تصميم التصنيفات

الاستخدام

تستخدم الشاشة لإضافة وبناء تصنيفات للوثائق تحتوي على حقول حسب طبيعة بيانات كل وثيقة يستفاد منها عند بناء شجرة الأرشفة، فعلى سبيل المثال وثيقة سند الصرف قد تحتاج إضافة تفاصيل تختلف عن وثيقة إجازة موظف، فسند الصرف قد نحتاج لإضافة رقم السند والمبلغ والمستفيد أما بالنسبة للإجازة فقد نحتاج لإضافة رقم الإجازة والموظف إلخ، ويشترط لاستخدامها في النظام تفعيل خيار (استخدام التصنيفات) في إعدادات النظام، مع العلم أنه عند استعراض إضافة أي ملف في شجرة الأرشفة وله تصنيفات يظهر تبويب التصنيفات لإضافة حقول التصنيف، كما يظهر في تبويب الرئيسية عند استعراض سجل البيانات حقل التصنيف يمكن من خلاله الربط بالتصنيف للمستويات غير المربوطة ويمكن من خلاله تغيير التصنيف.

تلميح: يمكن للمستخدم إضافة تصنيف يتم استخدامه في كل المستويات (عام)، مع إمكانية تخصيص تصنيفات لمستوى معين من مستويات شجرة الأرشفة.

طريقة استخدام الشاشة

أولاً: إضافة التصنيف

يعرض النظام في الشاشة التصنيفات التي تم إضافتها مسبقاً، حيث يمكن استعرض بيانات التصنيف بالنقر عليه، إضافةً إلى أنه يمكن حذف أي تصنيف باستخدام زر الحذف، مع العلم أن النظام لا يسمح بحذف حقل من حقول التصنيف إذا تم ربطه بأي مجلد أو وثيقة في شجرة الأرشفة، وستظهر للمستخدم رسالة تنبيه مفادها أن الحقل يحتوي على بيانات لا يمكن حذفه، وبالنقر على التصنيف تظهر الحقول المرتبطة بالتصنيف حيث يمكن الاستعراض أو الحذف بنفس الطريقة التي يتم التعامل بها مع التصنيف، ولإضافة تصنيف جديد يتم النقر على إضافة تصنيف ستظهر شاشة من خلالها تتم عملية الإضافة كما يلي:

• اسم التصنيف: يتم إدخال الاسم الذي سيتم التعامل معه في النظام.
• نوع التصنيف: يتم تحديد النوع ما إذا عام لكل المستويات أم أنه محدد لمستوى معين.
• وصف التصنيف: يستخدم لإدخال وصف للتصنيف وهو حقل اختياري.
• تاريخ الإنشاء: يظهر تاريخ إنشاء التصنيف آلياً بعد الحفظ.
• تاريخ التعديل: يعرض النظام تاريخ آخر تعديل تم على التصنيف.
• حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.
• تراجع: يمكن استخدام هذا الخيار للتراجع عن حفظ التصنيف.

ثانياً: إضافة حقول التصنيف

لإضافة حقول للتصنيف يتم أولاً تحديد التصنيف ثم النقر على إضافة حقل ستظهر شاشة من خلالها تتم عملية الإضافة كما يلي:

• اسم الحقل: يتم إدخال اسم الحقل باللغة الافتراضية للنظام.
• وصف الحقل: يستخدم لإدخال وصف وهو حقل اختياري.
• نوع الحقل: يستخدم لتحديد نوع بيانات الحقل الذي يتم إضافته، ويتضمن هذا الحقل الخيارات (رقم/ رقم طويل/ نص/ تاريخ/ عدد عشري/ منطقي) مع العلم أنه يتم الاختيار بناءً على نوعية البيانات التي سيتم إدخالها في الحقل، وسيكون إجبارياً في تبويب (التصنيف) إدخال بيانات الحقل حسب نوع الحقل، مع العلم أنه لا يمكن تحديده بأكثر من 4000 حرف.
• القيمة الافتراضية: يستخدم لإدخال قيمة افتراضية تظهر آلياً في تبويب التصنيف عند إضافة فرع جديد أو عند إضافة مجلد أو وثيقة عند ربط الفرع بالتصنيف ومن ثم إجراء عملية الإضافة.
• إظهار الحقل: بتفعيل هذا المؤشر سيظهر الحقل في تبويب التصنيف، وعدم تفعيله يعني إخفاء الحقل من التبويب.
• قابل للبحث: بتفعيل هذا الخيار على مستوى الحقل يعني إمكانية استخدامه في عملية البحث عند البحث أو عند تصميم قوالب البحث.
• إجباري الإدخال: بتفعيل هذا الخيار يصبح إدخال بيانات الحقل إجباري عند إضافة فرع جديد إلى شجرة الأرشفة، وفي حالة إنشاء فرع وكان الخيار (إنشاء الفرع يعتمد على إدخال بيانات الحقول الإجبارية) مفعلاً؛ تظهر شاشة خاصة بالحقول الإجبارية يجب إدخال تفاصيلها قبل الحفظ، وبالانتقال إلى عرض سجل البيانات للفرع الجديد تظهر قيم الحقول الإجبارية في الشاشة.
• تسلسل تلقائي: يظهر هذا المؤشر إذا كان نوع الحقل (رقم)، ويستخدم لعمل تسلسل آلي يبدأ من القيمة التي يتم تحديدها في الحقل، مع ملاحظة أنه عند تفعيل (تسلسل تلقائي) يكون الإدخال إجبارياً ويتم تفعيله بشكل تلقائي غير قابل للتعديل.
• حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.
• تراجع: يمكن استخدام هذا الخيار للتراجع عن حفظ الحقل.

الخلاصة: الغرض من التوسع في تصميم الحقول الإضافية وتصميم التصنيفات وإضافة تفاصيل دقيقة لبناء شجرة الأرشفة يفيدنا في تصميم تصنيفات حسب الاحتياج لكل نوع، كما يفيدنا في عملية البحث والوصول للوثيقة أو أي مستند بصورة سريعة جداً، فعلى سبيل المثال عند إضافة حقل رقم الفاتورة ضمن حقول التصنيف يمكن استخدام هذا الحقل في البحث عن الفاتورة بالرقم والحصول عليها بسرعة.