حجز جديد

الاستخدام

تُعد هذه الشاشة أداة متكاملة لإدارة دورة الحجز الفندقي، بدءاً من إدخال بيانات الإقامة الأساسية (مثل الفندق وتواريخ وأوقات الوصول والمغادرة)، مروراً بتحديد نوع الحساب وربط النزيل بفرد أو شركة مع إمكانية الربط بالوكلاء أو المندوبين أو مصادر الحجز المختلفة، كما تطبق سياسات التسعير والدفع المقدم تلقائياً وفق إعدادات شاشة “رمز السعر”، وتتيح توزيع النزلاء على الغرف المناسبة وإدارة الباقات والخدمات الإضافية واحتسابها ضمن إجمالي الإقامة، إضافة إلى تسجيل الدفعات المقدمة، مع عرض ملخص إجمالي للحجز قبل الإتمام، كما تدعم توجيه الإيرادات إلى الجهات المعنية في حال حجز الشركات، وينعكس ذلك في إنشاء قيود يومية تلقائية ضمن النظام المحاسبي للفندق.

طريقة استخدام الشاشة

يمكن استخدام الشاشة بإدخال البيانات الإجبارية والاختيارية حسب الحاجة، مع ملاحظة أنه سيتم شرح كافة الحقول بالتفصيل لاحقاً، ثم الضغط على زر حجز لحفظ الحجز دون تنفيذ التسكين ونقله إلى شاشة الحجوزاتç  القادمون، أو الضغط على زر تسكين مباشر في حال كان تاريخ الوصول يطابق التاريخ الفندقي لإتمام التسكين مباشرة.

أولاً: بيانات الحجز الأساسية

• الفندق: يُستخدم لاختيار الفرع أو الفندق الذي ستتم فيه عملية الحجز للنزيل، من خلال قائمة منسدلة مُعرّفة مسبقاً في شاشة الفنادقç تهيئة النظام، وذلك بهدف التحقق من توافر الغرف والأسعار في ذلك الفرع.
• تاريخ الوصول/ المغادرة: يُستخدمان لتحديد فترة إقامة النزيل، حيث يتم إدخال تاريخ الوصول لبدء البحث عن توافر الغرف والأسعار، مع إمكانية تحديد تاريخ المغادرة يدويًا أو احتسابه تلقائيًا بناءً على تاريخ الوصول وعدد الليالي، ويمكن إدخال التواريخ مباشرة أو اختيارها من خلال التقويم. (Calendar)
• وقت الوصول/ المغادرة: يُستخدمان لتحديد توقيت دخول النزيل وتوقيت المغادرة، بما يضمن تنظيم عملية الاستقبال والمغادرة، مع إمكانية إدخال الوقت يدويًا أو اختياره من خلال مؤشر الوقت (ساعة. (Time Picker/
• ليالي: يظهر عدد ليالي الإقامة المُحتسب من الفرق بين تاريخي الوصول والمغادرة، أو المُدخل يدوياً لتحديد تاريخ المغادرة تلقائياً، مع إمكانية التعديل بـ (+/-).
• البالغين: يُستخدم الحقل لتحديد عدد البالغين ضمن الحجز، بما يسهم في تحديد الغرف المتاحة وفق سعتها الاستيعابية واحتساب السعر المناسب.
• الأطفال: يُستخدم الحقل لتحديد عدد الأطفال ضمن الحجز، مع إمكانية احتسابهم وفق الفئات العمرية المعرفة بالنظام عند تفعيل متغير “استخدام الفئات العمرية للأطفال”، وإعداد تسعيرها من خلال شاشة “الفئات العمرية للأطفال”، مما يؤثر على توافر الغرف وأسعار الإقامة.

ملاحظة: عند تفعيل متغير “استخدام الفئات العمرية للأطفال”، تظهر حقول إضافية لتحديد الفئات العمرية للأطفال ضمن تبويب تفاصيل الغرف، مما يتيح اختيار الغرفة المناسبة وفقًا للطاقة الاستيعابية واحتساب التسعيرة الصحيحة لكل فئة عمرية، أما عند تعطيله، فيتم تطبيق تسعير موحد للأطفال دون استخدام الفئات العمرية.

ثانياً: بيانات الحساب والنزيل

• نوع الحساب: يُستخدم لتحديد الجهة التي ستتحمل تكاليف الإقامة والخدمات المرتبطة بالحجز، ويتضمن خيارين:
• شخصي: يُستخدم هذا الخيار عندما يكون الحجز باسم النزيل مباشرةً، ويتحمل النزيل جميع تكاليف الإقامة والخدمات المرتبطة بالحجز، دون ارتباط بأي شركة أو جهة اعتبارية.
• شركة: يُستخدم عند ربط الحجز بشركة، حيث يوجّه النظام الخدمات والإيرادات إلى حساب الشركة وفقاً لإعدادات “رمز التوجيه”، بحيث تتحمل الشركة تكاليف الإقامة (الإيجار، الضرائب، رسوم الإيواء) بينما تُحمل الخدمات الإضافية على حساب النزيل الشخصي.

ملاحظة: عند اختيار حساب شركة، يتم تفعيل تبويب “تعليمات التوجيه للشركة” على يسار الشاشة، وذلك لتحديد الشركة التي سيتم توجيه الخدمات والإيرادات إليها.

• اسم النزيل: يُستخدم لاختيار بيانات النزيل من القائمة المنسدلة المُعرّفة مسبقاً في شاشة الأفراد أو الشركات، مع إمكانية إنشاء بروفايل جديد عند عدم توفره عبر الضغط على زر (+) لفتح شاشة إدخال البيانات الشخصية.

ملاحظة: يمكن إدخال بيانات النزيل تلقائياً عبر قارئ بيانات الجواز عند ربط النظام بجهاز قارئ الجوازات.

• الشركة: يُستخدم لاختيار الشركة المرتبطة بالحجز من القائمة المنسدلة المُعرّفة مسبقاً من شاشة “الشركات”، وعند تحديدها يتم تفعيل توجيه الخدمات وإظهار تبويب “تعليمات التوجيه للشركة”، مع إمكانية إضافة شركة جديدة عبر زر (+) بجانب الحقل.
• نوع الحجز: يُستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الحجز من القائمة المنسدلة (مثل: مؤكد، تسكين مباشر، غير مؤكد)، والمُعرّفة مسبقاً في شاشة “أنواع الحجز” ضمن المدخلات.
• رمز السعر: يُستخدم لاختيار خطة التسعير المناسبة، وبناءً عليه تتغير أسعار الغرف تلقائياً، والمُعرّفة مسبقاً في شاشة “رمز السعر “ضمن إدارة التسعير.

ملاحظة: تعتمد خيارات رمز السعر على التهيئة المسبقة في شاشة رمز السعر، حيث تظهر التسعيرة التفاوضية تلقائياً عند ربط الحجز بشركة أو وكيل، كما يتأثر السعر الإجمالي وبيانات الحجز بالمؤشرات المفعلة في الرمز المُحدد، مثل الباقات المضمنة والعروض الترويجية وشمولية الضرائب، بما يضمن تطبيق سياسة التسعير المعتمدة بشكل آلي.

• رمز السوق: يُعرض تلقائياً وفقاً لرمز السعر المختار، استناداً إلى ارتباطه المسبق بالتسعيرة المُعرَّفة في شاشة رمز السعر، مع إمكانية تعديله من القائمة المنسدلة المُعرَّفة مسبقاً في شاشة رمز السوق.
• مصدر الحجز: يُعرض تلقائياً وفق رمز السعر المرتبط مسبقاً في شاشة “رمز السعر”، مع إمكانية تعديله من قائمة المنسدلة والمُعرفة مسبقاً من شاشة ” مصادر الحجز”، ويُستخدم لتتبع وتحليل مصادر الحجوزات، كما يدعم احتساب عمولات وكالات السفر تلقائياً عند ارتباط المصدر بوكالة وبحسب نسبة العمولة المحددة.
• الغرض من الزيارة: يُستخدم لتحديد سبب إقامة النزيل (مثل: سياحة، عمل، علاج) من القائمة المنسدلة المُعرَّفة مسبقاً في شاشة الترميزات العامة، ويُستخدم لأغراض الإحصاءات الخاصة بالجهات المختصة.
• المندوبين: يُستخدم لاختيار المندوب أو المسوّق المسؤول عن جلب النزلاء للفندق مقابل عمولة، وذلك من القائمة المنسدلة المُعرَّفة مسبقاً في شاشة المندوبين.
• الموظف: يُستخدم لتحديد الموظف المسؤول عن إتمام الحجز أو متابعة النزيل، من القائمة المنسدلة المُعرَّفة مسبقاً في شاشة الموظفين.
• نزيل مميز: يُفعَّل المؤشر لتمييز النزلاء ذوي الأولوية، بهدف تنبيه موظفي الاستقبال والخدمة بتقديم خدمات محسنة للنزلاء من هذا النوع، مع إظهار علامة تمييز (نجمة ★) بجانب رقم الغرفة في شاشات الحجوزات ومخطط الغرف في نظام المكاتب الأمامية.
• الوكيل: يُستخدم لاختيار وكيل السفر المرتبط بالحجز من القائمة المنسدلة المُعرَّفة مسبقاً في شاشة بيانات الوكلاء، ويُستخدم لاحتساب العمولات وربطها بالحسابات في شاشة حسابات الوكلاء.
• رقم الحجز الخارجي: يُستخدم لإدخال رقم المرجع الوارد من منصات الحجز الخارجية (مثلcom أو (Expedia لتسهيل عملية المطابقة والبحث.
• رقم اتفاقية نسك: يُستخدم لإدخال رقم الاتفاقية المرتبطة بمنصة نسك، ويُخصَّص للفنادق التي تتعامل مع الحجاج والمعتمرين عبر الربط التقني.
• الخصم: يظهر عند تفعيل مؤشر “قابل للخصم” في تبويب إعدادات الترحيل بشاشة رمز السعر، ويُستخدم لتحديد مبلغ أو نسبة الخصم على السعر الأساسي ضمن الحدين الأدنى والأعلى المسموح بهما.

ثالثاً: تفاصيل الغرفة

يُعد تبويب “تفاصيل الغرف” المحور الأساسي لعملية التسكين، حيث يُستخدم لتحديد أنواع الغرف وتخصيصها وتوزيع النزلاء عليها، وفيما يلي شرح الحقول والوظائف:

• نوع الغرفة: يُستخدم لاختيار تصنيف نوع الغرفة (مثل: ثلاثية، ثنائية، جناح)، من القائمة المنسدلة والمعرفة مسبقاً من شاشة “أنواع الغرف”.

ملاحظة: عند تفعيل متغير “تكوين قيود إيراد الإيجار حسب أنواع الغرف”، يتم ترحيل إيراد الإيجار إلى الحساب المحاسبي المرتبط بنوع الغرفة، بدلاً من حساب إيراد الغرف العام.

• السعر: يُعرض تلقائياً وفقاً لرمز السعر المحدد، مع إمكانية تعديله عند تفعيل متغير “تفعيل تعديل تسعير الحجز” ضمن إعدادات النظام، كما تتيح أيقونة التحديث استعادة السعر الافتراضي من خطة التسعير.
• البالغين: يُعرض عدد البالغين تلقائياً وفق السعة الافتراضية المحددة في شاشة أنواع الغرف، مع إمكانية تعديله، ويتم احتساب التسعيرة المرتبطة به تلقائياً من شاشة رمز السعر عند اختيار نوع الغرفة.
• الأطفال/ الفئات العمرية (0-10 سنوات): يُعرض عدد الأطفال تلقائياً مع إمكانية تعديله، وعند تفعيل متغير “استخدام الفئات العمرية للأطفال” تظهر حقول لتحديد الفئات العمرية، ويُحتسب السعر النهائي بناءً على الفئات المحددة.

ملاحظة: إذا لم تُحدد السعة الافتراضية في شاشة أنواع الغرف، فلن يُعرض السعر الافتراضي تلقائياً، ويجب إدخاله يدوياً.

• اختيار الغرفة: يُستخدم هذا الحقل لاختيار رقم الغرفة المتاحة من القائمة المنسدلة، وفقاً لنوع الغرفة المحدد وتوافرها خلال فترة الحجز، مع إمكانية اختيار الغرفة وقت الوصول.
• زر إضافة: يُستخدم لإضافة الغرفة المحددة إلى جدول تفاصيل الحجز ببياناتها، مع إمكانية إضافة عدة غرف من أنواع مختلفة ضمن الحجز الواحد.

رابعاً: الباقات

يُستخدم هذا التبويب لإدارة باقات الوجبات المقدمة للنزلاء (مثل: باقة فطور، باقة فل بورد شاملة، وغيرها) المرتبطة بالحجز، مع تحديد فترة تطبيقها وآلية احتسابها ليتم تضمين قيمتها ضمن فاتورة النزيل.

طرق إضافة الباقات

يمكن إضافة الباقات إلى الحجز بإحدى الطريقتين:

• باقات مضافة آلياً: تُضاف تلقائياً عند اختيار رمز السعر، إذا كانت هناك باقات مرتبطة بالتسعيرة ومُهيأة مسبقاً في شاشة رمز السعر.
• باقات مضافة يدوياً: تتيح إضافة أي باقة إضافية منفصلة حسب طلب النزيل من خلال الضغط على أيقونة (إضافة باقة+)، حيث تظهر الحقول المخصصة لإدخال تفاصيل الباقة، وتشمل ما يلي:
• الصنف: يُستخدم لاختيار الباقة أو الخدمة المطلوبة من القائمة المنسدلة، مثل الإفطار أو الغداء أو العشاء.
• من تاريخ/ إلى تاريخ: يُستخدمان لتحديد فترة تطبيق الباقة خلال مدة إقامة النزيل.
• الكمية: يُستخدم لتحديد عدد الوحدات المطلوب احتسابها، مع إمكانية التعديل باستخدام أزرار (+/-).
• قاعدة الاحتساب: يُستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة احتساب سعر الباقة عند ترحيله إلى الحسابات، وذلك من خلال قائمة منسدلة، حيث يتم تحديد ما إذا كان السعر يُحسب على أساس الفرد أو الغرفة أو الحجز بالكامل.
• طريقة الاحتساب: تُستخدم لتحديد توقيت وآلية ترحيل قيمة الباقة، مثل (يوم الوصول، يوم المغادرة، وغيرها).
• سعر الوحدة: يُستخدم لإدخال قيمة الباقة خلال الفترة المحددة.
• الإجمالي بالليلة: يعرض إجمالي قيمة الباقة لكل ليلة، ويتم احتسابه تلقائياً بناءً على الكمية × سعر الوحدة.
• إلغاء/ إضافة: يُستخدم لحفظ البيانات وإضافته للنظام أو إلغاء العملية دون حفظ التغييرات.

خامساً: سياسات الدفع المقدم

يُستخدم هذا التبويب لتحديد آلية تحصيل مبالغ مقدّمة من النزيل قبل إتمام عملية التسكين، حيث يمكن ربط الحجز إما بدفعة مقدمة دون ربطها بسياسة محددة، أو بدفعة مرتبطة بسياسة دفع مقدم مُعرّفة مسبقاً من خلال شاشة “سياسات الدفع المقدم”، ويتم تطبيق سياسات الدفع المقدم من خلال طريقتين رئيسيتين:

• آلياً: يتم تفعيل هذه الحالة تلقائياً عند اختيار “رمز السعر” ضمن بيانات الحجز الأساسية، حيث يتم إدراج سياسة الدفع المرتبطة به مسبقاً (مثل خصم مبكر أو حجز غير مسترد) داخل التبويب تلقائياً دون أي تدخل يدوي.
• يدوياً: يُستخدم هذا الخيار في حال إضافة سياسة دفع منفصلة خاصة لحجز معين، ويتم ذلك من خلال الضغط على زر (+ إضافة)، حيث تظهر نافذة “جدولة الدفعات المقدمة” والتي تتضمن الحقول التالية:
• اختيار السياسة: يتم تحديد نوع السياسة من القائمة المنسدلة والمعرّفة مسبقاً من شاشة “سياسات الدفع المقدم”.
• النسبة/ مبلغ الدفع المقدم: تظهر هذه الحقول تلقائياً بمجرد اختيار حقل ” اختيار السياسة”.
• تاريخ الاستحقاق: يُحدد الموعد النهائي لسداد الدفعة لضمان تثبيت الحجز ومنع إلغائه.
• ملاحظات: تتيح إضافة أي تفاصيل أو ملاحظات مرتبطة بالدفعة ليتم اعتمادها ضمن بيانات الحجز.

سادساً: جدول عرض تفاصيل الحجز

يُستخدم هذا التبويب لعرض ملخص إجمالي قيمة الحجز، بما يشمل تكلفة الإقامة والخدمات والضرائب وأي رسوم إضافية، ويُعد للعرض فقط بهدف مراجعة المبلغ النهائي قبل إتمام الحجز دون إمكانية التعديل.

سابعاً: طريقة الدفع

يُستخدم هذا التبويب لتحصيل المبالغ المستلمة من النزيل مباشرةً أثناء إنشاء الحجز كدفعة مقدمة، حيث يتم فتح نافذة وتشمل الحقول التالية:

• طريقة الدفع: يستخدم لتحديد طريقة التي سدد بها النزيل من خلال القائمة المنسدلة(مثل: كاش، شيك، إلخ).
• المبلغ: يُستخدم لتحديد قيمة الدفعة المقدمة التي سيتم تحصيلها من النزيل.
• البنك/ رقم الشيك: حقول مخصصة لإدخال تفاصيل القبض إذا تم الدفع عن طريق الشيك.
• رقم المرجع: يتم إدخال رقم العملية أو مرجع التحويل البنكي، ويُستخدم لتسهيل المطابقة المحاسبية.
• زر دفع: عند الضغط عليه، يقوم النظام بإنشاء سند قبض آلي، وترحيل المبلغ لحساب الفوليوم الخاص بالنزيل.
• ملاحظات: يُستخدم لإضافة ملاحظات أو تنبيهات مرتبطة بالحجز، بهدف نقل المعلومات المهمة بين موظفي الاستقبال خلال مختلف مراحل إقامة النزيل ( حجوزات، تسكين، مغادرة)، ويتضمن الحقول التالية:
• النوع: يُستخدم لتحديد نوع الملاحظة، سواءً كانت تنبيهاً للمعلومات الهامة التي تتطلب انتباه الموظف، أو ملاحظة لتسجيل المعلومات العامة، أو تفضيلات النزيل، أو مرفقاً لإرفاق مستند ،أو ملف مرتبط بالملاحظة.
• مكان العرض: يُستخدم لتحديد المرحلة التي تظهر فيها الملاحظة داخل النظام، سواءً أثناء الحجوزات عند عرض أو تعديل الحجز، أو خلال التسكين أثناء إجراءات تسكين النزيل، أو عند المغادرة.
• مؤشر عرض: عند تفعيله، تظهر الملاحظة لموظفي النظام في المرحلة المحددة.
• مؤشر طباعة: عند تفعيله، تُدرج الملاحظة ضمن المستندات والتقارير المطبوعة الخاصة بالحجز.
• البيان: يُستخدم لإدخال نص الملاحظة أو التنبيه بالتفصيل.
• زر تسكين: يُستخدم لإتمام التسكين مباشرة عند إنشاء الحجز، ويظهر إذا كان تاريخ الوصول يوافق اليوم الفندقي، حيث يقوم النظام بتحويل الحجز مباشرة إلى حالة مقيم في شاشة الحجوزات بعد استكمال البيانات المطلوبة.

ملاحظة: عند تفعيل متغير تفعيل التوقيع الرقمي لعقد الإقامة عند الشيك إن المباشر، يعرض النظام شاشة التوقيع الإلكتروني لإتمام توقيع عقد الإقامة قبل استكمال عملية التسكين.

• زر حجز: يُستخدم لحفظ الحجز دون تنفيذ التسكين، حيث يتم نقله إلى شاشة القادمون لمتابعة إجراءات الوصول في موعدها، مع الاحتفاظ بأي دفعات مقدمة مسجلة على الحجز.

ثامناً: تعليمات التوجيه للشركة

يُعد التبويب أداة تنظيمية لفصل المديونية بين الشركة والنزيل، حيث يتم تفعيله تلقائياً عند اختيار نوع الحساب “شركة”، ويُستخدم لتحديد جهة التوجيه التي سيتم تحميلها بالخدمات والإيرادات، من خلال قائمة منسدلة تحتوي على رموز توجيه مُعرفة مسبقاً من شاشة رمز التوجيه، مما يساهم في أتمتة عملية الفوترة عبر توجيه كل خدمة تلقائياً إلى الجهة المستحقة.

تاسعاً: نتائج قيد اليومية من إجراء العمليات عبر الشاشة الحالية:

عند إنشاء قيد يومية ناتج عن عملية حجز بدفعة مقدمة:

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		ح/ (الصندوق، البنك، إلخ) حسب طريقة الدفع	بتاريخ الوثيقة
	××	ح / حساب الدفعات المقدمة – نزلاء	بتاريخ الوثيقة
تسجيل حجز نزيل (فرد أو شركة)، مع ترحيل الدفعة المقدمة إلى حساب الوسيط.