المندوبين

الاستخدام

تُستخدم الشاشة لتسجيل وإدارة بيانات المندوبين الذين يمثلون حلقة الوصل مع الشركات أو الوكلاء، مع توثيق بياناتهم التعريفية ووسائل التواصل الخاصة بهم، بما يسهّل عمليات التنسيق ومتابعة الحجوزات المرتبطة بهم، كما تتيح ربط المندوب بالحجوزات من خلال شاشة الحجوزات، وتسجيل الملاحظات الخاصة بكل مندوب، وتحديد المسؤول عن المتابعة والتواصل، بما يضمن توجيه التأكيدات والإشعارات إلى الجهة المعنية.

طريقة استخدام الشاشة

تُستخدم الشاشة من خلال الضغط على زر (إضافة مندوب جديد+) لإنشاء سجل لمندوب جديد، حيث يتم إدخال بيانات النزيل عبر نافذة الإدخال المخصصة، كما تعرض الشاشة قائمة المندوبين المسجلين مسبقاً في جدول، مع إمكانية التعديل أو الحذف من خلال أيقونة الإجراءات (⋮).

أولاً: حقول البيانات الرئيسية

تُستخدم هذه الحقول لتسجيل وتوثيق البيانات الأساسية للشركة داخل النظام، وتشمل ما يلي:

• الاسم (1-3) / الاسم الأجنبي/ الاسم البديل: تُستخدم هذه الحقول لإدخال مسميات المندوب باللغة الافتراضية والأجنبية للنظام، بما يسهّل التعرف على المندوب والبحث عنها وعرض بياناتها في مختلف الشاشات.
• الصورة/ الشعار: يُستخدم لرفع شعار المندوب أو الصورة التعريفية لتسهيل التعرف علية وتمييزها داخل النظام.

ثانياً: البيانات التفصيلية

تبويب التواصل

يُستخدم تبويب التواصل لإدارة وتوثيق بيانات التواصل الخاصة بالمندوب، وينقسم إلى ثلاثة أقسام فرعية.

• بيانات الاتصال: تُستخدم لإضافة وإدارة أرقام هواتف المندوب، مع إمكانية تحديد نوع الرقم (جوال، عمل) وإضافة أكثر من رقم لنفس المندوب من خلال زر (جديد+).
• بيانات الإيميل: تُستخدم لإدخال وإدارة عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بالمندوب، مع إمكانية تحديد بريد افتراضي يُستخدم في المراسلات والإشعارات الآلية.
• بيانات العنوان: تُستخدم لتوثيق العنوان التفصيلي للمندوب بدقة، بما يشمل (الدولة، المدينة، الرمز البريدي، الشارع، رقم المبنى، والعنوان المختصر)، مع إمكانية تحديد عنوان افتراضي.
• زر الإجراءات: يُستخدم لإدارة سجلات بيانات التواصل بالمندوب، ويتيح إمكانية تعديل البيانات أو حذفها.

تبويب سجل الحجوزات

يُستخدم هذا التبويب كأرشيف تاريخي لعرض ومتابعة الحجوزات المرتبطة بالمندوب، بما يدعم تقييم نشاطه والرجوع إلى بيانات الحجوزات السابقة عند الحاجة.

 تبويب الملاحظات

يُستخدم تبويب الملاحظات لتوثيق الملاحظات والتعليمات الخاصة بالمندوب وإتاحتها للموظفين المعنيين.

يتم الضغط على زر (جديد+) لفتح نافذة إدخال مخصصة لتسجيل بيانات الملاحظة، ويتضمن الحقول التالية:

• عنوان الملاحظة: يُستخدم هذا الحقل لإدخال مسمى موجز يعبر عن محتوى الملاحظة.
• نص الملاحظة: يستخدم الحقل لتدوين التفاصيل الخاصة بالملاحظة.
• اللغة: يُستخدم لاختيار اللغة التي تُكتب بها الملاحظة لضمان وضوحها للمستخدم.
• مؤشر افتراضي: عند تفعيله، تظهر الملاحظة تلقائياً عند اختيار الوكيل في شاشة الحجوزات.
• إلغاء/ حفظ: يُستخدم لحفظ البيانات وإضافته للنظام أو إلغاء العملية دون حفظ التغييرات.

ملاحظة (1): هناك ميزة في شاشة لإدارة البيانات بشكل جماعي دون إدخال يدوي لكل سجل، حيث تتيح تصدير بيانات المندوبين بصيغة XLSX (Excel) لمراجعتها أو حفظ نسخة احتياطية، كما تتيح استيراد ملف Excel مُعد مسبقًا لإضافة المندوبين دفعة واحدة.

ملاحظة(2): تعرض الشاشة قائمة المندوبين المسجلين مسبقاً، وتتيح من خلال أيقونة الإجراءات (⋮) إمكانية تعديل البيانات أو حذفها وفقاً للصلاحيات المعتمدة، وإدارة حالة المندوب من خلال إدراجه في القائمة السوداء مع تسجيل سبب الإدراج وإظهار التنبيهات المرتبطة بذلك، كما يمكن ربط المندوب بالحسابات المدينة لإتاحة التعامل الآجل، من خلال تحديد رقم الحساب، وسقف الدين المسموح به، وحالة تفعيل الحساب، بالإضافة إلى إمكانية ربطه بحساب رئيسي عند الحاجة، بما يضمن دقة إدارة المعاملات المالية والرقابة على التعاملات المرتبطة بالمندوب.