ربط الدليل المحاسبي

الاستخدام

تتمثل الغاية من شاشة “ربط الدليل المحاسبي” في إنشاء جسر ربط تقني ومالي، يهدف إلى مواءمة الحركات الفندقية مع النظام المحاسبي الخارجي (مثل: أونكس برو، والمتكامل). وتتيح الشاشة توجيه كل حركة مالية إلى مكانها الصحيح في شجرة الحسابات العامة، عبر ربط الحسابات المرجعية الفندقية (مثل: الصناديق، وذمم النزلاء، والشركات، وأكواد إيرادات العمليات) بما يقابلها من أرقام حسابات، وحسابات فرعية، ومراكز تكلفة في النظام المحاسبي الخارجي، كما تُمكّن من نسخ إعدادات الربط المحاسبي من فندق إلى آخر لتوحيد إعدادات الربط وتسريع تهيئة الفنادق، ويهدف هذا الربط إلى أتمتة توليد القيود المحاسبية، وتصفير الحسابات الوسيطة آليًا، ودقة توزيع الإيرادات والمصروفات على مستوى الحسابات الفرعية ومراكز التكلفة، مع منع ترحيل القيود غير مكتملة الربط لضمان سلامة التقارير المالية.

طريقة استخدام الشاشة

تُستخدم الشاشة من خلال الضغط على زر(جديد+) لإنشاء ربط جديد، أو زر “نسخ الربط إلى فندق آخر” لنسخ إعدادات الربط بين الفنادق، كما تعرض الشاشة روابط الحسابات المسجلة، وتوفر أدوات البحث والفلترة لإدارتها، وسيتم شرح مكونات الشاشة بالتفصيل فيما يلي:

أولاً: حقول البيانات الأساسية

تتضمن الشاشة مجموعة من العناصر التي تتيح إدارة روابط الدليل المحاسبي، والبحث فيها، وعرضها، وتنفيذ الإجراءات المختلفة عليها، وتشمل ما يلي:

• مؤشر إجمالي الحسابات: يقع أعلى يمين الشاشة، ويُظهر إجمالي عدد روابط الحسابات المُسجلة في النظام.
• زر(جديد+): عند الضغط علية، تظهر نافذة الربط المحاسبي لإنشاء ربط جديد بين إحدى العمليات أو العناصر في النظام والحساب المقابل لها في دليل الحسابات.
• نسخ الربط إلى فندق: يُستخدم لنسخ إعدادات ربط الدليل المحاسبي إلى فندق آخر، حيث تظهر نافذة لاختيار الفندق المطلوب من قائمة الفنادق المُعرَّفة مسبقًا، ثم حفظ العملية أو إلغاؤها.
• حقول البحث: يُستخدم للبحث السريع عن الروابط المسجلة باستخدام رقم الحساب أو اسم الحساب أو رمز العملية، وغيرها، كما توفر حقل بحث جانبي لإدخال كلمة مفتاحية لتسهيل الوصول إلى السجل المطلوب.
• قائمة الحسابات: تعرض الشاشة جميع روابط الحسابات المسجلة، متضمنةً رقم الحساب واسمه، ومرجعية الحساب، ورمز العملية، بالإضافة إلى مركز التكلفة والحساب الفرعي المرتبطين بالحساب – إن وجدا.
• زر الإجراءات: يُستخدم لعرض الخيارات المتاحة لكل ربط، وتشمل تعديل بيانات الربط أو حذفه، بشرط عدم وجود قيود محاسبية سبق ترحيلها باستخدام هذا الربط.

ثانياً: نافذة ربط الدليل المحاسبي

عند النقر على زر “جديد” أو اختيار “تعديل”، تظهر نافذة إدخال بيانات الربط، وتتضمن الحقول التالية:

• مرجعية الحساب: تُستخدم لتحديد الفئة أو المرجعية التي ينتمي إليها الحساب المراد ربطه، مثل الحسابات الوسيطة، وأكواد العمليات، والصناديق، والبنوك، والشركات، والوكلاء، ويترتب على اختيارها تحديد القيم المتاحة في حقل رمز العملية بما يضمن ربط العمليات بالحسابات المناسبة.

مثال: عند اختيار مرجعية الحساب “الحسابات الوسيطة”، يعرض النظام حسابات مثل: مدينة النزلاء، ووسيط الحجوزات، والديون المعدومة، ليتم ربط كلٍ منها بالحساب المحاسبي المقابل في الدليل المحاسبي.

• رمز العملية: يُستخدم لتحديد العملية المالية أو التشغيلية المطلوب ربطها بالحساب المحاسبي، وتختلف القيم المتاحة فيه وفقاً لمرجعية الحساب المحددة، فعند اختيار البنوك تظهر البنوك المعرفة بالنظام، وعند اختيار أكواد العمليات تظهر العمليات المرتبطة بها، مثل مديونية النزلاء، وإيرادات الكوفي شوب، ورسوم الإيواء، وغيرها.
• رقم الحساب: يُستخدم لاختيار الحساب الذي سيتم ترحيل العمليات إليه من القائمة المنسدلة، ويتم استدعاء الحسابات آلياً من النظام المحاسبي المرتبط عبر واجهة التكامل (API)، مما يتيح للمستخدم البحث عن الحساب المناسب واختياره من دليل الحسابات المعتمد.
• اسم الحساب: يظهر تلقائياً بمجرد اختيار رقم الحساب لضمان صحة التوجيه المحاسبي، مع إمكانية تعديله.
• الحساب الفرعي: يُستخدم لتحديد الحسابات التحليلية أو الفرعية المرتبطة بالحساب الرئيسي، بما يتيح ترحيل العمليات إلى حسابات فرعية خاصة، مثل حسابات العملاء أو الوكلاء أو غيرها.
• مركز التكلفة: يُستخدم لتحديد مركز التكلفة الذي ستُرحّل إليه العملية المالية، بما يتيح توزيع الإيرادات أو المصروفات وإعداد التقارير المالية والتحليلية حسب مراكز التكلفة.
• إلغاء /حفظ: يُستخدم زر “حفظ” لاعتماد بيانات الربط، بينما يُستخدم زر “إلغاء” للخروج من النافذة دون حفظ.

ملاحظة: عند إضافة ربط جديد وحفظه بنجاح، يتم تحديث مؤشر إجمالي الحسابات تلقائياً.