الاستخدام
الغرض من الشاشة توضيح كيفية عمل موازنة تقديرية (شهري / ربعي / نصفي / سنوي) كما أنه من الممكن إعداد موازنة تقديرية بأكثر من عملة وذلك يعتمد على المتغير استخدام الميزانية التقديرية حسب العملة في تهيئة الأستاذ العام – متغيرات الأستاذ العام – تبويب خيارات متقدمة، وبالتالي يستطيع المستخدم عمل الموازنة التقديرية للحسابات على مستوى كل عملة، وفي حالة عدم التأشير على المتغير (استخدام الموازنة التقديرية حسب العملة) لا يظهر حقل العملة وتعتبر العملة المحلية هي عملة الموازنة التقديرية وبالتالي لا يمكن عمل الموازنة التقديرية الا بالعملة المحلية.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر الاضافة أو (F6) من لوحة المفاتيح على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- رقم الفرع: يظهر في هذا الحقل الفرع الذي دخل عليه المستخدم وهو الفرع الذي سيتم فيه اصدار الموازنة التقديرية مع إمكانية اختيار فرع آخر إذا كان للمستخدم صلاحيات العمل على أكثر من فرع.
- رقم الاصدار: رقم الموازنة التقديرية تراكمي على مستوى الفرع.
- تاريخ الاصدار: تاريخ اصدار الموازنة التقديرية.
- الحالة: تظهر الحالة آلياً وهي الحالة المعبرة عن الوضع الحالي للموازنة والمرحلة التي وصلت إليها وما إذا كانت معتمد أو غير معتمد أو رفض أو إرجاع.
ملاحظة: إذا كانت حالة الموازنة غير معتمد وأراد المستخدم إضافة حساب للموازنة التقديرية يقوم باستعراض الموازنة السابقة والضغط على زر التعديل ثم الدخول على تبويب خيارات الإنزال وتحديد الحساب المراد اضافته ثم الضغط على حقل إنزال البيانات فيقوم النظام بإضافة الحساب الى قائمة الحسابات فيتم تحديد مبلغ الموازنة لهذا الحساب؛ أما إذا كانت حالة الموازنة معتمد يترتب على ذلك إمكانية إنزال الموازنة في شاشات (تعديل الموازنة التقديرية / المناقلة) وفي هذه الحالة إذا اراد المستخدم إضافة أي حساب للموازنة سيتم إضافته من شاشة تعديل الموازنة التقديرية .
- البيان: شرح توضيحي للموازنة التقديرية.
- حالة الاصدار: تظهر (حالة الاصدار) كما يلي:
- جديدة: إذا لم تستخدم هذه الموازنة في شاشات (تعديل الموازنة التقديرية / المناقلة).
- معدلة: إذا تمت حركة على الموازنة التقديرية في شاشة تعديل الموازنة أو في شاشة المناقلة تظهر حالة الموازنة معدلة.
- ملاحظات: يتم في هذا الحقل تسجيل أي ملاحظات تخص الموازنة التقديرية.
- نوع الموازنة: يستخدم هذا الحقل لاختيار نوع الموازنة التي سيتم إعدادها كما يلي:
- شهري: يتم تحديد نوع الموازنة (شهري) إذا كانت المنشأة تتعامل مع موازنة شهرية للحسابات.
- ربعي: يتم تحديد نوع الموازنة (ربعي) إذا كانت المنشأة تتعامل مع موازنة ربع سنوية للحسابات.
- نصفي: يتم تحديد نوع الموازنة (نصفي) إذا كانت المنشأة تتعامل مع موازنة نصف سنوية للحسابات.
- سنوي: يتم تحديد نوع الموازنة (سنوي) إذا كانت المنشأة تتعامل مع موازنة سنوية للحسابات.
- فتري: يتم تحديد نوع الموازنة فتري إذا اراد المستخدم عمل الموازنة للحسابات على فترات حيث سيقوم المستخدم بتحديد هذه الفترات فقد تكون كل عشرين يوم أو كل شهرين …إلخ.
- الافتراضي: إذا تم التأشير على هذا الخيار تعتبر (الموازنة افتراضية) وبالتالي سيقوم النظام بتشييك المبالغ في شاشات العمليات بالاعتماد على مبالغ الموازنة التقديرية الافتراضية.
- رقم المرجع: حقل اختياري يدخل يدوياً.
- عرض الموازنة أفقي: لإظهار الموازنة بشكل افقي.
ثانياً: خيارات الإنزال
- تستخدم هذه الحقول للاستعلام عن البيانات المراد إنزالها في البيانات التفصيلية.
- العملة: يظهر هذا الحقل إذا تم التأشير على متغير استخدام الميزانية التقديرية حسب العملة في تهيئة الأستاذ العام – متغيرات الأستاذ العام – تبويب خيارات متقدمة، وبالتالي يستطيع المستخدم عمل الموازنة التقديرية للحسابات على مستوى كل عملة، وفي حالة عدم التأشير على المتغير (استخدام الموازنة التقديرية حسب العملة) لا يظهر حقل العملة وتعتبر العملة المحلية هي عملة الموازنة التقديرية.
- توزيع إجمالي (الموازنة) على الفترات بالتساوي: يستخدم هذا الحقل إذا اراد المستخدم وضع مبالغ متساوية وتوزيعها بشكل متساوي لنوع الموازنة سواءً (شهري / ربعي / نصفي / سنوي / فتري) فمثلاً إذا تم تحديد نوع الموازنة (شهري) وفي هذا الحقل (توزيع إجمالي الموازنة على الفترات بالتساوي) تم إدخال مبلغ مائة وعشرون ألف ريال سيقوم النظام بتوزيع المبلغ على الفترات بالتساوي بواقع عشرة ألف لكل شهر.
- اضغط لتكرار ميزانية الفترة الأولى:
- اضغط لتكرار ميزانية الفترة الأولى: يستخدم هذا الزر لغرض تكرار المبلغ على جميع الحسابات في البيانات التفصيلية، فبعد إدخال مبلغ الموازنة لأول حساب ومن ثم النقر على هذا الزر سيتم تكرار المبلغ على جميع الحسابات.
- نوع العملية: يستخدم لاختيار نوع العملية (+ أو – أو / أو *)، فبعد إدخال مبلغ الموازنة لأول حساب ومن ثم اختيار نوع العملية سيتم إضافة أو خفض أو قسمة أو ضرب المبلغ في السجل الاول بالقيمة أو النسبة المحددة ويوزعها على جميع السجلات.
- إنزال البيانات: عند النقر على هذا الحقل يقوم النظام باستعراض البيانات التفصيلية حسب ما تم تحديده في البيانات الرئيسية وتبويب خيارات الإنزال.
ثالثاً: البيانات التفصيلية
- الفترة / من تاريخ / الى تاريخ / رقم الحساب / اسم الحساب / العملة: يقوم النظام باستعراض هذه البيانات حسب ما تم تحديده في البيانات الرئيسية وتبويب خيارات الإنزال وذلك عند النقر على حقل إنزال البيانات مع إمكانية الإدخال اليدوي لهذه الحقول.
- المبلغ: يظهر المبلغ آلياً عند استخدام حقل توزيع إجمالي الميزانية (الموازنة) على الفترات بالتساوي، وفي حالة عدم استخدام حقل توزيع إجمالي مبلغ الموازنة على الفترات بالتساوي يقوم المستخدم بإدخال مبلغ الموازنة الخاص بكل فترة يدوياً في حقل المبلغ.
ملاحظة: يقوم النظام بتشييك مبلغ الموازنة في العمليات وذلك عند التأشير على متغير تشييك مبلغ الموازنة في العمليات في تهيئة الأستاذ العام – متغيرات الأستاذ العام – تبويب خيارات متقدمة، ويعتمد استخدام هذا المتغير على صلاحية في شاشة صلاحيات العمليات تحت مسمى صلاحية التجاوز في الموازنة التقديرية حيث تظهر قائمة تشمل التالي:
- يسمح: إذا تجاوز المبلغ المستخدم في العملية مبلغ الموازنة سيسمح النظام بالتجاوز بدون تنبيه.
- لا يسمح: إذا تجاوز المبلغ المستخدم في العملية مبلغ الموازنة لن يسمح النظام بالتجاوز.
- يسمح مع التنبيه: إذا تجاوز المبلغ المستخدم في العملية مبلغ الموازنة يسمح النظام بالتجاوز ولكن بعد ظهور رسالة تنبيه.
- رقم المركز / رقم المشروع / رقمالنشاط: تستخدم هذه الحقول لاختيار رقم مركز التكلفة أو المشروع أو النشاط في حالة التعامل معها، وتستخدم حسب طريقة التعامل معها (اختياري / إجباري).
- البيان: شرح مختصر للعملية التي تمت.
- حفظ: بعد استكمال ادخال البيانات يتم الحفظ.
- اعتماد: بمجرد النقر على زر (الاعتماد) في شريط الأدوات تظهر شاشة أخرى تتضمن الخيارات التالية:
- غير معتمد: يعبر عن حالة طلب القيد قبل عملية الاعتماد.
- معتمد: يتم تحديد هذا الخيار في حالة الموافقة على الموازنة.
- رفض: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رفض الموازنة.
- إرجاع: يتم تحديد هذا الخيار في حالة إعادة الموازنة بغرض استيفاء بعض الإجراءات.
- بيان الاعتماد: يدون في هذا الحقل البيان التوضيحي للإجراء الذي تم.