الاستخدام
تستخدم الشاشة لغرض الرقابة على أرصدة الحسابات المختلفة والرقابة على العمليات المالية عن طريق تحديد الحدود الدنيا والعليا وفقاً للسياسة التي تتبعها المنشأة حيث يمكن تحديد حدود لكل من (العملاء، الموردين، الصناديق، البنوك، السلف، المصروفات، مدينة أخرى، دائنة أخرى) وبالتالي توفير رقابة آلية على حدود الحسابات التي تطلب المنشأة الرقابة عليها مع توفير خيارات مرنة للتجاوزات، ويمكن إضافة البيانات في الشاشة بعد النقر على زر إضافة عن طريق فلترة البيانات الأساسية أو عن طريق إضافة البيانات يدوياً في البيانات التفصيلية.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة بإحدى طريقتين (مع إمكانية الجمع بين الطريقتين).
الطريقة الأولى
يتم من خلال البيانات الرئيسية فلترة الحسابات والحدود والعملة وحدود التجاوز وغيرها من البيانات – أو جزء منها -المطلوب إنزالها في البيانات التفصيلية على النحو التالي.
- النوع: يختار المستخدم نوع الحساب المطلوب فلترة حساباته من القائمة.
- من حساب / إلى حساب: يستخدم الحقلين لاختيار الحساب أو الحسابات المحصورة بين حسابين بواسطة (F9).
- المجموعة: تحدد المجموعة التي تنتمي إليها الحسابات من القائمة.
- الحساب التحليلي من/إلى: يستخدم الحقلين لاختيار الحساب التحليلي للحسابات إن وجدت بواسطة F9.
- الحد الأدنى والحد الأعلى: يستخدم الحقلين لتحديد الحد الأدنى والحد الأعلى للحسابات إذا كان المطلوب تعميم هذه الحدود على الحسابات المحصورة.
- أدنىحد وأعلى حد للعملية: يستخدم الحقلين لتحديد الحد الأدنى والحد الأعلى للعمليات التي تتم على الحسابات إذا كان المطلوب تعميم هذه الحدود على الحسابات المحصورة.
- تجاوز حدود الحسابات- العمليات: للتحكم في تجاوز حدود الحسابات والعمليات على النحو التالي:
- لا يسمح: لا يمكن تجاوز حدود الحسابات والعمليات.
- يسمح: يمكن تجاوز الحدود الخاصة بالحسابات والعمليات.
- يسمح مع التنبيه: يمكن تجاوز الحدود الخاصة بالحسابات والعمليات مع إظهار رسالة تنبيه بالتجاوز.
- العملة: يتم تحديد العملة التي سيتم تحديد حدود الحسابات والعمليات بها.
- النوع: يتم تحديد طبيعة الجانب الذي سيتأثر بالحدود وما إذا كان (مديناً) أو (دائناً) أو كلاهما.
- تصنيف الحساب: يتم من خلال هذا الحقل حصر اختيار التصنيف الذي تنتمي إليه الحسابات.
- الحد اليومي: الحد اليومي يمثل مقدار المبلغ الذي يمكن التعامل به مع الحساب يومياً.
- الحد الشهري: الحد الشهري يمثل مقدار المبلغ الذي يمكن التعامل به مع الحساب شهرياً.
- الحد السنوي: الحد السنوي يمثل مقدار المبلغ الذي يمكن التعامل به مع الحساب سنوياً.
تلميح: يسمح النظام بالتعامل مع الحد السنوي بشرط عدم تجاوز الحساب للحد الأعلى.
- إنزال البيانات: بمجرد النقر على زر (إنزال البيانات) يعرض النظام آلياً بيانات الحسابات والحدود في البيانات التفصيلية حسب ما تم تحديده في الحقول السابقة.
- تحديث البيانات: إذا تطلب الأمر تعديل الحدود أو أية بيانات أخرى تم ترميزها سابقاً يعدل المستخدم الحدود أو البيانات في البيانات الرئيسية ومن ثم النقر على زر (تحديث البيانات) ينفذ النظام آلياً تحديث البيانات على مستوى الحسابات في البيانات التفصيلية.
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.
الطريقة الثانية
يتم من خلال البيانات التفصيلية إدخال الحسابات والحدود والعملة وحدود التجاوز وغيرها من البيانات التي تقرر وضع حدود لها على النحو التالي:
- رقم / اسمالحساب: يستخدم هذا الحقل لاختيار الحساب الذي سيتم تهيئة حدود له باستخدام F9.
- الحساب التحليلي: يستخدم هذا الحقل لاختيار الحساب التحليلي للحسابات إن وجدت بواسطة F9.
- الرصيد الحالي: يعرض النظام آلياً رصيد الحساب المحدد أثناء إضافة الحدود.
- العملة: يتم تحديد العملة التي سيتم بها تحديد حدود الحساب وحدود العملية.
- النوع: يتم تحديد طبيعة الجانب الذي سيتأثر بالحدود وما إذا كان (مديناً) أو (دائناً) أو كلاهما.
- الحد الأدنى/الأعلى وأدنى /أعلى: تستخدم الحقول لإدخال الحدود للحساب والعملية.
- الحد اليومي والشهري والسنوي: يتم إضافة الحدود اليومية والشهرية والسنوية للحساب كما هو موضح في البيانات الرئيسية.
- تجاوز حدود الحسابات والعمليات: للتحكم في عملية التجاوز (لا يسمح – يسمح – يسمح مع التنبيه).
- أعلى نسبة حد متاح: يستخدم الحقل لإدخال نسبة التجاوز التي سيسمح بها وفقاً لمنح المستخدم صلاحية (تعديل أعلى حد متاح لحدود الحسابات) في شاشة صلاحية العمليات، وبمجرد إضافة النسبة يظهر المبلغ آلياً في حقل اعلى حد متاح.
- أعلى حد متاح: يستخدم الحقل لإدخال أعلى حد متاح للتجاوز التي سيسمح به وفقاً لمنح المستخدم صلاحية (تعديل أعلى حد متاح لحدود الحسابات) في شاشة صلاحية العمليات، وبمجرد إضافة المبلغ في هذا الحقل يظهر النسبة في حقل أعلى حد متاح آلياً.
- نسبة التجاوز: يظهر هذا العمود إذا كان نوع الحساب (عميل) وفيه يتم إدخال نسبة التجاوز من الحد الأعلى المسموح بها للحساب وعند إدخال النسبة يظهر المبلغ في حقل مبلغ التسهيل.
- مبلغ التسهيل: يظهر هذا العمود إذا كان نوع الحساب (عميل) وفيه يتم إدخال مبلغ التجاوز من الحد الأعلى المسموح بها للحساب وعند إدخال المبلغ تظهر النسبة في حقل نسبة التجاوز آلياً.
- البيان: يضيف المستخدم البيان التوضيحي المناسب على مستوى الحساب إذا تطلب الأمر.
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.