مخطط الغرف

الاستخدام

تُعد شاشة “مخطط الغرف” الواجهة التشغيلية الرئيسية لإدارة عمليات المكاتب الأمامية على مستوى فروع الفندق المختلفة، حيث توفر رؤية شاملة ولحظية للحالة التشغيلية والمالية لجميع الغرف من خلال عرض كل غرفة كبطاقة مستقلة تُمكّن الموظف من الوصول السريع إلى وظائفها الأساسية.

تقدم تلك البطاقات عدة وظائف أساسية يمكن الدخول إليها بالنقر بزر الماوس الأيمن، وتتنوع الخيارات حسب حالة الإشغال (شاغرة/مشغولة)، وتشمل: إنشاء الحجوزات، والتسكين المباشر، والمغادرة، وتمديد الإقامة، ونقل الغرف، وإصدار المفاتيح الإلكترونية، وطلب خدمات الإشراف الداخلي والصيانة، إلى جانب العمليات المالية مثل توجيه الحركات إلى الفوليو وترحيل الإيجار اليدوي، وفقًا لصلاحيات وإعدادات النظام.

أيضًا تُوفّر البطاقات معلومات سريعة عن الحالة المالية عبر التشفير اللوني: لأحمر للأرصدة المدينة المستحقة، الأزرق للأرصدة الدائنة (دفعات مقدمة/مبالغ زائدة)، الأخضر للرصيد الصفري، والأسود لسعر الليلة وفق إعدادات ترحيل الإيجار.

وتتضمن الشاشة أدوات بحث وتصفية متقدمة، ومؤشرات لحظية في الشريط السفلي لنسبة الإشغال والأرصدة المالية، مما يتيح متابعة فعّالة للغرف والحجوزات وبيانات النزلاء، كما تعرض كل بطاقة ملخصًا للرصيد الحالي عند النقر عليها، مما يحقق أقصى كفاءة في إدارة موارد الفندق وتحسين تجربة العميل من واجهة تشغيلية موحدة.

طريقة استخدام الشاشة

يمكن استخدام الشاشة بعد اختيار فرع الفندق، كما يتيح النقر بزر الماوس الأيمن على بطاقة الغرفة عرض قائمة بالوظائف التي تستدعي الشاشات الفرعية المرتبطة بها داخل النظام أو الأنظمة الأخرى، مع ملاحظة أن هذه الشاشات مشروحة بالتفصيل في التوثيق الخاص بكل شاشة، بينما يتم شرح قائمة الوظائف هذه أدناه:

ملاحظة هامة: تعتمد آلية عرض شاشة مخطط الغرف على ثلاثة متغيرات رئيسية تتحكم في طريقة عرض البيانات داخل بطاقات الغرف: يتيح متغير عرض رمز نوع الغرفة إظهار أيقونة تمثل نوع الغرفة (مثل مفرد أو مزدوج) لتسهيل التمييز البصري بين التصنيفات، ويتحكم متغير طريقة تلوين بطاقة الغرفة في أسلوب التلوين إما بالاعتماد على حالة الإشغال فقط (شاغرة بالأخضر/مشغولة بالأحمر) أو باستخدام التلوين متعدد الحالات الذي يعرض الحالة التشغيلية التفصيلية (نظيفة، متوقع مغادرة، خارج الخدمة…) بألوان ورموز مميزة، بينما يتحكم متغير إخفاء العلامة العشرية في طريقة عرض المبالغ المالية إما بصيغة صحيحة دون خانات عشرية أو بصيغتها العشرية الكاملة، مما يوفر واجهة تشغيلية مرنة تتناسب مع احتياجات المستخدم ويسهم في تحسين وضوح الشاشة وسهولة متابعتها.

أولاً: البيانات الرئيسية (البحث والفلترة)

الحالة	المعنى
متاح الليلة	يشير هذا الرمز إلى إجمالي عدد غرف الفندق المتاحة للحجز أو التسكين خلال التاريخ الفندقي الحالي، ويُميز بصرياً بـ أيقونة النجوم الخضراء الزاهية على خلفية بيضاء، وعند النقر عليه يعرض النظام قائمة منسدلة توضح توزيع الغرف المتاحة حسب كل نوع (مفردة، ثنائية، إلخ) مع إمكانية الفلترة المباشر.
مشغولة الآن	يمثل هذا الرقم مؤشراً مباشراً لحجم الإشغال الفعلي للفندق بالنزلاء المقيمين حالياً، ويظهر في الشاشة بصورة أيقونة سرير رمادية داكنة على خلفية بيضاء، مع إمكانية فلترة الغرف المشغولة حسب نوع الغرفة.
فارغة الآن	يشير إلى إجمالي عدد الغرف الشاغرة (غير المُسكَّنة) فعلياً بغض النظر عن حالة الإشراف الداخلي، ويُمثّل إجمالي المخزون المادي المتاح في الوقت الحالي، ويظهر عبر أيقونة باب رمادية على خلفية بيضاء.
مجموعة/الوتمنت	يشير هذا الرمز إجمالي الغرف المرتبطة بحجوزات المجموعات (الوفود) أو عقود الألوتمنت، مما يسهل إدارة المجموعات، ويظهر بـ لون خلفية وردي فاتح (Rose) مع أيقونة أرجوانية تمثل مجموعة أشخاص.
مغادرة متوقعة (محجوزة)	يشير إلى إجمالي عدد الحجوزات المؤكدة التي يوافق تاريخ مغادرتها التاريخ الفندقي الحالي ولم يتم تسكين أصحابها فعلياً، بما يتيح متابعة الحجوزات التي انتهت مدتها دون تسجيل وصول، ويُميز بـ خلفية سماوية فاتحة مع أيقونة بنفسجية تظهر شخصاً يغادر الباب.
متوقع المغادرة	يشير إلى إجمالي عدد النزلاء المقيمين فعلياً والذين يحين موعد مغادرتهم في التاريخ الفندقي الحالي، لمتابعة إجراءات التشييك وإخلاء الغرف لتجهيز الغرف لإعادة التشغيل، ويظهر بـ لون خلفية برتقالي باهت وأيقونة تمثل شخصاً يغادر عبر الدرج.
محجوزة نظيفة	يشير إلى الغرف المحجوزة التي يكون تاريخ الوصول الخاص بها أكبر من التاريخ الفندقي الحالي، وتم تجهيزها وتنظيفها واعتمادها من قبل الإشراف الداخلي لتكون جاهزة للاستقبال فور وصول النزيل، وتظهر البطاقة بـ لون أزرق لافندر.
محجوزة غير نظيفة	يشير إلى إجمالي الغرف المحجوزة التي لم تُنجز أعمال تنظيفها بعد مما يستوجب تنبيه قسم الإشراف الداخلي، وتُميز بـ لون بطاقة أرجواني داكن مع أيقونة الممسحة/التنظيف والتقويم.
مشغولة نظيفة	تشير إلى الغرف المشغولة حالياً والتي استكمل قسم الإشراف الداخلي أعمال التنظيف اليومي لها، وتظهر بـ خلفية حمراء باهتة (وردية) مع أيقونة سرير باللون الأخضر الداكن.
مشغولة غير نظيفة	تشير إلى عدد الغرف المشغولة حالياً بنزلاء مقيمين، والتي لم تُنظف بعد ضمن الجدول اليومي أو سُكنت قبل التنظيف، وتظهر بـ خلفية حمراء داكنة وأيقونة سرير باللون الأحمر مع رمز ممسحة التنظيف.
متاحة نظيفة	تمثل الغرف الشاغرة الجاهزة تماماً للتسكين الفوري والتي اعتمدها الإشراف الداخلي، وتُميز بصرياً بـ بطاقة خضراء زاهية (تدرج أخضر) وأيقونة نجوم خضراء داكنة، وهي الحالة المثالية للتسكين.
متاحة غير نظيفة	تشير للغرف الشاغرة التي لم يتم تنظيفها بعد ولن تتاح للتسكين إلا بعد عمل الإشراف الداخلي، وتظهر بـ لون بطاقة أصفر شاحب وأيقونة برتقالية تحمل علامة التنبيه.
خارج التشغيل	تشير إلى إجمالي عدد الغرف المستبعدة من التشغيل أو الحجز، سواءً بسبب أعمال صيانة جسيمة ضمن حالة خارج الطلب، أو صيانة دورية وتجديدات ضمن حالة خارج الخدمة، أو لوجود أعمال صيانة قيد التنفيذ ضمن حالة صيانة، ويتم تمييزها بـ خلفية رمادية باهتة وأيقونة رمادية تمثل علامة “ممنوع”.

كما توفر الشاشة مجموعة أخرى من أدوات الفلترة والبحث التي تساعد على سرعة الوصول إلى الغرف المطلوبة واستعراضها وفق معايير محددة، وذلك كما يلي:

قوائم الفلترة التصنيفية

تقع قائمة الفلترة في أعلى يسار الشاشة، وتوفر قائمة منسدلة رئيسية لتصفية الغرف وفق معايير متعددة، كما يلي:

• الطابق: تتيح تصفية وعرض الغرف التابعة لطابق محدد، بما يسهم في تسهيل إدارة الغرف ومتابعة عمليات التسكين والتنظيف والصيانة داخل كل طابق.
• نوع الغرفة: تتيح عرض الغرف حسب تصنيفها (مثل: مفردة، مزدوجة، ثلاثية، جناح، وغيرها)، بما يسهم في تسهيل اختيار الغرفة المناسبة وفق احتياجات النزيل.
• الحالة: تتيح تصفية وعرض الغرف وفق حالتها التشغيلية، (مثل: محجوزة، نظيفة، مشغولة، متسخة، خارج الخدمة/ الطلب)، مما يسهم في متابعة جاهزية الغرف، بما يساعد على متابعة جاهزية الغرف وإدارتها بكفاءة.

محرك البحث السريع

• بحث: يقع في الجهة اليمنى من منطقة الفلترة، ويتيح البحث المباشر عن غرفة محددة بإدخال رقم الغرفة، ليقوم النظام بعرض الغرفة المطابقة فقط، مما يسهّل الوصول إليها بسرعة.

مؤشرات الفلترة

• مؤشر القادمون: عند تفعيل هذا المؤشر، يعرض النظام الغرف المرتبطة بالحجوزات المتوقع وصولها اليوم، مما يسهّل على موظفي الاستقبال الاستعداد لإجراءات التسكين.
• مؤشر استحقاق الدفع: يُستخدم لفلترة الغرف ذات الأرصدة المالية المستحقة، بما يساعد موظفي الاستقبال على متابعة الحسابات التي تتطلب التحصيل، ويعتمد النظام على ترميز لوني للأرصدة، حيث يشير اللون الأحمر إلى وجود رصيد مدين مستحق على النزيل يتطلب سداد المبلغ أو تسويته.
• مؤشر التصفية: يعمل كعداد رقمي يوضح عدد معايير التصفية المطبقة حالياً، ويُحدِّث قيمة العداد تلقائياً وفقاً لعدد معايير الفلترة المحددة.

ثانياً: البيانات التفصيلية

تعرض البيانات التفصيلية المباني التابعة للفرع أو الفندق المحدد، وعند النقر على أي مبنى يعرض النظام الغرف التابعة له وفق معايير التصفية المطبقة في البيانات الرئيسية كـعرض الغرف المتاحة النظيفة فقط أو عرض جميع الغرف بناء على الفلترة في البيانات الرئيسية.

• زر “توسيع العرض” : زر موجود أعلى زاوية البيانات التفصيلية، والذي يهدف إلى تحسين تجربة الاستخدام من خلال إخفاء القوائم الجانبية وأدوات التنقل، وتخصيص كامل مساحة الشاشة لعرض مخطط الغرف، مما يتيح إظهار عدد أكبر من الغرف والطوابق في واجهة واحدة، ويسهّل متابعة حالاتها والتنقل بينها.

وكذلك يوفر النقر بزر الماوس الأيمن على بطاقات الغرفة خيارات حسب حالة الإشغال، اعتمادًا على ما إذا كانت الغرفة شاغرة أو مشغولة، والتي تستدعي الشاشات الفرعية المرتبطة بها داخل النظام أو الأنظمة التابعة لأقسام الفندق، وقد تم توثيق هذه الشاشات بالتفصيل في أدلتها الخاصة، بينما يوضح هذا القسم الوظائف المتاحة لكل حالة من حالات إشغال الغرف كما يلي:

حالات الغرف الشاغرة

بالنسبة للغرف الشاغرة، تتيح بطاقة الغرفة تنفيذ إجراءات الحجز، أو التسكين المباشر، أو تغيير حالة الغرفة (مثل: خارج الخدمة أو خارج الطلب (وفيما يلي شرح الوظائف المتاحة:

• التسكين: تُستخدم هذه الوظيفة لتسكين النزيل مباشرةً عند وصوله، شريطة أن يكون تاريخ الحجز هو التاريخ الفندقي الحالي، وعند النقر عليها، تُفتح شاشة فرعية لإدخال بيانات النزيل، مثل الاسم، وبيانات الاتصال، ومعلومات الهوية، ثم يقوم النظام بتخصيص الغرفة الشاغرة وبدء إجراءات الإقامة مع توثيق بيانات النزيل.
• حجز: يُستخدم هذا الخيار لإنشاء حجز للغرفة الشاغرة عندما يكون تاريخ الوصول لاحقًا للتاريخ الفندقي الحالي، ويؤدي النقر عليها إلى فتح شاشة الحجز لإدخال بيانات النزيل، وتحديد تاريخ الإقامة، وسعر الغرفة، وأي طلبات أو تفضيلات خاصة، ثم حفظ الحجز في النظام.
• تغيير حالة الغرفة: يُستخدم هذا الخيار لتحديث الحالة التشغيلية للغرف، حيث يتيح تعديل حالة الإشراف الداخلي (نظيفة / متسخة)، أو تغيير حالة الغرفة إلى إحدى حالات الصيانة، خارج الطلب للأعطال الجسيمة، خارج الخدمة للصيانة الدورية أو الإيقاف المؤقت، أو الصيانة لأعمال الصيانة العامة، ويساعد ذلك قسم الإشراف الداخلي على إدارة مهام التنظيف والصيانة، وتسريع تجهيز الغرف وإتاحتها للحجز والتسكين، كما يسهم في التحقق من تطابق حالات الغرف بين مكتب الاستقبال وقسم الإشراف الداخلي، وضمان دقة حالة الغرف في مخطط الغرف ومنع تسكين الغرف غير الجاهزة لاستقبال النزلاء.

ملاحظة: في حالة وجود تعارض في بيانات الغرفة، يظهر رمز المثلث التنبيهي أعلى رقم الغرفة، لإشعار موظف الاستقبال بوجود تناقض يتطلب المراجعة والتصحيح.

• مفتاح مؤقت: يُستخدم هذا الخيار لإصدار وإدارة مفاتيح مؤقتة للغرف الإلكترونية للنزلاء والمرافقين، ويشترط الارتباط بجهاز إصدار المفاتيح، مع تفعيل متغير إصدار مفتاح تلقائي عند التسكين لإصدار المفتاح عند التسكين، أو متغير إصدار مفتاح تلقائي عند نقل الغرف لإصداره عند نقل الغرفة، كما يعرض النظام مؤشرًا لحالة الاتصال بجهاز إصدار المفاتيح بشريط الأدوات المساعدة أعلى الشاشة، فإذا ظهر باللون الأحمر دلّ على انقطاع الاتصال، ويمكن النقر عليه لإعادة الاتصال بالجهاز واستئناف إصدار وتفعيل مفاتيح الغرف.
• إضافة مهمة: يُستخدم هذا الخيار، لإنشاء وإدارة طلبات الخدمة الخاصة بالغرفة، مثل طلبات التنظيف أو الصيانة، مباشرةً من مخطط الغرف، عند النقر عليه، تظهر نافذة يتم من خلالها تحديد نوع المهمة، وإدخال الملاحظات، وإسنادها إلى موظف محدد أو تركها دون إسناد، لتُرحَّل تلقائياً إلى شاشتي طلبات المهام ومهام الموظف لمتابعتها وتنفيذها.

حالات الغرف المشغولة (غير الشاغرة)

عند النقر بزر الماوس الأيمن على بطاقة غرفة مشغولة، يعرض النظام قائمة بالوظائف التشغيلية والمالية الخاصة بالنزيل المقيم، وذلك كما يلي:

• عرض: عند النقر عليه، تظهر شاشة تفاصيل الحجز للاطلاع على جميع بيانات الحجز والإقامة، بما في ذلك بيانات النزيل والمرافقين، وتواريخ الوصول والمغادرة، وكشف الحساب (الفوليو)، مع إمكانية تنفيذ العمليات المرتبطة بالحجز، مثل الدفع، والصرف، والتوجيه المالي، وطباعة الفاتورة، والمغادرة.
• تغيير حالة الغرفة: يُستخدم لتغيير الحالة التشغيلية للغرفة المشغولة، مثل تغيير حالتها إلى متسخة بعد المغادرة، لإدراجها ضمن مهام قسم الإشراف الداخلي وتجهيزها قبل إعادة حجزها أو تسكينها.

ملاحظة: يحدد إعداد متغير “تسكين الغرف المتسخة” آلية التعامل مع الغرف التي حالتها متسخة أثناء التسكين، حيث يمكن للنظام السماح بالتسكين مباشرةً، أو منعه، أو طلب تأكيد المستخدم قبل إتمام التسكين حسب الخيار المحدد.

• إكمال الصيانة: تُستخدم هذه الوظيفة لإنهاء أعمال الصيانة وإعادة الغرفة إلى التشغيل مباشرةً من مخطط الغرف، دون الحاجة إلى الانتقال إلى شاشة طلبات الصيانة، فعند النقر عليها، تظهر نافذة لتأكيد إكمال الصيانة، ثم يقوم النظام تلقائياً بتحديث حالة الغرفة وإعادتها إلى حالتها التشغيلية، مع ترحيل حالة الطلب إلى شاشة طلبات الصيانة وتسجيله كمكتمل، لتصبح الغرفة جاهزة للحجز أو التسكين.
• ترحيل الإيجار: يُستخدم هذا الخيار لتسهيل وتسريع ترحيل رسوم الإقامة (قيمة الليلة) والضرائب يدوياً إلى فاتورة النزيل قبل موعد الترحيل الآلي الذي ينفذه نظام المراجع الليلي، وذلك في حالات المغادرة المبكرة أو الرغبة في تسوية الحساب قبل المغادرة، ويؤدي النقر عليه إلى فتح شاشة ترحيل الإيجار مباشرةً من مخطط الغرف دون الحاجة إلى الانتقال لنظام الكاشير، التي تتيح تحديد حجوزات أو غرف معينة لترحيل رسوم الإقامة لها أو اختيار ترحيل الكل لتنفيذ العملية دفعة واحدة، مع إمكانية إلغاء الترحيل للتراجع عن العملية في حال وجود خطأ، وعند التنفيذ يُنشئ النظام القيود المحاسبية المقابلة ويُحدّث رصيد الفوليو ومديونية النزيل.
• دفع: يُستخدم هذا الخيار لتسجيل وسداد الفواتير المستحقة، سواءً بسداد جزء من قيمتها أو كاملها، مباشرةً من مخطط الغرف، وعند النقر عليه، يفتح النظام شاشة تعرض قيمة الإقامة والمبلغ المستحق على النزيل، كما تتيح تحديد الفوليو المراد السداد عليه، واختيار طريقة الدفع (مثل: نقدًا، أو شيك، أو بطاقة ائتمان)، وإدخال رقم المرجع عند الحاجة، ليقوم النظام بتحديث رصيد النزيل فورًا، مما يسرّع إجراءات التحصيل وتسوية الحسابات.
• صرف من الكاشير: يُستخدم هذا الخيار لتسجيل المصروفات أو المبالغ التي يدفعها الفندق نيابةً عن النزيل، والتي لا تُعد جزءًا من رسوم الإقامة، مثل رسوم البريد أو خدمات التوصيل الخارجية، ويؤدي النقر عليه إلى فتح شاشة سند صرف لتسجيل هذه المبالغ، ليتم صرفها من كاشير الفندق، ثم تحميلها على حساب (الفوليو) الخاص بالنزيل وإضافتها إلى فاتورته، بما يضمن توثيقها وتسويتها ماليًا.
• المغادرة: يُستخدم هذا الخيار لإتمام إجراءات مغادرة النزيل وإقفال حساب الإقامة، حيث يفتح شاشة المغادرة لمراجعة رصيد الفوليو وتسوية المستحقات، سواءً بالسداد المباشر أو بترحيلها إلى حساب الذمم المدينة عند الدفع الآجل، وبعد تسوية الحساب، يتم تنفيذ المغادرة لتحديث حالة النزيل وتحويل حالة الغرفة إلى شاغرة متسخة تمهيدًا لتجهيزها، مع إمكانية طباعة كشف الحساب النهائي.

ملاحظة: ترتبط إجراءات المغادرة بمجموعة من المتغيرات التي تتحكم في آلية تنفيذها وفق سياسة الفندق، حيث يحدد متغير حالة الغرفة بعد المغادرة الحالة التي تُسند للغرفة بعد إخلائها (مثل، نظيفة أو متسخة، إلخ)، كما يتيح متغير تفعيل المغادرة المتأخرة مع التكلفة لاحتساب رسوم المغادرة المتأخرة الساعات الإضافية آلياً، بينما يتحكم متغير تسوية فواتير الشركات تلقائيًا عند المغادرة إذا كان هناك رصيد في ترحيل الأرصدة المستحقة إلى الذمم المدينة تلقائيًا أو يدويًا وفق الإعدادات المعتمدة.

• تمديد الإقامة: تُستخدم لتعديل تاريخ مغادرة النزيل وتمديد فترة إقامته مباشرةً من مخطط الغرف، ويؤدي النقر عليها إلى فتح نافذة لتحديد عدد الليالي الإضافية أو تاريخ المغادرة الجديد، مع عرض أسعار التمديد وإتاحة تعديلها من خلال خياري “تجاوز رمز السعر” أو “تمديد بدون رسوم” عند تفعيل متغيري تعديل تسعير الحجز وتفعيل التمديد بدون رسوم، وعند الحفظ يقوم النظام بتحديث بيانات الحجز وتثبيت الغرفة خلال فترة التمديد بما يضمن عدم تعارضها مع الحجوزات الأخرى.
• نقل إلى بطاقة إيراد: يُستخدم لنقل البيانات المالية الخاصة بالحجز إلى بطاقة إيراد في الحالات التي يتعذر فيها تسجيل مغادرة الحجز مع حاجة الفندق إلى الغرفة، حيث يتم نقلها وتصفير الفوليو، بما يتيح تسجيل مغادرة الغرفة وتحريرها مع الاحتفاظ بالبيانات المالية في بطاقة الإيراد.
• نقل الغرف: تُمكّن هذه الوظيفة موظفي الاستقبال من نقل النزيل من غرفته الحالية إلى غرفة أخرى أثناء فترة الإقامة، وذلك لأسباب تشغيلية أو خدمية مثل: ترقية نوع الغرفة، وجود عطل في الغرفة الحالية، تغيير موقع الغرفة حسب التفضيل، أو إعادة توزيع الإشغال وفق متطلبات التشغيل، وعند اختيار “نقل الغرفة”، يعرض النظام تظهر شاشة نقل الغرفة التي تتيح تحديد نوع النقل، وذلك كما يلي:
• النقل إلى غرفة من نفس النوع ورمز السعر: عند اختياره، يتيح نقل النزيل إلى غرفة أخرى من نفس نوع الغرفة وبنفس رمز السعر دون تغيير السعر.
• النقل إلى غرفة من نوع أو رمز سعر مختلف: عند اختياره، يتيح نقل النزيل إلى غرفة من نوع أو رمز سعر مختلف، مع احتساب فروقات الأسعار وترحيلها إلى حساب النزيل، ويتطلب تفعيل متغيري “نقل الغرف لرمز سعر مختلف ونقل الغرف بنوع غرفة مختلف”.
• ترقية (نقل الغرفة مع الاحتفاظ بالسعر القديم): عند اختياره، يتيح نقل النزيل إلى غرفة من فئة أعلى مع الاحتفاظ بسعر الغرفة الأصلية دون رسوم إضافية (مثل نقله من غرفة قياسية إلى غرفة ديلوكس بنفس السعر الغرفة القياسية)، ويشترط تفعيل متغير “تفعيل الترقية! نقل الغرفة وتغيير رمز السعر مع الاحتفاظ بالسعر القديم”.
• السبب: يُستخدم لإدخال سبب نقل الغرفة، ويكون إلزامياً عند تفعيل متغير “سبب نقل الغرف إجباري”، واختيارياً عند تعطيله، وعند حفظ العملية، يُحدّث النظام بيانات الحجز وينفذ عملية النقل.

ملاحظة: يتم تحديد حالة الغرفة الأصلية بعد نقل النزيل إلى غرفة أخرى وفق إعداد متغير “حالة الغرفة بعد النقل لغرفة أخرى”، حيث يحدد النظام حالتها كـ نظيفة، متسخة، يلزم استلامها، تمت مراجعتها، أو يتيح اختيارها يدويًا، مع إمكانية الإبقاء على حالتها السابقة عند اختيار لا تتغير.

• توجيه إلى: يوفّر هذا الخيار للموظفين إمكانية إدارة وتوجيه تكاليف النزلاء بين الغرف أو كشوف الحساب (الفوليو) المختلفة، فعند النقر عليه، تظهر شاشة فرعية تتيح تخصيص الرسوم أو إعادة توزيعها بين الغرف أو الحجوزات، بحيث يمكن توجيه رسوم محددة، مثل إيجار الغرف والضرائب، إلى فوليو مستقل خاص بالشركة أو الجهة الراعية، مع إبقاء المصروفات الشخصية والخدمات الإضافية في فوليو النزيل الأساسي، وهو مفيد بشكل خاص عند نقل النزيل بين الغرف أو الحاجة إلى تقسيم الرسوم أو إعادة توجيهها، مما يُبسّط إدارة المديونيات، ويُسهّل إجراءات المغادرة، ويضمن إصدار فواتير مستقلة ودقيقة لكل جهة.
• طباعة فاتورة أولية: تتيح هذه الوظيفة للموظفين إنشاء وطباعة فواتير إقامة وتسكين النزلاء، يؤدي النقر عليه إلى فتح شاشة فرعية تحتوي على خيارات لتخصيص تنسيق الفاتورة ومحتواها، يمكن بعد ذلك تسليم الفواتير التي تم إنشاؤها إلى النزلاء لاستخدامها في سجلاتهم أو لأغراض السداد.
• إضافة مهمة: تتيح هذه الوظيفة لموظف الاستقبال إنشاء طلبات خدمة للغرف، سواءً كانت شاغرة أو مشغولة، مباشرةً من مخطط الغرف، مما يعزز التواصل مع الأقسام التشغيلية، مثل الإشراف الداخلي والصيانة، وعند النقر عليها، تظهر شاشة لتحديد نوع المهمة، وإدخال الملاحظات، وإسنادها إلى موظف محدد عند الحاجة، ثم يقوم النظام بترحيلها تلقائياً إلى شاشة طلبات المهام وإشعار الموظف عبر شاشة مهام الموظف أو تطبيق الجوال، بما يضمن سرعة تنفيذ الطلبات، ومتابعة إنجازها، ورفع كفاءة تشغيل الغرف.
• ملاحظات: تُستخدم هذه الوظيفة كأداة تواصل إدارية حيوية لتوثيق وتناقل المعلومات الهامة وتفضيلات النزلاء بين موظفي الاستقبال، تتيح إضافة ملاحظة جديدة وتصنيفها (تنبيه، ملاحظة، أو مرفق)، مع تحديد مرحلة ظهورها أثناء الحجز أو التسكين أو المغادرة، بالإضافة إلى التحكم في عرضها داخل النظام أو طباعتها في التقارير، بما يضمن تنفيذ طلبات النزلاء وتنبيه فريق العمل للملاحظات التشغيلية المهمة.
• مؤشرات الأرصدة: تعرض بطاقات الغرف مؤشرات مالية تعتمد على التشفير اللوني لتسهيل متابعة حالة حسابات النزلاء، وذلك على النحو التالي:
• اللون الأحمر: تشير إلى الغرف ذات الأرصدة المدينة المستحقة التي تحتاج إلى تسوية.
• اللون الأزرق: تشير إلى الغرف ذات الرصيد الدائن ناتج عن دفعة مقدمة أو مبلغ زائد، ويبقى متاحًا للاستهلاك أو الاسترداد عند المغادرة.
• اللون الأسود: يشير إلى سعر الليلة عند تفعيل متغير ترحيل الإيجار عند التسكين، أما عند تعطيله فيتم ترحيل الإيجار يدويًا.
• اللون الأخضر: يشير إلى الغرف ذات الرصيد الصفري، أي التي لا توجد عليها أو لها أي مبالغ مستحقة.

ملاحظة: يعتمد المبلغ الظاهر على بطاقة الغرفة في مخطط الغرف على إعداد متغير “طريقة عرض المبلغ في بطاقة الغرفة”، حيث يمكن عرضه كـ الرصيد لإظهار المبلغ المستحق أو المتبقي على النزيل، أو إجمالي الحجز لإظهار القيمة الإجمالية المتوقعة للإقامة، كما يتيح النظام عرض تفاصيل الرصيد عند تمرير مؤشر الماوس فوق خانة الرصيد، من خلال نافذة منبثقة تتضمن إجمالي مبلغ الإقامة، والمبلغ المدفوع، وصافي الرصيد المتبقي، دون التأثير على البيانات المالية للحجز.

حالات الإشغال والأداء المالي

يعرض الشريط السفلي ملخصاً لحظياً للمؤشرات التشغيلية والمالية للفندق، مما يتيح متابعة حالة الإشغال والأرصدة المالية مباشرةً من شاشة مخطط الغرف دون الحاجة إلى استخراج تقارير، ويشمل المؤشرات التالية:

• نسبة الإشغال: تعرض النسبة المئوية للإشغال الفعلي للفندق مقارنةً بإجمالي الغرف المتاحة للبيع، مع شريط تقدم بصري يوضح توزيع الغرف المشغولة باللون الأخضر والشاغرة باللون الرمادي، وتُحسب وفق المعادلة التالية: (نسبة الإشغال % = (عدد الغرف المشغولة ÷ إجمالي الغرف المتاحة للبيع) × 100)).
• إجمالي الرصيد له: يُعرض باللون الأزرق، ويمثل إجمالي المبالغ الدائنة للنزلاء، مثل الدفعات المقدمة أو المبالغ الزائدة القابلة للاستهلاك أو الاسترداد.
• إجمالي الرصيد عليه: يُعرض إجمالي المبلغ المستحق على النزلاء، ويظهر باللون الوردي/الأحمر للدلالة على وجود رصيد مدين يتطلب التسوية.
• إجمالي الصافي: يُعرض صافي الرصيد، ويظهر باللون الأزرق الداكن للدلالة على وجود رصيد دائن، حيث تفوق الدفعات المقدمة إجمالي المستحقات الحالية.
• حجم المخطط: يتيح شريط التمرير التحكم في حجم عرض بطاقات الغرف، بما يسمح بتكبيرها أو تصغيرها لإظهار عدد أكبر أو أقل من الغرف ضمن مساحة العرض.

ملاحظة: عند النقر على بطاقة الغرفة، تظهر شاشة ملخص الحجز التي تتيح استعراض أهم بيانات الحجز، بما في ذلك بيانات النزيل، وتفاصيل الإقامة، والحالة المالية، والملاحظات، والباقات المرتبطة بالحجز.