المجموعات

الاستخدام

تُعد شاشة المجموعات الأداة الرئيسية لإدارة الحجوزات الجماعية مثل الأفواج السياحية التابعة لشركة ما، حيث تجمع عدة غرف وحجوزات تحت رقم مرجعي موحد لتسهيل المتابعة والرقابة، وتتيح إدارة المجموعات وفق حالاتها المختلفة (مبدئية، مفتوحة، مؤكدة، ملغية، أو منتهية)، مع تنفيذ العمليات الجماعية مثل المغادرة الجماعية، وتعديل فترات الإقامة وخطط التسعير، بالإضافة إلى الوصول إلى تفاصيل الحجوزات الفردية وإدارة الحسابات المركزية عبر البوست ماستر (Post Master)، بما يضمن كفاءة الإجراءات التشغيلية ودقة المعالجة المالية.

طريقة استخدام الشاشة

تعتمد طريقة استخدام الشاشة على التنقل بين تبويبات التي تُصنِّف المجموعات حسب حالتها التشغيلية(مبدئية، مفتوحة، مؤكدة، ملغية، أو منتهية)، مما يُسهّل إدارة الحجوزات الجماعية وتنفيذ الإجراءات المناسبة لكل حالة.

أولاً: تبويب المجموعات المفتوحة

يعرض هذا التبويب المجموعات التي لا تزال في فترة الإقامة الفعلية، ويُمكّن موظف الاستقبال من تنفيذ الإجراءات التشغيلية والمالية، مثل: المغادرة الجماعية، وتعديل بيانات المجموعات، والوصول إلى الحجوزات المرتبطة غير المُغلقة، وإجراء العمليات المختلفة كما سبق شرحها في شاشة حجز المجموعات.

ثانياً: تبويب المجموعات المؤكدة

يُخصص هذا التبويب لعرض المجموعات التي تم حجزها تأكيدها في النظام، ولكن تاريخ وصولها لا يزال مستقبلياً (لم يُحن موعد الوصول بعد)، ويُتيح لموظفي المكاتب الأمامية متابعة الوفود القادمة والاستعداد لاستقبالهم، ومراجعة سياسات الدفع والتسعير المتفق عليها قبل بدء التسكين.

ثالثاً: تبويب المجموعات المنتهية

يعمل هذا التبويب كأرشيف تاريخي للمجموعات التي غادرت الفندق فعلياً وأتمت كافة تسوياتها المالية في نظام البوست ماستر، وتُغلق هذه المجموعات بمجرد مغادرة آخر حجز تابع لها، وتنتقل إلى هذا التبويب لتصبح غير قابلة للتعديل، مع إتاحة استعراض تفاصيلها وسجل أحداثها لأغراض المراجعة  .

رابعاً: تبويب المجموعات المبدئية

يُستخدم هذا التبويب لعرض المجموعات غير المؤكدة أو التي لا تزال في مرحلة المفاوضات، مثل الحجوزات الواردة من منصات خارجية أو تلك التي لم تستوفِ شروط التأكيد (مثل سداد الدفعات المقدمة)، وتظهر هنا لتنبيه الموظف لمراجعتها إما لتأكيدها ونقلها لقائمة الحجوزات المؤكدة أو إلغائها.

خامساً: تبويب المجموعات الملغية

يعرض هذا التبويب المجموعات التي تم إلغاء حجوزاتها، مع الاحتفاظ ببياناتها وأسباب الإلغاء لأغراض المراجعة، كما يتيح إعادة الحجز الملغي واسترجاع بياناته في حال رغبة الجهة المسؤولة عن الحجز في إعادة تفعيله.

سادساً: تتضمن الشاشة مجموعة من الأزرار الموجودة في الجزء العلوي منها

• زر البحث السريع: يُستخدم لإجراء بحث سريع وتصفية السجلات حسب حالة النزيل عبر قائمة منسدلة تشمل فئات (مثل: الكل، مبدئية، مفتوحة، مؤكدة، ملغية، أو منتهية)، كما يتيح البحث بإدخال الاسم أو جزء منه لعرض النتائج.
• زر جديد (+): يُستخدم للانتقال مباشرةً إلى شاشة حجز مجموعة جديدة دون مغادرة الشاشة الحالية.