الاستخدام
تُستخدم الشاشة لاحتساب بيانات الحضور والانصراف للموظفين آلياً، حيث يقوم النظام بمعالجة حركات البصمة الفعلية ومطابقتها مع فترات وسياسات الدوام المعتمدة، تهدف الشاشة إلى مراجعة وتدقيق نتائج الحضور (مثل التأخير، الإضافي، والغياب) واعتمادها تمهيداً لترحيلها إلى نظام المرتبات، كما تتيح للمسؤولين استعراض التفاصيل اليومية لكل موظف والتأشير على سجلات الموظفين المراد ترحيل نتائجهم نهائياً، مما يضمن دقة البيانات وانضباط الأثر المالي قبل إتمام عملية احتساب الرواتب.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي
أولاً: البيانات الرئيسية
- السنة: تظهر السنة المالية في هذا الحقل بشكل آلي، وهي السنة المالية الحالية التي تعمل بها المنشأة في النظام.
- الوحدة التشغيلية: يُستخدم الحقل إجباريًا لاختيار الوحدة التشغيلية (الوحدة المالية) التي ينتمي إليها الموظف، وذلك من بين الوحدات المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “الوحدات المالية” ضمن شاشة “البيانات الأساسية”.
- نوع الوثيقة الفرعي: يُستخدم الحقل ” إجباريًا” لتحديد النوع الفرعي للوثيقة، ويتم اختيار نوع الوثيقة من القائمة المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “أنواع وثائق العمليات”.
- رقم الوثيقة: رقم تسلسلي يُعرض تلقائيًا عند حفظ الوثيقة.
- تاريخ الوثيقة: يظهر تاريخ الوثيقة تلقائيًا بتاريخ اليوم، ويمكن تعديله يدويًا فقط إذا تم ضبط حقل “طريقة عرض تاريخ الوثيقة” على “يدوي” في شاشة “تسلسل العمليات” ومنح المستخدم صلاحية “السماح بتعديل تاريخ الوثيقة” في شاشة “صلاحيات العمليات”، أما إذا كانت الطريقة “آلي”، فلا يمكن تعديل التاريخ، حتى لو مُنحت الصلاحية.
- الفترة: يعكس الحقل تلقائيًا الشهر المالي المعني باحتساب الحضور والانصراف، وذلك وفقًا للفترة المالية المحددة في النظام، ولا يمكن تعديله يدويًا.
- من تاريخ / إلى تاريخ: يُظهر هذان الحقلان تلقائيًا – وغير قابلين للتعديل – النطاق الزمني الفعلي الذي يتم ضمنه سحب حركات الحضور والانصراف (البصمة)، ويتم تحديد هذا النطاق مسبقًا من خلال شاشة “الفترات الإدارية ç” “الإعدادات العامة” ç”إعدادات رأس المال البشري”، وذلك وفقًا لما تم تعريفه في حقلي “من تاريخ البصمة” و”إلى تاريخ البصمة”.
- تسلسل الوثيقة: يُستخدم لتحديد رقم فريد يميز كل عملية داخل النظام، ويعتمد ظهوره على إعدادات شاشة “تسلسلات العمليات” المحددة مسبقًا، ويظهر تلقائيًا بمجرد حفظ الوثيقة وفق مقاطع معرّفة مثل الفرع أو التاريخ، ويُعد هذا الرقم المرجع الأساسي لعمليات البحث والتتبع للحركة داخل النظام، غير قابل للتعديل.
- الرقم اليدوي: يُستخدم لإدخال رقم المستند الورقي المقابل للرقم الآلي، ويستفاد منه في عمليات البحث والاستعلام.
- رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم الملف، لتسهيل عمليات البحث والاستعلام.
- البيان: يُستخدم لإدخال وصف أو توضيح مختصر للعملية.
- حفظ: بعد التأكد من الخيارات، يتم النقر على زر حفظ لبدء عملية الاحتساب الآلية.
ثانياً: البيانات التفصيلية
بعد تحديد الوحدة التشغيلية والضغط على زر “حفظ”، يبدأ النظام تلقائيًا في معالجة البيانات، ثم يعرض قائمة الموظفين الذين تم احتساب حركات الحضور والانصراف الخاصة بهم.
- مرحل: يُستخدم للتأشير على الموظف أو مجموعة من الموظفين لاعتماد نتائج حضورهم وانصرافهم بشكل نهائي، ولتفعيل هذا الإجراء، يجب أولاً الضغط على زر “تعديل”ثم التأشير على الحقل الخاص بكل موظف، وبناءً على ذلك، يقوم النظام بنقل هذه البيانات آلياً لتظهر لاحقاً في شاشة “إسناد البنود المتغيرة” تمهيداً لاحتساب الرواتب.
- رقم الموظف: يعرض الحقل أرقام وأسماء الموظفين المشمولين في عملية الاحتساب تلقائياً، حيث يقوم النظام بجلبهم بناءً على “الوحدة التشغيلية”، ولا يحتاج المستخدم لإدخالهم يدوياً.
- حاضر:إجمالي عدد الأيام التي أثبت فيها الموظف حضوره وانصرافه بشكل كامل.
- غير مكتمل:يشير إلى الأيام التي بصم فيها الموظف حضوراً فقط أو انصرافاً فقط (نقص في حركات البصمة)، مما يتطلب مراجعة إدارية.
- غياب:إجمالي عدد أيام الغياب التي لم يسجل فيها الموظف بصمة أو إجازة رسمية.
- إجازة:عدد أيام الإجازات (سنوية، مرضية، إلخ) التي وقعت خلال هذه الفترة.
- مهمة / أذونات:إجمالي عدد الساعات أو الأيام التي قضاها الموظف في مهمات عمل خارجية أو أذونات شخصية/رسمية.
- يوم راحة:عدد أيام العطلات الأسبوعية الرسمية للموظف ضمن فترة الاحتساب.
ملاحظة: عند النقر على أي رقم في الجدول (مثل حقل الغياب)، تظهر شاشة فرعية تعرض التواريخ التفصيلية الدقيقة المكونة لهذا الإجمالي (مثل عرض سجلات الـ 3 أيام المحددة التي غاب فيها الموظف فعلياً)، تهدف هذه الخاصية لتمكين المستخدم من معرفة الأيام الفعلية التي تم احتسابها، مما يسهل عملية المراجعة والتدقيق على مستوى اليوم الواحد، تضمن هذه الميزة دقة الاحتساب وتوفر مرجعاً سريعاً للتأكد من مطابقة أيام الحضور والغياب للواقع قبل الاعتماد النهائي للرواتب.
- بيانات تفصيلية (👤): عند النقر على هذه الأيقونة، تظهر نافذة فرعية تعرض تفاصيل حركاته اليومية خلال فترة الاحتساب، حيث يمكن للمسؤول مراجعة مواعيد الحضور والانصراف الفعلية لكل يوم، والتأكد من دقائق التأخير أو ساعات الإضافي المحتسبة قبل القيام بعملية الترحيل.
- حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.