة وتسلسل الوثيقة وفق الإعدادات المحددة مسبقاً في شاشة تسلسلات العمليات ç الإعدادات والتحكم، مع إمكانية تحديد بداية التسلسل ومقدار الزيادة فيه.
- تاريخ الوثيقة: يُستخدم هذا الحقل لعرض تاريخ وثيقة قيد اليومية، وفق الإعدادات المحددة في شاشة تسلسلات العمليات ç الإعدادات والتحكم”، مع إمكانية تحديد طريقة إدخاله سواءً كان تلقائيًا أو يدويًا.
ملاحظة: يمكن تخصيص صلاحية التعديل على الحقل على مستوى المستخدمين، بمنحهم صلاحية التعديل من شاشة صلاحيات العمليات متغير “السماح بتعديل تاريخ الوثيقة.
- المبلغ: يُستخدم لإدخال إجمالي قيمة القيد كنوع من الرقابة، ولا يسمح النظام بحفظ القيد في حال عدم التوازن بين إجمالي المدين وإجمالي الدائن وهذا المبلغ، وذلك لضمان صحة إدخال العمليات المالية.
- رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم مستند يدوي، لتسهيل عمليات البحث.
- الرقم اليدوي: يُستخدم لإدخال رقم مستند يدوي المقابل للرقم الآلي ويُستفاد منه في البحث والاستعلام.
- عدد المرفقات: يستخدم هذا الحقل لتسجيل عدد الوثائق المرفقة بقيد اليومية، مثل: إيصال بنكي، فاتورة العميل.
- المستلم: يُستخدم لتحديد اسم الشخص أو الجهة المستلمة مبلغ القيد.
- المستفيد: يُستخدم لتحديد اسم الشخص أو الجهة المستفيدة من القيد.
- البيان: يستخدم هذا الحقل لإدخال البيان التوضيحي لقيد اليومية.
ثانياً: البيانات التفصيلية
- رقم الحساب: يُستخدم لاختيار الحساب الذي سيتم تسجيله في القيد ويؤثر مالياً، سواءً كان مدينًا أو دائنًا، من القائمة المنسدلة المعرفة مسبقًا في شاشة “دليل الحسابات”.
- الحساب التحليلي: يُستخدم لاختيار رقم الحساب التحليلي (مدين/دائن) من القائمة المنسدلة، كما هو مُعرف مسبقًا في “دليل الحسابات”، ويظهر الحقل تلقائيًا إذا تم ربط الحساب الرئيسي في الحقل السابق بحساب تحليلي، على سبيل المثال: عند ربط حساب العميل بحساب تحليلي في شاشة العملاء.
- العملة: يُستخدم هذا الحقل لاختيار عملة الحساب التي سيتم بها إصدار القيد من القائمة المنسدلة، كما هي مُعرفة مسبقًا في شاشة العملات، ويُعرض الحقل تلقائيًا إذا كان الحساب الرئيسي مرتبطًا بعملة محددة.
- سعر التحويل: يُعرض هذا الحقل تلقائيًا سعر تحويل العملة الأجنبية إلى العملة المحلية، مع إمكانية تعديله ضمن الحدود المسموح بها في شاشة “العملات”çالاعدادات العامة للنظام، يمكن تقييد التعديل حسب صلاحيات المستخدم في شاشة “صلاحيات العمليات”، وإذا كانت العملة محلية، يظهر سعر التحويل مساويًا لـ 1.
- مدين / دائن: يُستخدم لإدخال مبلغ القيد، سواءً كان مدينًا أو دائنًا، بالعملة المحلية وفقًا لطبيعة الحساب المُدخل.
- مدين محلي / دائن محلي: يعرض مبلغ القيد لكل حساب بالعملة المحلية في حال كانت العملة المُدخلة أجنبية، بناءً على سعر التحويل.
- البيان: حقل اجباري لإدخال البيان التوضيحي للقيد على مستوى كل حساب.
- رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم مستند يدوي، لتسهيل عمليات البحث.
- تصنيف الضرائب: في هذا الحقل يتم اختيار رقم التصنيف الضريبي من القائمة المنسدلة والمعرفة مسبقاً من شاشة تصنيف الضرائب çإعدادات الضرائب çتهيئة النظام، ويعرض التصنيف تلقائياً إذا تم ربط الحساب بتصنيف ضريبي معين، ويتم احتساب مبلغ الضريبة الياً.
ملاحظة: عند ربط الحساب بتصنيف ضريبي، تُدخل مبالغ القيد المدين / الدائن بالقيمة الشاملة للضريبة، ويقوم النظام تلقائيًا عند الترحيل بفصل مبلغ الضريبة وترحيله إلى حساب الضريبة.
- الضريبة%/ مبلغ الضريبة: تُستخدم لتحديد نسبة الضريبة المطبقة على الحساب واحتساب مبلغ الضريبة تلقائيًا (نسبة الضريبة × المبلغ)، وإذا كان تصنيف الضريبة مرتبطًا بالحساب، يُفصل مبلغ الضريبة عند ترحيل القيد، ويُحسب وفقًا لما إذا كان المبلغ الأساسي شاملًا للضريبة أو غير شامل، بحسب إعدادات النظام.
- الأدلة الفرعية (1-3): تُستخدم لاختيار الأدلة الفرعية المرتبطة بالحساب (مثل مركز التكلفة أو المشروع أو النشاط) وفقًا لما تم تعريفه في شاشة تسمية الأدلة الفرعية، كما تتيح ربط الحساب الواحد بعدة أدلة فرعية، مع تحديد كونها إجبارية أو اختيارية، بالإضافة إلى التحكم في آلية الترحيل (لحسابات الأرباح والخسائر فقط أو لجميع أطراف القيد).
- إجمالي مدين/ دائن محلي: يعرض إجمالي قيمة جميع الحسابات المدينة المدخلة في الجانب المدين/ الدائن.
ملاحظة: لا يمكن حفظ العملية في النظام إلا إذا كان إجمالي المدين المحلي متساويًا مع إجمالي الدائن المحلي.
- حفظ: لحفظ البيانات يتم النقر على زر حفظ.
قائمة عمليات الشاشة
عرض قيد اليومية: بعد الحفظ، يمكن عرض القيد الناتج من خلال شاشة العمليات في شريط الأدوات أعلى الشاشة.
- الترحيل: يمكن ترحيل الوثيقة لتحديث الحسابات المعنية، وذلك من خلال شاشة العمليات في شريط الأدوات ثم اختيار الترحيل لاستكمال الإجراءات.
- إلغاء الوثائق: يلغي الوثيقة نهائياً مع إيقاف جميع تأثيراتها من خلال تفعيل متغير” استخدام إلغاء الوثائق”، مع إمكانية حجز رقمها لإصدار تقارير عن الوثائق الملغاة، وذلك من خلال شاشة العمليات في شريط الأدوات.
- متغيرات الشاشة: يمكن من خلالها استعراض المتغيرات المؤثرة بالشاشة من خلال تبويب المزيد بشريط الأدوات.
- قفل الشاشة: يمكن قفل الشاشة عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، ويُعاد التفعيل بعد إدخال الرقم السري.
- التقارير: يمكن للمستخدم عرض وطباعة التقارير عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، حيث تفتح شاشة التقارير ثم اختيار طباعة لعرض التقرير، على النحو التالي: