الاستخدام
تُستخدم الشاشة لتسجيل طلبات الخروج المؤقت للموظفين أثناء فترة العمل (مثل: إذن طبي، غرض شخصي)، وتتمثل أهميتها في تعريف النظام بأن فترة غياب الموظف عن جهاز البصمة خلال هذه الساعات تعد غيابًا مبررًا ومسموحًا، مما يمنع احتسابها كخصم مالي مرتبط بالتأخير أو الانصراف قبل الموعد.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي:
- السنة: تظهر السنة المالية في هذا الحقل بشكل آلي، وهي السنة المالية الحالية التي تعمل بها المنشأة في النظام.
- الوحدة التشغيلية: يُستخدم الحقل إجباريًا لاختيار الوحدة التشغيلية (الوحدة المالية) التي ينتمي إليها الموظف، وذلك من بين الوحدات المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “الوحدات المالية” ضمن شاشة “البيانات الأساسية”.
- نوع الوثيقة الفرعي: يُستخدم الحقل ” إجباريًا” لتحديد النوع الفرعي للوثيقة، ويتم اختيار نوع الوثيقة من القائمة المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “أنواع وثائق العمليات”.
- تسلسل الوثيقة: يُستخدم لتحديد رقم فريد يميز كل عملية داخل النظام، ويعتمد ظهوره على إعدادات شاشة “تسلسلات العمليات” المحددة مسبقًا، ويظهر تلقائيًا بمجرد حفظ الوثيقة وفق مقاطع معرّفة مثل الفرع أو التاريخ، ويُعد هذا الرقم المرجع الأساسي لعمليات البحث والتتبع للحركة داخل النظام، غير قابل للتعديل.
- رقم الوثيقة: رقم تسلسلي يُعرض تلقائيًا عند حفظ الوثيقة.
- تاريخ الوثيقة: يظهر تاريخ الوثيقة تلقائيًا بتاريخ اليوم، ويمكن تعديله يدويًا فقط إذا تم ضبط حقل “طريقة عرض تاريخ الوثيقة” على “يدوي” في شاشة “تسلسل العمليات” ومنح المستخدم صلاحية “السماح بتعديل تاريخ الوثيقة” في شاشة “صلاحيات العمليات”، أما إذا كانت الطريقة “آلي”، فلا يمكن تعديل التاريخ، حتى لو مُنحت الصلاحية.
- الفترة: يعكس آلياً الفترة المالية التي تخص الشهر حسب التاريخ الذي يظهر في حقل “تاريخ الوثيقة” وهو الشهر الذي سيتم فيه إنشاء الوثيقة.
- النوع: يُستخدم لتحديد تصنيف الأذن من قائمة مُعرَّفة مسبقًا في شاشة “الترميزات العامة” ضمن تهيئة إدارة الحضور والانصراف (مثل: إذن شخصي، إذن عمل، إذن طبي).
- رقم الموظف: يُستخدم لتحديد الموظف المعني بطلب الإذن، وذلك بإدخال رقمه يدوياً أو اختياره من قائمة الموظفين المعرفة مسبقاً في شاشة “بيانات الموظفين”.
- تاريخ الإذن: يُستخدم لتحديد التاريخ الفعلي للإذن، وهو اليوم الذي سيتم فيه تنفيذ الإذن.
- رقم فترة العمل: يستخدم هذا الحقل لتحديد فترة العمل التي سيتم فيها طلب الإذن، ويتم اختيارها من قائمة فترات العمل المُعرَّفة مسبقاً في شاشة “فترات العمل”.
- من وقت / إلى وقت: يُستخدم الحقلان إجبارياً لتحديد وقت بدء وانتهاء الإذن (مثل: من 09:00 إلى 11:00)، وذلك لتوثيق الفترة الزمنية المشمولة بالإذن بدقة ضمن النظام.
- المدة: يقوم النظام باحتساب إجمالي زمن الإذن تلقائيًا بناءً على الحقلين “من وقت / إلى وقت”.
- الرقم اليدوي: يُستخدم لإدخال رقم المستند الورقي المقابل للرقم الآلي، ويستفاد منه في عمليات البحث والاستعلام.
- رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم الملف، لتسهيل عمليات البحث والاستعلام.
- البيان: يُستخدم لإدخال وصف أو توضيح مختصر للعملية.
- حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.