الاستخدام
تُستخدم الشاشة لترميز وتعريف البيانات الوظيفية الأساسية للموظفين، مثل الدرجة الوظيفية، والرتبة، ونوع التوظيف، والمؤهلات، وأسباب ترك الخدمة، وغيرها من البيانات المرجعية، وتُعد هذه التعريفات قاعدة بيانات أساسية عند إدخال أو تحديث معلومات الموظفين في شاشة “بيانات الموظفين”، بما يضمن توحيد البيانات ودقتها داخل النظام.
طريقة استخدام الشاشة
تُستخدم الشاشة من خلال اختيار “النوع” المطلوب من القائمة الرئيسية، ثم النقر على زر “تعديل” لإدخال البيانات أو تحديثها، علمًا بأن أنواع البيانات الأساسية تكون معرّفة مسبقًا داخل النظام، وهي غير قابلة للتعديل، ولا يمكن تغيير مسمياتها.
أولاً: البيانات الرئيسية (أنواع التعريفات)
- الدرجة الوظيفية: يُستخدم لتعريف الدرجات الوظيفية المعمول بها في المنشأة، مثل: (الدرجة الأولى، الدرجة الثانية، الدرجة الثالثة).
- الرتبة: يُستخدم لتعريف ترتيب الموظف الوظيفي، مثل: (مبتدئ، أول، خبير).
- الفئة: يُستخدم لتعريف الفئات العامة للموظفين حسب سياسات المنشأة، مثل: (إداري، فني، إشرافي).
- نوع التوظيف: يُستخدم لتعريف شكل العلاقة التعاقدية مع الموظف، مثل: (دوام كامل، دوام جزئي، عقد مؤقت).
- التصنيف: يُستخدم لتعريف التصنيفات التنظيمية أو التحليلية للموظفين، مثل: (موظفون دائمون، موظفون مؤقتون).
- المجموعة: يُستخدم لتعريف المجموعات المشتركة التي يتم ربط الموظفين بها، مثل: (مجموعة المبيعات، مجموعة تقنية المعلومات).
- التخصص: يُستخدم لتعريف المجالات أو الاختصاصات الفنية للموظفين داخل المنشأة، مثل: (محاسبة، موارد بشرية، برمجة).
- المؤهل: يُستخدم لتعريف المؤهلات العلمية أو المهنية للموظفين، مثل: (دبلوم، بكالوريوس، ماجستير).
- نوع السيرة الذاتية: يُستخدم لتعريف تصنيفات السير الذاتية المسجلة بالنظام، مثل: (سيرة ذاتية مختصرة، سيرة ذاتية تفصيلية).
- أسباب ترك العمل: تُستخدم لتعريف الأسباب التي تؤدي إلى إنهاء خدمة الموظف، مثل: (استقالة، انتهاء عقد، تقاعد).
- فئة التأمين الصحي: يُستخدم لتعريف مستويات التغطية الصحية الممنوحة للموظفين، مثل (الفئة A، الفئة B، الفئة C).
- تصنيف فئة التأمين الصحي: يُستخدم لتعريف التصنيفات الفرعية لفئات التأمين الصحي، مثل: (أفراد، عائلات، كبار موظفين).
ثانياً: البيانات التفصيلية (التعريفات العامة)
بعد اختيار النوع المراد تعريفه من القائمة الرئيسية والضغط على زر “تعديل”، تظهر هذه الشاشة لعرض وإدارة البيانات التفصيلية الخاصة بالنوع المحدد (مثل الدرجات الوظيفية، المؤهلات، أو أنواع التوظيف)، وتتيح الشاشة للمستخدم إضافة تعريفات جديدة، تعديل تعريفات، أو إيقاف تفعيل أي تعريف لم يعد مستخدمًا.
- #: يظهر الحقل رقمًا تسلسليًا آليًا من قبل النظام، وهو غير قابل للتعديل.
- مؤشر تحديد: يُستخدم لاختيار تعريف واحد أو أكثر من القائمة، ثم الضغط على زر “حذف” لإزالة التعريفات المحددة.
- الاسم/الاسم الأجنبي: يُستخدم هذان الحقلان لتدوين اسم التعريف باللغة الافتراضية للنظام إجبارياً، بينما يُستخدم حقل الاسم الأجنبي اختيارياً لتدوين اسم التعريف باللغة الأجنبية.
- التوقيف: تظهر في هذا العمود أيقونة قفل، حيث يدل القفل الأخضر المفتوح على أن التعريف نشط ومتاح للاستخدام، بينما يشير القفل الأحمر المغلق إلى أن التعريف موقوف،عند النقر على أيقونة القفل بجانب أي تعريف، ستظهر شاشة فرعية خاصة بعملية التوقيف، ويتم التعامل معها وفق الخطوات التالية:
- تفعيل الإيقاف: يتم الضغط على المؤشر (زر التبديل) الظاهر بجانب كلمة “التوقيف” لتغيير الحالة إلى “موقف”.
- توثيق السبب:يتم تسجيل سبب التوقيف إجباريًا في الحقل المخصص لذلك (حقل نصي).
- بيانات الرقابة:بمجرد الحفظ، سيعرض النظام تلقائيًا اسم المستخدم الموقِف (الشخص الذي قام بالعملية) وتاريخ التوقيف الفعلي، وتكون هذه البيانات للعرض فقط ولا يمكن تعديلها لضمان الموثوقية.
- هذا الإجراء يمنع استخدام هذا التعريف في أي إدخالات جديدة بالنظام.
- ملاحظات: يُستخدم لتدوين أي ملاحظات يدوياً من قبل المستخدم تخص التعريف.
- الترتيب: يُستخدم الحقل لترتيب ظهور التعريف في القوائم المنسدلة، حيث يقوم المستخدم بتحديد رقم التسلسل يدويًا، ليتم عرض التعريفات وفق هذا الترتيب في جميع شاشات النظام المعنية (مثل شاشة بيانات الموظفين).
- حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.