الفترات الإدارية

الاستخدام

تُستخدم الشاشة لعرض وإدارة الفترات الإدارية للسنة المالية، بما يشمل استحقاق الرواتب ودورات الحضور والانصراف والسياسات المالية لكل فترة، كما تتيح التحكم في بعض الإعدادات مثل إيقاف الاستقطاعات أو السلف، مع عرض باقي البيانات للعرض فقط، بما في ذلك احتساب الرواتب، ترحيل المرتبات، وإقفال الفترات، كما تدعم الشاشة عمليات التوقيف المؤقت للفترات مع توثيق السبب، لضمان دقة وسلامة البيانات قبل الاعتماد النهائي.

طريقة استخدام الشاشة

تُستخدم الشاشة بتحديد “السنة المالية” و”الوحدة التشغيلية” أولًا، ثم الضغط على زر “عرض” لاستعراض الفترات الإدارية الخاصة بها، بعد ذلك يمكن الضغط على زر “تعديل” لإجراء التغييرات المسموح بها على الفترات المحددة.

أولاً: البيانات الرئيسية

• السنة المالية: تظهر السنة المالية الحالية التي دخل عليها المستخدم، مع إمكانية اختيار أي سنة مالية سابقة من قائمة الاختيارات، لعرض أو إدارة الفترات الإدارية المرتبطة بها.
• الوحدة التشغيلية: يتم اختيار الوحدة التشغيلية (الوحدة المالية) التي سيتم عرض الفترات الإدارية الخاصة بها، والتي تم تهيئتها مسبقاً في شاشة “الوحدات المالية” ç”البيانات الأساسية” ç”تهيئة النظام”.
• زر “عرض”:بعد اختيار السنة المالية والوحدة التشغيلية الخاصة بها يتم النقر على هذا الزر لاستعراض جدول الفترات.

ثانياً: البيانات التفصيلية(الفترات)

• #: يظهر الحقل رقمًا تسلسليًا آليًا من قبل النظام، وهو غير قابل للتعديل.
• الفترة /من تاريخ/ إلى تاريخ: تظهر هذه الحقول تلقائيًا لعرض معلومات كل فترة إدارية، حيث يعرض حقل “الفترة” اسم أو رقم الفترة، بينما يعرض حقل “من تاريخ” بداية الفترة وحقل “إلى تاريخ” نهايتها، مثال: الفترة “يناير”، من 1/1 إلى 31/1، وتُستخدم هذه البيانات لمتابعة استحقاق الرواتب ودورات الحضور والانصراف لكل فترة بشكل دقيق.
• عدد أيام العمل: يُستخدم الحقل لتحديد عدد الأيام الإجمالية التي سيتم على أساسها احتساب الراتب للموظف خلال الفترة المحددة، يتم إدراج عدد أيام الشهر الفعلي تلقائيًا لكل فترة، مثل: 31 يومًا لشهر يناير، 28 يومًا لشهر فبراير، و30 يومًا لشهر أبريل، كما يمكن للمستخدم تعديل هذه القيمة يدويًا، على سبيل المثال، إذا رغبت المنشأة في تثبيت احتساب الراتب على 30 يومًا لجميع شهور السنة المالية، بغض النظر عن اختلاف عدد أيام الشهر الفعلية.

ملاحظة: يرتبط استخدام القيمة المدخلة في هذا الحقل بمتغير “طريقة حساب أيام العمل“ المعرّف في إعدادات النظام، وذلك على النحو التالي:

• إذا تم ضبط المتغير على خيار “الموظفين”: سيقوم النظام عند احتساب الراتب باعتماد عدد الأيام المسجلة في شاشة “بيانات الموظفين” كمرجع أساسي للحساب.
• إذا تم ضبط المتغير على خيار “أيام الفترة المالية”: فسيتجاهل النظام القيمة المدخلة في ملف الموظف، ويعتمد بدلاً منها عدد الأيام المحدد في شاشة “الفترات الإدارية” كقاعدة موحدة لجميع الموظفين خلال ذلك الشهر.

• إعفاء الاستقطاعات: عند تفعيل هذا المؤشر، يتم إعفاء جميع الخصومات (مثل التأمينات والضرائب) للموظفين خلال هذه الفترة الإدارية، ويتم صرف الراتب كاملاً دون أي استقطاعات عند احتسابه في شاشة “احتساب الراتب”.
• إيقاف السلف: عند تفعيل هذا المؤشر، يتم ترحيل أقساط السلف المستحقة لهذا الشهر إلى الشهر التالي، ولا يتم خصمها من راتب الموظف الحالي عند احتسابه في شاشة “احتساب الراتب”.
• مؤشر احتساب الحضور والانصراف: يظهر هذا الحقل للعرض فقط، ويشير بعلامة (✔) إلى أن النظام قد أتم احتساب الحضور والانصراف لهذه الفترة الإدارية بالفعل.
• من تاريخ بصمة / إلى تاريخ بصمة:يُستخدم هذان الحقلان لتحديد النطاق الزمني لدورة الحضور والانصراف لكل فترة إدارية، حيث يعرض حقل “من تاريخ بصمة” بداية الدورة وحقل “إلى تاريخ بصمة” نهايتها، مما يتيح متابعة ومراجعة بيانات الحضور والانصراف بدقة.

ملاحظة: غالباً ما تختلف هذه التواريخ عن بداية ونهاية الشهر المالي (على سبيل المثال: قد تبدأ دورة البصمة من يوم 26 في الشهر السابق وتنتهي يوم 25 في الشهر الحالي)، ويتم بناءً عليها سحب سجلات البصمة واحتساب التأخير والغياب لهذه الفترة.

• مؤشر احتساب الراتب: يظهر هذا الحقل للعرض فقط، وتظهر علامة (✔) تلقائيًا إذا تم احتساب الرواتب بنجاح لهذه الفترة في شاشة “احتساب الراتب”، ويُستخدم المؤشر للإشارة إلى الشهور التي تم تجهيز كشوف رواتبها بالفعل.
• ترحيل المرتبات: يظهر هذا الحقل للعرض فقط، وتظهر علامة (✔) تلقائيًا للإشارة إلى أن الرواتب المحتسبة لهذه الفترة قد تم اعتمادها وترحيل قيودها المالية إلى نظام الحسابات العامة، ويتم الترحيل من شاشة “احتساب الراتب”.
• إقفال الفترة الإدارية: يظهر هذا الحقل للعرض فقط، وتظهر علامة (✔) تلقائيًا للدلالة على أن هذه الفترة قد تم إغلاقها واعتمادها نهائيًا، وتشير هذه الحالة إلى قفل الشهر ومنع النظام من إجراء أي عمليات إضافة أو تعديل على حركات الموظفين (مثل الإجازات أو العمل الإضافي) التي تقع تواريخها ضمن هذه الفترة، ويتم إغلاق الفترة من شاشة “إقفال الفترات”.
• إقفال الفترات: يظهر هذا الحقل للعرض فقط، وتظهر علامة (✔) للإشارة إلى أن هذه الفترة قد تم إغلاقها محاسبيًا على مستوى الحسابات العامة، مما يعني أن جميع العمليات المالية الخاصة بها قد انتهت ولا يمكن إجراء أي تعديلات عليها، ويتم إغلاق الفترة من شاشة “إقفال الفترات”.
• التوقيف: تظهر في هذا العمود أيقونة قفل؛ حيث يدل القفل الأخضر المفتوح على أن الفترة الإدارية نشطة ومتاح إدخال الحركات عليها، بينما يشير القفل الأحمر المغلق إلى أن الفترة موقوفة مؤقتاً. عند النقر على أيقونة القفل بجانب أي فترة، تظهر شاشة فرعية خاصة بعملية التوقيف، ويتم التعامل معها وفق الخطوات التالية:
  • تفعيل الإيقاف:يتم الضغط على المؤشر (زر التبديل) الظاهر بجانب كلمة “التوقيف” لتغيير الحالة إلى “موقوفة”.
  • توثيق السبب: يتم تسجيل سبب التوقيف إجباريًا في الحقل المخصص لذلك (حقل نصي).
  • بيانات الرقابة: بمجرد الحفظ، سيعرض النظام تلقائيًا اسم المستخدم الموقِف (الشخص الذي قام بالعملية) وتاريخ التوقيف الفعلي، وتكون هذه البيانات للعرض فقط ولا يمكن تعديلها لضمان الموثوقية.
  • يؤدي هذا الإجراء إلى تجميد الفترة ومنع المستخدمين من إدخال أو تعديل أي حركات (مثل الإجازات، الإضافي، أو السلف) تخص هذه الفترة حتى يتم إعادة فتحها.
• حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.