الاستخدام
تُستخدم الشاشة لمراجعة وحصر النقدية الموجودة داخل الصندوق، ويتم جرد كل صندوق حسب العملات والفئات المرتبطة به، ومقارنة الرصيد الفعلي مع الرصيد الدفتري في النظام لتحديد الفارق بالزيادة أو النقص.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر “إضافة سجل جديد” على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- السنة: يعرض النظام السنة المالية تلقائياً التي سيتم فيها إصدار الوثيقة ولا يمكن تعديلها.
- الوحدة التشغيلية: يتم اختيار الوحدة التشغيلية التي يعمل عليها المستخدم لتسجيل بيانات الوثيقة ضمنها، مع إتاحة إمكانية اختيار وحدة تشغيلية أخرى في حال توفر الصلاحية.
- نوع الوثيقة الفرعي: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الوثيقة الفرعية، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر والتي تم تعريفها مسبقاً في شاشة “أنواع وثائق العمليات”ç الإعدادات العامة في تهيئة النظام.
- تاريخ الوثيقة: يُستخدم هذا الحقل لعرض تاريخ الوثيقة، وفق الإعدادات المحددة في شاشة تسلسلات العمليات ç الإعدادات والتحكم”، مع إمكانية تحديد طريقة إدخاله سواءً كان تلقائيًا أو يدويًا.
ملاحظة: يمكن تخصيص صلاحية التعديل على الحقل على مستوى المستخدمين، بمنحهم صلاحية التعديل من شاشة صلاحيات العمليات متغير “السماح بتعديل تاريخ الوثيقة.
- رقم الصندوق: يُستخدم لتحديد الصندوق الذي ستتم عليه عملية الجرد، مع عرض العملات والفئات المرتبطة به والمُعرفة مسبقًا في شاشة “العملات”.
- رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم مستند يدوي، لتسهيل عمليات البحث.
- الرقم اليدوي: يُستخدم لإدخال رقم مستند يدوي المقابل للرقم الآلي ويُستفاد منه في البحث والاستعلام.
- البيان: يتم في هذا الحقل تدوين البيان التوضيحي لعملية جرد بالصندوق.
تبويب فئات العملة
عند النقر عليه، يتم إنزال العملات والفئات المرتبطة بالصندوق تلقائيًا في البيانات التفصيلية لإدخال الجرد حسب العملة والفئة، مع العلم أن فئات العملات يتم تعريفها من شاشة تهيئة العملات في التهيئة العامة للنظام.
ثانياً: أعضاء اللجان
يُستخدم هذا لتبويب لإدخال أسماء أعضاء لجنة الجرد والمسميات الخاصة بكل عضو.
ثالثاً: البيانات التفصيلية
- العملة: تُعرض العملات المرتبطة بالصندوق بمجرد الضغط على زر العملات.
- فئات العملة: يُستخدم لاختيار فئة العملة المراد الجرد بها من القائمة المنسدلة.
- مبلغ الجرد: يتم إدخال مبلغ الجرد يدوياً حسب الجرد الفعلي للصندوق.
- رصيد الصندوق: يعرض تلقائيًا الرصيد الدفتري للصندوق حسب الفئة والعملة المحددة.
- الفارق: يُحسب تلقائيًا الفرق بين الرصيد الدفتري ورصيد الجرد، ويظهر بالسالب في حالة العجز.
- البيان: يتم في هذا الحقل تدوين البيان التوضيحي والتفصيلي لعملية الجرد.
- حفظ: لحفظ البيانات يتم النقر على زر “حفظ”.
قائمة عمليات الشاشة
- إلغاء الوثائق: يلغي الوثيقة نهائياً مع إيقاف جميع تأثيراتها من خلال تفعيل متغير” استخدام إلغاء الوثائق”، مع إمكانية حجز رقمها لإصدار تقارير عن الوثائق الملغاة، وذلك من خلال شاشة العمليات في شريط الأدوات.
- متغيرات الشاشة: يمكن من خلالها استعراض المتغيرات المؤثرة بالشاشة من خلال تبويب المزيد بشريط الأدوات.
- قفل الشاشة: يمكن قفل الشاشة عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، ويُعاد التفعيل بعد إدخال الرقم السري.
- التقارير: يمكن للمستخدم عرض وطباعة التقارير عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، حيث تفتح شاشة التقارير ثم اختيار طباعة لعرض التقرير.