الاستخدام
تُستخدم الشاشة لإدارة جميع الترميزات الأساسية المرتبطة بالموظفين داخل النظام، بما في ذلك المسميات الوظيفية وأنواع العهد ووثائق الموظفين وأنواع عقود العمل، كما تتيح الشاشة إدخال البيانات لكل ترميز بشكل منظم، مثل الاسم والرقم والترتيب، بحيث يمكن استخدام هذه الترميزات لاحقًا في شاشة “بيانات الموظفين” لتعيين كل موظف إلى مسماه الوظيفي ونوع العهد ووثائق العمل وعقده المناسب.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر تعديل على النحو التالي:
أولاً: المسميات الوظيفية
يُستخدم هذا التبويب لإدارة المسميات الوظيفية داخل المنشأة، مع تسجيل الاسم، الرقم التسلسلي، الترتيب، وعدد الوظائف المتاحة لكل مسمى، يساعد ذلك على ربط الموظفين بالمسميات الصحيحة ومتابعة الهيكل الوظيفي بدقة.
- #: يظهر الحقل رقمًا تسلسليًا آليًا من قبل النظام، وهو غير قابل للتعديل.
- الرقم: يتم إدخال رقم ترميز المسمى الوظيفي يدويًا من قبل المستخدم، مع مراعاة عدم التكرار.
- المسمى الوظيفي/الاسم الأجنبي: يُستخدم هذان الحقلان لتدوين المسمى الوظيفي باللغة الافتراضية للنظام (إجبارياً) وباللغة الأجنبية (اختيارياً).
- ملاحظات: يُستخدم لتدوين أي ملاحظات إضافية حول المسمى الوظيفي.
- الترتيب: يُستخدم لتحديد ترتيب عرض المسمى الوظيفي مقارنةً بالمسمّيات الأخرى في الشاشات المعنية.
- عدد الوظائف: يُستخدم هذا الحقل لتحديد عدد الوظائف المتاحة لهذا المسمى الوظيفي داخل المنشأة.
- حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.
ثانياً: أنواع العهد
يُستخدم هذا التبويب لتسجيل أنواع العهد التي يستلمها الموظفون داخل المنشأة، مع تنظيمها بشكل يسهل إدارتها ومتابعتها، ويضمن ذلك توثيق العهد وربطها بالموظفين بدقة.
- #: يظهر الحقل رقمًا تسلسليًا آليًا من قبل النظام، وهو غير قابل للتعديل.
- الرقم: يتم إدخال رقم ترميز نوع العهدة يدويًا من قبل المستخدم، مع مراعاة عدم التكرار.
- الاسم /الاسم الأجنبي: يُستخدم هذان الحقلان لتدوين اسم نوع العهدة باللغة الافتراضية للنظام (إجبارياً) وباللغة الأجنبية (اختيارياً).
- الترتيب: يُستخدم لتحديد ترتيب عرض نوع العهدة مقارنةً بالأنواع الأخرى في الشاشات المعنية.
- حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.
ثالثاً: أنواع وثائق الموظفين
يُستخدم هذا التبويب لتسجيل وتصنيف وثائق الموظفين، مع تحديد نوع كل وثيقة وإمكانية التجديد وتنبيهات الانتهاء، مما يسهل متابعة صلاحية الوثائق وضمان توثيقها بشكل دقيق داخل النظام.
- #: يظهر الحقل رقمًا تسلسليًا آليًا من قبل النظام، وهو غير قابل للتعديل.
- الرقم: يتم إدخال رقم الترميز يدويًا من قبل المستخدم، مع مراعاة عدم التكرار.
- الاسم /الاسم الأجنبي: يُستخدم هذان الحقلان لتدوين اسم الترميز باللغة الافتراضية للنظام (إجبارياً) وباللغة الأجنبية (اختيارياً).
- نوع الوثيقة: يُستخدم الحقل لتصنيف الوثائق حسب طبيعتها، وتحتوي قائمة الخيارات على ما يلي:
- الهوية / الإقامة: للوثائق التي تثبت الهوية أو الإقامة القانونية داخل البلد.
- رقم الجواز / تأشيرة / رخصة عمل: للوثائق المتعلقة بالسفر أو ترخيص العمل للموظفين الأجانب.
- شهادة ميلاد: للوثائق التي تثبت تاريخ الميلاد.
- أخرى: لأي وثائق إضافية لا تندرج تحت التصنيفات السابقة.
- مؤشر “قابل للتجديد”: يتم تحديد ما إذا كانت الوثيقة قابلة للتجديد بعد انتهاء صلاحيتها، يُفعّل (✓) للوثائق ذات الصلاحية المحددة مثل (جواز السفر، الإقامة)، ويُترك غير مفعل للوثائق الثابتة مثل (شهادة الميلاد).
- عدد أيام التنبيه: يُستخدم الحقل لتحديد عدد الأيام التي يبدأ فيها النظام بإرسال تنبيهات قبل تاريخ انتهاء صلاحية الوثيقة، مما يضمن اتخاذ الإجراءات اللازمة في الوقت المناسب.
- الترتيب: يُستخدم لتحديد ترتيب عرض الوثيقة مقارنةً بالوثائق الأخرى في الشاشات المعنية.
- حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.
رابعاً: أنواع عقود العمل
يُستخدم هذا التبويب لتسجيل أنواع عقود العمل المختلفة وتصنيفها حسب طبيعة التوظيف، مما يضمن تطبيق سياسات العمل والمزايا الخاصة بكل عقد بشكل دقيق داخل النظام.
- #: يظهر الحقل رقمًا تسلسليًا آليًا من قبل النظام، وهو غير قابل للتعديل.
- الرقم: يتم إدخال رقم الترميز يدويًا من قبل المستخدم، مع مراعاة عدم التكرار.
- الاسم /الاسم الأجنبي: يُستخدم هذان الحقلان لتدوين اسم الترميز باللغة الافتراضية للنظام (إجبارياً) وباللغة الأجنبية (اختيارياً).
- نوع التوظيف: يُستخدم الحقل لربط نوع عقد العمل بتصنيف أساسي لطبيعة التوظيف وساعات العمل، يساعد هذا التصنيف في تطبيق سياسات العمل والمزايا الخاصة بكل نوع عقد بشكل دقيق داخل النظام، خيارات القائمة (Full Time, Freelance, Project Based, Commission Based, Remote, Daily, Part Time, Temporary, Seasonal, Intern/Trainee, Contractor,).
- الترتيب: يُستخدم لتحديد ترتيب عرض هذا النوع مقارنةً بالأنواع الأخرى في الشاشات المعنية.
- حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.