عمليات فحص الغرف

الاستخدام

تُعد هذه الشاشة إحدى الشاشات المهمة في نظام الإشراف الداخلي بالفندق، حيث تُستخدم لتسجيل عمليات فحص الغرف عند إخلائها من النزلاء، بهدف التحقق من سلامة العناصر والأجهزة وتوثيق أي تلف أو فقدان من ممتلكات الفندق، كما تتيح ربط الإشراف الداخلي بالحسابات لترحيل الغرامات مباشرة إلى فاتورة النزيل عند وجود تلف أو فقدان، مما يُسرّع إجراءات تسجيل المغادرة ويُحصّن أصول الفندق ويُعزز الشفافية التشغيلية.

طريقة استخدام الشاشة

تُستخدم الشاشة من خلال الضغط على زر (جديد+ (لإنشاء عملية فحص غرفة جديدة، حيث يتم اختيار الغرفة المراد فحصها وإدخال بيانات الفحص عبر نافذة الإدخال المخصصة، كما تعرض الشاشة قائمة بعمليات الفحص المسجلة مسبقاً في جدول، وعند إنشاء عملية فحص جديدة يتم الانتقال إلى الشاشة التالية التي تتضمن الحقول التالية:

أولاً: الحقول الرئيسية

• زر البحث: يُستخدم للبحث السريع ضمن عمليات الفحص المسجلة عبر إدخال رقم الغرفة أو جزء منه، لتصفية النتائج وعرض السجلات المطابقة فقط، بما يسهل المتابعة والمراجعة.
• زر فحص غرفة جديدة: يُستخدم لإنشاء عملية فحص جديدة للغرفة، حيث يتم فتح شاشة” فحص غرفة جديدة” وتتضمن الحقول التالية:

ثانياً: البيانات الرئيسية

• رقم الغرفة: يُستخدم الحقل لاختيار الغرفة المراد فحص عناصرها من القائمة المنسدلة، والمعرفة مسبقاً من شاشة ” غرف çإدارة الغرفç تهيئة النظام.
• ملاحظات: يُستخدم لتدوين أي ملاحظات عامة تتعلق بعملية الفحص أو حالة الغرفة بشكل عام.

ثالثاً: عناصر الفحص

• اسم العنصر/ التصنيف: تُعرض جميع العناصر التي تحتويها الغرفة المراد فحصها تلقائيًا (مثل: كرسي، تلفزيون)، والمعرّفة مسبقًا من شاشة “عناصر فحص الغرف”.
• حالة العنصر: يحتوي على قائمة منسدلة لتحديد حالة العنصر أثناء الفحص، وتتضمن:
• سليم: يتم اختياره، عندما يكون العنصر في حالته الطبيعية ويعمل بشكل صحيح.
• تالف: يتم اختياره، عندما يكون العنصر معطلاً أو تالفاً نتيجة سوء الاستخدام.
• مفقود: يتم اختياره، عندما يكون العنصر غير موجود في الغرفة.
• الكمية: يُستخدم لإدخال عدد العناصر التي تم فحصها أو الكمية المتأثرة بالتلف أو الفقد.
• مبلغ الغرامة: يُستخدم لإدخال القيمة الغرامة المالية المستحقة لكل عنصر تالف أو مفقود، والتي سيتم تحميلها على حساب النزيل.
• ملاحظات: يُستخدم لتدوين ملاحظات خاصة بكل عنصر على حدة (مثل: وصف نوع التلف أو مكان الفقد).
• زر ابدأ/ إلغاء: يُستخدمان لإتمام أو إلغاء عملية الفحص، حيث يؤدي الضغط على ابدأ إلى اعتماد بيانات الفحص وتحديث حالة الغرفة آلياً إلى قيد الفحص ضمن جدول العمليات، بينما يؤدي الضغط على إلغاء إلى الخروج من نافذة الإدخال دون حفظ أي بيانات.

رابعاً: الإجراءات المتاحة من خلال أيقونة الإجراءات (⋮)

في حالة العناصر التي تم فحصها سليمة

عند ظهور حالة “قيد الفحص” ضمن الجدول، يتم الضغط على أيقونة الإجراءات (⋮) للوصول إلى الخيارين التاليين:

• زر عرض: عند النقر عليه، تظهر نافذة “ملخص الفحص” لعرض تفاصيل عملية الفحص، مع إمكانية إتمام الفحص ثم إغلاق النافذة بعد المراجعة، وعند الضغط تظهر رسالة تأكيد قبل الاعتماد.
• زر إتمام الفحص: عند النقر عليه، تظهر رسالة تأكيد لإتمام الفحص وتحديث حالة الغرفة، أو إلغاء للتراجع دون تطبيق أي تغيير.

في حالة العناصر التي تم فحصها تالفة أو مفقودة

عند إتمام عملية الفحص في حالة وجود عناصر مفقودة أو تالفة، يتم الضغط على أيقونة الإجراءات (⋮)، وتتضمن:

• زر عرض: عند النقر علية، يُعرض ملخص الفحص بالعناصر التالفة أو المفقودة والكمية وغرامة كل عنصر وإجمالي الغرامات، للمراجعة قبل الاعتماد وترحيل الغرامة على حساب النزيل.
• ترحيل الغرامات: عند النقر علية، يُرحّل إجمالي الغرامات إلى فاتورة النزيل، بعد تأكيد رسالة التنبيه، لضمان سدادها عند تسجيل المغادرة.