الاستخدام
تُستخدم الشاشة لتنفيذ وإدارة عمليات تسوية أرصدة الإجازات للموظفين، سواءً من خلال تعديل الرصيد (زيادة أو خصم)، أو صرف الرصيد المتبقي كمقابل نقدي، أو تطبيق لائحة تنظيمية تؤثر على الأرصدة، بما يضمن تحديث الرصيد بدقة وفق نوع التسوية.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- السنة: تظهر السنة المالية في هذا الحقل بشكل آلي، وهي السنة المالية الحالية التي تعمل بها المنشأة في النظام.
- الوحدة التشغيلية: يُستخدم الحقل إجباريًا لاختيار الوحدة التشغيلية (الوحدة المالية) التي ينتمي إليها الموظفين، وذلك من بين الوحدات المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “الوحدات المالية” ضمن شاشة “البيانات الأساسية”.
- نوع الوثيقة الفرعي: يُستخدم الحقل ” إجباريًا” لتحديد النوع الفرعي للوثيقة، ويتم اختيار نوع الوثيقة من القائمة المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “أنواع وثائق العمليات”.
- تسلسل الوثيقة: يُستخدم لتحديد رقم فريد يميز كل عملية داخل النظام، ويعتمد ظهوره على إعدادات شاشة “تسلسلات العمليات” المحددة مسبقًا، ويظهر تلقائيًا بمجرد حفظ الوثيقة وفق مقاطع معرّفة مثل الفرع أو التاريخ، ويُعد هذا الرقم المرجع الأساسي لعمليات البحث والتتبع للحركة داخل النظام، غير قابل للتعديل.
- رقم الوثيقة: رقم تسلسلي يُعرض تلقائيًا عند حفظ الوثيقة.
- تاريخ الوثيقة: يظهر تاريخ الوثيقة تلقائيًا بتاريخ اليوم، ويمكن تعديله يدويًا فقط إذا تم ضبط حقل “طريقة عرض تاريخ الوثيقة” على “يدوي” في شاشة “تسلسل العمليات” ومنح المستخدم صلاحية “السماح بتعديل تاريخ الوثيقة” في شاشة “صلاحيات العمليات”، أما إذا كانت الطريقة “آلي”، فلا يمكن تعديل التاريخ، حتى لو مُنحت الصلاحية.
- الفترة: يعكس آلياً الفترة المالية التي تخص الشهر حسب التاريخ الذي يظهر في حقل “تاريخ الوثيقة” وهو الشهر الذي سيتم فيه تسوية الإجازة.
- نوع التسوية: يستخدم لتحديد نوع التسوية المطلوب تنفيذها، وتشمل خيارات الحقل التالية:
- رصيد الإجازة: يُستخدم لإجراء تعديل يدوي مباشر على رصيد الموظف الحالي (زيادةً أو نقصاً)، ولتنفيذ ذلك، يتم اختيار “رقم الإجازة” من جدول البيانات التفصيلية ليقوم النظام بعرض رصيد الإجازة والرصيد المتاح للموظف تلقائياً، ومن ثمَّ يتم استخدام حقل “المدة بالأيام”لإدخال عدد الأيام المطلوب تسويتها، مع ضرورة تحديد حقل “طبيعة التسوية” (زيادة أو خصم) ليوجه النظام نحو العملية المطلوبة وتحديث الرصيد فور الحفظ.
- صرف رصيد إجازة: يُستخدم هذا الخيار عند تحويل رصيد الإجازات المتبقي للموظف إلى مقابل نقدي (بدل مادي)، حيث يهدف لتعويض الموظف عن الأيام التي لم يستهلكها وخصمها آلياً من رصيده المتاح، وبمجرد اختيار هذا النوع، يقوم النظام بإظهار حقل “رقم البند”في جدول البيانات التفصيلية، وذلك لربط القيمة المالية للإجازة بالبند المخصص لصرفها (مثل بند تعويض الإجازات) وضمان ترحيل المبلغ المالي بشكل صحيح إلى حسابات الموظف
- تطبيق لائحة: يتم تحديد هذا الخيار عند رغبة المستخدم تعديل رصيد نوع إجازة معين – بموجب اللائحة – لموظف زيادة أو نقصان.
- تاريخ تطبيق اللائحة: يُستخدم لتحديد اليوم الذي سيبدأ فيه النظام بتنفيذ تعديل الأرصدة آلياً بناءً على قواعد اللائحة.
- الحالة: يعرض الحقل حالة الوثيقة بشكل آلي وغير قابل للتعديل، وذلك لتوضيح موقف الصرف المالي وفق الآتي:
- غير منفذ:تظهر هذه الحالة تلقائياً عند حفظ الوثيقة، وتعني أن مستحقات التسوية لم تُصرف بعد للموظف.
- منفذ:تظهر هذه الحالة آلياً بمجرد معالجة الوثيقة وصرف قيمتها من خلال شاشة “مستحقات الموظفين”، ويهدف ذلك إلى إغلاق الوثيقة ومنع إعادة استخدامها أو سحب بياناتها للصرف مرة أخرى، لضمان عدم تكرار صرف مستحقات الإجازة للموظف الواحد.
- الرقم اليدوي: يُستخدم لإدخال رقم المستند الورقي المقابل للرقم الآلي، ويستفاد منه في عمليات البحث والاستعلام.
- رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم الملف، لتسهيل عمليات البحث والاستعلام.
- البيان: يُستخدم لإدخال وصف أو توضيح مختصر العملية.
ثانياً: البيانات التفصيلية
- رقم الموظف: حقل إجباري يُستخدم لتحديد الموظف المراد إجراء التسوية له، ويتم اختياره من قائمة الموظفين المُعرَّفين مسبقًا في شاشة “بيانات الموظفين”، كما يمكن إدخال رقم الموظف يدويًا.
- الهيكل التنظيمي: يظهر هذا الحقل تلقائياً بمجرد اختيار رقم الموظف؛ ليوضح الإدارة أو القسم الذي يتبع له.
- رقم الإجازة: حقل إجباري يُستخدم لتحديد نوع الإجازة المعنية بالتسوية، ويتم اختياره من قائمة أنواع الإجازات المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “تعريف الإجازة”.
- رصيد الإجازة: يُظهر الحقل إجمالي الرصيد السنوي المُخصَّص للموظف لهذا النوع من الإجازات، وذلك وفقًا للقيمة المُسجَّلة مسبقًا في شاشة “الأرصدة الافتتاحية للإجازات”.
- الرصيد المتاح: يُظهر عدد أيام الإجازة التي يستحقها الموظف فعلياً حتى تاريخ إجراء التسوية، حيث يتم احتسابه آلياً بناءً على الخيار المحدد في حقل “نوع احتساب الرصيد المتاح” (يومي، شهري، أو سنوي) والمحدد مسبقاً لكل إجازة في شاشة “تعريف الإجازة”، ويُمثل هذا الرقم الحد الأقصى للأيام التي يحق للموظف إجراء تسوية عليها أو صرفها نقدياً في اللحظة الحالية بناءً على مدة خدمته المنقضية.
- طبيعة التسوية: يُستخدم لتحديد “نوع الإجراء” الذي سيتم تنفيذه على رصيد الإجازة المختار، ويحتوي على الاختيارات التالية:
- زيادة:لإضافة أيام إضافية لرصيد الموظف المتاح.
- خصم: لإنقاص عدد من الأيام من رصيد الموظف المتاح (مثل حالات الجزاءات الإدارية أو استهلاك رصيد دون طلب رسمي).
- المدة بالأيام: يُستخدم لإدخال عدد الأيام المراد تطبيقها (زيادةً أو نقصاً)، حيث يمثل هذا الرقم المقدار الفعلي الذي سيعدل به النظام رصيد الموظف بناءً على اختيارك في حقل طبيعة التسوية، مثال:عند اختيار طبيعة التسوية “خصم” وإدخال رقم “3” في هذا الحقل، سيقوم النظام بطرح 3 أيام مباشرة من رصيد الموظف المتاح بمجرد الحفظ.
- رقم البند: يُستخدم لربط عملية التسوية بالبند المالي المناسب، ويظهر هذا الحقل فقط عند اختيار نوع التسوية “صرف رصيد إجازة”، حيث يتم من خلاله تحديد البند المخصص لصرف المقابل النقدي (مثل بند تعويض إجازات)، ليقوم النظام آليًا باحتساب القيمة المالية للأيام المحددة وترحيلها كاستحقاق مالي ضمن مفردات راتب الموظف.
- مؤشر “مستخدم في مستحقات الموظفين”: هذا الحقل للعرض فقط، حيث يتم تفعيله آليًا من قِبل النظام بمجرد إدراج هذه التسوية وصرف قيمتها المالية للموظف من خلال شاشة “مستحقات الموظفين”، ويهدف هذا المؤشر إلى توضيح الحالة المالية للتسوية ومنع تكرار صرفها أو التعديل عليها بعد تحويلها لمستحقات مالية معتمدة.
- مؤشر “تصرف مع الراتب”: يتم تفعيل هذا المؤشر في حال الرغبة في إدراج القيمة المالية الناتجة عن عملية التسوية (مثل صرف رصيد الإجازة) ضمن الراتب الشهري للموظف، ليقوم النظام آلياً بإضافتها كمستحق مالي للموظف عند القيام بعملية احتساب الراتب.
- البيان: يُستخدم لإضافة ملاحظات أو تفاصيل توضيحية تخص التسوية المحددة (مثلاً: صرف رصيد إجازة بناءً على طلب إداري رقم كذا).
- حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.