سند صرف

الاستخدام

تُستخدم الشاشة لتسجيل وتوثيق عمليات صرف المبالغ المالية من المنشأة إلى الجهات المختلفة، سواءً نقدًا أو عن طريق البنوك، مع إنشاء قيد محاسبي تلقائي عند الحفظ يُسجَّل فيه حساب الجهة المستفيدة مدينًا وحساب الصندوق أو البنك دائنًا، كما تتيح الشاشة إمكانية إنزال البيانات آليًا من الوثائق الأخرى مثل احتساب الرواتب وتصفية العهد، مما يُسهم في تسريع عملية الإدخال وتحسين دقة البيانات.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر “إضافة سجل جديد “، على النحو التالي:

أولاً: البيانات الرئيسية

• السنة: يعرض النظام السنة المالية تلقائياً التي سيتم فيها إصدار السند ولا يمكن تعديلها.
• الوحدة التشغيلية: يتم اختيار الوحدة التشغيلية التي يعمل عليها المستخدم لتسجيل بيانات سند الصرف فيها، مع إتاحة إمكانية اختيار وحدة تشغيلية أخرى في حال توفر الصلاحية.
• نوع الوثيقة الفرعي: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الوثيقة الفرعية، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر والتي تم تعريفها مسبقاً في شاشة “أنواع وثائق العمليات”ç الإعدادات العامة في تهيئة النظام.
• رقم الوثيقة/ تسلسل الوثيقة: تُستخدم الحقل للتعامل مع رقم الوثيقة وتسلسل الوثيقة وفق الإعدادات المحددة مسبقاً في شاشة تسلسلات العمليات ç الإعدادات والتحكم، مع إمكانية تحديد بداية التسلسل ومقدار الزيادة فيه.
• تاريخ الوثيقة: يُستخدم هذا الحقل لعرض تاريخ الوثيقة، وفق الإعدادات المحددة في شاشة تسلسلات العمليات ç الإعدادات والتحكم”، مع إمكانية تحديد طريقة إدخاله سواءً كان تلقائيًا أو يدويًا.

ملاحظة: يمكن تخصيص صلاحية التعديل على الحقل على مستوى المستخدمين، بمنحهم صلاحية التعديل من شاشة صلاحيات العمليات متغير “السماح بتعديل تاريخ الوثيقة.

• زر” إنزال من“: يستخدم لتسهيل إنزال البيانات آلياً من الوثائق الأخرى (كاحتساب الرواتب وتصفية العهد)، وتحديد “نوع وتسلسل الوثيقة” المراد استيراد بياناتها، ثم الضغط على الزر ليتم إنزال بياناتها آلياً.
• طريقة الدفع: يُستخدم لتحديد طريقة دفع المبلغ وفقاً لسياسة المنشأة، وذلك من القائمة المنسدلة (نقداً، بنكي، شيك).
• رقم الصندوق: يُحدد رقم الصندوق المرتبط بعمليات الصرف من القائمة إذا كانت طريقة الدفع نقداً، والذي تم تعريفه مسبقاً في شاشة “بيانات الصناديق”، ولا يسمح النظام باختيار رقم الصندوق إلا بعد تحديد طبيعة الصندوق كـ “صرف” أو “قبض وصرف” في شاشة بيانات الصناديق.
• رقم البنك: يُستخدم – إذا كانت طريقة الدفع بنكية – لتحديد البنك المرتبط بعمليات الصرف من القائمة المعرفة مسبقاً في شاشة “بيانات البنوك”، ولا يتيح النظام اختياره إلا إذا كان البنك مرتبطاً في دليل الحسابات بنوع تدفق نقدي أوراق دفع.
• رقم الحساب البنكي: يظهر هذا الحقل إذا تم تحديد طريقة الدفع (تحويل، شيك)، ويستخدم لاختيار أحد الحسابات المُعرفة مسبقاً من شاشة “بيانات البنوك”.
• طريقة ترحيل الشيك: يظهر هذا الحقل عند اختيار طرق الدفع (تحويل، شيك)، ويُستخدم لتحديد أسلوب الترحيل (توسيط أوراق / تاريخ الاستحقاق (، ويقتصر خيار توسيط الأوراق على الشيكات، بينما يُستخدم تاريخ الاستحقاق في حاله التحويل، كما تؤثر طريقة الترحيل على تفعيل متغيرات مرتبطة مثل “تأثير شيكات الصرف على حسابات الصرف” واستخدام البنوك الوسيطة، في حالة التأثير على حسابات الصرف.
• تاريخ الاستحقاق: يقوم النظام بالتأثير آلياً على طرفي القيد “البنك والمورد” بتاريخ الاستحقاق، ويكون القيد كالآتي:

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من ح / المورد	بتاريخ استحقاق الشيك
	××	إلى ح / البنك	بتاريخ استحقاق الشيك

• توسيط أوراق: عند تفعيل متغير” تأثير شيكات الصرف على حسابات الصرف”، وتفعيل مؤشر البنك الوسيط من خلال شاشة “بيانات البنوك”.
• القيد الأول في سند الصرف: يولده النظام آلياً بتاريخ المستند ويؤثر على حساب المورد مباشرةً وعلى الحساب الوسيط “أوراق دفع”، ويكون القيد كالآتي:

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من ح / المورد	بتاريخ السند
	××	إلى ح / أوراق الدفع “شيكات تحت التحصيل”(للبنك الوسيط)
		القيد في حالة تفعيل متغير التأثير على حسابات الصرف مع استخدام البنوك الوسيطة.

• القيد الثاني يولده النظام آلياً بتاريخ استحقاق الشيك “تاريخ حق الشيك” بعد تحديد أنه تم استحقاق الشيك، أي أنه تم تحويل الرصيد فعلياً من الحساب البنكي في نظام إدارة البنوك شاشة “إدارة شيكات الصرف” ويؤثر على حساب “أوراق الدفع” وعلى حساب البنك، ويكون القيد كالآتي:

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من ح/ أوراق الدفع “شيكات تحت التحصيل”(للبنك الوسيط)	بتاريخ استحقاق الشيك
	××	إلى ح / البنك

مع إمكانية قيام المستخدم بإرجاع الشيك أو تأجيله من خلال شاشة إدارة الشيكات – صرف في نظام البنوك.

• العملة: يستخدم هذا الحقل لتحديد عملة “الصندوق/البنك” التي سيتم الدفع/الصرف بها.
• سعر التحويل: يُعرض هذا الحقل تلقائيًا سعر تحويل العملة الأجنبية إلى العملة المحلية، مع إمكانية تعديله ضمن الحدود المسموح بها في شاشة “العملات”çالاعدادات العامة للنظام، يمكن تقييد التعديل حسب صلاحيات المستخدم في شاشة “صلاحيات العمليات”، وإذا كانت العملة محلية، يظهر سعر التحويل مساويًا لـ 1.
• المبلغ/ المبلغ المحلى: يُستخدم هذا الحقل لإدخال مبلغ السند “الدائن” عند التعامل بالعملة المحلية، أما في حالة العملة الأجنبية، فيتم احتساب وعرض المبلغ المحلي تلقائياً بعد إدخال المبلغ الأجنبي في الحقل المخصص.
• البيان: يتم في هذا الحقل تدوين البيان التوضيحي لتسجيل سند الصرف.

ثانياً: بيانات أخرى

• رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم مستند يدوي، لتسهيل عمليات البحث.
• الرقم اليدوي: يُستخدم لإدخال رقم مستند يدوي المقابل للرقم الآلي ويُستخدم في البحث والاستعلام.
• عدد المرفقات: يستخدم هذا الحقل لتسجيل عدد الوثائق المرفقة بسند الصرف، مثل: صورة الشيك، فاتورة الشراء.
• المستلم: يُستخدم لتحديد اسم الشخص أو الجهة المحصلة لسند الصرف، كمرجع في التقارير.

ثالثاً: الأدلة الفرعية

يُستخدم لربط الحسابات المتأثرة في سند الصرف بالأدلة الفرعية (مثل مراكز التكلفة أو المشاريع أو الأنشطة)، وفقًا لما تم تعريفه في شاشة تسمية الأدلة الفرعية، ويتيح ربط السند الواحد بأكثر من دليل فرعي، مع تحديد ما إذا كانت الحقول إجبارية أو اختيارية، بالإضافة إلى التحكم في آلية الترحيل (لحسابات الأرباح والخسائر فقط أو لجميع أطراف القيد).

رابعاً: البيانات التفصيلية

ملاحظة: تمثل البيانات الرئيسية الطرف الدائن للقيد، بينما تمثل البيانات التفصيلية الطرف المدين للقيد

يستخدم الجدول أسفل الشاشة لإدخال البيانات التفصيلية لسند الصرف على النحو التالي:

• رقم الحساب: يُستخدم لاختيار الحساب الذي سيُقيد عليه المبلغ كطرف مدين (الجهة المستفيدة)، ويتم اختياره من ” دليل الحسابات”، من خلال القائمة المنسدلة.
• الحساب التحليلي: يستخدم لاختيار رقم الحساب التحليلي “المدين” من خلال قائمة منسدلة، إذا كان الحساب الذي تم اختياره في حقل “رقم الحساب” السابق له حساباً تحليلياً من “دليل الحسابات”.
• العملة: يستخدم هذا الحقل لاختيار عملة الحساب المدين التي سيتم بها إصدار سند الصرف.
• سعر التحويل: يُعرض هذا الحقل تلقائيًا سعر تحويل العملة الأجنبية إلى العملة المحلية، مع إمكانية تعديله ضمن الحدود المسموح بها في شاشة “العملات”çالاعدادات العامة للنظام، يمكن تقييد التعديل حسب صلاحيات المستخدم في شاشة “صلاحيات العمليات”، وإذا كانت العملة محلية، يظهر سعر التحويل مساويًا لـ 1.
• المبلغ/ المبلغ المحلي: يُستخدم هذا الحقل لإدخال مبلغ السند “المدين” عند التعامل بالعملة المحلية، أما في حالة العملة الأجنبية، فيتم احتساب وعرض المبلغ المحلي تلقائياً بعد إدخال المبلغ الأجنبي في الحقل المخصص
• رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم مستند يدوي، لتسهيل عمليات البحث.
• البيان: يتم في هذا الحقل تدوين البيان التوضيحي على مستوى الحساب.
• رقم الشيك/ الإشعار: يُعرض هذا الحقل في حالة نوع الدفع “شيك” لإدخال رقم الشيك، أو رقم الإشعار البنكي في حالة نوع الدفع تحويل وذلك لكل حساب.
• تاريخ الاستحقاق: يستخدم لإدخال تاريخ استحقاق الشيك سواءً في نفس تاريخ اليوم أو في أي تاريخ لاحق.
• ح. التحليلي الفرعي: يُستخدم لإدخال الحسابات التحليلية الفرعية من دليل الحسابات المرتبطة بحسابات البنوك والعملاء، حيث يتم تعريفها للبنوك من خلال شاشة “بيانات البنوك” (تبويب العملات)، وللعملاء من شاشة “بيانات العملاء”.
• رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للحساب، مثل رقم مستند يدوي، لتسهيل عمليات البحث.
• تصنيف الضرائب: في هذا الحقل يتم اختيار رقم التصنيف الضريبي من القائمة المنسدلة والمعرفة مسبقاً من شاشة تصنيف الضرائب çإعدادات الضرائب çتهيئة النظام، ويعرض التصنيف تلقائياً إذا تم ربط الحساب بتصنيف ضريبي معين، ويتم احتساب مبلغ الضريبة الياً.

ملاحظة: عند ربط الحساب بتصنيف ضريبي، تُدخل مبالغ القيد المدين / الدائن بالقيمة الشاملة للضريبة، ويقوم النظام تلقائيًا عند الترحيل بفصل مبلغ الضريبة وترحيله إلى حساب الضريبة.

• الضريبة%/ مبلغ الضريبة: تُستخدم لتحديد نسبة الضريبة المطبقة على الحساب واحتساب مبلغ الضريبة تلقائيًا (نسبة الضريبة × المبلغ)، وإذا كان تصنيف الضريبة مرتبطًا بالحساب، يُفصل مبلغ الضريبة عند ترحيل القيد، ويُحسب وفقًا لما إذا كان المبلغ الأساسي شاملًا للضريبة أو غير شامل، بحسب إعدادات النظام.
• رقم الدليل الفرعي (3:1): تُستخدم لاختيار الأدلة الفرعية المرتبطة بالحساب، مثل (مركز التكلفة، المشروع، النشاط)، مع إمكانية ربط الحساب الواحد بعدة أدلة فرعية، وتُعرض هذه الحقول حسب ما تم تهيئته في شاشة “تسمية الأدلة الفرعية”، مع تحديد طريقة التعامل معها كـ إجبارية أو اختيارية، بالإضافة إلى تحديد آلية الترحيل سواءً لحسابات الأرباح والخسائر فقط أو لجميع أطراف القيد.
• رقم / نوع وثيقة المصدر: يُستخدمان لربط سند الصرف بالوثيقة الأصلية، من خلال اختيار نوع الوثيقة ثم إدخال رقمها، ويتم استدعاؤها من شاشة “أنواع وثائق النظام” من القائمة المنسدلة.
• حفظ: يتم حفظ البيانات بالضغط على حفظ.

قائمة عمليات الشاشة

بعد الحفظ، يمكن عرض القيد المحاسبي الناتج من خلال شاشة العمليات في شريط الأدوات أعلى الشاشة.

• الترحيل: يمكن ترحيل الوثيقة لتحديث الحسابات المعنية، وذلك من خلال شاشة العمليات في شريط الأدوات ثم اختيار الترحيل لاستكمال الإجراءات.
• إلغاء الوثائق: يلغي الوثيقة نهائياً مع إيقاف جميع تأثيراتها من خلال تفعيل متغير” استخدام إلغاء الوثائق”، مع إمكانية حجز رقمها لإصدار تقارير عن الوثائق الملغاة، وذلك من خلال شاشة العمليات في شريط الأدوات.
• متغيرات الشاشة: يمكن من خلالها استعراض المتغيرات المؤثرة بالشاشة من خلال تبويب المزيد بشريط الأدوات.
• قفل الشاشة: يمكن قفل الشاشة عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، ويُعاد التفعيل بعد إدخال الرقم السري.
• التقارير: يمكن للمستخدم عرض وطباعة التقارير عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، حيث تفتح شاشة التقارير ثم اختيار طباعة لعرض التقرير، على النحو التالي.