الحسابات المدينة

الاستخدام

تُستخدم شاشة الحسابات المدينة لإدارة الحسابات المالية للشركات والجهات المتعاقدة مع الفندق بنظام الدفع الآجل، حيث تتيح إنشاء ملفات تعريفية للشركات وربطها بحسابات مدينة تُحدَّث تلقائياً عند ترحيل فواتير الإقامة من نظام الحجوزات مغادرة (عند اختيار نوع الحساب “شركة” وطريقة الدفع “آجل”) أو عند إصدار فواتير الخدمات الإضافية من نظام الكاشير، كما تُمكّن من متابعة أرصدة الشركات، وإدارة عمليات التحصيل والسداد الكلي أو الجزئي، سواءً كانت دفعات مقدمة (تحت الحساب) أو دفعات مخصصة لسداد الفواتير، مع إمكانية توزيع المبالغ المسددة على الفواتير أو بنودها، وإجراء التسويات المالية (بالموجب أو السالب) لمعالجة فروقات الأرصدة أو منح الخصومات وإغلاق الفواتير، إضافةً إلى استخراج كشوف الحساب، واستعراض سجل الأحداث، وإدارة رموز التوجيه لتحويل الخدمات المحددة إلى حساب الشركة، وترحيل قيود اليومية الناتجة عن عمليات الفوترة والتحصيل والتسويات تلقائياً إلى النظام المالي، بما يدعم الرقابة المالية ويُسهّل إدارة عمليات التحصيل.

طريقة استخدام الشاشة

تُستخدم الشاشة باختيار الشركة أو العميل من قائمة الحسابات المدينة، ثم النقر على الشركة المراد متابعة حسابها، لفتح شاشة بتفاصيل الحساب، ينتقل المستخدم بين التبويبات (الفواتير، المدفوعات، كشف الحساب، سجل الأحداث) لتنفيذ العمليات المناسبة كالسداد أو التسوية، كما تتيح قائمة “الإجراءات” بالشاشة الرئيسية بتنفيذ عمليات (دفع فاتورة، دفعة مقدمة، تعديل أو حذف) وفقًا لصلاحيات المستخدم.

أولاً: البيانات الرئيسية

تعرض البيانات الرئيسية ملخصًا للحسابات المدينة الخاص بالعميل أو الشركة، متضمناً أهم البيانات التعريفية والمالية اللازمة لمتابعة المستحقات، بما يساعد المستخدم على مراجعة حالة الحساب قبل تنفيذ العمليات المالية، وتتضمن البيانات الرئيسية الحقول التالية:

• بيانات الشركة: تعرض البيانات التعريفية الأساسية للشركة، وتشمل اسم الشركة، والكود التعريفي، وحالة الحساب (نشط/غير نشط)، والرقم الضريبي، كما تم تعريفها في شاشة “الشركات”.
• الرصيد الافتتاحي: يُستخدم لإدخال أو تعديل الرصيد الافتتاحي لحساب الشركة في حال عدم إدخاله مسبقًا من شاشة “الأرصدة الافتتاحية” بنظام الحسابات، ويُحتسب ضمن إجمالي رصيد الحسابات المدينة.
• الرصيد: يعرض إجمالي المبالغ المستحقة على الشركة، ويمثل الرصيد الحالي للحسابات المدينة.
• سقف الدين: يعرض الحد الائتماني الأقصى المسموح به للشركة، ويتم تحديده عند تعريف الشركة من شاشة “الشركات عبر زر الإجراءاتç الحسابات المدينة، حيث تُدخل قيمة سقف الدين المسموح بها للشركة.
• إجمالي المبلغ المدفوع: يعرض إجمالي المبالغ التي سددتها الشركة مقابل الفواتير المسجلة على حسابها.

ثانياً: البيانات التفصيلية

تعرض البيانات التفصيلية جميع الحركات المالية الخاصة بالشركة من خلال تبويبات الفواتير، والمدفوعات، وكشف الحساب، وسجل الأحداث، بما يدعم متابعة المديونيات والتسويات والرقابة المالية، وفيما يلي شرح كل تبويب.

تبويب الفواتير

يُستخدم تبويب الفواتير لمتابعة وإدارة الفواتير المستحقة الخاصة بالشركة، حيث يعرض قيمة كل فاتورة، والمبالغ المسددة، والتسويات، والرصيد المتبقي، مع إمكانية تحديد فاتورة واحدة أو عدة فواتير لتنفيذ عمليات السداد أو التسوية.

آلية إضافة الفواتير إلى الحسابات المدينة

تُضاف الفواتير إلى الحسابات المدينة تلقائيًا عند إصدار فاتورة آجلة وربطها بحساب شركة، ويمكن إنشاء هذه الفواتير بإحدى الطرق التالية:

• فاتورة خدمات: عند إصدار فاتورة خدمات من خلال نظام الكاشير، وتحديد طريقة الدفع آجل، ثم اختيار الشركة المدينة، تُضاف الفاتورة تلقائيًا إلى تبويب الفواتير في شاشة الحسابات المدينة الخاصة بالشركة.
• توجيه تكلفة إقامة النزيل إلى شركة: عند إتمام إجراءات مغادرة النزيل من خلال شاشة الحجوزات، وتحديد نوع الحساب شركة، واختيار الشركة المسؤولة عن السداد وطريقة الدفع آجل، ثم تأكيد عملية المغادرة، تُنشأ الفاتورة وتُضاف تلقائيًا إلى تبويب الفواتير في شاشة الحسابات المدينة الخاصة بالشركة.

ملاحظة: لا يظهر حساب الشركة ضمن شاشة الحسابات المدينة عند توجيه الحساب إلى شركة، وذلك في حال تفعيل متغير “تسوية فواتير الشركات تلقائياً عند المغادرة إذا كان هناك رصيد” من إعدادات النظام.

• أدوات البحث والفلترة

• حقل البحث: يُستخدم للبحث السريع عن فاتورة محددة من خلال إدخال كلمة مفتاحية، مثل رقم الفاتورة، أو رقم الفوليو، أو اسم الشركة، مما يُسهّل الوصول إلى الفاتورة المطلوبة بسرعة.
  • أيقونات الإجراءات التحكم بالعمليات

يضم التبويب مجموعة من الأدوات التي تتيح للمستخدم تنفيذ العمليات المختلفة على الفواتير، وفقًا لمستويين:

• المستوى الأول: على مستوي عدة فواتير (أيقونة الإجراءات الجماعية): تُفعَّل عند تحديد جميع الفواتير باستخدام مؤشر “الكل” بجانب حقل “الاسم”، وتتيح تنفيذ العمليات الجماعية على الفواتير المحددة، وتشمل:
• دفع عدة فواتير

تُستخدم لتسجيل دفعة واحدة لسداد عدة فواتير محددة في الوقت نفسه، مما يسهّل تحصيل المستحقات دون الحاجة إلى سداد كل فاتورة بشكل منفصل، عند اختيار “دفع عدة فواتير”، تظهر نافذة تتيح للمستخدم اختيار إحدى طريقتي السداد:

• الطريقة الأولي: الدفع من دفعة مقدمة: يُستخدم عند وجود دفعة مقدمة مسجلة مسبقًا، سواءً من خلال تبويب “المدفوعات” في شاشة الحسابات المدينة، أو من خلال الدفعات المقدمة المسددة أثناء الحجز، وذلك من خلال الحقول التالية:
• الدفعات: يُستخدم لاختيار الدفعة المقدمة التي سيتم استخدامها لسداد فاتورة كاملة أو جزء منها، وعند تحديدها يعرض النظام المبلغ المتبقي من الدفعة تلقائيًا.
• مؤشر تحديد تفاصيل كل فاتورة: يتحكم في طريقة توزيع السداد، حيث يتيح تفعيله توزيع المبلغ على بنود الخدمات داخل الفواتير مع تحديد عملة الدفع، بينما عند تعطيله يتم السداد بشكل متتابع، بحيث يُستكمل سداد كل بند قبل الانتقال إلى البند التالي.
• إلغاء/ حفظ: يُستخدم لاعتماد عملية السداد وتحديث البيانات، أو إغلاق النافذة دون حفظ التغييرات.
• الطريقة الثانية: دفعة جديدة: يُستخدم لتسجيل دفعة جديدة لسداد فاتورة واحدة أو عدة فواتير، سواءً بشكل كامل أو جزئي، وذلك من خلال الحقول التالية:
• تاريخ الإيراد: يُستخدم لتحديد التاريخ المالي الذي يُسجل فيه الإيراد الناتج عن عملية التحصيل، ويُعتمد عند ترحيل العملية إلى النظام المالي.
• طريقة الدفع: يُستخدم لتحديد وسيلة السداد من بين الخيارات المتاحة (مثل: نقداً، بطاقة ائتمان، شيك، أو تحويل بنكي)، مع إمكانية استخدام أكثر من وسيلة دفع في العملية نفسها.
• المبلغ/ رقم المرجع: يُستخدم لتسجيل قيمة المبلغ المستلم من العميل وإدخال رقم المرجع الخارجي المرتبط بالعملية (مثل الإيصال أو القيد المالي) لتسهيل المطابقة والمراجعة.
• البنك/ رقم الشيك: تظهر هذه الحقول عند اختيار طريقة الدفع “شيك”، حيث يتم من خلالها تحديد البنك المُصدر للشيك وتسجيل رقم الشيك لتوثيق عملية السداد.
• تحويل بنكي/ رقم التحويل: تظهر عند اختيار طريقة الدفع “تحويل بنكي”، وتُستخدم لتحديد البنك المرتبط بحساب الفندق وتسجيل الرقم المرجعي للتحويل المصرفي للتحقق من عملية الإيداع.
• نوع البطاقة/ رقم مرجع البطاقة الائتمانية: يُستخدم لتحديد نوع البطاقة المستخدمة (مثل مدى، فيزا، ماستركارد) وإدخال الرقم المرجعي للعملية، للمطابقة مع السجلات البنكية.
• إجمالي المدفوع: يُعرض إجمالي قيمة المبالغ المُدخلة في حقول المبلغ لجميع طرق الدفع المستخدمة في عملية التحصيل.
• مؤشر تحديد تفاصيل كل الفواتير: يتحكم في طريقة توزيع السداد، حيث يتيح تفعيله توزيع المبلغ على بنود الخدمات داخل الفواتير مع تحديد عملة الدفع، بينما عند تعطيله يتم السداد بشكل متتابع، بحيث يُستكمل سداد كل بند قبل الانتقال إلى البند التالي.
• إلغاء/ حفظ: يُستخدم لاعتماد عملية السداد وتحديث البيانات، أو إغلاق النافذة دون حفظ التغييرات.
• تسوية عدة فواتير

تُستخدم عملية تسوية عدة فواتير لتنفيذ تسوية مالية لمجموعة من الفواتير دفعة واحدة بدلاً من معالجة كل فاتورة بشكل منفصل، سواءً كان رصيداً مديناً (يتم تحصيل المبلغ من الشركة) أو دائناً (يتم رد المبلغ لها)، وذلك بهدف معالجة الفروقات المالية وإغلاق الأرصدة المتبقية، وتتضمن الحقول التالية:

• نسبة مئوية: يُستخدم لإدخال نسبة الخصم المراد تطبيقها على الأرصدة المستحقة، سواءً بإدخالها يدويًا أو باستخدام الأسهم (لأعلى أو لأسفل)، حيث يعتمدها النظام عند احتساب مبلغ التسوية لكل فاتورة.
• زر الاحتساب: يُستخدم لحساب قيمة التسوية تلقائيًا بناءً على نسبة الخصم المحددة في حقل “نسبة مئوية”، وعند الضغط عليه يعرض النظام قيمة التسوية تلقائيًا، مع إمكانية تعديلها يدويًا عند الحاجة.
• إلغاء/ حفظ: يُستخدم زر “حفظ” لاعتماد عملية التسوية وتحديث أرصدة الفواتير وحساب العميل أو الشركة، بينما يُستخدم زر “إلغاء” للخروج من النافذة دون حفظ أي تعديلات.
• إغلاق الكل: تُستخدم هذه الوظيفة لإغلاق الفواتير المحددة دفعة واحدة بعد تسديدها بالكامل، وذلك لمنع إجراء أي تعديلات عليها بعد اعتمادها، بما يضمن ثبات بياناتها ويُسهّل إجراءات المعالجة المحاسبية.
• إلغاء دفع الفواتير: تُستخدم لإلغاء عمليات السداد المسجلة سابقاً على الفواتير المحددة، بشرط ألا تكون الفواتير قد رُحِّلت أو أُغلقت، حيث يقوم النظام بإلغاء أثر السداد، وإعادة الأرصدة المستحقة، وتحديث حالة الفواتير وفقاً لحالتها الفعلية.
• ملخص الفواتير المحددة (عرض فقط)

يُستخدم هذا التبويب لعرض ملخص مالي لحظي يعكس الحالة المالية الحالية لجميع الفواتير المحددة، ويتضمن البيانات التعريفية والمالية الأساسية للشركة، (مثل: سقف الدين، والرصيد المستحق، وإجمالي المبلغ المدفوع)، بالإضافة إلى إجمالي قيمة الفواتير، وإجمالي المبالغ المسددة، والرصيد المتبقي المستحق، ويقوم النظام بتحديث هذه البيانات تلقائياً، مما يتيح للمستخدم مراجعة الأثر المالي لعمليات السداد والتسوية والتأكد من توافقها مع السجلات المحاسبية.

• المستوى الثاني: على مستوى الفاتورة (أيقونة الإجراءات الفردية): تتيح هذه الأيقونة الموجودة في نهاية سطر كل فاتورة تنفيذ عمليات مخصصة للفاتورة المحددة فقط، مما يوفر دقة عالية في إدارة المديونية وتفصيل حركات السداد الخاصة بكل عميل أو خدمة، وتشمل الخيارات التالية:
• ملخص عرض الفاتورة (عرض فقط): عند النقر عليه، تظهر نافذة تعرض تفاصيل بنود الخدمة داخل الفاتورة وقيمة كل بند وما تم سداده منه والرصيد المتبقي، ويهدف هذا الخيار إلى تقديم عرض سريع وتفصيلي لمحتويات الفاتورة دون إمكانية التعديل مما يسهل عملية المراجعة مع العميل قبل التحصيل.
• دفعات السداد: يُستخدم لاستعراض سجل الدفعات التي تم تخصيصها لهذه الفاتورة تحديداً حيث تظهر قائمة بجميع عمليات التحصيل السابقة سواءً كانت نقدية أو تحويلاً أو شيكاً المرتبطة بهذه الفاتورة فقط، مما يساعد في تتبع تاريخ السداد وجدولة الدفعات المتبقية.
• دفع الفاتورة: تُعد هذه النافذة الواجهة المخصصة لمعالجة تحصيلات فاتورة محددة، حيث تتيح السداد من خلال دفعة جديدة باستخدام وسائل الدفع المتاحة (مثل: شيك، نقداً، تحويل بنكي، إلخ) أو الدفع من دفعة سابقة بالاستفادة من الأرصدة الدائنة والدفعات المقدمة، كما تعرض بنود الفاتورة في الجدول، مع إمكانية السداد الكلي أو الجزئي، ومتابعة المبلغ المتبقي من الدفعة مقابل الرصيد المستحق، ليقوم النظام بتحديث حالة الفاتورة ورصيد الشركة تلقائياً بعد حفظ العملية.
• التسوية: تُستخدم لتنفيذ تسوية على فاتورة محددة، سواءً كان رصيدها مديناً (يتم تحصيل المبلغ المتبقي من الشركة) أو دائناً (يتم رد المبلغ لها)، وذلك بهدف معالجة الفروقات المالية وإغلاق الرصيد المتبقي، ويتم ذلك من خلال إدخال نسبة التسوية أو مبلغ التسوية يدوياً على مستوى الفاتورة لتصفير رصيدها.
• تبويب المدفوعات

يُعد تبويب المدفوعات السجل المالي المركزي لعرض جميع عمليات التحصيل والسداد المُسجلة على حساب الشركة أو العميل، سواءً كانت دفعات مقدمة أو مخصصة لسداد فواتير محددة، ويتيح تتبع عمليات الدفع، ومراجعة طرق السداد، ومطابقة المبالغ المسددة مع الفواتير المستحقة، بما يدعم عمليات التحصيل والمراجعة، ويتضمن التبويب مجموعة من الإجراءات والأدوات، والتي يمكن توضيحها كما يلي:

• أدوات البحث والفلترة
• حقل البحث والتصفية: يُستخدم للبحث السريع عن عمليات الدفع من خلال إدخال كلمة مفتاحية، مثل: رقم الفاتورة، مع إمكانية تصفية النتائج وفق طرق الدفع، بما يُسهّل الوصول إلى العمليات المطلوبة بسرعة.
• أزرار التحكم وإجراء العمليات
• الخيار الأول: زر (دفع جديد+): عند النقر عليه، تظهر شاشة لتسجيل الدفعات المقدمة أو المبالغ المحصلة تحت الحساب من العميل، سواءً قبل إصدار الفواتير أو دون تخصيصها لسداد فاتورة محددة، وتتضمن الشاشة الحقول التالية:
• تاريخ الإيراد: يُستخدم لتحديد التاريخ المالي الذي تُسجل فيه الدفعة ويُعتمد عند ترحيلها إلى النظام المالي.
• طريقة الدفع: يُستخدم لتحديد وسيلة السداد من بين الخيارات المتاحة (مثل: نقداً، بطاقة ائتمان، شيك، أو تحويل بنكي)، مع إمكانية استخدام أكثر من وسيلة دفع في العملية نفسها.
• المبلغ/ رقم المرجع: يُستخدم لتسجيل قيمة الدفعة المستلمة من العميل وإدخال رقم المرجع الخارجي المرتبط بالعملية (مثل الإيصال أو القيد المالي) لتسهيل المطابقة والمراجعة.
• البنك/ رقم الشيك: تظهر هذه الحقول عند اختيار طريقة الدفع “شيك”، حيث يتم من خلالها تحديد البنك المُصدر للشيك وتسجيل رقم الشيك لتوثيق عملية السداد.
• تحويل بنكي/ رقم التحويل: تظهر عند اختيار طريقة الدفع “تحويل بنكي”، وتُستخدم لتحديد البنك المرتبط بحساب الفندق وتسجيل الرقم المرجعي للتحويل المصرفي للتحقق من عملية الإيداع.
• نوع البطاقة/ رقم مرجع البطاقة الائتمانية: يُستخدم لتحديد نوع البطاقة المستخدمة (مثل مدى، فيزا، ماستركارد) وإدخال الرقم المرجعي للعملية، للمطابقة مع السجلات البنكية.
• إجمالي المدفوع: يعرض إجمالي قيمة المبالغ المُدخلة لجميع وسائل الدفع المستخدمة.
• إلغاء/ حفظ: يُستخدم لحفظ عملية الدفع بعد استكمال البيانات المطلوبة وترحيلها إلى النظام المالي مع تحديث رصيد الشركة أو العميل، أو لإلغاء عملية الإدخال الحالية والخروج من الشاشة دون حفظ أي تغييرات.

ملاحظة: عند حفظ العملية، يُرحّل مبلغ الدفعة كرصيد دائن على حساب الشركة أو العميل، ليُستخدم لاحقاً في تسوية الفواتير المستحقة، مما يؤدي إلى تخفيض الرصيد المستحق للشركة.

• الخيار الثاني: زر (دفع فاتورة): يُستخدم هذا الزر لفتح نافذة مخصصة لسداد فاتورة واحدة أو أكثر من الفواتير ذات الأرصدة المفتوحة (المستحقة) الخاصة بالعميل، وذلك من خلال التبويبات التالية:
• تبويب بيانات عملية الدفع: تشمل تحديد تاريخ الإيراد، واختيار طريقة الدفع، حيث يعرض النظام الحقول المرتبطة بوسيلة السداد المختارة (مثل نوع البطاقة، ورقم المرجع، ورقم الشيك أو البنك)، بالإضافة إلى عرض إجمالي المدفوع.
• تبويب الفواتير المراد سدادها (فواتير بها رصيد مفتوح (اختياري)): يُستخدم لعرض الفواتير التي لا تزال تحتوي على أرصدة مستحقة، واختيار الفواتير المطلوب سدادها، ليقوم النظام بعرضها تلقائياً في الجدول.
• تبويب تفاصيل السداد لكل فاتورة: يعرض هذا التبويب بنود الخاصة بالفاتورة وقيمة الرصيد المستحق لكل بند، عند الحفظ، يقوم النظام تلقائياً بتوزيع مبالغ الدفع المُدخلة على الأرصدة المفتوحة بالترتيب، مع تحديث الرصيد المتبقي لكل بند ولكل فاتورة.
• إلغاء/ حفظ: يُستخدم لحفظ عملية سداد الفاتورة وترحيلها إلى النظام المالي مع تحديث الحسابات المدينة والأرصدة المستحقة، أو لإلغاء العملية الحالية والخروج من الشاشة دون حفظ أي تغييرات.
• تبويب كشف الحساب

تهدف هذا التبويب إلى عرض جميع الحركات المالية المسجلة على حساب الشركة أو العميل، بما يشمل الحركات المدينة (مثل الفواتير والخدمات) والحركات الدائنة (مثل الدفعات والتحصيلات)، مما يتيح مراجعة الأرصدة وإجراء المطابقة المالية، كما تساعد في تتبع المديونية، والتحقق من توجيه المدفوعات لسداد الفواتير المستحقة.

• زر طباعة: يتيح إنشاء تقارير جاهزة للطباعة لجميع السجلات المطابقة لمعايير البحث والخاصة بالمديونيات والمدفوعات وصافي الرصيد حتى تاريخ محدد والمعروضة في الجدول أسفل الشاشة.
• تبويب الأحداث
• يُستخدم تبويب سجل الأحداث لتتبع جميع الإجراءات والعمليات المالية التي تمت على حساب الشركة أو العميل، حيث يسجل النظام تلقائياً تفاصيل كل عملية، بما في ذلك تاريخ الإجراء، ووصفه، واسم المستخدم الذي قام به، ويُسهّل مراجعة التعديلات والعمليات المالية لضمان دقة المعالجة المحاسبية.

القيود اليومية تنتج عن إجراء العمليات عبر الشاشة الحالية:

أولاً: قيد إثبات المديونية (عند المغادرة أو إصدار فاتورة خدمات آجلة)

ينشأ هذا القيد عند ترحيل فاتورة من حجوزات المغادرة أو الكاشير واختيار نوع الدفع “آجل” وربطه بشركة.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من حـ/ الحسابات المدينة (اسم الشركة)	بتاريخ الوثيقة
	××	إلى حـ / إيرادات الغرف / (إيراد الخدمات المقدمة)	بتاريخ الوثيقة
	××	إلى حـ/ ضريبة القيمة المضافة	بتاريخ الوثيقة
عند ترحيل فاتورة حجز مغادرة أو فاتورة خدمات

ثانياً: قيد استلام دفعة (تحصيل نقد أو بنكي)

ينشأ عند استلام مبالغ من الشركة، سواء كانت “دفعة مقدمة” أو “سداداً مخصصاً لفاتورة” بوسيلة دفع نقدية أو بنكية.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من حـ/ الصندوق أو البنك (حسب وسيلة الدفع المختارة)	تاريخ عملية السداد
	××	إلى حـ / الحسابات المدينة – اسم الشركة	تاريخ عملية السداد
إثبات استلام مبلغ من النزيل مما يؤدي إلى تخفيض المديونية المسجلة عليه

ثالثاً: قيد تسوية عدة فواتير / فاتورة فردية (بخصم أو تنازل)

ينشأ هذا القيد عند “التسوية” لإغلاق مبالغ متبقية أو منح النزيل خصماً مسموحاً به لإغلاق فاتورته وتصفير رصيده.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من حـ/ الخصم المسموح به (أو حـ/ تسويات الحسابات المدينة)	تاريخ التسوية
	××	إلى حـ / الحسابات المدينة – اسم الشركة	تاريخ التسوية
إغلاق الرصيد المتبقي على النزيل كخصم أو تسوية مالية دون تحصيل نقدي

رابعاً: قيد إلغاء دفع فاتورة

ينشأ هذا القيد عند استخدام خيار “إلغاء دفع الفواتير”، وهو قيد عكسي لقيد السداد الأصلي.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من حـ/ الحسابات المدينة – اسم الشركة	تاريخ الإلغاء
	××	إلى حـ / الصندوق أو البنك حسب طريقة الدفع	تاريخ الإلغاء
إلغاء أثر عملية السداد السابقة وإعادة إثبات المديونية في حساب النزيل