الاستخدام
تُستخدم الشاشة لإجراء المعالجات والتسويات المالية اللازمة على السلف الممنوحة للموظفين في الحالات التي يتم فيها السداد خارج إطار الخصم الآلي من الراتب (مثل السداد النقدي المباشر لخزينة المنشأة)، تكمن أهمية الشاشة في توفير آلية مرنة لإغلاق مديونيات الموظفين أو تخفيضها؛ حيث يقوم النظام بربط عملية التسوية بوثيقة منح السلفة الأصلية، مع إتاحة إمكانية توزيع المبالغ المسددة على الأقساط المجدولة آلياً، مما يضمن تحديث أرصدة السلف بدقة
طريقة استخدام الشاشة
تُستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- السنة: تظهر السنة المالية في هذا الحقل بشكل آلي، وهي السنة المالية الحالية التي تعمل بها المنشأة في النظام.
- الوحدة التشغيلية: يُستخدم الحقل لاختيار الوحدة التشغيلية (الوحدة المالية) التي ينتمي إليها الموظفين، وذلك من بين الوحدات المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “الوحدات المالية” ضمن شاشة “البيانات الأساسية”.
- نوع الوثيقة الفرعي: يُستخدم الحقل ” إجباريًا” لتحديد النوع الفرعي للوثيقة، ويتم اختيار نوع الوثيقة من القائمة المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “أنواع وثائق العمليات”.
- تسلسل الوثيقة: يُستخدم لتحديد رقم فريد يميز كل عملية داخل النظام، ويعتمد ظهوره على إعدادات شاشة “تسلسلات العمليات” المحددة مسبقًا، ويظهر تلقائيًا بمجرد حفظ الوثيقة وفق مقاطع معرّفة مثل الفرع أو التاريخ، ويُعد هذا الرقم المرجع الأساسي لعمليات البحث والتتبع للحركة داخل النظام، غير قابل للتعديل.
- رقم الوثيقة: رقم تسلسلي يُعرض تلقائيًا عند حفظ الوثيقة.
- تاريخ الوثيقة: يظهر تاريخ الوثيقة تلقائيًا بتاريخ اليوم، ويمكن تعديله يدويًا فقط إذا تم ضبط حقل “طريقة عرض تاريخ الوثيقة” على “يدوي” في شاشة “تسلسل العمليات” ومنح المستخدم صلاحية “السماح بتعديل تاريخ الوثيقة” في شاشة “صلاحيات العمليات”، أما إذا كانت الطريقة “آلي”، فلا يمكن تعديل التاريخ، حتى لو مُنحت الصلاحية.
- الفترة: يعكس آلياً الفترة المالية التي تخص الشهر حسب التاريخ الذي يظهر في حقل “تاريخ الوثيقة” وهو الشهر الذي سيتم فيه منح السلفة.
- نوع التسوية:يُستخدم لتحديد آلية معالجة مبلغ السلفة، ويحتوي على الخيار التالي:
- سداد نقدي:يُستخدم في حالة قيام الموظف بدفع قيمة القسط أو مبلغ السلفة نقداً إلى خزينة المنشأة.
- رقم الموظف:يُستخدم لاختيار الموظف المراد إجراء تسوية لسلفته.
- الهيكل التنظيمي: يظهر هذا الحقل تلقائياً بمجرد اختيار رقم الموظف؛ ليوضح الإدارة أو القسم الذي يتبع له.
- تسلسل الوثيقة المصدر:حقل إجباري يُستخدم لاختيار وثيقة “منح السلفة” الأصلية المراد تسويتها، وبمجرد الاختيار يقوم النظام بجلب كافة بيانات السلفة وأقساطها المتبقية.
- المبلغ:يُسجل فيه القيمة المالية التي سيقوم الموظف بسدادها أو تسويتها حالياً.
- الرقم اليدوي: يُستخدم لإدخال رقم المستند الورقي المقابل للرقم الآلي، ويستفاد منه في عمليات البحث والاستعلام.
- رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم الملف، لتسهيل عمليات البحث والاستعلام.
- البيان: يُستخدم لإدخال وصف أو توضيح مختصر للعملية.
- مستخدم مالياً:يُستخدم لعرض الحالة المالية للوثيقة؛ حيث تظهر الحالة (غير منفذ) في حال لم يتم إصدار “سند قبض” بالمبلغ بعد، وتتحول آلياً عند إتمام عملية التحصيل المحاسبي.
- توزيع المبلغ على الأقساط:بعد إدخال “المبلغ” المراد تسويته، يتم النقر على هذا الزر ليقوم النظام آلياً بتوزيع هذا المبلغ على الأقساط المفتوحة للموظف (بدءاً من القسط الأقدم)، ويظهر أثر التوزيع في عمود “المسدد حالياً” في الجدول السفلي.
ثانياً: البيانات التفصيلية
يُعرض في هذا التبويب قائمة بكافة الأقساط المجدولة للسلفة التي تم اختيارها في “تسلسل الوثيقة المصدر”، ويُستخدم لمراجعة وتأكيد توزيع مبالغ السداد على الأقساط المفتوحة.
- السنة / الفترة:يوضح الشهر المالي والعام الذي يخصه القسط.
- رقم القسط:الترتيب الزمني والموعد المحدد لاستحقاق القسط.
- مبلغ القسط:القيمة الأصلية للقسط الواحد كما تم جدولتها عند منح السلفة.
- المسدد سابقاً:المبالغ التي تم تحصيلها من الموظف قبل إجراء هذه العملية (سواء عبر الرواتب أو تسويات سابقة).
- المتبقي من القسط:يوضح الرصيد المتبقي المستحق من قيمة هذا القسط تحديداً قبل عملية التسوية الحالية.
- المسدد حالياً:يظهر فيه المبلغ الذي تم تخصيصه من “مبلغ التسوية” الحالي لسداد هذا القسط، وتحدث هذه القيمة آلياً عند الضغط على زر “توزيع المبلغ على الأقساط”.
- البيان: يقوم النظام بجلب الوصف المدون في حقل “البيان” الموجود بالبيانات الرئيسية وتنزيله تلقائياً أمام كل قسط عند النقر على زر “إنزال”.
- إجمالي مبلغ الأقساط:يعرض إجمالي قيمة السلفة الأصلية الممنوحة للموظف.
- إجمالي المسدد سابقاً: يعرضمجموع المبالغ التي قام الموظف بسدادها في فترات سابقة.
- إجمالي المتبقي من الأقساط: يعرضالرصيد الإجمالي المتبقي (المديونية) على الموظف قبل تنفيذ هذه الوثيقة.
- إجمالي المسدد حالياً:مجموع المبالغ التي سيتم سدادها وإغلاقها بموجب هذه الوثيقة الحالية، ويجب أن يطابق هذا الحقل “المبلغ” الذي أُدخل في البيانات الرئيسية.
- حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.