الاستخدام
تُستخدم الشاشة لتوثيق وإثبات مردودات الأصناف (سلعية أو خدمية) إلى الموردين نتيجة عدم مطابقة الجودة أو اختلاف المواصفات والكميات أو لأي أسباب أخرى، وتوفر مرونة من خلال حقل “نوع المردود” الذي يُتيح استدعاء وإنزال بيانات فواتير المشتريات آلياً سواءً من السنة الحالية أو السابقة أو إنشاء مردود بإدخال البيانات يدوياً، وبمجرد حفظ الوثيقة، يقوم النظام بتوليد قيود التسوية تلقائياً، وتحديث أرصدة المخازن بتخفيض الكميات المرتجعة من المخزن المحدد، وتسوية حساب المورد بخصم قيمة المرتجعات والضرائب المرتبطة بها، بما يضمن دقة الأرصدة وتكامل الدورة المستندية.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر “إضافة سجل جديد”، على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- السنة: يعرض النظام السنة المالية تلقائياً التي سيتم فيها إصدار الوثيقة ولا يمكن تعديلها.
- الوحدة التشغيلية: تُعرض الوحدة التشغيلية التي يعمل عليها المستخدم لتسجيل بيانات الوثيقة ضمنها، مع إتاحة إمكانية اختيار وحدة تشغيلية أخرى في حال توفر الصلاحية.
- نوع الوثيقة الفرعي: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الوثيقة الفرعية، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر والتي تم تعريفها مسبقاً في شاشة “أنواع وثائق العمليات”ç الإعدادات العامة في تهيئة النظام.
- رقم الوثيقة/ تسلسل الوثيقة: تظهر هذه الحقول بعد حفظ الوثيقة، وفق الإعدادات المحددة مسبقاً في شاشة تسلسلات العمليات ç الإعدادات والتحكم، مع إمكانية تحديد بداية التسلسل ومقدار الزيادة فيه.
- تاريخ الوثيقة: يُستخدم هذا الحقل لعرض تاريخ الوثيقة، وفق الإعدادات المحددة في شاشة تسلسلات العمليات ç الإعدادات والتحكم”، مع إمكانية تحديد طريقة إدخاله سواءً كان تلقائيًا أو يدويًا.
ملاحظة: يمكن تخصيص صلاحية التعديل على الحقل على مستوى المستخدمين، بمنحهم صلاحية التعديل من شاشة صلاحيات العمليات متغير “السماح بتعديل تاريخ الوثيقة.
- نوع المردود: يُستخدم لتحديد المصدر المرجعي لإنزال بيانات المردود منها، ويتضمن الخيارات التالية:
- من فاتورة: عند اختيار هذا الخيار والضغط على زر (F9) بجانب الحقل، تُعرض فواتير المشتريات الخاصة بالسنة الحالية لتنفيذ المردود منها، ويمكن بعد تحديد الفاتورة عرض الأصناف لاختيار المراد إرجاعه منها أو تنزيل جميع الأصناف لإنشاء المردود مباشرة في الوثيقة.
- من فاتورة سنة سابقة: عند اختيار هذا الخيار، يتيح النظام للمستخدم رد فواتير مشتريات صادرة عبر النظام في سنوات مالية سابقة، وذلك عبر تحديد السنة التي تحتوي على الفاتورة في الحقل المخصص للسنة، والذي يظهر تلقائيًا عند اختيار هذا الخيار.
- بدون تحديد فاتورة: عند اختيار هذا الخيار، يمكن إدخال بيانات الأصناف والكميات والأسعار يدويًا في وثيقة المردود دون الحاجة لربطها بأي فاتورة في النظام.
- السنة السابقة: يظهر هذا الحقل عند اختيار نوع المردود “من فاتورة سنة سابقة”، ويتيح للمستخدم إدخال السنة الخاصة بالمشتريات المراد إرجاعها.
- تسلسل الفاتورة: يعرض هذا الحقل رقم تسلسل الفاتورة المراد إنزالها سواءً للسنة الحالية أو السابقة، ويُملأ تلقائياً عند اختيار الفاتورة.
- رقم المخزن: يُستخدم لتحديد المخزن الذي ستُخفض منه كميات الأصناف المرتجعة، ويتم تخفيض رصيد المخزن تلقائيًا عند حفظ الوثيقة، ويتم تحديده من قائمة المخازن المُعرفة مسبقاً من شاشة “بيانات المخازن”.
ملاحظة: يعتمد استخدام المخزن على تفعيل متغير” استخدام تعدد المخازن في العمليات”، عند التفعيل يُحدد المخزن لكل صنف في البيانات التفصيلية، ويكون اختياريًا في البيانات الرئيسية، أما عند عدم التفعيل فيلزم إدخال المخزن في البيانات الرئيسية.
- رقم /اسم المورد: يُستخدم لاختيار المورد الذي سيتم إرجاع الأصناف له من قائمة الموردين المُعرفة مسبقًا في شاشة “بيانات الموردين”.
- الرقم الضريبي: يظهر الرقم الضريبي الخاص بالمورد تلقائيًا والذي تم إدخاله في شاشة “بيانات الموردين”، كما يمكن إدخاله يدويًا عند الحاجة.
- العملة: يُعرض في هذا الحقل العملة المرتبطة بالمردود وفقًا لفاتورة المشتريات المُحددة، أو يمكن اختيار عملة الوثيقة يدويًا من قائمة العملات إذا لم يتم تحديد فاتورة.
- تصنيف الضرائب: يُعرض تلقائيًا عند اختيار المورد وفق التصنيف المحدد في شاشة “بيانات الموردين”، أو يمكن تحديده يدويًا إذا لم تُحدد فاتورة، وذلك طبقًا للإعدادات في شاشة “تصنيف الضرائب”.
- طريقة عرض التكلفة: يُستخدم إذا كان نوع المردود بدون تحديد فاتورة لتحديد طريقة التعامل مع التكلفة:
- متوسط التكلفة: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت تكلفة رد الأصناف هي متوسط التكلفة مع إمكانية التعديل.
- آخر سعر شراء: يعتمد هذا الخيار على أحدث سعر شراء مسجل للصنف كقيمة افتراضية للمردود، سواءً من فاتورة الشراء الحالية أو أي فاتورة سابقة، مع إمكانية تعديله يدوياً في البيانات التفصيلية.
- سعر المورد: يعتمد هذا الخيار على السعر الفعلي المُسجل في فاتورة الشراء للمورد لاحتساب تكلفة المردود عند اختيار بدون تحديد فاتورة، مع إمكانية تعديل السعر يدوياً.
- طريقة عرض السعر: من خلال هذا الحقل يتيح اختيار طريقة عرض السعر الاختيارات التالية:
- السعر بدون ضريبة: عند تفعيل هذا الخيار، يُعرض عمود “السعر” في البيانات التفصيلية في شاشات العمليات بالقيمة الصافية (قبل الضريبة)، ويقوم النظام باحتساب الأصناف الخاضعة للضريبة منفصلة، ثم يتم تجميع إجمالي مبالغ الضرائب ويُعرض في حقل الإجماليات بأسفل الشاشة.
- السعر شامل الضريبة: عند تفعيل هذا الخيار، يُعرض السعر متضمنًا الضريبة، وتُحتسب الضريبة ضمن سعر الشراء دون إضافتها مرة أخرى في الإجمالي، مع إمكانية عرض قيمة الضريبة كمعلومة مرجعية فقط.
ثانياً: طريقة الدفع
يُستخدم هذا التبويب لتحديد طريقة تحصيل أو تسوية قيمة الأصناف المرتجعة من المورد، مع إمكانية دمج أكثر من طريقة دفع في نفس وثيقة المردود من الخيارات التالية:
- نقداً: يُستخدم هذا الخيار في حالة استلام مبلغ قيمة المردود نقداً وإيداعها في الصندوق، ويُلزم النظام المستخدم بإدخال المبلغ وتحديد رقم الصندوق.
- رقم الصندوق: يُستخدم هذا الحقل عند اختيار طريقة التحصيل “نقداً”، لتحديد الصندوق الذي سيتم توريد مبلغ المردود إليه، ويتم الاختيار من قائمة الصناديق المعرفة مسبقاً في شاشة “بيانات الصناديق”.
- آجل: يُحدد هذا الخيار إذا كانت قيمة المردود ستُقيد كخصم من حساب المورد (تسوية مديونية)، حيث يتم تخفيض رصيد المورد الدائن بقيمة المرتجعات، ويُلزم النظام إدخال المبلغ وتاريخ الاستحقاق.
- بنكي (تحويل/إيداع/شيك): يُحدد هذا الخيار عند استلام قيمة المردود عبر الحسابات البنكية (سواءً بشيك أو تحويل بنكي)، ويشترط النظام إدخال بيانات البنك والمبلغ.
- رقم البنك: يُستخدم لتحديد البنك الذي سيتم إيداع مبلغ المردود فيه، من واقع قائمة البنوك المعرفة مسبقاً في شاشة “بيانات البنوك”.
- رقم الحساب البنكي: يُستخدم لتحديد رقم الحساب التحليلي البنكي المودع فيه المبلغ من قائمة حسابات البنك المختار.
- رقم الشيك/ الإشعار: يُسجل فيه رقم الشيك المستلم من المورد أو رقم إشعار التحويل البنكي.
- تاريخ الشيك: يُستخدم لتدوين تاريخ استحقاق الشيك المستلم من المورد مقابل المردودات.
- من حساب: يُحدد هذا الخيار في حالة توجيه قيمة المردود إلى حساب آخر في الدليل المحاسبي بخلاف حسابات الصناديق أو البنوك أو حساب المورد، ويُلزم النظام بإدخال رقم الحساب والمبلغ.
- رقم الحساب/ الحساب التحليلي: يُستخدم لتحديد الحساب (الدائن/المدين) المطلوب تأثره بقيمة المردود من واقع الدليل المحاسبي، مع إمكانية ربطه بالحساب التحليلي إن وجد.
- المبلغ: يُستخدم في جميع طرق الدفع لإدخال القيمة المالية المخصصة لكل طريقة تحصيل على حدة.
- تاريخ الاستحقاق: يظهر هذا الحقل في كافة طرق التحصيل عدا “نقداً”، ويُستخدم لتحديد التاريخ المتوقع لتحصيل القيمة أو تاريخ تسوية الحساب مع المورد.
ملاحظة: بمجرد اختيار أي طريقة من طرق التحصيل أعلاه، تتحول الحقول المرتبطة بها آلياً إلى حقول إجبارية لضمان اكتمال البيانات المحاسبية للوثيقة.
ثالثاً: بيانات أخرى
يُستخدم هذا التبويب لتوثيق وتوضيح الأسباب المرتبطة برد وإرجاع المردودات، على النحو التالي:
- البيان: يُستخدم لتدوين شرح توضيحي حول عملية المردود، مثل: “الأصناف غير مطابقة للمواصفات”.
- سبب الإرجاع: حقل إجباري يُستخدم لتحديد سبب إرجاع الأصناف، ويتم الاختيار من القائمة المُعرفة مسبقاً في شاشة ” التعريفات العامة لإدارة الحسابات”ç إعدادات الحسابات والماليةç تهيئة النظام.
- الوصف: يقوم المستخدم بإدخال وصف سبب الإرجاع بشكل يدوي.
- رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم مستند يدوي، لتسهيل عمليات البحث.
- الرقم اليدوي: يُستخدم لإدخال رقم مستند يدوي المقابل للرقم الآلي ويُستخدم في البحث والاستعلام.
- عدد المرفقات: يستخدم الحقل لتسجيل عدد الوثائق المرفقة مع مردود فاتورة المشتريات.
رابعاً: الأدلة الفرعية
يُستخدم تبويب الأدلة الفرعية لربط الأصناف المرتجعة بأدلة فرعية تم تعريف مسمياتها مسبقًا في شاشة “تسمية الأدلة الفرعية” وفق سياسة المنشأة، مع إمكانية جعلها حقول إجبارية أو اختيارية، كما يمكن التحكم في آلية الترحيل المحاسبي للقيود الناتجة عن المردودات (لحسابات الأرباح والخسائر فقط أو لجميع أطراف القيد)، مما يتيح ربط كل صنف مرتجع بدليل فرعي واحد أو أكثر.
خامساً: البيانات الإضافية
- الموقع الجغرافي: يتم في هذا الحقل تحديد الموقع الجغرافي من قائمة الهيكل الجغرافي الذي تم ترميزه مسبقاً في شاشة “الهيكل الجغرافي” çالبيانات الأساسية çتهيئة النظام.
- مندوب الشراء: يستخدم الحقل لاختيار مندوب الشراء لربط المندوب بالوثيقة، وذلك من قائمة المندوبين، ويستدعي الحقل بياناته من شاشة “مندوبي الشراء”.
- رقم السائق: يُستخدم هذا الحقل إدخال اسم السائق المكلف بنقل الأصناف المرتجعة بشكل اختياري، ويتم استدعاء بياناته من شاشة “بيانات السائقين”.
سادساً: البيانات التفصيلية
- الصنف: يُستخدم هذا الحقل لتحديد الأصناف المراد ردّها إلى المورد، وتختلف آلية التعامل معه وفقاً لقيمة “نوع المردود” المحددة في البيانات الرئيسية، وذلك على النحو التالي:
- من فاتورة / فاتورة سنة سابقة: يُتيح عرض جميع الوثائق عبر زر (F9)، مع إمكانية تنفيذ مردود جزئي بتحديد أصناف معينة أو تنزيل جميع الأصناف دفعة واحدة، مع تعديل الكميات دون تجاوز الأصلية.
- بدون تحديد فاتورة: يتم إدخال الأصناف يدوياً من خلال البحث في قائمة الأصناف المعرفة مسبقاً في شاشة “بيانات الأصناف”، مع تحديد الكميات والأسعار يدوياً وفقاً لسياسة التكلفة المعتمدة.
- وحدة القياس: يعرض النظام وحدة القياس الافتراضية، والمؤشر عليها كوحدة رئيسية/ شراء، والمُعرّفة مسبقاً للصنف في شاشة “بيانات الأصناف” ضمن تبويب “وحدات القياس”، ويتم اختيارها في حالة تعريف أكثر من وحدة.
- رقم المخزن: يُستخدم لتحديد المخزن المطلوب عمل “مردود مشتريات” إليه، ويستدعي الحقل بياناته من شاشة “بيانات المخازن”، ويُعرض تلقائياً عند اختيار المردود من فاتورة.
ملاحظة: يعتمد استخدام المخزن على تفعيل متغير” استخدام تعدد المخازن في العمليات”، عند التفعيل يُحدد المخزن لكل صنف في البيانات التفصيلية، ويكون اختياريًا في البيانات الرئيسية، أما عند عدم التفعيل فيلزم إدخال المخزن في البيانات الرئيسية.
- تاريخ الانتهاء: يستخدم الحقل لاختيار تاريخ انتهاء الصنف إذا كان الصنف يتعامل مع تاريخ الانتهاء لغرض ربط الوثيقة على مستوى الصنف وتاريخ الانتهاء، ويُعرض تلقائياً عند اختيار المردود من فاتورة.
ملاحظة: يظهر تاريخ انتهاء الصنف عند تفعيل مؤشر “استخدام تاريخ الانتهاء” في شاشة “بيانات الأصناف”.
- الكمية: يُستخدم لإدخال الكمية التي سيتم ردها للمورد من الصنف، مع عدم السماح بتجاوز الكمية الواردة في فاتورة المشتريات، ويُعرض تلقائياً عند اختيار المردود من فاتورة.
- الكمية المجانية: يُستخدم هذا الحقل لإدخال الكمية المجانية المرتجعة للمورد على مستوى الصنف في حال وجود كمية مجانية مسجلة في فاتورة المشتريات، ويُعرض تلقائياً عند اختيار المردود من فاتورة.
- الكمية المتوفرة: تُعرض تلقائياً الكمية المتوفرة الحالية من الصنف في المخزن المُحدد (الذي سيتم الرد منه)، ويتم احتساب الكمية المتوفرة على مستوى المخزن وفق المعادلة: الرصيد الافتتاحي + (الوارد – المصروف).
- السعر: يُعرض هذا الحقل تلقائياً سعر الوحدة الواحدة من الصنف كما تم إثباته في “فاتورة المشتريات”، مع إمكانية إدخاله يدوياً في حالة نوع المردود بدون تحديد فاتورة.
- نسبة الخصم/ مبلغ الخصم: تظهر هذه الحقول تلقائياً قيم ونسب الخصومات التي تم تطبيقها مسبقاً في فاتورة المشتريات، مع إمكانية إدخاله يدوياً في حالة نوع المردود بدون تحديد فاتورة.
ملاحظة: تتأثر طريقة الخصم في فاتورة المشتريات وفق متغير “سياسة استخدام الخصم في المشتريات”، وذلك من خلال شاشة” متغيرات إدارة المشتريات ç إعدادات المشترياتç تهيئة النظام.
- الضريبة%/ مبلغ الضريبة: تظهر هذه الحقول بشكل آلي مبلغ أو نسبة الضريبة المحتسبة أو كلاهما، وذلك حسب ما تم تهيئته في إعدادات الضرائبçنسب الضرائبç حقل “طريقة احتساب لضريبة”.
- الإجمالي: يعرض هذا الحقل تلقائياً إجمالي سعر الصنف المرتجع في الفاتورة، ويتم احتسابه بضرب السعر في الكمية المرتجعة دون احتساب الكمية المجانية (إن وجدت).
- البيان: يستخدم لإدخال البيان التوضيحي أو سبب الإرجاع على مستوى الأصناف.
- الباركود: يظهر رقم باركود الصنف المرتجع بشكل آلي حسب وحدة القياس وترميز الباركود الذي تم في شاشة “بيانات الأصناف.
- تسلسل الوثيقة المصدر: يُعرض فيه تسلسل فاتورة المشتريات الأصلية المرتبطة بعملية الإرجاع.
- إجمالي الكمية: يُعرض هذا الحقل إجمالي كميات الأصناف المرتجعة التي تم إدخالها في البيانات التفصيلية.
سابعاً: حقول أسفل الشاشة
- المبلغ: يُعرض هذا الحقل تلقائياً إجمالي سعر الأصناف المرتجعة في البيانات التفصيلية قبل احتساب الضريبة والخصم ومصاريف الشراء المستردة، ويتم احتسابه بضرب السعر في الكمية المرتجعة.
- إجمالي خصم الأصناف: يظهر إجمالي الخصومات التي تم تطبيقها على كافة الأصناف المرتجعة في الفاتورة.
- إجمالي الخصم: يُعرض إجمالي الخصومات المستقطعة من قيمة الأصناف المرتجعة والوثيقة معاً (حقل إجمالي خصم الأصناف المرتجعة + حقل مبلغ/ نسبة الخصم الخاص بوثيقة المردودات).
- إجمالي الخصم للفاتورة: يُظهر إجمالي الخصومات المطبقة على مستوى الفاتورة المرتجعة، ويتم احتسابه وفق النسبة أو المبلغ المُدخل في حقول خصم الوثيقة دون احتساب خصومات الأصناف.
- نسبة الخصم/ مبلغ الخصم: يُستخدم هذان الحقلان لإدخال أو عرض قيمة أو نسبة الخصم على مستوى فاتورة المردودات، وذلك وفقاً لما هو مسجل في فاتورة الشراء الأصلية.
- مبلغ الضريبة: يُعرض في هذا الحقل إجمالي مبلغ الضريبة المستردة الناتجة عن عملية الإرجاع، وذلك حسب تهيئة إعدادات الضرائب وطريقة احتسابها.
- صافي المبلغ: يُعرض صافي مبلغ المردودات آلياً، ويحسب كالتالي: (إجمالي المردودات – إجمالي الخصم + إجمالي الضريبة + إجمالي مصاريف المردودات)، وهو المبلغ الذي سيتم قيده لصالح المنشأة لدى المورد.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بالضغط على حفظ.
قائمة عمليات الشاشة
- متغيرات الشاشة: يمكن من خلالها استعراض المتغيرات المؤثرة بالشاشة من خلال تبويب المزيد بشريط الأدوات.
- قفل الشاشة: يمكن قفل الشاشة عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، ويُعاد التفعيل بعد إدخال الرقم السري.
- التقارير: يمكن للمستخدم عرض وطباعة التقارير عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، حيث تفتح شاشة التقارير ثم اختيار طباعة لعرض التقرير.
- إلغاء الوثائق: يلغي الوثيقة نهائياً مع إيقاف جميع تأثيراتها من خلال تفعيل متغير” استخدام إلغاء الوثائق”، مع إمكانية حجز رقمها لإصدار تقارير عن الوثائق الملغاة، وذلك من خلال شاشة العمليات في شريط الأدوات.
- الترحيل: بعد حفظ الفاتورة، يمكن للمستخدم إجراء الترحيل بالنقر على أيقونة الترحيل أعلى الشاشة، لتظهر شاشة منبثقة، ويقوم المستخدم بعدها بتفعيل زر “مرحل”، إدخال بيان الترحيل، ثم النقر على زر “حفظ”.
قيود اليومية الناتجة عن حركة الوثيقة بعد عملية الحفظ:
- عرض قيد اليومية: بعد حفظ مردود الفاتورة، يمكن عرض القيد الناتج من خلال شاشة العمليات في شريط الأدوات أعلى الشاشة، وعند استخدام أي طريقة دفع (نقدي، بنكي، آجل، أو حساب) يُضاف إلى القيد الطرف المدين وفق طريقة الدفع المختارة، سواءً كانت طريقة واحدة أو متعددة.
ملاحظة (1): في نظام الجرد المستمر، يُسجَّل التأثير المالي لعمليات المردودات مباشرة في حساب المخزون بالطرف الدائن، مما يؤدي إلى تخفيض أرصدة وقيم المخازن فور حفظ الوثيقة، بدلاً من استخدام حساب “مردودات المشتريات” كما في نظام الجرد الدوري.
| مدين | دائن | البيان | التاريخ |
|
×××× ×××× |
من مذكورين
من ح/ طريقة الدفع (الصندوق/ البنك/…) من ح/ الخصم المكتسب |
بتاريخ الوثيقة | |
|
×××× ×××× ×××× |
إلى مذكورين
إلى ح/ المخزون إلى ح/ ضرائب إلى ح/ مصاريف الشراء |
ملاحظة: إذا وُجد فرق بين سعر الفاتورة ومتوسط تكلفة الصنف في المخازن وقت المردود، يقوم النظام بمعالجة هذا الفرق تلقائياً عبر حساب فوارق تكلفة المخزون، حيث يظهر في الطرف المدين إذا كان سعر الفاتورة أعلى من متوسط التكلفة، وفي الطرف الدائن إذا كان متوسط التكلفة أعلى.
| مدين | دائن | البيان | التاريخ |
|
×××× ×××× ×××× |
من مذكورين
من ح/ طريقة الدفع (الصندوق/ البنك/المورد…) من ح/ الخصم المكتسب من ح/ فوارق تكلفة المخزون (إذا كان سعر الفاتورة أعلى من متوسط تكلفة الصنف) |
بتاريخ الوثيقة | |
|
×××× ×××× ×××× |
إلى مذكورين
إلى ح/ المخزون إلى ح/ الضرائب إلى ح/ مصاريف الشراء إلى ح/ فوارق تكلفة المخزون (إذا كان متوسط تكلفة الصنف أعلى من سعر الفاتورة) |
توضيح:
- الطرف المدين (ح/ فوارق التكلفة):ينشأ عندما تكون القيمة المستردة من المورد أكبر من القيمة التي سيتم إخراجها من حساب المخزون (بالتكلفة)، فيعمل الفارق كـ “ربح أو تسوية موجبة”.
- الطرف الدائن (ح/ فوارق التكلفة):ينشأ عندما يكون الصنف المحتفظ به في المخزن حالياً (بمتوسط تكلفة مرتفع) سيتم رده بسعر شراء أقل، فيعمل الفارق كـ “خسارة أو تسوية سالبة”.