الأرصدة الافتتاحية

الاستخدام

تستخدم الشاشة لتحقيق الأهداف التالية:

• إدخال الأرصدة الافتتاحية التي تمثل القيد الافتتاحي في النظام سواءً أرصدة الحسابات فقط أو الحسابات ومراكز التكلفة والمشاريع والأنشطة.
• إدخال الأرصدة الافتتاحية حسب طبيعة أرصدتها إما (مدين) أو (دائن).
• إدخال الأرصدة الافتتاحية يتم على مستوى كل عملة في الحساب.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

أولاً: البيانات الرئيسية

يتم من خلال البيانات الرئيسية فلترة الحسابات المطلوب إنزالها في البيانات التفصيلية كي يتم إدخال أرصدتها الافتتاحية على النحو التالي (مع ملاحظة أنه إذا لم يتم تحديد أي بيانات في حقول البيانات الرئيسية فإن النظام سيعرض كل الحسابات بكل العملات في البيانات التفصيلية بعد النقر على زر إنزال الحسابات):

• نوع الرصيد: يستخدم هذا الحقل لتحديد كيفية عرض الحسابات وإنزالها في الشاشة وما إذا كان المطلوب إنزالها كحسابات بصفة عامة أو إنزال حسابات العملاء فقط أو حسابات الموردين أو صناديق. الخ، ويترتب على اختيار أي من الخيارات التي تضمنته القائمة في الحقل ظهور حقلين (من/إلى) للخيار المحدد أسفل الحقلين (من حساب إلى حساب)
• طريقة العرض: يستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة عرض الحسابات وإنزالها في الشاشة وما إذا كان المطلوب إنزالها كحسابات فقط أو إنزالها كحسابات مع مراكز التكلفة، فعند إنزالها مع مراكز التكلفة سيقوم النظام بتكرار الحسابات على مستوى المراكز.
• العملة: يتم تحديد العملة التي سيتم إدخال الأرصدة الافتتاحية بها وإذا تم اختيار (كلي) فسيتم إدخال أرصدة كل حساب على مستوى كل العملات.
• من حساب / إلى حساب: يستخدم الحقلين لحصر الحساب أو الحسابات المطلوب إنزالها.
• أرصدتها الافتتاحية، هذا إذا كان الخيار المحدد في حقل نوع الرصيد هو (عملاء).
• من مشروع – نشاط / إلى مشروع – نشاط: تستخدم هذه الحقول لحصر المشاريع والأنشطة المطلوب إنزالها في البيانات التفصيلية.
• إنزال الحسابات: بمجرد النقر على زر (إنزال الحسابات) يعرض النظام آلياً بيانات الحسابات في البيانات التفصيلية حسب ما تم تحديده في الحقول السابقة.

 ثانياً: البيانات التفصيلية

• رقمالحساب / الحساب التحليلي / العملة / المركز: يتم التعامل مع الحسابات والعملة إما بإنزالها بواسطة الفلترة التي تم شرحها في البيانات الرئيسية وإما بإدخالها مباشرة في الحقول المخصصة لها سواءً بإدخالها يدوياً أو بالبحث عنها بواسطة (F9).
• سعر الصرف: يظهر سعر صرف العملة آلياً حسب ما هو محدد في شاشة (تهيئة العملات) مع إمكانية تعديله في إطار الحد الأدنى والأعلى لسعر الصرف، ومن المهم جداً إدخال سعر الصرف الذي تم به إقفال الفترة التي تم نقل الأرصدة منها.
• مدين / دائن: تستخدم لإدخال رصيد الحساب بالعملة المحلية حسب طبيعة كل حساب.
• مدينأجنبي / دائن أجنبي: تستخدم لإدخال رصيد الحساب بالعملة الأجنبية حسب طبيعة كل حساب، وبموجب سعر الصرف يظهر الرصيد بالعملة المحلية.

تلميح: يستطيع المستخدم إدخال أرصدة الحسابات بالعملة الأجنبية والمقابل لها بالعملة المحلية وسيقوم النظام آلياً بإيجاد سعر الصرف.

• إجمالي الحسابات / الفارق: يظهر إجمالي أرصدة الحسابات المدينة والدائنة والفارق بينهما بالعملة المحلية في الحقول المخصصة لها أسفل الشاشة.

تلميح: يسمح النظام بحفظ الحركة حتى في حالة عدم اتزان الطرفين المدين والدائن كي يتمكن المستخدم من استكمال إدخال الأرصدة في أي وقت آخر، إلا أنه لا يمكن إقفال أول فترة في النظام إلا إذا كانت الأرصدة متطابقة.

• حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.
• حذف الأرصدة الصفرية: يستخدم هذا الزر الذي يظهر في شريط الأدوات لحذف الأرصدة الصفرية للحسابات التي تظهر عند نقل الأرصدة من سنوات سابقة.
• استيراد من الأكسل: يمكن للمستخدم بواسطة زر (أكسل) الذي يظهر في شريط الأدوات القيام بعملية الاستيراد لهذه البيانات من ملف أكسل وإتباع الخطوات المحددة في عملية الاستيراد كما هي موضحة في شاشة الاستيراد من الأكسل.

تلميح: يتم إدخال الأرصدة الافتتاحية لمرة واحدة فقط في أول سنة يستخدم فيها النظام، أما ما عدا ذلك ينقل النظام – آلياً – الأرصدة النهائية للسنة المنتهية كأرصدة افتتاحية إلى السنة الجديدة.