بيانات المستخدمين

الاستخدام

تستخدم لإضافة المستخدمين الذين سيعملون على النظام وسيتم منحهم استخدام النظام بصلاحيات كاملة أو صلاحيات محدودة، فمن خلال هذه الشاشة تتم عملية إضافة المستخدم ومنحه الصلاحيات المناسبة حسب المهمة الموكلة إليه، وتتم عملية الإضافة ومنح الصلاحية من قبل مدير النظام (admin).

طريقة استخدام الشاشة

أولاً: إضافة مستخدم

يتم النقر على الإضافة ستظهر شاشة في الجزء الأعلى منها يتم إضافة المستخدم كما يلي:

• الاسم الكامل: يتم في هذا الحقل إدخال الاسم الكامل للمستخدم.
• اسم المستخدم: يستخدم لإدخال اسم مختصر للمستخدم وهو الذي يستخدم لتسجيل الدخول للنظام.
• كلمة السر: إدخال كلمة السر الخاصة بالمستخدم تستخدم هذه الكلمة عند دخول المستخدم للنظام.
• مستوى الوصول: يتم تحديد مستوى الوصول بحيث لا يمكنه الوصول للفروع ذات المستوى الأكبر من المستوى المحدد للمستخدم (في حالة تفعيل أمن مستوى الوصول في الخيارات).
• الإدارة: يتم ربط المستخدم بالإدارة التي ينتمي لها، ونشير هنا بأنه يجب ربط المستخدم بإدارة معينة لارتباط ذلك بنظام سير العمليات حيث أنه عند إسناد مهام معينة لإدارة معينة ستظهر للمستخدمين المنتمين لهذه الإدارة فقط.
• تقييد مستوى الوصول: بتفعيل هذا المؤشر يتم تقييد المستخدم بناءً على نسبة الوصول المدخلة في حقل مستوى الوصول، مع العلم أنه من الممكن تفعيل أو إلغاء تفعيل التعامل مع أمن مستوى الوصول حسب المستخدم.
• توقيف المستخدم: يتم تفعيل هذا المؤشر للمستخدمين الذين سيتم إيقاف استخدامهم للنظام ومنعهم من الدخول.
• حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.
• رجوع: يمكن استخدام هذا الخيار للتراجع عن الحفظ.
• حذف: يستخدم زر (حذف) الذي يظهر عند النقر المزدوج على المستخدم لحذف أي مستخدم في النظام مع العلم أن النظام يسمح فقط بحذف المستخدم الجديد.

ثانياً: الصلاحيات

بعد إضافة المستخدمين يتم النقر المزدوج على المستخدم ستظهر شاشة يتم فيها منح المستخدم صلاحيات العمل على النظام من قبل مدير النظام (admin)، مع العلم أن المستخدم لا يستطيع منح نفسه الصلاحية، وسيتم شرح الصلاحيات كما يلي:

• الصلاحيات العامة: في هذا التبويب يتم منح المستخدم صلاحية التعامل مع الشاشات، وتتضمن هذه الصلاحية كل العمليات في الشاشة من (إضافة/ حذف/ تعديل/ عرض)، حيث يتم اختيار منح الصلاحية على مستوى شاشات النظام الفرعي (إدارة النظام/ إدارة المستخدمين/ عمليات البحث/ التقارير/ سير العمليات)، وبمجرد اختيار النظام تظهر شاشاته ويتم تفعيل المؤشر للصلاحيات التي نريد منحها للمستخدم على مستوى كل شاشة.
• صلاحيات الشجرة: في هذا التبويب يتم منح المستخدم صلاحية التعامل والتحكم بشجرة الأرشفة، وتتضمن العديد من الصلاحيات حيث يمكن منحه كامل الصلاحية أو بعضها من خلال تفعيل المؤشر أمام كل صلاحية من الصلاحيات، وسيتم شرح هذه الصلاحيات كما يلي:
• الوصول إلى الشجرة: بتفعيلها يستطيع المستخدم عرض شجرة التخزين في النظام.
• تعديل: بتفعيل صلاحية التعديل يستطيع المستخدم إجراء التعديل على حقول سجل البيانات لكل فرع من فروع شجرة الأرشفة التي له صلاحية الوصول إليها.
• نقل: بتفعيل صلاحية (النقل) يستطيع المستخدم نقل أو قص أي فرع من فروع شجرة الأرشفة.
• نسخ: بتفعيل هذه الصلاحية يستطيع المستخدم نسخ أي فرع من فروع شجرة الأرشفة.
• إنشاء: بتفعيل هذه الصلاحية يستطيع المستخدم إنشاء فروع أبناء لأي فرع من فروع شجرة الأرشفة.
• حذف: بتفعيل هذه الصلاحية يستطيع المستخدم حذف أي فرع من فروع شجرة الأرشفة.
• تعديل مستوى الوصول: بتفعيل هذه الصلاحية يستطيع المستخدم تعديل مستوى درجة الوصول لأي فرع من فروع شجرة الأرشفة.
• إدارة الكلمات الدليلة: بتفعيل هذه الصلاحية يستطيع المستخدم القيام بعمليات إضافة وحذف الكلمات الدليلة، مع إمكانية إضافة أو حذف ارتباط أي فرع من فروع شجرة الأرشفة مع أي كلمة دليلة.
• البحث: بتفعيل هذه الصلاحية يستطيع المستخدم القيام بعمليات البحث العام والتفصيلي وقوالب البحث ضمن حدود درجة وصول المستخدم على فروع شجرة الأرشفة.
• سجل البيانات: بتفعيل هذه الصلاحية يستطيع المستخدم عرض بيانات حقول سجل البيانات لفروع شجرة التخزين ضمن حدود درجة وصول المستخدم على هذه الفروع.
• التقارير: بتفعيل هذه الصلاحية يستطيع المستخدم عرض التقارير التي تم منحه صلاحية عرضها في تبويب الصلاحيات العامة.
• صلاحيات الصور: في هذا التبويب يتم منح المستخدم صلاحية التعامل مع الوثائق وتتضمن العديد من الصلاحيات كما يلي:
• دخول: بتفعيل هذه الصلاحية يستطيع المستخدم الدخول إلى إدارة التحكم في الوثائق والصور وإمكانية تحريرها.
• تخزين: بتفعيل هذه الصلاحية يستطيع المستخدم إجراء عملية التخزين في شجرة الأرشفة.
• عرض: بتفعيل هذه الصلاحية يستطيع المستخدم عرض الوثائق.
• نسخة: بتفعيل هذه الصلاحية يستطيع المستخدم استنساخ صفحة أو عدة صفحات من داخل صفحات فرع من فروع الشجرة إلى فرع آخر.
• استيراد: بتفعيل هذه الصلاحية يستطيع المستخدم استيراد الوثائق إلى النظام باستخدام الوسائل والطرق المتاحة، ولا يستطيع المستخدم تخزين هذه الوثائق في شجرة الأرشفة إلا إذا كان لديه (تخزين).
• إدخال: بتفعيل هذه الصلاحية يستطيع المستخدم حشر صفحة أو عدة صفحات حسب المجال المحدد من الصفحات من ملف البريد الوارد أو ملف مستنسخ في ملف العمل المستعرض حالياً بحيث يكون ترتيب أول صفحة من مجموعة الصفحات المراد حشرها قبل ترتيب الصفحة المستعرضة حالياً في ملف العمل المستعرض حالياً.
• إلحاق: بتفعيل هذه الصلاحية يستطيع المستخدم ضم أو إلحاق صفحة أو عدة صفحات حسب المجال المحدد من الصفحات من ملف البريد الوارد أو ملف مستنسخ في ملف العمل المستعرض حالياً بحيث يكون ترتيب أول صفحة من مجموعة الصفحات المراد إلحاقها بعد ترتيب آخر صفحة من ملف العمل المستعرض حالياً قبل عملية الإلحاق.
• تمزيق: بتفعيل هذه الصلاحية يستطيع المستخدم إتلاف أو تمزيق – حذف نهائي – صفحة أو عدة صفحات حسب المجال المحدد من الصفحات من ملف البريد الوارد أو من ملف العمل المستعرض حالياً وتتم عملية الحذف كما يلي:
• الحذف النهائي للصفحة مع إمكانية حفظ نسخة في سلة المحذوفات.
• الحذف من ملف العمل المستعرض حالياً وإرجاعها إلى البريد الوارد.
• الملفات المحذوفة: بتفعيل هذه الصلاحية يستطيع المستخدم استعراض سلة المحذوفات والتعامل مع الملفات المحذوفة.
• تصدير: بتفعيل هذه الصلاحية يستطيع المستخدم القيام بالعمليات التالية:
• التصدير إلى خارج النظام أو الحفظ باسم إلى ملف.
• التصدير إلى الطابعة.

وينطبق ذلك على صفحة أو أكثر حسب المجال المحدد من الصفحات من ملف البريد الوارد، كما ينطبق على صفحة أو أكثر حسب المجال المحدد من الصفحات من ملف العمل المستعرض حالياً.

• التراسل: بتفعيل هذه الصلاحية يستطيع المستخدم القيام بإرسال الوثائق من خلال استخدام شاشة الإرسال إلى مستخدم.
• تعديل: بتفعيل هذه الصلاحية يستطيع المستخدم تعديل الوثيقة التي يتم استعراضها.
• مجموعات العمل: يستخدم هذا التبويب لتحديد مجموعات عمل للمستخدم بحيث لا يمكنه الوصول إلا لفروع الشجرة التي تم إضافة المجموعة لها من تبويب الأمن. (يتم إضافة المجموعات من شاشة مجموعات العمل).
• صلاحيات الحقول: يستخدم هذا التبويب لمنح المستخدم صلاحية التعامل مع الحقول الأساسية والإضافية وحقول المجلدات والوثائق وتبويب الأمن عند عرض سجل البيانات وغيرها من الصلاحيات في الشاشة، إضافةً إلى منح الصلاحية للتصنيفات التي تم إضافتها والتي يمكن للمستخدم التعامل معها واستخدامها، وكذلك العمليات التي تم تصميمها في نظام سير العمليات في شاشة تصميم العمليات.
• صلاحيات قوالب البحث: يستخدم هذا التبويب لمنح المستخدم صلاحية استخدام قوالب البحث التي تم إضافتها في شاشة قوالب البحث كقوالب جاهزة تستخدم في عمليات البحث عن وثائق وملفات النظام.
• التقارير المصممة: يستخدم هذا التبويب لمنح المستخدم صلاحية استخدام التقارير المصممة في نظام سير العمليات التي يتم تصميمها حسب حاجة المنشأة.