الاستخدام
تستخدم الشاشة لغرض تصميم تقارير الحسابات الختامية ونتائج النشاط المتمثلة بقائمة المركز المالي وقائمة الدخل وقوائم التدفقات النقدية والتحليل المالي الذي يتضمن تقييم القابلية، والاستمرار، والاستقرار، والربحية وأي تقارير أخرى تطلبها الإدارة العليا كأهم الأساسات التي تستند عليها في صناعة القرار، ونشير هنا إلى أن القائمين على تصميم التقارير يجب أن يكونوا متخصصين في تصميم التقارير الختامية والتحليل المالي.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- نوع التقرير أو القائمة: يستخدم هذا الحقل لاختيار نوع التقرير أو القائمة من قائمة الخيارات.
- رقم القـائمة: يعرض النظام آليا رقم القائمة حيث يكون لكل تقرير أو قائمة رقم تسلسلي حسب نوع التقرير والقائمة في حقل نوع التقرير أو القائمة.
- التاريخ: يعرض النظام تاريخ دخول المستخدم كتاريخ افتراضي قابل للتعديل.
- رقم المرجع: يتم في هذا الحقل تدوين رقم مرجع التقرير مع إمكانية أن يكون رقماً أو حرفاً كأن يكون رقم المستند اليدوي أو رقم ملف أو رقم قرار وغيرها من البيانات التي يستند لها المستخدم في إعداد التقرير أو التي يستفاد منها في عملية البحث.
- اسم التقرير /القائمة: يستخدم هذا الحقل لتدوين اسم التقرير/ القائمة يدوياً مثال ذلك، قائمة الدخل، قائمة التدفقات، تحليل الحسابات …. الخ.
- البيان: يستخدم هذا الحقل لتدوين البيان يدويا إذا تطلب الأمر.
ثانياً: البيانات التفصيلية
- رقم البند: يعرض النظام رقم البند آليا ويظهر تسلسل البنود على هيئة R1,R2,R3.
- اسم البند: يستخدم هذا الحقل لتدوين اسم البند يدوياً وسيظهر في التقرير على مستوى كل سطر.
- نوع الربط: يستخدم هذا الحقل لاختيار نوع الربط من الخيارات التالية:
- غير مرتبط: وذلك يعني أن البند غير مرتبط بأي حساب وسيظهر عنوان في التقرير كأب لبنود فرعية.
- الحسابات: وذلك يعني أن البند مرتبط بحساب / بحسابات معينة تعرف تلك الحسابات في الشاشة التي تفتح بالسهم أمام حقل نوع الرصيد فيعرض النظام الشاشة التالية لاستكمال ربط الحسابات باسم البند:
- حقول البيانات أعلى الشاشة تستخدم لغرض فلترة البيانات المطلوب إنزالها.
- بعد النقر على إنزال البيانات الموضح أعلى الشاشة يعرض النظام بيانات الحسابات المفلترة في البيانات التفصيلية
- اختيار نوع الوثائق لتحديد كل الوثائق أو بعضها المطلوب أن تظهر في الحسابات المرتبطة.
- تكرر العملية لربط حسابات الخصوم المتداولة في مثالنا.
- المعادلة: وذلك يعني أن البند يتكون من معادلة يدخلها مصمم التقرير في حقل المعادلة عمليات محاسبية (جمع، طرح، ضرب، قسمة) تستند على رقم البند (R1,R2,R3….).
- نوع الرصيد: يستخدم هذا الحقل لاختيار نوع الرصيد المناسب للبند من قائمة ويوفر النظام في هذا السياق عدة خيارات على النحو التالي:
- رصيد محلي: يعرض النظام الرصيد المحلي لحسابات البند المرتبطة المحددة في طريقة الربط عند تصميم القائمة/ التقرير.
- مدين محلي: يعرض النظام إجمالي الجانب المدين لحسابات البند المرتبطة المحددة في طريقة الربط عند تصميم القائمة / التقرير.
- دائن محلي: يعرض النظام بأخذ إجمالي الجانب الدائن لحسابات البند المرتبطة والمحددة في طريقة الربط عند تصميم القائمة / التقرير.
- رصيد أجنبي: يعرض النظام الرصيد الأجنبي لحسابات البند المرتبطة المحددة في طريقة الربط عند تصميم القائمة / التقرير.
- مدين أجنبي: يعرض النظام إجمالي الجانب المدين الأجنبي لحسابات البند المرتبطة والمحددة في طريقة الربط عند تصميم القائمة / التقرير.
- دائن أجنبي: يعرض النظام إجمالي الجانب الدائن الأجنبي لحسابات البند المرتبطة والمحددة في طريقة الربط عند تصميم القائمة / التقرير.
- التغيير في الرصيد محلي: يعرض النظام رصيد الحركة خلال الفترة بالعملة المحلية بدون الرصيد الافتتاحي.
- التغيير في الرصيد أجنبي: يعرض النظام رصيد الحركة خلال الفترة بالعملة الأجنبية بدون الرصيد الافتتاحي
- الرصيد الافتتاحي محلي: يعرض النظام الرصيد الافتتاحي فقط بالعملة المحلية.
- الرصيد الافتتاحي أجنبي: يعرض النظام الرصيد الافتتاحي فقط بالعملة المحلية.
- الرصيد المدين (التحليلي -العملة): يعرض النظام الرصيد التجميعي المدين حسب الحساب والحساب التحليلي وفقاً للعملة.
- الرصيد الدائن (التحليلي – العملة): يعرض النظام الرصيد التجميعي الدائن حسب الحساب والحساب التحليلي وفقاً للعملة.
- التغيير في الأرصدة المدينة (التحليلي): يعرض النظام رصيد الحركة بدون الرصيد الافتتاحي للأرصدة المدينة فقط للحسابات التحليلية.
- التغيير في الأرصدة الدائنة (التحليلي): يعرض النظام رصيد الحركة بدون الرصيد الافتتاحي للأرصدة الدائنة فقط للحسابات التحليلية.
- رقم الإيضاح: يُسجل رقم الإيضاح يدويا كلما كان لهذا البند إيضاح مرفق بالتقرير.
- الترتيب: يعرض النظام رقم الترتيب آليا مع إمكانية تعديله.
- المعادلة: هنا في هذا الحقل يتم احتساب القيم المالية التي سيعرضها التقرير على مستوى كل بند من بنود التقرير وتستند عملية الاحتساب على أرقام البنود التي تم تعريفها في أول خطوة في البنود التفصيلية.
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.
- استعراض التقرير: يمكن للمستخدم استعراض التقرير الذي تم تصميمه بالدخول إلى نظام المعلومات تقارير إدارة الأستاذ العام تقرير (القوائم والتدفقات الختامية) وتوفر الشاشة العديد من المؤشرات التي يمكن استخدامها في عرض التقرير المطلوب وكما هو مبين في شاشة التقرير
ولمزيد من التوضيح بشأن تصميم التقارير وعلى سبيل المثال لا الحصر نورد المثال التالي :
نفرض أن التقرير المطلوب تصميمه يهدف إلى عرض نسبة التداول العامة للمنشأة ((السيولة العامة)) الذي يقيس مدى إمكانية المنشأة على الوفاء بالتزاماتها المستحقة الأداء خلال السنة المالية وذلك بتحويل الموجودات المتداولة إلى سيولة نقدية لمقابلة الالتزامات والذي يساوي الأصول المتداولة / الخصوم المتداولة.
وعلى سبيل المثال ترغب المنشأة على عرض شكل التقرير على النحو التالي:
الأصول المتداولة = ××××××× (R1)
الخصوم المتداولة= ××××××× (R2)
نسبة التـــــــــــــداول= ××،×× % (R2)/(R1)
لتصميم هذا التقرير بهذا الشكل نتبع الخطوات التالية:
في البيانات الرئيسية
- نوع التقرير / القائمة: نختار تحليل حسابات.
- رقم القائمة: نُسجل رقم تسلسلي للتقرير أو القائمة.
- التاريخ: يعرض النظام تاريخ التصميم آليا قابل للتعديل.
- اسم التقرير: تحليل السيولة.
- رقم المرجع: يتم تسجيل رقم المرجع يدوياً.
في البيانات التفصيلية
- رقم البند: يعرضه النظام آليا بمجرد استكمال بيانات السطر الأول من الشاشة والانتقال إلى السطر الثاني ويظهر على شكل R1,R2,R3….
- اسم البند: نُسجل الأصول المتداولة.
- نوع الربط: نختار الحسابات.
- نوع الرصيد: نختار رصيد محلي.
- ربط الحسابات: بالنقر على السهم أمام نوع الرصيد لربط حسابات الأصول المتداولة.
- ربط الوثائق: نُحدد الوثائق المطلوب أن تحتسب في الحساب كلها أو بعضها عن طريق التأشير أمام الوثيقة.
- رقم الإيضاح: يُسجل يدوياً إذا كان هناك إيضاح مرفق.
- الترتيب: يعرضه النظام آليا.
- انتقل بالماوس إلى السطر الثاني في شاشة البيانات التفصيلية وكرر نفس الخطوات لتعريف الخصوم المتداولة.
- انتقل بالماوس إلى السطر الثالث في شاشة البيانات التفصيلية وكرر نفس الخطوات لتعريف بند نسبة التداول مع مراعاة الفروق التالية:
- نوع الربط: نختار معادلة.
- المعادلة: في حقل معادلة ندون المعادلة التالية R1/ R2 ويعني (الأصول المتداولة/ الخصوم المتداولة)
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ
- عرض التقرير: بالنقر على زر الطابعة الموجود في شريط أدوات أعلى الشاشة ومن ثم انقر على زر عرض لاستعراض التقرير ومن ثم طباعته.
وهكذا عند تصميم التقارير تتبع نفس الخطوات مع مراعاة خصوصية كل تقرير في عمليتي الربط والمعادلات.
قالب تقرير التدفقات النقدية:
تقرير التدفقات النقدية يتبع في اعداده نفس الخطوات الموضحة في المثال أعلاه وما ينبغي التنويه إليه في هذا السياق أنه يتوفر في النظام قالباً عاماً لتقرير التدفقات النقدية يتضمن (قائمة التدفقات بالطريقة المباشرة ) ويتكون من التدفقات النقدية التالية بما تتضمنه من تفاصيل:
- التدفقات النقدية من الأنشطة التشغيلية.
- التدفقات النقدية من الأنشطة الاستثمارية.
- التدفقات النقدية من الأنشطة التمويلية.
يمكن للمستخدم استعراض قالب تقرير التدفقات عند الدخول إلى مصمم التقارير الختامية والتدفقات والقوائم والنقر على زر بحث الموضح في شريط المهام ويختار اسم القالب من القائمة وسيتم عرض القالب في الشاشة على النحو التالي:
ملاحظة: قالب التقرير الظاهر في الشاشة قالب جاهز في البنود ومعادلات الاحتساب لكنه يحتاج إلى ربط بالحسابات وأنواع الوثائق حيث تركت مهمة الربط للمستخدم المختص في المنشأة، ويتبع المستخدم بعد النقر على زر تعديل الدخول أمام البنود التي نوع ربطها (حسابات) من خلال السهم الموضح أمام نوع الرصيد ويتبع الخطوات الموضحة في نوع الربط حسابات المشروحة في البيانات التفصيلية.