البريد الوارد

الاستخدام

تستخدم الشاشة للتخزين المؤقت للوثائق، ويتم فيها التخزين بالطرق التي تم شرحها في شاشة ملف العمل الحالي ويمكننا ذكرها هنا بإيجاز كما يلي:

• من الجهاز
• من الماسح أو الكاميرا
• من البريد الإلكتروني
• السحب والإفلات
• الاستلام من مستخدمين آخرين (شاشة البريد الوارد)
• من أنظمة أخرى إذا لم يتم تحديد موقع التخزين في شجرة الأرشفة.

يتم تخزين الوثائق في شاشة البريد الوارد ومن ثم يتم تخزينها للوثائق، واستخدام هذه الشاشة يعتبر اختصاراً للوقت والجهد حيث يتم تخزين كل الوثائق وجلبها إلى هذه الشاشة أولاً، ثم يتم التخزين والأرشفة لكل وثيقة على حدة، مع ملاحظة أنه يمكن استخدام هذه الشاشة إذا كان هناك مختص يقوم بجلب الوثائق إلى البريد الوارد ومختص آخر يقوم بعملية التخزين للوثائق.

طريقة استخدام الشاشة

بعد تخزين الوثائق في شاشة البريد الوارد يتم النقر على زر التخزين والأرشفة كما يلي:

• التصنيف: يظهر في هذا الحقل كل حقول التصنيفات التي تم إضافتها في شاشة التصنيفات، وفي هذا الحقل يتم تحديد التصنيف للوثيقة التي سيتم أرشفتها وتخزينها.
• جميع الصفحات: يتم اختيار (جميع الصفحات) إذا أراد المستخدم تخزين جميع الصفحات المخزنة في البريد الوارد لوثيقة معينة أو لمجموعة وثائق.
• الصفحة الحالية: عند اختيار (الصفحة الحالية) يظهر رقم الصفحة التي تم فتح شاشة التخزين والأرشفة منها، ويتم اختياره لتخزين الصفحة الحالية المحددة بالرقم في البريد الوارد وتخزينها مع وثيقة معينة أو تخزينها وأرشفتها مع عدة وثائق.
• مجال الصفحات: عند اختيار (مجال الصفحات) يظهر حقل من/ إلى لتسجيل مجال الصفحات، ويتم اختياره لتحديد مجال الصفحات التي سيتم تخزينها.
• خيارات التخزين: يجب أن نفرق بين حالتين كما يلي:
• إذا كان التخزين سيتم لوثيقة جديدة (إضافته كفرع جديد في الشجرة): يتم أولاً تحديد فرع الشجرة الذي سيتم إضافة الوثائق له والذي من نوع (مجلد) (الذي يحتوي على فروع من نوع (وثيقة)) ثم يتم اختيار أحد الخيارات التالية:
• التخزين في وثيقة واحدة: باختياره سيتم إضافة فرع جديد في الشجرة من نوع وثيقة.
• التوزيع في وثائق منفصلة: باختياره ستضاف كل وثيقة كفرع من نوع (وثيقة) بشكل منفصل في الشجرة.

ملاحظة: عند اختيار أحد الخيارات السابقة يظهر حقل الفرع، ويستخدم لإدخال اسم فرع الشجرة.

• إذا كان التخزين لوثيقة موجودة سابقاً (فرع موجود في الشجرة): يتم أولاً تحديد فرع الشجرة من نوع (وثيقة) وسيكون متاحاً للمستخدم أحد هذه الخيارات:
• إلحاق الصفحات: يستخدم إذا كان للوثيقة صفحات مخزنة مسبقاً، ويتم تحديد هذا الخيار إذا أراد المستخدم متابعة التخزين بعد آخر صفحة مخزنة في الوثيقة المحددة.
• إدراج الصفحات: يستخدم إذا كانت للوثيقة صفحات مخزنة مسبقاً، وباختياره سيظهر حقل يتم فيه إدخال رقم الصفحة التي سيتم إدراج الصفحات قبلها.

تلميح: يختفي الخيارين (إلحاق الصفحات وإدراج الصفحات) إذا تم تحديد فرع من نوع مجلد وبالتالي لا يمكن استخدامهما.

• المفضلة: تظهر في هذا الحقل قائمة بالمجلدات المفضلة مع مسارها للوصول إليها، وبالنقر على السهم سيتم عرض المجلد في شجرة الأرشفة.
• إلغاء: يستخدم لإلغاء التخزين من البريد الوارد والخروج من الشاشة.
• التالي: يستخدم للانتقال إلى تبويب سجل البيانات لإدخال وفهرسة بيانات الوثيقة وعمل تصنيف لها.
• موافق: بعد استكمال تحديد الخيارات يتم الحفظ بالنقر على (موافق).

تلميح: عند التخزين في شاشة البريد الوارد يمكن البحث في شجرة الأرشفة ليسهل على المستخدم الوصول للمجلد باستخدام Ctrl+F في لوحة المفاتيح.

• موافق: بعد استكمال عملية التخزين يتم النقر على موافق.
• إلغاء: يستخدم لإلغاء عملية التخزين.