تعريف الإجازة

الاستخدام

تُستخدم الشاشة لتعريف وتهيئة أنواع الإجازات المختلفة المتاحة للموظفين داخل المنشأة (مثل الإجازة السنوية، المرضية، أو الطارئة)، وتحديد السياسات والقواعد المنظمة لكل نوع، بما في ذلك مقدار الرصيد المستحق، وآلية احتساب الرصيد، وطريقة التعامل مع الرصيد المتبقي (الترحيل)، ونوع المدة، بما يضمن احتساب الإجازات وإدارتها آليًا بشكل دقيق ومنضبط وفقًا لسياسة المنشأة.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي

أولاً: البيانات الرئيسية

• رقم الإجازة: يظهر رقم تسلسلي آلياً، قابل للتعديل، مع مراعاة عدم التكرار.
• اسم الإجازة/ الاسم الأجنبي: يُستخدم هذان الحقلان لتدوين اسم الإجازة باللغة الافتراضية للنظام (إجبارياً) وباللغة الأجنبية (اختيارياً).
• نوع الإجازة: يستخدم هذا الحقل إجبارياً لتحديد نوع الإجازة بتحديد أحد الأنواع التالية:
  • إجازة سنوية: يتم تحديد هذا الخيار عند ترميز الإجازة السنوية وهي الإجازة الاعتيادية التي تمنح للموظفين سنوياً.
  • إجازة مرضية:يتم تحديد هذا الخيار عند ترميز الإجازات المرضية.
  • إجازة بدون راتب:يتم تحديد هذا الخيار عند ترميز الإجازة بدون راتب.
  • إجازة حج:يتم تحديد هذا الخيار عند ترميز إجازة الحج.
  • إجازة زواج:يتم تحديد هذا الخيار عند ترميز إجازة الزواج.
  • أخرى:يتم تحديد هذا الخيار عند ترميز الإجازات التي لم ترد في الخيارات السابقة.
• نوع مدة الإجازة: يستخدم هذا الحقل إجباريا لتحديد طريقة التعامل مع أيام الإجازة في شاشة منح الإجازة، خيارات القائمة:
  • يومي: عند اختيار هذا النوع، يتم منح الإجازة للموظف على أساس يوم كامل أو عدة أيام كاملة.
  • ساعات: عند اختيار هذا النوع، يتم منح الإجازة للموظف على أساس جزء من اليوم، ويتم احتسابها بالساعات فقط.
• نوع رصيد الإجازة: يحدد الحقل ما إذا كانت الإجازة لها رصيد أم بدون رصيد، وفي حال وجود رصيد يوضح ما إذا كان هذا الرصيد قابلًا للتجديد أم لا، خيارات الحقل:
  • ليس لها رصيد: يُستخدم هذا الخيار للإجازات التي تُمنح للموظفين دون اشتراط وجود رصيد لها مثل إجازة بدون أجر، إجازة امتحانات.
  • رصيد متجدد: يُستخدم هذا الخيار للإجازات التي تُمنح للموظف ضمن رصيد محدد يتم تجديده دوريًا، مع تحديد إمكانية تجاوز هذا الرصيد من عدمه، مثل الإجازة السنوية والإجازة المرضية.
  • رصيد غير متجدد: يُستخدم هذا الخيار للإجازات التي تُمنح للموظف مرة واحدة فقط ولا يمكن تجديدها، مثل إجازة الزواج أو إجازة الحج.
• رصيد الإجازة: حقل إجباري يُستخدم لتحديد رصيد الإجازة للموظف عند اختيار نوع رصيد الإجازة “رصيد متجدد” أو “رصيد غير متجدد”.
• الرصيد التراكمي: يُستخدم هذا الحقل لتحديد الحد الأقصى للرصيد التراكمي للإجازات ذات الرصيد المتجدد فقط، بحيث لا يتجاوزه النظام عند ترحيل رصيد الإجازة من عام إلى آخر، كما يُعتمد عليه النظام عند عدم وجود لائحة إجازة محددة، مثال توضيحي:
  • إذا كان رصيد الإجازة السنوي المتجدد 21 يومًا، وتم تحديد الرصيد التراكمي = 30 يومًا، وكان لدى الموظف في نهاية السنة 10 أيام رصيد متبقي:
    • يقوم النظام بترحيل الـ 10 أيام للسنة الجديدة ليصبح الرصيد 31 يومًا (21 يومًا جديدًا + 10 مرحّلة).
    • وبما أن الحد الأقصى للتراكم هو 30 يومًا، يقوم النظام تلقائيًا بتخفيض الرصيد إلى 30 يومًا، ولا يسمح بتجاوز هذا الحد.
  • نوع احتساب الرصيد المتاح: تُستخدم لتحديد آلية ودورية استحقاق رصيد الإجازة للموظف، وفقًا للخيارات المتاحة في النظام، ويُطبق هذا الإعداد عند اختيار نوع رصيد الإجازة “رصيد متجدد” أو “رصيد غير متجدد”:
    • سنوي: يُمنح الموظف كامل رصيد الإجازة السنوي دفعة واحدة في بداية السنة وبإمكانه الاستفادة من هذا الرصيد في أي شهر في السنة.
    • شهري: يُستحق رصيد الإجازة تدريجيًا على أساس شهري، بحيث يُضاف جزء من الرصيد كل شهر، مثال توضيحي:
      • إذا كان رصيد الإجازة السنوي 30 يومًا، وتم اختيار طريقة الاحتساب شهري.
      • يتم احتساب 2.5 يوم إجازة عن كل شهر (30 ÷ 12).
    • يومي: يُحتسب رصيد الإجازة بدقة على أساس عدد أيام العمل، بحيث يكتسب الموظف جزءًا من الرصيد عن كل يوم عمل.
  • طريقة الترحيل: يُستخدم الحقل إجبارياً لتحديد كيفية ترحيل رصيد الإجازات إلى السنة التالية، ويرتبط استخدامه بحقل “نوع رصيد الإجازة” سواءً كان “رصيد متجدد” أو “رصيد غير متجدد”:
    • الرصيد المتاح: يقوم النظام بترحيل الأيام التي استحقها الموظف فعلياً نتيجة عمله خلال السنة المنتهية فقط (رصيد الاستحقاق الفعلي)، مع تجاهل أي رصيد لم يكتسبه بعد بسبب حداثة تعيينه، مثال توضيحي:موظف رصيده السنوي المعتمد هو 21 يوماً:
      • الموظف (أ):بدأ العمل من بداية شهر يناير ولم يستهلك أي إجازة ← سيرحل النظام له 21 يوماً كاملة للسنة الجديدة لأنه أكمل سنة كاملة واستحق رصيدها بالكامل.
      • الموظف (ب):بدأ العمل في بداية شهر يونيو ولم يستهلك أي إجازة ← سيرحل النظام له 10.5 أيام فقط (استحقاق 6 أشهر من العمل)، ولن يتم ترحيل الـ 21 يوماً كاملة لأنه لم يعمل سنة كاملة لاستحقاقها.
    • الرصيد النهائي: يقوم النظام بترحيل كامل الرصيد السنوي الذي تم تحميله للموظف في سجلاته، بغض النظر عن مدة خدمته الفعلية خلال السنة المنتهية أو تاريخ تعيينه، مثال توضيحي:موظف رصيده السنوي المعتمد هو 21 يوماً:
      • الحالة:تم تعيين الموظف في بداية شهر يونيو (أي عمل لمدة 6 أشهر فقط)، وبناءً على سياسة المنشأة، تم منحُه رصيد السنة كاملاً (21 يوماً) في حسابه عند التعيين.
      • النتيجة:عند اختيار “الرصيد النهائي” وعدم استهلاك الموظف لأي إجازة، سيقوم النظام بترحيل الـ 21 يوماً كاملة للسنة الجديدة، دون النظر إلى أنه اشتغل نصف سنة فقط.
    • غير قابل للترحيل: يُستخدم هذا الخيار لمنع النظام من ترحيل رصيد الإجازة إلى السنة التالية.

ثانياً: بنود الاحتساب

• نوع احتساب الإجازة: يتم اختيار طريقة احتساب الإجازة للموظف من القائمة:
  • استحقاق: يُستخدم للأنواع التي لا يُخصم فيها مبلغ من الراتب الأساسي (مدفوعة الأجر)، عند اختيار هذا النوع، يظل الموظف يتقاضى راتبه المعتاد، ويتم ربط الإجازة ببند مالي (استحقاق) فقط إذا رغبت المنشأة في إثبات حركة الإجازة في كشف الراتب دون تأثير سالب.
  • استقطاع: يُستخدم عند رغبة المنشأة في تحويل مدة الإجازة إلى خصم مالي من الراتب؛ حيث يقوم النظام آلياً بإضافة عدد أيام الإجازة إلى بند الاستقطاع المحدد في حقل (رقم بند الإجازة) ليتم خصم قيمتها من راتب الموظف عند منح الإجازة.
• رقم بند الإجازة: يُستخدم لربط نوع الإجازة ببند مالي مُعرف مسبقاً في شاشة “بنود الراتب” (بشرط أن يكون حقل نوع قيمته “يوم”)، وذلك لتحديد الأثر المالي الذي سيظهر عند تسجيل هذه الإجازة في شاشة “منح الإجازة”وفق الحالات التالية:
  • إذا كان النوع (استقطاع):يجب اختيار بند مالي نوعه “استقطاع” (مثل: بند غياب أو بند إجازة غير مدفوعة).
  • في حالةالاستحقاق: يتم اختيار بند “إجازة مدفوعة” ليقوم النظام بتوثيق الحركة مالياً وإثباتها في كشف الراتب.
• رقم بند رصيد الإجازة: يُستخدم لربط نوع الإجازة ببند مالي (استحقاق) يكون نوع قيمته “يوم”، وذلك لاستخدامه لاحقاً في شاشة “تسوية الإجازة”، تكمن أهمية هذا الحقل عند الرغبة في “صرف رصيد الإجازة نقداً”، حيث يعتمد النظام على هذا البند لتحويل عدد أيام الإجازة المتبقية والمستحقة للموظف إلى قيمة مالية تُدرج ضمن مستحقاته.

ثالثاً: الحدود

• الحد الأعلى لمنح الإجازة بالسنة: يُستخدم لتحديد الحد الأقصى لعدد أيام الإجازة المسموح بها للموظف من هذا النوع خلال السنة، ويضمن عدم تجاوز سقف معين للإجازات، يُسمح بإدخال قيمة تصل حتى 360 يومًا، ويتم إدخالها يدويًا.
• الحد الأعلى لمنح الإجازة بالوثيقة: يُستخدم لتحديد الحد الأقصى لعدد أيام الإجازة المسموح بها لكل عملية منح إجازة في شاشة “منح الإجازة”، مثال: إذا تم تحديد الحد الأعلى بـ 10 أيام، فلن يستطيع الموظف تقديم طلب إجازة يتجاوز 10 أيام في العملية الواحدة، حتى لو كان لديه رصيد كافٍ للإجازات.
• الحد الأعلى لمنح الإجازة بالفترة: يُستخدم لتحديد الحد الأقصى لأيام الإجازة المسموح بها للموظف خلال الفترة الإدارية المعتمدة في النظام (مثل شهر)، ويُطبق لضمان عدم تجاوز سقف معين من الإجازات خلال تلك الفترة بغض النظر عن إجمالي الرصيد السنوي، مثال:إذا كانت الفترة الإدارية شهرية وتم تحديد الحد الأعلى بـ 5 أيام، فلن يُسمح للموظف بالحصول على أكثر من 5 أيام إجازة من هذا النوع خلال الشهر الواحد، حتى لو كان رصيده السنوي المتبقي يسمح بأكثر من ذلك.

ملاحظة: إذا ترك هذا الحقل فارغاً، فإن النظام سيعتبر أن الحد “مفتوح” ولن يتم إجراء أي فحص أو قيود على عدد الأيام الممنوحة.

• مؤشر “السماح بتجاوز رصيد الإجازة المتاح”: عند تفعيل المؤشر، يمكن للموظف تقديم طلب إجازة يتجاوز رصيده المتاح، وعند عدم تفعيله يُمنع ذلك.

رابعاً: الاستثناءات

• مؤشر “استثناء أيام الإجازات الرسمية من رصيد الإجازة“: عند تفعيل هذا المؤشر، إذا صادف تاريخ الإجازة يوم عطلة رسمية (مثل الأعياد الوطنية)، فلن يُحتسب هذا اليوم ضمن مدة الإجازة المخصومة من رصيد الموظف، على سبيل المثال : تقدم الموظف بطلب إجازة من الأحد إلى الثلاثاء (3 أيام)، وخلالها يوم الاثنين عطلة رسمية مُعرّفة مسبقًا في شاشة “تهيئة الإجازات الرسمية”، عند تفعيل مؤشر استثناء أيام الإجازات الرسمية من أيام العمل لا يُحتسب يوم العطلة ضمن مدة الإجازة، وبالتالي يُخصم من رصيد الموظف يومان فقط بدلًا من 3 أيام.
• مؤشر “استثناء أيام الإجازة من أيام العمل”: عند تفعيل هذا المؤشر، يقوم النظام بخصم عدد أيام الإجازة من إجمالي أيام العمل بالشهر، مما يؤثر على قيمة بنود الراتب المُشار عليها بأنها تتأثر بأيام العمل، مثال: إذا كان عدد أيام العمل بالشهر 30 يومًا، وحصل الموظف على إجازة من يوم 1 إلى يوم 10 (10 أيام)، يتم احتساب أيام العمل الفعلية = 20 يومًا بدلًا من 30 وبالتالي، إذا كان راتبه 3000 جنيه وبنود الراتب متأثرة بأيام العمل، يتم صرف ما يقابل 20 يومًا فقط = 2000 جنيه.
• مؤشر “استثناء أيام الراحة من رصيد الإجازة”: عند تفعيل هذا المؤشر، لن تُخصم أيام الراحة الأسبوعية المحددة للموظف في شاشة “دوام العمل” ضمن “إعدادات الحضور والانصراف” من رصيد الإجازة إذا تداخلت مع فترة الإجازة، مثال تقدم الموظف بطلب إجازة من الخميس إلى الأحد (4 أيام)، مع تحديد الجمعة والسبت كأيام راحة أسبوعية له في إعدادات الحضور والانصراف، عند تفعيل مؤشر استثناء أيام الراحة من رصيد الإجازة لا تُحتسب أيام الراحة ضمن مدة الإجازة، وبالتالي يُخصم من رصيد الموظف يومان فقط (الخميس والأحد)، بينما لا تُخصم الجمعة والسبت.

خامساً: أخرى

• مؤشر “مباشرة العمل إجباري”:عند تفعيل هذا المؤشر (✓)، يفرض النظام على الموظف ضرورة تسجيل وثيقة في شاشة “مباشرة العمل” فور انتهاء هذا النوع من الإجازة، ويهدف هذا الإجراء إلى ضمان الرقابة الدقيقة على عودة الموظفين لممارسة مهامهم فور انتهاء فترات غيابهم.

ملاحظة: عند تفعيل هذا الخيار، فإن النظام سيعتبر الموظف “مواصلاً للإجازة” (غير حاضر) بعد انتهاء تاريخها، ولن يتم صرف راتبه عن الأيام التي تلي الإجازة إلا بعد تسجيل وثيقة مباشرة العمل:

• مثال توضيحي:إذا قدم موظف إجازة من تاريخ 10 إلى 25 في الشهر، وكان هذا المؤشر مفعلاً.
• في حال عدم تسجيل “مباشرة عمل”، سيتم صرف راتب (9 أيام) فقط للموظف (وهي فترة العمل قبل بدء الإجازة).
• أما إذا قام بتسجيل “مباشرة عمل” بتاريخ 26، فسيقوم النظام بصرف (9 أيام عمل قبل الإجازة + 5 أيام عمل بعد الإجازة حتى نهاية الشهر) بإجمالي 14 يوم عمل.
• مؤشر “استخدام الإجازة في التسوية”: يُستخدم هذا المؤشر مع أنواع الإجازات التي يُسمح باستخدامها في شاشة “تسوية الإجازة”، مما يتيح إمكانية إجراء التسويات عليها عند الحاجة، يقوم المستخدم بتفعيل المؤشر (✓) لأنواع الإجازات المطلوب السماح بتسويتها، بشرط أن يكون نوع رصيد الإجازة إما “رصيد متجدد” أو “رصيد غير متجدد”.
• حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.