سند قبض

الاستخدام

تُستخدم الشاشة لتسجيل عمليات تحصيل أو استلام مبالغ نقدية أو شيكات من العملاء أو أي جهات أخرى، وعند حفظ السند، يُنشئ النظام قيداً محاسبياً تلقائياً، بحيث يُسجل حساب الجهة المحصلة مديناً والجهة المسددة دائناً.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر “إضافة سجل جديد”، على النحو التالي:

أولاً: البيانات الرئيسية

• السنة: يعرض النظام السنة المالية تلقائياً التي سيتم فيها إصدار السند ولا يمكن تعديلها.
• الوحدة التشغيلية: يتم اختيار الوحدة التشغيلية التي يعمل عليها المستخدم لتسجيل بيانات سند القبض فيها، مع إتاحة إمكانية اختيار وحدة تشغيلية أخرى في حال توفر الصلاحية.
• نوع الوثيقة الفرعي: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الوثيقة الفرعية، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر والتي تم تعريفها مسبقاً في شاشة “أنواع وثائق العمليات”ç الإعدادات العامة في تهيئة النظام.
• رقم الوثيقة/ تسلسل الوثيقة: تُستخدم الحقل للتعامل مع رقم الوثيقة وتسلسل الوثيقة وفق الإعدادات المحددة مسبقاً في شاشة تسلسلات العمليات ç الإعدادات والتحكم، مع إمكانية تحديد بداية التسلسل ومقدار الزيادة فيه.
• تاريخ الوثيقة: يُستخدم هذا الحقل لعرض تاريخ وثيقة سند القبض، وفق الإعدادات المحددة في شاشة تسلسلات العمليات ç الإعدادات والتحكم”، مع إمكانية تحديد طريقة إدخاله سواءً كان تلقائيًا أو يدويًا.

ملاحظة: يمكن تخصيص صلاحية التعديل على الحقل على مستوى المستخدمين، بمنحهم صلاحية التعديل من شاشة صلاحيات العمليات متغير “السماح بتعديل تاريخ الوثيقة.

• طريقة الدفع: يُستخدم لتحديد طريقة الدفع وفقاً لسياسة المنشأة، ويختار المستخدم الطريقة يدوياً من القائمة المنسدلة، مثل: (نقداً، بنكي، إيداع، تحويل، بطاقة ائتمان، شيك).
• رقم الصندوق: يُحدد رقم الصندوق المرتبط بعمليات القبض من القائمة إذا كانت طريقة الدفع نقداً، والذي تم تعريفه مسبقاً في شاشة “بيانات الصناديق”، ولا يسمح النظام باختيار رقم الصندوق إلا بعد تحديد طبيعة الصندوق كـ “قبض” أو “قبض وصرف” في شاشة بيانات الصناديق.
• رقم البنك: يُستخدم – إذا كانت طريقة الدفع إحدى الطرق البنكية – لتحديد البنك المرتبط بعمليات القبض من القائمة المعرفة مسبقاً في شاشة “بيانات البنوك”، ولا يتيح النظام اختياره إلا إذا كان البنك مرتبطاً في دليل الحسابات بنوع تدفق نقدي أوراق قبض.
• رقم الحساب البنكي: يظهر هذا الحقل إذا تم تحديد طريقة الدفع (بطائق ائتمان، تحويل، شيك، إيداع)، ويستخدم لاختيار أحد الحسابات المُعرفة مسبقاً من شاشة “بيانات البنوك”.
• طريقة ترحيل الشيك: يظهر هذا الحقل عند اختيار طرق الدفع (إيداع، تحويل، شيك، بطاقة ائتمان)، ويُستخدم لتحديد أسلوب الترحيل (توسيط أوراق / تاريخ الاستحقاق (، ويقتصر خيار توسيط الأوراق على الشيكات، بينما يُستخدم تاريخ الاستحقاق في حالات الإيداع وبطاقات الائتمان والتحويل، كما تؤثر طريقة الترحيل على تفعيل متغيرات مرتبطة مثل “تأثير شيكات القبض على حسابات القبض” واستخدام البنوك الوسيطة، في حالة التأثير على حسابات القبض.
• تاريخ الاستحقاق: يقوم النظام بالتأثير آلياً على طرفي القيد البنك والعميل بتاريخ الاستحقاق، ويكون القيد كالآتي:

في سند القبض:

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من حـ/ البنك الفعلي	بتاريخ استحقاق الشيك
	××	إلى ح / العميل	بتاريخ استحقاق الشيك
		القيد في حالة التأثير بطريقة ترحيل تاريخ استحقاق

في إدارة الشيكات-قبض

مدين	دائن	البيان	التاريخ
لا يوجد قيد -فقط متابعة إدارية لحالة الشيك

• توسيط أوراق: عند تفعيل متغير” تأثير شيكات القبض على حسابات القبض”، وتفعيل مؤشر البنك الوسيط من خلال شاشة “بيانات البنوك”.

القيد الأول في سند القبض: يولده النظام آلياً بتاريخ المستند ويؤثر على حساب العميل مباشرةً وعلى الحساب الوسيط “أوراق قبض”، ويكون القيد كالآتي:

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من ح / أوراق القبض “شيكات تحت التحصيل” (للبنك الوسيط)	بتاريخ السند
	××	إلى ح / العميل
		القيد في حالة تفعيل متغير التأثير على حسابات القبض مع استخدام البنوك الوسيطة.

القيد الثاني في إدارة الشيكات-قبض: يُنشأ آليًا بتاريخ استحقاق الشيك بعد اعتماده وتحويل قيمته فعليًا إلى الحساب البنكي عبر نظام إدارة البنوك (شاشة إدارة شيكات القبض)، ويؤثر على حساب أوراق القبض/شيكات تحت التحصيل وحساب البنك، ويكون القيد كالتالي:

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من ح/ البنك	بتاريخ استحقاق الشيك
	××	إلى ح / أوراق القبض “شيكات تحت التحصيل” (للبنك الوسيط)

مع إمكانية قيام المستخدم بإرجاع الشيك أو تأجيله من خلال شاشة إدارة الشيكات – قبض في نظام البنوك.

• رقم الشيك/ الإشعار: يظهر هذا الحقل عند اختيار طريقة الدفع بنكي، ويُستخدم لإدخال رقم الشيك في حالة نوع العملية شيك، أو رقم الإشعار البنكي في حالة التحويل أو الإيداع، وذلك لكل حساب.
• تاريخ الاستحقاق: يستخدم لإدخال تاريخ استحقاق الشيك سواءً في نفس تاريخ اليوم أو في أي تاريخ لاحق.
• العملة: يستخدم هذا الحقل لتحديد عملة “الصندوق/البنك” التي سيتم القبض بها.
• سعر التحويل: يُعرض هذا الحقل تلقائيًا سعر تحويل العملة الأجنبية إلى العملة المحلية، مع إمكانية تعديله ضمن الحدود المسموح بها في شاشة “العملات”çالاعدادات العامة للنظام، يمكن تقييد التعديل حسب صلاحيات المستخدم في شاشة “صلاحيات العمليات”، وإذا كانت العملة محلية، يظهر سعر التحويل مساويًا لـ 1.
• المبلغ/ المبلغ المحلى: يُستخدم هذا الحقل لإدخال مبلغ السند “المدين” عند التعامل بالعملة المحلية، أما في حالة العملة الأجنبية، فيتم احتساب وعرض المبلغ المحلي تلقائياً بعد إدخال المبلغ الأجنبي في الحقل المخصص.
• تصنيف الضرائب: يظهر هذا الحقل في حالة اختيار “نوع العملية” في الحقل السابق “بطائق ائتمان” وتتيح اختيار نوع تصنيف ضريبي من خلال القائمة المنسدلة أو بالضغط على زر (F9).
• البيان: يتم في هذا الحقل تدوين البيان التوضيحي للعملية.

ثانياً: بيانات أخرى

• رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم مستند يدوي، لتسهيل عمليات البحث.
• الرقم اليدوي: يُستخدم لإدخال رقم مستند يدوي المقابل للرقم الآلي ويُستفاد منه في البحث والاستعلام.
• عدد المرفقات: يستخدم هذا الحقل لتسجيل عدد الوثائق المرفقة بسند القبض، (طلب عميل، فاتورة العميل).
• المحصل: حقل لاختيار اسم المحصل الذي قام بعملية تحصيل المبلغ، ويُستخدم لحساب عمولته أو كمرجع في التقارير.
• المستلم: يُستخدم لتحديد اسم الشخص أو الجهة المستلمة والمستفيدة من سند القبض، كمرجع في التقارير.

ثالثاً: الأدلة الفرعية

يُستخدم هذا التبويب لربط الحسابات المتأثرة في سند القبض بالدليل الفرعي مثل مراكز التكلفة أو المشاريع أو الأنشطة، وتُعرض الحقول حسب ما تم تهيئته في شاشة ‘تسمية الأدلة الفرعية’، مع إمكانية ربط السند الواحد بعدة أدلة فرعية، وتحديد طريقة التعامل معها كإجبارية أو اختيارية، بالإضافة إلى تحديد آلية الترحيل سواءً لحسابات الأرباح والخسائر فقط أو لجميع أطراف القيد، لتسهيل تنظيم العمليات واستخراج تقارير مالية تحليلية.

رابعاً: البيانات التفصيلية

ملاحظة: البيانات الأساسية تمثل الطرف المدين للقيد، وتمثل البيانات التفصيلية الطرف الدائن للقيد.

يستخدم الجدول أسفل الشاشة لإدخال البيانات التفصيلية لسند القبض على النحو التالي:

• رقم الحساب: يُستخدم لاختيار الحساب الذي سيُقيد لصالحه المبلغ كطرف دائن (الجهة المسددة)، ويتم اختياره من ” دليل الحسابات” بالضغط علىF9، او من خلال القائمة المنسدلة
• الحساب التحليلي: يستخدم لاختيار رقم الحساب التحليلي “الدائن” من خلال قائمة منسدلة، إذا كان الحساب الذي تم اختياره في حقل “رقم الحساب” السابق له حساباً تحليلياً من “دليل الحسابات”.
• العملة: يستخدم هذا الحقل لاختيار عملة الحساب الدائن التي سيتم بها إصدار سند القبض.
• سعر التحويل: عند اختيار عملة أجنبية في الحقل السابق يظهر في هذا الحقل آلياً سعر التحويل/الصرف مع إمكانية تعديله في إطار الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة “العملات” في تهيئة النظام.
• المبلغ/ المبلغ المحلي: يُستخدم هذا الحقل لإدخال مبلغ السند “الدائن” عند التعامل بالعملة المحلية، أما في حالة العملة الأجنبية، فيتم احتساب وعرض المبلغ المحلي تلقائياً بعد إدخال المبلغ الأجنبي في الحقل المخصص
• رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للحساب، مثل رقم مستند يدوي، لتسهيل عمليات البحث.
• البيان: يتم في هذا الحقل تدوين البيان التوضيحي على مستوى الحساب.
• رقم الشيك/ الإشعار: يظهر هذا الحقل عند اختيار طريقة الدفع بنكي، ويُستخدم لإدخال رقم الشيك في حالة نوع العملية شيك، أو رقم الإشعار البنكي في حالة التحويل أو الإيداع، وذلك لكل حساب.
• تاريخ الاستحقاق: يستخدم لإدخال تاريخ استحقاق الشيك سواءً في نفس تاريخ اليوم أو في أي تاريخ لاحق.
• نسبة العمولة/ مبلغ العمولة: تظهر هذه الأعمدة تلقائياً عند اختيار نوع الحركة بطاقة ائتمان للتعامل نع عمولة البنك، وذلك وفق التعريف في شاشة بيانات البنوك ç تبويب عمولات بطاقات الائتمان.
• ح. التحليلي الفرعي: يُستخدم لإدخال الحسابات التحليلية الفرعية من دليل الحسابات المرتبطة بحسابات البنوك والعملاء، حيث يتم تعريفها للبنوك من خلال شاشة “بيانات البنوك” (تبويب العملات)، وللعملاء من شاشة “بيانات العملاء”.
• نسبة / مبلغ ضريبة العمولة: يتم إدخال نسبة أو مبلغ الضريبة يدوياً.
• رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم مستند يدوي، لتسهيل عمليات البحث.
• رقم الدليل الفرعي (3:1): تُستخدم لاختيار الأدلة الفرعية المرتبطة بالحساب، مثل (مركز التكلفة، المشروع، النشاط)، مع إمكانية ربط الحساب الواحد بعدة أدلة فرعية، وتُعرض هذه الحقول حسب ما تم تهيئته في شاشة “تسمية الأدلة الفرعية”، مع تحديد طريقة التعامل معها كـ إجبارية أو اختيارية، بالإضافة إلى تحديد آلية الترحيل سواءً لحسابات الأرباح والخسائر فقط أو لجميع أطراف القيد.
• رقم / نوع وثيقة المصدر: يُستخدمان لربط سند القبض بالوثيقة الأصلية (مثل فاتورة مبيعات أو عقد)، من خلال اختيار نوع الوثيقة ثم إدخال رقمها، ويتم استدعاءها من شاشة “أنواع وثائق النظام” من القائمة المنسدلة.
• حفظ: يتم حفظ البيانات بالضغط على حفظ.

قائمة عمليات الشاشة

بعد الحفظ، يمكن عرض القيد المحاسبي الناتج من خلال شاشة العمليات في شريط الأدوات أعلى الشاشة.

• الترحيل: يمكن ترحيل الوثيقة لتحديث الحسابات المعنية، وذلك من خلال شاشة العمليات في شريط الأدوات ثم اختيار الترحيل لاستكمال الإجراءات.
• إلغاء الوثائق: يلغي الوثيقة نهائياً مع إيقاف جميع تأثيراتها من خلال تفعيل متغير” استخدام إلغاء الوثائق”، مع إمكانية حجز رقمها لإصدار تقارير عن الوثائق الملغاة، وذلك من خلال شاشة العمليات في شريط الأدوات.
• متغيرات الشاشة: يمكن من خلالها استعراض المتغيرات المؤثرة بالشاشة من خلال تبويب المزيد بشريط الأدوات.
• قفل الشاشة: يمكن قفل الشاشة عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، ويُعاد التفعيل بعد إدخال الرقم السري.
• التقارير: يمكن للمستخدم عرض وطباعة التقارير عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، حيث تفتح شاشة التقارير ثم اختيار طباعة لعرض التقرير، على النحو التالي.