سياسة الدوام

الاستخدام

تُستخدم الشاشة لتعريف القواعد المنظمة والسياسات المالية التي تُطبق على حركات بصمة الموظفين، حيث يتم من خلالها ربط “البنود المالية” (مثل التأخير، الإضافي، والغياب) بآليات احتساب محددة، تهدف الشاشة إلى تحويل بيانات الحضور الفعلي إلى استحقاقات أو استقطاعات مالية دقيقة وفقاً لشرائح زمنية وقواعد تضعها المنشأة، مما يضمن تطبيق اللائحة الداخلية آلياً وبدون تدخل يدوي.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي

أولاً: البيانات الرئيسية

• الرقم: يظهر رقم تسلسلي آلياً، غير قابل للتعديل.
• الوصف / الاسم الأجنبي: يُستخدم هذان الحقلان لتدوين اسم السياسة باللغة الافتراضية للنظام (إجبارياً) وباللغة الأجنبية (اختيارياً).
• نوع سياسة الدوام: يُستخدم هذا الحقل لتحديد نوع البصمة المعنية بالسياسة التي يتم ترميزها، ويستوعب النظام عدة أنواع من السياسات التي يتم التعامل معها في مختلف القطاعات والأنشطة وعلى النحو التالي:
  • الحضور والانصراف إجباري: يتم تحديد هذا الخيار عند تطبيق سياسة دوام تُلزم الموظفين بإثبات بصمتي الحضور والانصراف معاً على مستوى كل فترة، وذلك وفقاً للمواعيد والحدود الزمنية المعرّفة مسبقاً في شاشة “فترات العمل”، وبناءً عليه، يشترط النظام وجود الحركتين (دخول وخروج) لاعتماد يوم العمل واكتمال بياناته.
  • الحضور إجباري فقط: يعتمد النظام في هذه السياسة على بصمة الدخول فقط لإثبات حضور الموظف على مستوى كل فترة، ولا يشترط تسجيل بصمة الانصراف لاعتبار اليوم مكتملاً.
  • الحضور والانصراف أحدهما: تمنح هذه السياسة مرونة في إثبات الحضور، حيث يعتبر النظام يوم العمل مكتملاً بمجرد تسجيل الموظف لحركة بصمة واحدة (سواءً دخول أو خروج) على مستوى كل فترة، ويُستخدم هذا الخيار لتبسيط الإجراءات للموظفين الذين تتطلب طبيعة مهامهم تواجدًا جزئيًا، أو لتجنب مخالفات “البصمة الناقصة” عند توفر دليل على وجود الموظف.
• الترتيب: يُستخدم لتحديد التسلسل الرقمي لظهور “سياسة الدوام” ضمن القوائم المنسدلة في النظام، حيث يقوم المستخدم بإدخال رقم الترتيب يدوياً لضمان عرض السياسات الأكثر استخداماً في المقدمة وتسهيل الوصول إليها في كافة الشاشات المعنية مثل شاشة “دوام العمل”.

ثانياً: سياسة الدوام

• #: يظهر الحقل رقمًا تسلسليًا آليًا من قبل النظام غير قابل للتعديل.
• رقم البند: يُستخدم هذا الحقل لربط سياسة الدوام بالبند المالي أو البنود التي ستتأثر في كشف الراتب عند تطبيقها، يتم اختيار البند من القائمة المنسدلة التي تعرض البنود المعرفة مسبقًا في شاشة بنود الراتب، ويظهر فقط البنود المصنفة كالتالي (إضافي، غياب، تأخير)، يساهم هذا الربط في ضمان احتساب الأثر المالي تلقائيًا، حيث يقوم النظام بتحويل الساعات أو الدقائق الفعلية الناتجة عن تطبيق سياسة الدوام إلى قيمة مالية تُدرج ضمن عملية احتساب الراتب.
• طريقة احتساب الشرائح: يُحدد الحقل الآلية التي سيتبعها النظام في معالجة البند عند تطبيقه، خيارات الحقل:
  • متعدد الشرائح: يُستخدم هذا الخيار عندما تُريد المنشأة احتساب قيمة البند بشكل تراكمي ومقسّم، بحيث يتم تقسيم إجمالي دقائق التأخير أو ساعات الإضافي إلى أجزاء، وتُحسب كل “شريحة” منها بسعر مختلف، مثال توضيحي:إذا تأخر الموظف 15 دقيقة، وكانت الشرائح كالتالي:
    • أول 5 دقائق: تُحسب الدقيقة بـ (1).
    • الخمس دقائق التالية: تُحسب الدقيقة بـ (2).
    • الخمس دقائق الأخيرة: تُحسب الدقيقة بـ (3).
    • النتيجة: يجمع النظام نواتج الشرائح المختلفة لإجمالي الخصم أو الإضافة بدلاً من سعر واحد موحد، وذلك لتحقيق تدرج في العقوبة أو الحافز حسب حجم المدة.
  • شريحة محددة: يُستخدم هذا الخيار عندما تُريد المنشأة تطبيق سعر واحد ثابت على إجمالي مدة التأخير أو الإضافي، بناءً على الشريحة التي يقع فيها الرقم النهائي، بمعنى أن النظام ينظر إلى إجمالي الدقائق، ويحدد الشريحة المناسبة لها، ثم يضرب كامل المدة في القيمة المحددة لتلك الشريحة.
    • مثال توضيحي:إذا تأخر الموظف 15 دقيقة، وكانت الشريحة المحددة لـ (من 10 إلى 20 دقيقة) هي (3):
    • سيقوم النظام بضرب الـ 15 دقيقة بالكامل في 3.
    • (على عكس “متعدد الشرائح” الذي كان سيقسم الـ 15 دقيقة إلى أجزاء بأسعار مختلفة).
  • طريقة احتساب الإضافي:يحدد هذا الحقل الكيفية التي سيتعامل بها النظام مع ساعات العمل الإضافي في حال وجود “دقائق تأخير” مسجلة على الموظف في نفس اليوم، حيث يهدف إلى عمل “مقاصة” أو موازنة بين التأخير والإضافي لضبط الأثر المالي، وتتضمن خيارات الحقل ما يلي:
    • إلغاء التأخير فقط:عند اختيار هذا النوع، يقوم النظام باستخدام وقت العمل الإضافي لتغطية وإلغاء دقائق التأخير المسجلة على الموظف فقط؛ بحيث إذا كان الموظف متأخراً 15 دقيقة وعمل ساعة إضافية، سيقوم النظام بحذف الـ 15 دقيقة تأخير، ولن يحتسب للموظف الساعات المتبقية كإضافي مدفوع، أي أن الفائدة تقتصر على “عفو” الموظف من خصم التأخير.
    • إلغاء التأخير واحتساب الإضافي:في هذا الخيار، يقوم النظام أولاً باستخدام وقت الإضافي لإلغاء دقائق التأخير المسجلة، وفي حال وجود “فائض” من الوقت الإضافي بعد تغطية التأخير بالكامل، يتم احتساب هذا المتبقي كـ ساعات إضافية مستحقة تُصرف للموظف في كشف الراتب، مما يحقق استفادة مزدوجة للموظف (إلغاء الخصم وصرف الاستحقاق).

ثالثاً: حقل بيانات تفصيلية

 يظهر في هذا العمود أيقونتان بجانب كل سطر، وتُستخدمان لإدارة تعريف الشرائح أو تفاصيل البند على مستوى كل سجل، وذلك على النحو التالي:

• أيقونة التحديث (🔄): تُستخدم لتنشيط وإعادة ضبط القواعد المرتبطة بالبند، حيث يقوم النظام بتحديث إعدادات الشرائح أو القيم المرتبطة به وفقاً لآخر التعديلات التي تم حفظها.
• أيقونة المعلومات (ⓘ): تُستخدم لفتح نافذة فرعية تتيح ضبط “الشرائح المالية” والقواعد التفصيلية لكل بند، وتختلف الحقول داخلها بناءً على نوع البند المختار:

في حالة بنود (التأخير / الإضافي):

 تُستخدم لتحديد النطاقات الزمنية لكل شريحة والأثر المالي المقابل لها، وتشمل الحقول التالية:

• #: يظهر الحقل رقمًا تسلسليًا آليًا غير قابل للتعديل.
• مؤشر “فعال”: عند تفعيله (✓)، يعتمد النظام هذه الشريحة ضمن عملية الاحتساب عند تطبيق السياسة وظهور أثرها في كشف الراتب، بحيث تدخل في المعالجة الفعلية للمبالغ المستحقة أو المخصومة من الموظف، وفي حال الرغبة في إيقاف تطبيق شريحة معينة مؤقتاً دون حذفها، يمكن إزالة علامة التفعيل (✓)، وبذلك تبقى الشريحة محفوظة في النظام، ولكن يتم استبعادها من حسابات الرواتب إلى حين إعادة تفعيلها مجدداً.
• من القيمة / إلى القيمة: يُستخدم لتحديد النطاق (البداية والنهاية) الذي يغطي فترة التأخير أو العمل الإضافي، ويتم إدخال هذه القيم بناءً على حقل “نوع القيمة” المعرفة للبند في شاشة “بنود الراتب”:
  • إذا كان نوع قيمة البند “ساعة”:يتم إدخال النطاق بالساعات لتحديد مدة التأخير.
  • إذا كان نوع قيمة البند “يوم”:يتم إدخال النطاق بما يتوافق مع أجزاء اليوم.
• قيمة البند: هي الأثر المالي الذي سيُطبق على الشريحة، وتُدخل أيضاً بناءً على تعريف البند في شاشة “بنود الراتب”:
  • مثال:إذا كان البند معرّفاً بـ “اليوم”، فإن إدخال القيمة (0.50) يعني خصم أو إضافة نصف يوم.
  • مثال:إذا كان البند معرّفاً بـ “الساعة”، فإن إدخال القيمة (2.00) يعني خصم أو إضافة ساعتين.
• رقم البند: يُحدد البند المالي الذي ستطبق عليه السياسة من قائمة البنود المعرفة في شاشة “بنود الراتب” (مثل: التأخير، الإضافي)،مما يتيح للنظام تحديد الحساب المالي المتأثر بالتأخير أو الإضافي وقيمة الوحدة المعتمدة (يوم أو ساعة) التي سيتم الاستناد إليها عند تنفيذ عمليات الخصم أو الإضافة آلياً ضمن كشف الراتب.

في حالة بنود الغياب

عند اختيار بند الغياب والنقر على أيقونة المعلومات (ⓘ)، يقوم النظام تلقائياً بضبط “طريقة احتساب الشرائح” على “شريحة محددة”، وتظهر نافذة مخصصة لضبط قواعد التعامل مع الغياب ونقص البصمة، وتشمل الحقول التالية:

• #: يظهر الحقل رقمًا تسلسليًا آليًا غير قابل للتعديل.
• المخالفة:يُستخدم الحقل لتحديد نوع الخلل المكتشف في بصمة الموظف، ويتم الاختيار من القائمة (مثل: لا توجد بصمات، وجود بصمة حضور فقط، وجود بصمة انصراف فقط، بصمة واحدة فقط).
• مؤشر “فعال”:عند تفعيله (✓)، يعتمد النظام هذه المخالفة ضمن عملية الاحتساب عند تطبيق السياسة وظهور أثرها في كشف الراتب، بحيث تدخل في المعالجة الفعلية لخصومات الغياب أو نقص البصمة المطبقة على الموظف، وفي حال الرغبة في إيقاف تطبيق عقوبة معينة مؤقتاً دون حذفها من سجلات النظام، يمكن إزالة علامة التفعيل (✓)، وبذلك تبقى القاعدة محفوظة، ولكن يتم استبعاد أثرها المالي من حسابات الرواتب إلى حين إعادة تفعيلها مجدداً.
• قيمة البند: يُحدد فيها مقدار الخصم (بالأيام) الذي سيُطبق على الموظف عند وقوع المخالفة المحددة.

ملاحظة: يتم إدخال القيمة هنا بناءً على تعريف حقل “نوع القيمة” للبند في شاشة “بنود الراتب”، فإذا كان البند معرّفاً بـ “اليوم”، فإن القيمة (1.00) تعني خصم يوم كامل، والقيمة (2.00) تعني خصم يومين.

• رقم البند: يُستخدم لتحديد البند المالي الذي ستُطبق عليه السياسة من قائمة “بنود الراتب” المعرفة مسبقاً (مثل: بند الغياب)، ومن خلاله يتعرف النظام آلياً على الحساب المتأثر بالغياب، ووحدة القياس المعتمدة (يوم/ساعة) لتنفيذ عمليات الخصم بدقة ضمن كشف الراتب. نظام الحضور والانصراف-رأس المال البشري اسكي إي آر بي.
• حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.