الاستخدام
تُستخدم الشاشة لتوثيق وإصدار أوامر الشراء قبل تسجيل أي أثر مالي، حيث يتم من خلالها تسجيل تفاصيل العملية مثل الأصناف والكميات المطلوبة والكميات المجانية والأسعار والخصومات والضرائب، بما يضمن الالتزام بالشروط المتفق عليها مع المورد، كما تدعم أتمتة الدورة المستندية عبر إتاحة إنزال بيانات أمر الشراء مباشرة إلى فاتورة المشتريات، مما يقلل من أخطاء الإدخال اليدوي، وتتيح كذلك متابعة حالة الأوامر وتحديد طريقة الدفع وبيانات وشروط التسليم.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر “إضافة سجل جديد”، على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- السنة: يعرض النظام السنة المالية تلقائياً التي سيتم فيها إصدار الوثيقة ولا يمكن تعديلها.
- الوحدة التشغيلية: يتم اختيار الوحدة التشغيلية التي يعمل عليها المستخدم لتسجيل بيانات الوثيقة ضمنها، مع إتاحة إمكانية اختيار وحدة تشغيلية أخرى في حال توفر الصلاحية.
- نوع الوثيقة الفرعي: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الوثيقة الفرعية، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر والتي تم تعريفها مسبقاً في شاشة “أنواع وثائق العمليات”ç الإعدادات العامة في تهيئة النظام.
- رقم الوثيقة/ تسلسل الوثيقة: تظهر هذه الحقول بعد حفظ الوثيقة، وفق الإعدادات المحددة مسبقاً في شاشة تسلسلات العمليات ç الإعدادات والتحكم، مع إمكانية تحديد بداية التسلسل ومقدار الزيادة فيه.
- رقم المخزن: يُستخدم هذا الحقل لتحديد المخزن الذي سيتم توريد الأصناف إليه، ويتم اختياره من القائمة المنسدلة التي تم تعريفها مسبقاً من شاشة “بيانات المخازن”.
ملاحظة: يعتمد استخدام المخزن على تفعيل متغير” استخدام تعدد المخازن في العمليات” في شاشة متغيرات المخزون، عند التفعيل يُحدد المخزن لكل صنف في البيانات التفصيلية، ويكون اختياريًا في البيانات الرئيسية، أما عند عدم التفعيل فيلزم إدخال المخزن في البيانات الرئيسية.
- تاريخ الوثيقة: يُستخدم هذا الحقل لعرض تاريخ الوثيقة، وفق الإعدادات المحددة في شاشة تسلسلات العمليات ç الإعدادات والتحكم”، مع إمكانية تحديد طريقة إدخاله سواءً كان تلقائيًا أو يدويًا.
ملاحظة: يمكن تخصيص صلاحية التعديل على الحقل على مستوى المستخدمين، بمنحهم صلاحية التعديل من شاشة صلاحيات العمليات متغير “السماح بتعديل تاريخ الوثيقة.
- رقم المورد/ اسم المورد: يُستخدم هذا الحقل لتحديد رقم واسم المورد الذي سيتم الشراء منه من خلال القائمة المنسدلة والمعرفة مسبقاً من شاشة ” بيانات الموردين”.
- العملة: يُستخدم هذا الحقل لاختيار عملة أمر الشراء، ويتم تحديدها من قائمة العملات.
- سعر التحويل: يُعرض هذا الحقل تلقائيًا سعر تحويل العملة الأجنبية إلى العملة المحلية، مع إمكانية تعديله ضمن الحدود المسموح بها في شاشة “العملات”çالإعدادات العامة للنظام، يمكن تقييد التعديل حسب صلاحيات المستخدم في شاشة “صلاحيات العمليات”، وإذا كانت العملة محلية، يظهر سعر التحويل مساويًا لـ 1.
- تصنيف الضريبة: يُعرض تلقائيًا عند اختيار المورد وفق التصنيف المحدد في شاشة “بيانات الموردين”، أو يمكن تحديده يدويًا من القائمة إذا لم يكن مرتبطًا بالمورد، وذلك وفقًا للإعدادات في شاشة “تصنيف الضرائب”.
ثانياً: بيانات أخرى
- عدد المرفقات: يستخدم الحقل لتسجيل عدد الوثائق المرفقة مع أمر الشراء.
- مندوب الشراء: يستخدم الحقل لاختيار مندوب الشراء لربط المندوب بالوثيقة، وذلك من قائمة المندوبين، ويستدعي الحقل بياناته من شاشة “مندوبي الشراء”.
- رقم المركز/ الدليل الفرعي: يُستخدم لاختيار الأدلة الفرعية المرتبطة بالحساب (مثل مركز التكلفة أو المشروع أو النشاط)، وذلك لما تم تهيئته في شاشة “تسمية الأدلة الفرعية”، مع إمكانية جعلها (إجبارية/ اختياريه) وآلية الترحيل، كما تتيح ربط الحساب الواحد بعدة أدلة فرعية.
- الشخص المسؤول: يُستخدم هذا الحقل لإدخال الشخص المسؤول عن متابعة تنفيذ الطلبية أو المصادقة عليها.
- رقم المرجع: يُستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم مستند يدوي، لتسهيل عمليات البحث.
- البيان: يُستخدم لتدوين أي ملاحظات إضافية.
ثالثاً: طريقة الدفع
يُخصص هذا التبويب لتسجيل كافة المعلومات المتعلقة بطرق الدفع والتسليم بعملية الشراء، مثل شروط ومكان وتاريخ التسليم، وطريقة وشروط الدفع، والدفعة المقدمة.
- طريقة الدفع: يُحدد هذا الحقل طريقة سداد قيمة أمر الشراء من بين الخيارات المتاحة:(نقداً، آجل، بنكي ” إيداع/ تحويل/ شيك”، أو التحويل إلى حساب آخر).
ملاحظة: عند تحديد طريقة الدفع “نقد”، يمنع النظام إصدار فاتورة آجل، بينما يتيح إصدار فواتير نقدية أو آجلة عند اختيار طريقة الدفع “آجل”.
- تاريخ الاستحقاق: يُستخدم لتحديد تاريخ الاستحقاق، وهو التاريخ الذي يجب على المنشأة سداد قيمة الفاتورة، استنادًا إلى شروط الدفع المتفق عليها.
- تاريخ الدفع: يُستخدم هذا الحقل لإدخال التاريخ المتوقع لسداد المبلغ وفقاً للاتفاق مع المورد.
- شروط الدفع/ بيان شروط الدفع: يُستخدم لتحديد شروط الدفع من قائمة الشروط المعرفة مسبقاً في شاشة “التعريفات العامة لإدارة الحسابات”ç إعدادات الحسابات والماليةç تهيئة النظام، مع إمكانية إدخال أي تفاصيل إضافية.
- شروط التسليم/ بيان شروط التسليم: يتم إضافة شرط التسليم إن وجد مع توضيح شرح تفصيلي لشرط التسليم إذا تطلب الأمر ذلك لغرض التوثيق.
- تاريخ التسليم: في هذا الحقل يُحدد المستخدم التاريخ المتوقع لاستلام الأصناف.
- مكان التسليم: في هذا الحقل يُحدد المستخدم مكان تسليم الأصناف بموجب الاتفاق مع المورد.
رابعاً: البيانات التفصيلية
- الصنف: يُحدد الصنف المطلوب إضافته لأمر الشراء من القائمة المُعرّفة مسبقاً في شاشة “بيانات الأصناف”.
- وحدة القياس: يعرض النظام وحدة القياس الافتراضية، والمؤشر عليها كوحدة رئيسية/ شراء، والمُعرّفة مسبقاً للصنف في شاشة “بيانات الأصناف” ضمن تبويب “وحدات القياس”، وتُحدد في حالة تعريف أكثر من وحدة.
- رقم المخزن: يُستخدم هذا الحقل لتحديد المخزن الذي سيتم توريد الأصناف إليه، ويتم اختياره من القائمة المنسدلة التي تم تعريفها مسبقاً من شاشة “بيانات المخازن”.
ملاحظة: يعتمد استخدام المخزن في البيانات التفصيلية على تفعيل متغير” استخدام تعدد المخازن في العمليات” في شاشة متغيرات المخزون، عند التفعيل يُحدد المخزن لكل صنف في البيانات التفصيلية، ويكون اختياريًا في البيانات الرئيسية، أما عند عدم التفعيل فيلزم إدخال المخزن في البيانات الرئيسية.
- تاريخ الانتهاء: يستخدم الحقل لاختيار تاريخ انتهاء الصنف إذا كان الصنف يتعامل مع تاريخ الانتهاء، لغرض ربط الوثيقة على مستوى الصنف وتاريخ الانتهاء.
ملاحظة: يظهر تاريخ انتهاء الصنف عند تفعيل مؤشر “استخدام تاريخ الانتهاء” في شاشة “بيانات الأصناف”.
- الكمية: يُستخدم هذا الحقل لإدخال الكمية المطلوبة من الصنف في أمر الشراء، مع عدم السماح بتجاوز الحد الأعلى للكمية المحدد في شاشة “متغيرات إدارة المشتريات” ضمن متغير “الحد الأعلى للكمية في العمليات”.
- الكمية المجانية: يستخدم هذا الحقل لإدخال الكمية المجانية على مستوى الصنف.
ملاحظة: يظهر حقل الكمية المجانية عند تفعيل متغير “استخدام الكميات المجانية في المشتريات”.
- الكمية المتوفرة: يُعرض هذا العمود تلقائياً الكمية المتوفرة الحالية من الصنف وفقاً للمخزن المُحدد للصرف منه في البيانات الرئيسية، ويتم احتسابه وفق المعادلة: الرصيد الافتتاحي + (الوارد − المصروف).
- الكمية في الفاتورة: يعرض النظام آلياً كمية أمر الشراء التي تم إنزالها في فواتير الشراء.
- ك. المجانية في الفاتورة: يعرض النظام الكمية المجانية تلقائياً لأمر الشراء التي تم إنزالها في فواتير الشراء.
- السعر: يستخدم الحقل لإدخال سعر الوحدة الواحدة من الصنف المُحدد بالعملة المُدخلة في البيانات الرئيسية.
- نسبة الخصم/ مبلغ الخصم: تعرض هذه الحقول مبالغ ونسب الخصومات تلقائياً على مستوى الصنف المُحدد.
ملاحظة: يعتمد ظهور حقل الخصم على تفعيل متغير “استخدام الخصم على مستوى الصنف”، كما تتأثر الخصومات أيضاً بضبط متغير “نوع الخصم” (مبلغ، نسبة، أو كلاهما).
- الضريبة% مبلغ الضريبة: تظهر هذه الحقول بشكل آلي مبلغ أو نسبة الضريبة المحتسبة أو كلاهما حسب ما تم تهيئته في إعدادات الضرائبçنسب الضرائبç حقل “طريقة احتساب لضريبة”.
- الإجمالي: يعرض هذا الحقل تلقائياً إجمالي سعر الصنف، ويتم احتسابه بضرب السعر في الكمية المدفوعة دون احتساب الكمية المجانية.
- البيان: يستخدم لإدخال البيان التوضيحي على مستوى الأصناف.
- الباركود: يظهر رقم باركود الصنف بشكل آلي حسب وحدة القياس وترميز الباركود الذي تم في شاشة “بيانات الأصناف”.
خامساً: حقول أسفل الشاشة
- المبلغ: يُعرض هذا الحقل تلقائياً إجمالي سعر الأصناف في أمر الشراء قبل إضافة الضريبة والخصم ومصاريف الشراء، ويتم احتسابه بضرب السعر في الكمية.
- إجمالي خصم الأصناف: يظهر في هذا الحقل إجمالي الخصومات لجميع أصناف بأمر الشراء.
- إجمالي الخصم: يُعرض إجمالي الخصومات على جميع الأصناف المُدخلة والوثيقة معاً، حقل إجمالي خصم الأصناف + حقل مبلغ/ نسبة الخصم الخاص بالوثيقة).
- نسبة الخصم/ مبلغ الخصم: في هذين الحقلين يتم الإدخال اليدوي لقيمة أو نسبة الخصم على مستوى الوثيقة.
- مبلغ الضريبة: يُعرض في هذا الحقل إجمالي الضرائب المستحقة على الوثيقة حسب ما تم تهيئته في إعدادات الضرائبçنسب الضرائبç حقل “طريقة احتساب لضريبة”.
- صافي المبلغ: يُعرض صافي المبلغ آلياً، ويحسب كالتالي: (مبلغ الوثيقة – إجمالي الخصم + إجمالي الضرائب).
- حفظ: يتم حفظ البيانات بالضغط على حفظ.
قائمة عمليات الشاشة
- متغيرات الشاشة: يمكن من خلالها استعراض المتغيرات المؤثرة بالشاشة من خلال تبويب المزيد بشريط الأدوات.
- قفل الشاشة: يمكن قفل الشاشة عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، ويُعاد التفعيل بعد إدخال الرقم السري.
- التقارير: يمكن للمستخدم عرض وطباعة التقارير عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، حيث تفتح شاشة التقارير ثم اختيار طباعة لعرض التقرير.
- إلغاء الوثائق: يلغي الوثيقة نهائياً مع إيقاف جميع تأثيراتها من خلال تفعيل متغير” استخدام إلغاء الوثائق”، مع إمكانية حجز رقمها لإصدار تقارير عن الوثائق الملغاة، وذلك من خلال شاشة العمليات في شريط الأدوات.