الذمم المدينة

الاستخدام

تُستخدم شاشة الذمم المدينة لإدارة الحسابات المالية للنزلاء الأفراد الذين تترتب عليهم مديونيات شخصية بنظام الدفع الآجل، حيث تتيح الشاشة تتبع الأرصدة المستحقة على النزلاء والناتجة عن ترحيل فواتير الإقامة عند المغادرة (عند اختيار طريقة الدفع “آجل” وتسوية الذمم للنزيل الفرد) أو فواتير الخدمات الإضافية من نظام الكاشير، كما تمكّن من إدارة عمليات التحصيل والسداد الكلي أو الجزئي، ومعالجة حالات الأرصدة الدائنة (بالسالب) الناتجة عن مبالغ دفعها النزيل بزيادة أو المرتجعات، مع إمكانية إجراء التسويات المالية (بالموجب أو السالب) وإغلاق الفواتير، واستخراج كشوف الحساب وسجل الأحداث لكل نزيل بشكل مستقل، بما يضمن ضبط أرصدة النزلاء بعد مغادرتهم.

طريقة استخدام الشاشة

تعرض شاشة الذمم المدينة (الوجهة الرئيسية) قائمة النزلاء (الأفراد)، وتُستخدم من خلال النقر على الاسم المراد متابعة حسابه لفتح شاشة تفاصيل الحساب، حيث ينتقل المستخدم بين التبويبات (الفواتير، المدفوعات، كشف الحساب، سجل الأحداث) لتنفيذ عمليات السداد أو التسوية، كما تتيح قائمة “الإجراءات” بالشاشة الرئيسية تنفيذ عمليات (دفع، تعديل، أو حذف) وفقاً لصلاحيات المستخدم.

أولاً: البيانات الرئيسية

تعرض البيانات الرئيسية ملخصًا لحسابات الذمم المدينة الخاصة بالنزيل، متضمناً أهم البيانات التعريفية والمالية لمتابعة المستحقات، بما يساعد على مراجعة حالة الحساب قبل تنفيذ عمليات السداد أو التسوية، وتتضمن الحقول التالية:

• الرصيد الافتتاحي: عند النقر عليه، تظهر شاشة لإدخال أو تعديل الرصيد الافتتاحي لحساب النزيل، وذلك في حال لم يتم إدخاله مسبقاً، ويُضاف إلى رصيد الذمم المدينة للنزيل ويُحتسب ضمن إجمالي الرصيد المستحق.
• بيانات النزيل: تعرض البيانات التعريفية الأساسية للنزيل، مثل اسم النزيل، ورقم الحجز أو رقم الحساب، وحالة الحساب (نشط/ غير نشط)، وأي بيانات تعريفية مرتبطة بالحجز.
• الرصيد: يعرض إجمالي المبالغ المستحقة على النزيل، ويمثل الرصيد الحالي الناتج عن الفواتير غير المسددة.
• سقف الدين: يعرض الحد الائتماني الأقصى المسموح به للنزيل، ويتم تعريفه من خلال زر الإجراءات في شاشة الذمم المدينة بإدخال قيمة سقف الدين المسموح بها.
• إجمالي المبلغ المدفوع: يعرض إجمالي المبالغ التي قام النزيل بسدادها مقابل الفواتير المسجلة على حسابه.

ثانياً: البيانات التفصيلية

تهدف البيانات التفصيلية إلى عرض ومتابعة جميع الحركات المالية الخاصة بالنزيل من خلال تبويبات الفواتير، والمدفوعات، وكشف الحساب، وسجل الأحداث، بما يتيح مراجعة المستحقات وعمليات السداد والتسويات، ويعزز دقة المتابعة والرقابة المالية، وفيما يلي شرح تفصيلي لكل تبويب:

• تبويب الفواتير

يُستخدم هذا التبويب لمتابعة وإدارة الفواتير المستحقة الخاصة بالنزيل، حيث يعرض تفاصيل كل فاتورة بما يشمل: قيمتها، والمبالغ المسددة، والتسويات، والرصيد المتبقي، كما يتيح تنفيذ عمليات السداد أو التسوية سواءً على مستوى الفواتير المجمعة أو الفاتورة الفردية، ويشتمل على مجموعة من أدوات البحث المتقدمة وعناصر التحكم في الإجراءات.

ملاحظة: تُضاف الفواتير إلى الذمم المالية تلقائياً عند إصدار فاتورة مستحقة على النزيل، وذلك بإحدى الطريقتين:

• فاتورة الخدمات: عند إصدار فاتورة خدمات من خلال نظام الكاشير وربطها بحساب النزيل، تُضاف الفاتورة تلقائياً إلى تبويب “الفواتير” في شاشة الذمم المدينة.
• توجيه إقامة النزيل إلى حساب شخصي: عند إتمام إجراءات مغادرة النزيل من خلال شاشة “الحجوزات” مع وجود رصيد مستحق غير مسدد، يمكن للمستخدم الضغط على زر “تسوية إلى حساب الذمم” لترحيل رصيد النزيل تلقائياً إلى شاشة الذمم المدينة، لتتم متابعة تحصيله لاحقاً.
• أدوات البحث والفلترة
• حقل البحث: يُستخدم للبحث السريع عن فاتورة محددة من خلال إدخال كلمة مفتاحية، مثل رقم الفاتورة، أو رقم الفوليو، أو اسم النزيل، مما يُسهّل الوصول إلى الفاتورة المطلوبة بسرعة.
• أيقونات الإجراءات التحكم بالعمليات

يضم التبويب مجموعة من الأدوات التي تتيح للمستخدم تنفيذ العمليات المختلفة على الفواتير، وفقاً لمستويين:

• المستوى الأول: على مستوي عدة فواتير (أيقونة الإجراءات الجماعية): تُفعَّل عند تحديد جميع الفواتير باستخدام مؤشر “الكل” بجانب حقل “الاسم”، وتتيح تنفيذ العمليات الجماعية على الفواتير المحددة، وتشمل:
• دفع الفواتير: تُستخدم هذه العملية لسداد عدة فواتير مستحقة على النزيل من خلال دفعة واحدة، مما يُسهّل عملية التحصيل، وعند اختيار “دفع عدة فواتير”، تظهر نافذة تتيح للمستخدم اختيار إحدى طريقتي السداد:
• الطريقة الأولى: الدفع من دفعة مقدمة: يُستخدم عند وجود دفعة مقدمة مسجلة مسبقًا على حساب النزيل، سواءً كانت دفعة مقدمة تم تحصيلها أثناء الحجز أو أي رصيد دائن متاح يمكن استخدامه في السداد، ويتم ذلك من خلال الحقول التالية:
• الدفعات: يُستخدم لاختيار الدفعة المقدمة التي سيتم استخدامها لسداد فاتورة كاملة أو جزء منها، وعند تحديدها يعرض النظام المبلغ المتبقي من الدفعة تلقائيًا.
• مؤشر تحديد تفاصيل كل فاتورة: يتحكم في طريقة توزيع مبلغ السداد، حيث يتيح تفعيله توزيع المبلغ على بنود الخدمات داخل الفواتير مع تحديد عملة الدفع، بينما عند تعطيله يتم السداد بشكل متتابع، بحيث يُستكمل سداد كل بند قبل الانتقال إلى البند التالي.
• إلغاء/ حفظ: يُستخدم لاعتماد عملية السداد وتحديث البيانات، أو إغلاق النافذة دون حفظ التغييرات.
• الطريقة الثانية: دفعة جديدة

يُستخدم لتسجيل دفعة جديدة لسداد فاتورة واحدة أو عدة فواتير مستحقة على النزيل، سواءً بشكل كامل أو جزئي، وذلك من خلال الحقول التالية:

• تاريخ الإيراد: يُستخدم لتحديد التاريخ المالي الذي يُسجل فيه الإيراد الناتج عن عملية التحصيل، ويُعتمد عند ترحيل العملية إلى النظام المالي.
• طريقة الدفع: يُستخدم لتحديد وسيلة السداد من بين الخيارات المتاحة (مثل: نقداً، بطاقة ائتمان، شيك، أو تحويل بنكي)، مع إمكانية استخدام أكثر من وسيلة دفع في العملية نفسها.
• المبلغ/ رقم المرجع: يُستخدم لتسجيل قيمة المبلغ المستلم من النزيل وإدخال الرقم المرجعي المرتبط بعملية السداد (مثل رقم الإيصال أو القيد المالي) لتسهيل المطابقة والمراجعة.
• البنك/ رقم الشيك: تظهر هذه الحقول عند اختيار طريقة الدفع “شيك”، ويُستخدمان لتحديد البنك المُصدر للشيك وتسجيل رقم الشيك.
• تحويل بنكي/ رقم التحويل: تظهر عند اختيار طريقة الدفع “تحويل بنكي”، وتُستخدم لتحديد البنك المرتبط بحساب الفندق وتسجيل الرقم المرجعي للتحويل.
• نوع البطاقة/ رقم مرجع البطاقة الائتمانية: يُستخدم لتحديد نوع البطاقة المستخدمة (مثل مدى، فيزا، أو ماستركارد) وإدخال الرقم المرجعي لعملية الدفع.
• إجمالي المدفوع: يعرض إجمالي قيمة المبالغ المُدخلة لجميع وسائل الدفع المستخدمة في عملية التحصيل.
• مؤشر تحديد تفاصيل كل الفواتير: يتحكم في طريقة توزيع مبلغ السداد، حيث يتيح عند تفعيله توزيع المبلغ على بنود الخدمات داخل الفواتير مع تحديد عملة الدفع، بينما عند تعطيله يتم السداد بشكل متتابع حتى يتم استكمال سداد كل بند قبل الانتقال إلى البند التالي.
• إلغاء/ حفظ: يُستخدم لاعتماد عملية السداد وتحديث البيانات، أو إغلاق النافذة دون حفظ التغييرات.
• تسوية عدة فواتير

تُستخدم عملية تسوية عدة فواتير لتنفيذ تسوية مالية على مجموعة من الفواتير المستحقة الخاصة بالنزيل دفعة واحدة بدلاً من معالجة كل فاتورة بشكل منفصل، سواءً كان الرصيد مدينًا (مستحقًا على النزيل) أو دائنًا (مستحقًا للنزيل)، وذلك بهدف معالجة الفروقات المالية وإغلاق الأرصدة المتبقية، وتتضمن النافذة الحقول التالية:

• نسبة مئوية: يُستخدم لإدخال نسبة الخصم المراد تطبيقها على الأرصدة المستحقة، سواءً بإدخالها يدويًا أو باستخدام الأسهم (لأعلى أو لأسفل)، ويعتمد النظام هذه النسبة عند احتساب مبلغ التسوية لكل فاتورة.
• زر الاحتساب: يُستخدم لحساب قيمة التسوية تلقائيًا بناءً على نسبة الخصم المحددة في حقل “نسبة مئوية”، وعند الضغط عليه يعرض النظام قيمة التسوية تلقائيًا، مع إمكانية تعديلها يدويًا عند الحاجة.
• إلغاء/ حفظ: يُستخدم زر “حفظ” لاعتماد عملية التسوية وتحديث أرصدة الفواتير وحساب النزيل، بينما يُستخدم زر “إلغاء” لإغلاق النافذة دون حفظ أي تعديلات.
• إغلاق الكل: تُستخدم هذه الوظيفة لإغلاق الفواتير المحددة دفعة واحدة بعد تسديدها بالكامل، وذلك لمنع إجراء أي تعديلات عليها بعد اعتمادها، بما يضمن ثبات بياناتها ويُسهّل إجراءات المعالجة المحاسبية.
• إلغاء دفع الفواتير: تُستخدم هذه الوظيفة لإلغاء عمليات السداد المسجلة سابقاً على الفواتير المحددة، بشرط ألا تكون الفواتير قد رُحِّلت أو أُغلقت، حيث يقوم النظام بإلغاء أثر السداد، وإعادة الأرصدة المستحقة، وتحديث حالة الفواتير وفقاً لحالتها الفعلية.
• ملخص الفواتير المحددة (عرض فقط)

تُستخدم هذه النافذة لعرض ملخص مالي لحظي يعكس الحالة المالية الحالية للفواتير المحددة الخاصة بالنزيل، حيث تعرض البيانات التعريفية للنزيل، بالإضافة إلى إجمالي قيمة الفواتير، وإجمالي المبالغ المسددة، وإجمالي التسويات، والرصيد المتبقي المستحق، ويقوم النظام بتحديث هذه البيانات تلقائياً، بما يتيح للمستخدم مراجعة الأثر المالي لعمليات السداد والتسوية والتأكد من توافقها مع السجلات المحاسبية.

• المستوى الثاني: على مستوى الفاتورة (أيقونة الإجراءات الفردية) : تتيح هذه الأيقونة، الموجودة في نهاية سطر كل فاتورة، تنفيذ العمليات الخاصة بالفاتورة المحددة فقط، مما يوفر دقة في إدارة المديونية ومتابعة عمليات السداد والتسوية الخاصة بالنزيل، وتشمل الخيارات التالية:
• ملخص عرض الفاتورة (عرض فقط): عند الضغط عليه، تظهر نافذة تعرض تفاصيل بنود الخدمات داخل الفاتورة، وقيمة كل بند، والمبالغ المسددة، والتسويات، والرصيد المتبقي، وذلك بهدف توفير عرض تفصيلي لمحتويات الفاتورة دون إمكانية التعديل، بما يُسهّل مراجعتها قبل تنفيذ عمليات السداد أو التسوية.
• دفعات السداد: يُستخدم لاستعراض سجل الدفعات المخصصة للفاتورة المحددة، حيث يعرض جميع عمليات السداد المرتبطة بها، سواءً كانت نقدية، أو ببطاقة ائتمان، أو بشيك، أو بتحويل بنكي، مما يُساعد على تتبع تاريخ السداد ومراجعة الدفعات المسجلة.
• دفع الفاتورة: تُستخدم هذه النافذة لتحصيل قيمة الفاتورة محددة، حيث تتيح السداد باستخدام دفعة جديدة عبر وسائل الدفع المتاحة (مثل: نقداً، بطاقة ائتمان، شيك، أو تحويل بنكي)، أو الدفع من دفعة مقدمة مسجلة على حساب النزيل، مع إمكانية السداد الكلي أو الجزئي، كما تعرض بنود الفاتورة، والمبالغ المسددة، والرصيد المستحق، ويقوم النظام بتحديث حالة الفاتورة ورصيد النزيل تلقائياً بعد حفظ العملية.
• التسوية: تُستخدم لتنفيذ تسوية على فاتورة محددة، سواءً كان رصيدها مديناً (مستحقاً على النزيل) أو دائناً (رصيد دائن للنزيل)، وذلك لمعالجة الفروقات وإغلاق الرصيد المتبقي، ويتم ذلك من خلال إدخال نسبة التسوية أو مبلغ التسوية يدوياً على مستوى الفاتورة، ليقوم النظام باحتساب أثر التسوية وتحديث رصيد الفاتورة بعد اعتماد العملية.
• تبويب المدفوعات

يُعد تبويب المدفوعات السجل المالي المخصص لعرض جميع عمليات التحصيل والسداد المسجلة على حساب النزيل، سواءً كانت دفعات مقدمة أو دفعات مخصصة لسداد فواتير محددة، ويتيح متابعة عمليات الدفع، ومراجعة وسائل السداد، ومطابقة المبالغ المسددة مع الفواتير المستحقة، ويتضمن التبويب مجموعة من الأدوات والإجراءات، كما يلي:

• أدوات البحث والفلترة
• حقل البحث: يُستخدم للبحث السريع عن عمليات الدفع من خلال إدخال كلمة مفتاحية، مثل: رقم الفاتورة، مع إمكانية تصفية النتائج وفق طرق الدفع، بما يُسهّل الوصول إلى العمليات المطلوبة بسرعة.
• أزرار التحكم وإجراء العمليات
• الخيار الأول: زر (دفع جديد+): عند الضغط عليه، تظهر نافذة لتسجيل دفعة مقدمة أو مبلغ محصل تحت الحساب للنزيل، سواءً قبل إصدار الفواتير أو دون تخصيصه لسداد فاتورة محددة، وتتضمن النافذة الحقول التالية:
• تاريخ الإيراد: يُستخدم لتحديد التاريخ المالي الذي تُسجل فيه الدفعة ويُعتمد عند ترحيلها إلى النظام المالي.
• طريقة الدفع: يُستخدم لتحديد وسيلة السداد من بين الخيارات المتاحة (مثل: نقداً، بطاقة ائتمان، شيك، أو تحويل بنكي)، مع إمكانية استخدام أكثر من وسيلة دفع في العملية نفسها.
• المبلغ/ رقم المرجع: يُستخدم لتسجيل قيمة الدفعة المستلمة من النزيل وإدخال الرقم المرجعي المرتبط بالعملية (مثل رقم الإيصال أو القيد المالي) لتسهيل المطابقة والمراجعة.
• البنك/ رقم الشيك: تظهر هذه الحقول عند اختيار طريقة الدفع “شيك”، ويُستخدمان لتحديد البنك المُصدر للشيك وتسجيل رقم الشيك.
• تحويل بنكي/ رقم التحويل: تظهر عند اختيار طريقة الدفع “تحويل بنكي”، وتُستخدم لتحديد البنك المرتبط بحساب الفندق وتسجيل الرقم المرجعي للتحويل.
• نوع البطاقة/ رقم مرجع البطاقة الائتمانية: يُستخدم لتحديد نوع البطاقة المستخدمة (مثل مدى، فيزا، ماستركارد) وإدخال الرقم المرجعي للعملية، للمطابقة مع السجلات البنكية.
• إجمالي المدفوع: يعرض إجمالي قيمة المبالغ المُدخلة لجميع وسائل الدفع المستخدمة.
• إلغاء/ حفظ: يُستخدم لاعتماد عملية الدفع وترحيلها إلى النظام المالي مع تحديث رصيد النزيل، أو لإلغاء العملية والخروج دون حفظ.

ملاحظة: عند حفظ العملية، يُرحَّل مبلغ الدفعة كرصيد دائن على حساب النزيل، ليُستخدم لاحقاً في سداد الفواتير المستحقة أو جزء منها، مما يؤدي إلى تخفيض الرصيد المستحق على النزيل.

• الخيار الثاني: زر (دفع فاتورة): يُستخدم هذا الزر لفتح نافذة مخصصة لسداد فاتورة واحدة أو أكثر من الفواتير ذات الأرصدة المفتوحة (المستحقة) الخاصة بالنزيل، وذلك من خلال التبويبات التالية:
• تبويب بيانات عملية الدفع: تشمل تحديد تاريخ الإيراد، واختيار طريقة الدفع، حيث يعرض النظام الحقول المرتبطة بوسيلة السداد المختارة (مثل نوع البطاقة، ورقم المرجع، ورقم الشيك أو البنك)، بالإضافة إلى عرض إجمالي المدفوع.
• تبويب الفواتير المراد سدادها (فواتير بها رصيد مفتوح (اختياري)): يُستخدم لعرض الفواتير التي لا تزال تحتوي على أرصدة مستحقة، واختيار الفواتير المطلوب سدادها، ليقوم النظام بعرضها تلقائياً في الجدول.
• تبويب تفاصيل السداد لكل فاتورة: يعرض هذا التبويب بنود الخاصة بالفاتورة وقيمة الرصيد المستحق لكل بند، عند الحفظ، يقوم النظام تلقائياً بتوزيع مبالغ الدفع المُدخلة على الأرصدة المفتوحة بالترتيب، مع تحديث الرصيد المتبقي لكل بند ولكل فاتورة.
• إلغاء/ حفظ: يُستخدم لاعتماد عملية سداد الفاتورة وترحيلها إلى النظام المالي، مع تحديث رصيد الفاتورة والأرصدة المستحقة على النزيل، أو لإلغاء العملية والخروج من النافذة دون حفظ أي تغييرات.
• تبويب كشف الحساب

يُستخدم هذا التبويب لعرض جميع الحركات المالية المسجلة على حساب النزيل، بما يشمل الحركات المدينة (مثل فواتير الإقامة والخدمات) والحركات الدائنة (مثل الدفعات وعمليات السداد والتسويات)، مما يتيح للمستخدم مراجعة الأرصدة، ومطابقة الحركات المالية، وتتبع المديونية، والتحقق من تخصيص المدفوعات لسداد الفواتير المستحقة.

• زر طباعة: يتيح إنشاء تقارير جاهزة للطباعة لجميع السجلات المطابقة لمعايير البحث والخاصة بالمديونيات والمدفوعات وصافي الرصيد حتى تاريخ محدد والمعروضة في الجدول أسفل الشاشة.
• تبويب الأحداث

يُستخدم تبويب الأحداث لعرض سجل جميع الإجراءات والعمليات التي تمت على حساب النزيل، حيث يقوم النظام بتسجيل تفاصيل كل عملية تلقائياً، بما في ذلك تاريخ ووقت الإجراء، ووصف العملية، واسم المستخدم الذي قام بها، مما يُسهم في تتبع العمليات المالية ومراجعة التعديلات والتحقق من دقة المعالجة المحاسبية وسجل التدقيق.

القيود اليومية تنتج عن إجراء العمليات عبر الشاشة الحالية:

أولاً: قيد إثبات المديونية (عند مغادرة النزيل أو إصدار فاتورة خدمات آجلة)

ينشأ هذا القيد عند ترحيل الرصيد المتبقي على النزيل من شاشة الحجوزات عند المغادرة عبر زر “تسوية إلى حساب الذمم”، أو عند إصدار فاتورة خدمات آجلة من الكاشير.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من حـ/ الذمم المدينة – (اسم النزيل)	بتاريخ المغادرة
	××	إلى حـ / إيرادات الغرف / (إيراد الخدمات المقدمة)	بتاريخ المغادرة
	××	إلى حـ/ ضريبة القيمة المضافة	بتاريخ المغادرة
إثبات انتقال المديونية من حساب النزيل المقيم إلى حساب المديونية الآجلة لمتابعة التحصيل

ثانياً: قيد استلام دفعة جديدة (عبر تبويب المدفوعات أو “دفع جديد”)

ينشأ هذا القيد عند تسجيل “دفعة جديدة” أو “دفع فاتورة” في شاشة الذمم المدينة باستخدام أي من وسائل الدفع المتاحة.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من حـ/ الصندوق أو البنك (حسب وسيلة الدفع المختارة)	تاريخ عملية السداد
	××	إلى حـ / الذمم المدينة – (اسم النزيل)	تاريخ عملية السداد
إثبات استلام مبلغ من النزيل مما يؤدي إلى تخفيض المديونية المسجلة عليه

ثالثاً: قيد التسوية (منح خصم أو معالجة فروقات)

ينشأ هذا القيد عند “التسوية” لإغلاق مبالغ متبقية أو منح النزيل خصماً مسموحاً به لإغلاق فاتورته وتصفير رصيده.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من حـ/ الخصم المسموح به (أو حساب تسويات الذمم)	تاريخ التسوية
	××	إلى حـ/ الذمم المدينة – (اسم النزيل)	تاريخ التسوية
إغلاق الرصيد المتبقي على النزيل كخصم أو تسوية مالية دون تحصيل نقدي.

رابعاً: قيد إلغاء دفع فاتورة

ينشأ هذا القيد عند إلغاء عملية سداد مسبقة عبر زر “إلغاء دفع الفواتير”، وهو قيد عكسي لقيد السداد الأصلي.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من حـ/ الذمم المدينة – (اسم النزيل)	تاريخ الإلغاء
	××	إلى حـ / الصندوق أو البنك حسب طريقة الدفع	تاريخ الإلغاء
إلغاء أثر عملية السداد السابقة وإعادة إثبات المديونية في حساب النزيل