مقدمة: موديول الحجوزات وطلبات الخدمة يهتم بجدولة الحجوزات ومتابعتها للمنشأة التي تقدم منتجات خدمية تحتاج إلى حجز قبل تنفيذ الخدمة مثل قاعات الأفراح والمناسبات، حجوزات الملاعب، حجوزات صالونات العناية بالجسم، وغيرها من الأنشطة المشابهة مع إمكانية عمل فاتورة بدون عمل حجز.
الاستخدام
تظهر الشاشة وبقية شاشات موديول الحجوزات إذا تم تفعيل خيار (استخدام نظام الحجوزات وطلبات الخدمة)، وتستخدم لغرض عرض مخطط حجوزات الخدمات الذي يتم تنفيذه على مستوى المواقع أو الخدمات أو الفنيين وإصدار فاتورة الحجز وتسديد قيمتها أو جزء منها، وتنفيذ الفاتورة، كما أن الشاشة تعكس حالات الحجز من واقع شاشات العمليات ذات العلاقة بالحجز، علماً أن الحجوزات غير المدفوعة تظهر عليها علامة حمراء تميزها عن بقية الحجوزات، وبتمرير الماوس عليها يعرض النظام تفاصيل عن المشترك وأن المدفوع من الحجز هو صفر.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة على النحو التالي:
- الفرع: أقصى يسار الشاشة في الجانب العلوي يتم تحديد الفرع الذي سيتم فيه عملية الحجز أو إصدار الفاتورة – تظهر الفروع حسب الصلاحيات – وعند اختيار الفرع يظهر في المخطط المواقع الخاصة بالفرع المحدد وكذلك المختصين الذين ينتمون للفرع المحدد.
- تحديد اليوم: يعرض النظام في التقويم أيسر الشاشة اليوم الذي دخل فيه المستخدم كيوم افتراضي لمخطط الحجوزات قابل للتعديل اعتباراً من اليوم التالي كون التخطيط يكون للمستقبل، كما يمكن تحديد تاريخ سابق لاستعراض العمليات السابقة من حجوزات وفواتير.
- تحديد نوع العملية: حجز Reservation أو فاتورة مباشرة Bill بدون حجز حيث يقوم النظام آلياً بعمل حجز للفاتورة.
- النوع: وفيه يختار نوع مخطط الحجز (حسب الفنيين /حسب المواقع /حسب الخدمات).
- إعداد المخطط: الخط الأحمر يعبر عن اللحظة ((At the Moment يبدأ المستخدم بعملية إعداد مخطط الحجز باستخدام زر الماوس اعتباراً من الوقت المطلوب المحدد في العمود بعد الخط الأحمر أمام نوع مخطط الحجز المحدد في النوع ويسحب الماوس تجاه اليمين انتهاءً في الوقت المطلوب.
- وثيقة الحجز: بمجرد سحب الماوس إلى وقت انتهاء الحجز يعرض النظام آلياً وثيقة الحجز لاستكمال تسجيل بيانات الحجز أو الفاتورة:
أولاً: بيانات الحجز
- الحجز: يولد النظام رقم تسلسلي آلي للحجز بعد حفظ العملية.
- الفرع: يعرض النظام الفرع الذي تم اختياره سابقاً في مخطط الحجز.
- تاريخ الحجز: يعرض النظام التاريخ والوقت الحالي لحقل تاريخ ووقت الحجز غير قابل للتعديل.
- اسم العضو: يبحث عن العضو إذا كان مشتركاً، ويشيك النظام على العضو إذا كان ضمن القائمة السوداء حيث لا يقبل التعامل مع العضو إن كان مضافاً فيها ويظهر رسالة تنبيه، أو يضاف إذا كان جديداً بالنقر على (+) دون الحاجة للخروج من الشاشة.
- من /إلى: يعرض النظام آلياً تاريخ ووقت بداية ونهاية الحجز وفقاً لما تم تحديده في مخطط الحجوزات قابل للتعديل.
ملاحظة: إذا كانت الخدمة المحددة في الحجز مقيدة بوقت معين كأن يتم تحديد 60 دقيقة للخدمة من شاشة الخدمات لا يسمح النظام بتعديل مدة الحجز ويظهر آلياً مدة الحجز 60 دقيقة.
- اسم الخدمة: يختار المستخدم اسم الخدمة المخطط حجزها من قائمة الخدمات.
- الموقع: يعرض النظام آلياً الموقع المرتبط بالخدمة والغير مشغولة فقط إذا كان خيار (ربط المواقع بالخدمات) فعالاً في شاشة خيارات النظام مالم تظهر كل المواقع المتاحة (غير المشغولة).
- المختص: يختار المستخدم الفني أو المختص من قائمة المختصين إذا كان خيار (إجباري المختص في فاتورة الخدمة) فعالاً في شاشة خيارات النظام تبويب (القيم الافتراضية والحقول الإجبارية)، ويترتب على ذلك احتساب عمولة المختص من قيمة الخدمة إذا كان خيار تفعيل عمولة المختصين فعالاً في شاشة خيارات النظام وكان للمختص نسبة عمولة محددة في بيانات المختصين.
- الموظف: يختار المستخدم الموظف المختص من قائمة الموظفين إذا تطلب الأمر ذلك.
ثانياً: بيانات الفاتورة
- رقم الفاتورة: يعرض النظام رقم تسلسلي آلي للفاتورة بعد تنفيذ الفاتورة.
- البيان: يسجل المستخدم البيان التوضيحي بشأن الفاتورة ومخطط الحجز إذا تطلب الأمر ذلك.
- التاريخ: يعرض النظام تاريخ ووقت تنفيذ الفاتورة آلياً.
ثالثاً: البيانات المالية
يعرض النظام البيانات المالية آلياً عدى حقل الخصم % حيث على المستخدم تحديد نسبة الخصم إذا تطلب الأمر شريطة أن يكون للمستخدم صلاحية منح الخصم في صلاحيات العمليات.
رابعاً: دفع مقدم
تظهر بيانات الدفع المقدم آلياً أسفل شاشة الحجز إذا كان خيار (سند قبض مباشر من الفاتورة) فعالاً في شاشة خيارات النظام، ويستخدم لتسجيل المبلغ المدفوع مقدماً لأول مرة عند الحجز وعلى المستخدم تنفيذ الإجراءات التالية:
- تحديد طريقة دفع واحدة أو أكثر حسب الأحوال.
- تحديد المبلغ المدفوع في الدفع المقدم.
خامساً: سند القبض
إذا لم يفعل خيار (سند قبض مباشر من الفاتورة) يمكن استدعاء سند القبض بالنقر على رمز السند في شريط المهام والدخول إلى سند القبض لتنفيذ نفس الإجراءات السابقة في البند رابعاً.
- حفظ: يمكن حفظ الحجز دون دفع المبلغ أو دفع مقدم من المبلغ، ويترتب على حفظ الفاتورة ظهور الحجز في مخطط الحجوزات باللون الأزرق، ويولد النظام رقم آلي تسلسلي للحجز.
- تعديل الحجز: بالنقر على الحجز في المخطط بزر الماوس يعرض النظام فاتورة الحجز لإجراء التعديلات المطلوبة سواءً بتعديل تاريخ ووقت الحجز أو بدفع المبلغ أو جزء منه.
- تنفيذ الفاتورة: لتنفيذ الفاتورة يتم النقر على رمز تنفيذ الفاتورة، ويمكن استكمال عملية دفع المبلغ المتبقي بعمل سند قبض مباشرة من الفاتورة أو دفع جزء من المبلغ إذا كان للمستخدم صلاحية (السماح بالدفع الجزئي في الفاتورة) في صلاحيات العمليات مالم لا يسمح النظام بعملية الحفظ للفاتورة اذا لم يتم دفع بقية المبلغ كاملاً، ومن ثم الحفظ في شريط المهام في الجانب الأيسر من الشاشة فيترتب على ذلك توليد رقم تسلسلي آلي للفاتورة، وعرض الحجز باللون الأخضر (منفذ) ونشير هنا إلى أن النظام يمنع تنفيذ الفاتورة إذا كان خيار (عدم السماح بتنفيذ الفاتورة قبل التاريخ المحدد في الحجز) مفعلاً في شاشة الخيارات.
- طباعة سند القبض: لطباعة سند القبض يتم النقر على زر طباعة.
سادساً: الوثائق والتعهدات
قد يتطلب الأمر لحجز موقع معين في المنشأة توقيع بعض التعهدات من قبل العضو ضماناً للحفاظ على الأجهزة والمعدات الموجودة في الموقع، وفي هذا الجزء من المخطط يتم اختيار قالب الوثيقة ذات العلاقة المعدة مسبقاً من شاشة (الوثائق والتعهدات) الموجودة في الإعدادات.
يمكن طباعة التعهد في هذا القالب، ويمكن طباعته في ملف نصي وورد ومن ثم نسخه ولصقه في هذا القالب.