الترميزات العامة

الاستخدام

تُستخدم الشاشة لترميز وتصنيف أنواع التحركات والمواقع المرتبطة بنظام الحضور والانصراف، مثل المهام الخارجية، والأذونات المؤقتة، ومواقع تسجيل البصمة، تهدف الشاشة إلى بناء القواعد المنظمة لهذه العمليات وتحديد الحدود الزمنية المسموح بها لكل نوع، بما يضمن للنظام معالجة هذه الحركات آلياً واعتبارها جزءاً من وقت العمل الرسمي أو غياباً مبرراً وفقاً للوائح المنشأة.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر تعديل على النحو التالي:

أولاً: المهام

يُستخدم لتعريف أنواع المهام الخارجية التي قد يقوم بها الموظف (مثل: زيارة عميل، شراء أدوات، تحصيل).

• #: يظهر الحقل رقمًا تسلسليًا آليًا غير قابل للتعديل.
• رقم المهمة: يتم إدخال رقم ترميز المهمة يدويًا من قبل المستخدم، مع مراعاة عدم التكرار.
• الاسم المحلي / الاسم الأجنبي: يُستخدم هذان الحقلان لتدوين مسمى المهمة باللغة الافتراضية للنظام وباللغة الأجنبية.
• الحد الأدنى لمنح المهمة في الوثيقة – ساعة: يُستخدم لتحديد أقل مدة زمنية (بالساعات) يجب أن يستغرقها لهذا النوع من المهام حتى يتم قبول المهمة وتوثيقها في النظام عند إنشاء وثيقة في شاشة “المهام”، ولا يسمح النظام بحفظ الوثيقة إذا كانت المدة المسجلة أقل من القيمة المحددة في هذا الحقل، وذلك لضمان الالتزام بالضوابط التنظيمية ومنع تسجيل مهام قصيرة لا تستوجب إصدار تكليف رسمي.
• الحد الأعلى لمنح المهمة في الوثيقة – ساعة: يُستخدم الحقل لتحديد أقصى مدة زمنية (بالساعات) مسموح بها لهذا النوع من المهام عند تقديم طلب من خلال شاشة “المهام”، ويقوم النظام تلقائياً بمنع حفظ أي وثيقة تتجاوز مدتها القيمة المحددة في هذا الحقل، وذلك لضمان الرقابة على مدد التكليفات الخارجية ومنع تجاوز السقف الزمني المنطقي للمهمة المحددة في الوثيقة الواحدة.
• الحد الأدنى لمنح المهمة في الوثيقة – يوم: يُستخدم لتحديد أقل عدد مسموح به من الأيام للمهمة الواحدة عند إنشاء طلب مهام من هذا النوع في شاشة “المهام”، فإذا كانت طبيعة المهمة تتطلب السفر أو التنفيذ على مدار أيام كاملة، يضمن هذا الحقل ألا يتم تسجيل مهمة تقل مدتها عن عدد الأيام المحدد في هذا الحقل.
• الحد الأعلى لمنح المهمة في الوثيقة – يوم: يُستخدم لتحديد الحد الأقصى لعدد الأيام المسموح بها للمهمة الواحدة في الوثيقة، ويمنع النظام آلياً حفظ أي مهمة من هذا النوع إذا تجاوز عدد الأيام المحددة في هذا الحقل، وذلك للرقابة على مدد المهام الطويلة وضمان عدم المبالغة في فترات الانتداب أو التكليف الخارجي.
• الحد الأدنى لمنح المهمة في الفترة – يوم: يُستخدم لتحديد أدنى حد من الأيام المسموح بتسجيله للموظف كمهام عمل رسمية خلال “الفترة ” (مثل الشهر المالي)، ويُستفاد من هذا الحقل في الوظائف التي تتطلب بطبيعتها حداً أدنى من التواجد الميداني أو المهام الخارجية شهرياً، حيث يساعد النظام المسؤولين في متابعة مدى التزام الموظف بتحقيق المستهدف المطلوب منه من أيام المهام الخارجية خلال تلك الفترة.
• الحد الأعلى لمنح المهمة في الفترة – يوم: يُستخدم لتحديد الحد الأقصى لعدد الأيام الإجمالي الذي يُسمح للموظف بقضائه في مهام خارجية خلال “الفترة ” الواحد (الشهر المالي)، ويقوم النظام بمنع تسجيل أي مهام جديدة إذا وصل مجموع أيام المهام المنفذة خلال الشهر إلى هذه القيمة، وذلك لضمان عدم غياب الموظف عن مقر عمله الأساسي لفترات طويلة تتجاوز السياسة المعتمدة.
• الحد الأدنى لمنح المهمة في الفترة – ساعة: يُستخدم لتحديد الحد الأدنى المسموح به لمدة المهمة الخارجية بوحدة “ساعة” خلال الفترة الإدارية، بمعنى أنه إذا كانت إجمالي ساعات المهام أقل من هذا الحد، فقد لا يتم السماح بتسجيلها أو احتسابها كمهمة عمل رسمية.
• الحد الأعلى لمنح المهمة في الفترة – ساعة:يُستخدم لتحديد الحد الأقصى المسموح به لمدد المهام الخارجية بوحدة “ساعة” خلال الفترة الإدارية، بمعنى أنه إذا كانت المهام أكبر من هذا الحد في الساعات، فقد لا يتم السماح بتسجيلها أو احتسابها كمهمة عمل رسمية.
• مؤشر “إثبات بصمة الحضور”:عند تفعيل هذا المؤشر، يلتزم الموظف بتسجيل بصمة “العودة“ عند رجوعه إلى مقر العمل بعد الانتهاء من المهمة الخارجية، وذلك لتوثيق عودته للمنشأة وإثبات انتهاء التكليف الميداني.
• مؤشر “إثبات بصمة المغادرة”:عند تفعيل هذا المؤشر، يلتزم الموظف بتسجيل بصمة “الخروج” عند مغادرته مقر العمل للتوجه إلى المهمة الخارجية، ويُستخدم هذا الإجراء لتوثيق تواجده في المنشأة قبل بدء التكليف الرسمي وتحديد وقت مغادرته الفعلي.
• مؤشر “استثناء أيام الراحة”:عند تفعيل هذا المؤشر، يقوم النظام تلقائياً باستبعاد أيام العطلات الأسبوعية (مثل الجمعة والسبت) من احتساب مدة المهمة إذا تداخلت معها، مثال: إذا كُلف الموظف بمهمة من الخميس إلى الأحد، وكان يومي الجمعة والسبت أيام راحة له، فسيقوم النظام باحتساب يومين فقط كمدة للمهمة الفعلية.
• مؤشر “استثناء أيام الإجازات الرسمية”:عند تفعيل هذا المؤشر، يتم استبعاد أيام العطلات الرسمية (مثل الأعياد الوطنية) من مدة المهمة، فإذا صادف وجود عطلة رسمية خلال فترة المهمة الميدانية، فلن يتم احتساب ذلك اليوم ضمن مدة التكليف.
• حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.

ثانياً: الأذونات

يُستخدم هذا التبويب لتعريف وتصنيف أنواع الأذونات (التصاريح) التي يُسمح للموظفين بالحصول عليها للخروج المؤقت أثناء ساعات الدوام الرسمي، مثل (إذن شخصي، إذن طبي، إذن عمل)، مع ضبط القيود الزمنية الخاصة بكل نوع لضمان الانضباط الإداري وتنظيم استخدام الأذونات وفق السياسات المعتمدة.

• #: يظهر الحقل رقمًا تسلسليًا آليًا غير قابل للتعديل.
• رقم الأذن: يتم إدخال رقم ترميز الإذن يدويًا من قبل المستخدم، مع مراعاة عدم التكرار.
• الاسم المحلي / الاسم الأجنبي: يُستخدم هذان الحقلان لتدوين مسمى الإذن باللغة الافتراضية للنظام وباللغة الأجنبية.
• الحد الأدنى للإذن في اليوم – دقيقة: يُستخدم لتحديد أقل مدة زمنية مسموح بها لطلب الإذن الواحد خلال اليوم، حيث يمنع النظام تسجيل أي إذن من هذا النوع تقل مدته عن الرقم المحدد (بالدقائق)، وذلك لتفادي معالجة طلبات الخروج القصيرة جداً التي لا تستوجب استصدار إذن رسمي، مثال توضيحي: إذا كان الحد الأدنى المحدد هو 30 دقيقة، وحاول الموظف تسجيل إذن مدته 15 دقيقة فقط، فإن النظام سيرفض حفظ الإذن، لأن المدة أقل من الحد الأدنى المسموح به، أما إذا طلب إذناً مدته 30 دقيقة أو أكثر، فسيتم قبول الطلب وفقاً للضوابط المعتمدة.
• الحد الأعلى للإذن في اليوم – دقيقة: يُستخدم لتحديد الحد الأقصى لعدد الدقائق المسموح بها للإذن الواحد خلال اليوم، ويقوم النظام آلياً بمنع تجاوز هذه المدة عند تقديم طلب إذن من هذا النوع في شاشة “الأذونات”، لضمان عدم غياب الموظف عن عمله لفترات طويلة تتجاوز السياسة المعتمدة للمنشأة،مثال: إذا تم تحديد الحد الأعلى بـ 120 دقيقة (ساعتان)، وحاول الموظف تقديم طلب إذن مدته 150 دقيقة في يوم واحد، سيقوم النظام بمنع حفظ الوثيقة.
• الحد الأعلى الإذن في الفترة– دقيقه: يُستخدم لتحديد إجمالي الرصيد الزمني التراكمي (بالدقائق) المسموح به للموظف لهذا النوع من الأذونات طوال “الفترة” (الشهر)،مثال: إذا تم تحديد الحد الأعلى بـ 120 دقيقة (ساعتين) في الشهر لهذا الإذن، وحصل الموظف على عدة أذونات خلال الشهر ووصل مجموعها إلى 120 دقيقة، سيقوم النظام آلياً بمنع تسجيل أي طلب إذن جديد لهذا الموظف من نفس النوع لهذا الشهر، وذلك لضمان عدم تجاوز السقف الزمني المعتمد للاستئذان خلال الفترة.
• مؤشر “إثبات بصمة المغادرة”:عند تفعيل هذا المؤشر، يلتزم الموظف بتسجيل بصمة “الخروج” عند مغادرته للمنشأة لبدء فترة الإذن، وبصمة “العودة” عند الرجوع، وذلك لتوثيق المدة الفعلية التي قضاها الموظف خارج العمل ومطابقتها مع المدة المسجلة في طلب الإذن.
• مؤشر “إثبات بصمة الحضور”:عند تفعيل هذا المؤشر، يشترط النظام على الموظف تسجيل بصمة “الدخول” في مقر عمله قبل البدء في استخدام الإذن (إذا كان الإذن يبدأ خلال ساعات الدوام)، لضمان أن الموظف قد حضر للعمل فعلياً قبل طلب الخروج المؤقت.
• حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.

ثالثاً: نقاط الحضور والانصراف

يُستخدم هذا التبويب لتعريف أماكن العمل التي يُسمح فيها للموظفين بتسجيل حضورهم وانصرافهم، ويهدف إلى ضبط النطاق الجغرافي لكل موقع لضمان عدم إمكانية تسجيل البصمة إلا من داخل الحدود المعتمدة رسمياً لكل إدارة أو فرع.

• #: يظهر الحقل رقمًا تسلسليًا آليًا غير قابل للتعديل.
• رقم النقطة: يتم إدخال رقم للموقع يدويًا من قبل المستخدم، مع مراعاة عدم التكرار.
• اسم النقطة / الاسم الأجنبي: يُستخدم هذان الحقلان لتدوين مسمى الموقع الجغرافي باللغة الافتراضية للنظام إجبارياً (مثل: المقر الرئيسي، الفرع الأول، موقع العمل الميداني)، وباللغة الأجنبية اختيارياً.
• نوع الربط:يستخدم هذا الحقل لربط الموقع بعدة طرق كما يلي:
  • نظام تحديد المواقع: يتم تحديد هذا الخيار إذا كان ربط الموقع سيتم عبر (GPS) وبالتالي تحديد خطي الطول والعرض على الخريطة وبالتالي لن تقبل بصمة الموظف إلا في إطار هذا التحديد.
  • واي فاي (WIFI): يتم تحديد هذا الخيار إذا كان ربط الموقع سيتم عبر الشبكة الداخلية (WIFI) للموقع وبالتالي لن تقبل بصمة الموظف إلا في بعد التحقق من اتصال الهاتف بالشبكة الداخلية.
  • واي فاي / نظام تحديد المواقع (GPS/WIFI): يتم تحديد هذا الخيار إذا كان ربط الموقع سيتم عبر الـ (GPS) والـ (WIFI) وبالتالي سيتم التشبيك على الإثنين معاً.
• موقع X / موقع Y: تُستخدم لإدخال نقاط الموقع الجغرافي الدقيقة (خط الطول ودائرة العرض)، والتي تُمثل المركز الفعلي لمقر العمل على الخريطة.
• المسافة: يتم تحديد النطاق المسموح به (بالمتر) حول نقطة الموقع المحددة،مثال: إذا تم تحديد المسافة بـ 100 متر، فلن يسمح النظام للموظف بتسجيل بصمته عبر الجوال إذا كان يتواجد خارج هذه المساحة، وذلك لضمان وجوده الفعلي داخل مقر العمل عند تسجيل الحضور أو الانصراف.
• العنوان: يُستخدم لإدخال عنوان الـ IP أو المعرّف الخاص بشبكة (WiFi) التابعة لموقع العمل، فإذا تم اختيار نوع الربط (WiFi)، يقوم النظام بمطابقة عنوان الشبكة التي اتصل بها جوال الموظف مع “العنوان” المسجل في هذا الحقل، ولا يسمح بتسجيل البصمة إلا إذا كان الموظف متصلاً بالشبكة المعتمدة لهذا الموقع تحديداً.
• رقم الموقع: يُستخدم الحقل لتحديد موقع العمل الفعلي المطلوب الربط به إذا كان حقل “نوع الربط” هو “نظام تحديد المواقع “، ويتم اختيار الموقع من قائمة المواقع المُعرَّفة مسبقاً في شاشة “مواقع العمل”.
• الجهاز: يُستخدم لربط هذا الموقع بجهاز بصمة محدد، مما يضمن أن الحركات المسجلة على هذا الجهاز مرتبطة بهذا الموقع الجغرافي.
• الترتيب: يُستخدم لتحديد التسلسل الرقمي لظهور المواقع ضمن القوائم المنسدلة في النظام، حيث يقوم المستخدم بإدخال رقم الترتيب يدوياً لتسهيل الوصول للمواقع الأكثر استخداماً وعرضها في المقدمة عند اختيار الموظف لموقع تسجيل بصمته.
• حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.