الاستخدام
تُعد شاشة “التحقق من حالة الغرفة” حلقة وصل رقابية بين المكاتب الأمامية والإشراف الداخلي، وتُمكّن موظفي المكاتب الأمامية من مراجعة ومطابقة حالة الغرف مع البيانات الواردة من الإشراف الداخلي، كما تتيح استعراض الغرف باستخدام حقول الفلترة أو البحث المتقدم، بما يسهّل الوصول إلى الغرف المستهدفة، وتنفيذ عمليات فردية أو جماعية لتحديث حالة الإشغال أو معالجة حالات التعارض، وعند وجود تعارض بين بيانات المكاتب الأمامية والإشراف الداخلي، تظهر الغرفة تلقائياً في شاشة “حالة التعارض”، بما يضمن دقة بيانات الغرف ويدعم كفاءة العمليات التشغيلية.
طريقة استخدام الشاشة
تُستخدم الشاشة، من خلال حقول الفلترة بالبيانات الرئيسية، لتحديد الغرف المراد التحقق من حالتها، ثم تنفيذ إجراءات تغيير حالة الغرفة أو تحديث حالة التعارض على جميع الغرف أو على غرفة محددة عبر “إجراء العمليات”، ثم الضغط على زر “حفظ” لاعتماد التعديلات، وفيما يلي شرح تفصيلي لكل إجراء.
أولاً: البيانات الرئيسية (حقول الفلترة)
- حالة الغرفة: يُستخدم لفلترة الغرف حسب وضع إشغالها في النظام من القائمة المنسدلة (مثل: شاغر، مشغول، صيانة)، والناتجة عن عمليات شاشة “مخطط الغرف”.
- حالة الإشراف الداخلي: يُستخدم لفلترة الغرف حسب حالة الإشراف الداخلي (مثل: نظيف، متسخ، محجوز، وغيرها)، لعرض الغرف المطلوب التحقق من حالتها أو تغييرها.
- رقم الغرفة: يُستخدم لفلترة النتائج حسب نوع الغرفة، وذلك بتحديده من القائمة المنسدلة (مثل: فردية، ثنائية، جناح، وغيرها) وفق الأنواع المعرفة مسبقًا في شاشة “أنواع الغرف”.
- المبني: يُستخدم لفلترة الغرف حسب المبنى التابع لها من القائمة المنسدلة (مثل: المبني الرئيسي)، والمعرّفة مسبقاً من شاشة “المباني”، مما يسهل إدارة المنشآت التي تضم أكثر من مبنى.
- الطابق: يُستخدم لفلترة الغرف حسب الطابق (مثل: الطابق الأول)، والمعرّفة مسبقاً من شاشة “الطوابق”.
- حالة الحجز: يُستخدم لفلترة الغرف حسب حالة حركة النزيل (مثل: مقيم، القادمون، متوقع المغادرة)، والمعرّفة مسبقاً من شاشة “الحجوزات”.
- زر تصفية: يعمل كعداد رقمي يوضح عدد معايير التصفية المطبقة حالياً، ويُحدِّث قيمة العداد تلقائياً وفقاً لعدد المعايير المحددة، كما يتيح إعادة التصفية إلى الوضع الافتراضي.
- زر طباعة: يستخدم هذا الزر لعرض وطباعة التقرير، يمكن للمستخدمين الاختيار من بين قوالب تقارير المتاحة لتنسيق تقريرهم حسب الحاجة.
ثانياً: البيانات التفصيلية
يعرض هذا الجزء جميع الغرف المطابقة لمعايير التصفية المحددة، مع بياناتها التشغيلية وحالاتها الحالية، تُمكّن موظف المكاتب الأمامية من الاطلاع على الصورة الكاملة لوضع كل غرفة لتنفيذ إجراءات تغيير الحالة أو تحديث حالة التعارض على غرفة محددة أو على جميع الغرف المحددة، وذلك من خلال العناصر التالية:
- زر البحث: يُستخدم للبحث عن غرفة محددة بإدخال كلمة مفتاحية، مع إمكانية تحديد نطاق البحث من القائمة المنسدلة (مثل: رقم الغرفة أو الاسم) لتسهيل الوصول إلى السجل المطلوب.
- مؤشر تحديد الغرف: يُستخدم لتحديد غرفة واحدة أو أكثر لتنفيذ الإجراءات عليها، كما يتيح مؤشر “الكل” تحديد جميع الغرف الظاهرة في الجدول دفعة واحدة.
- أيقونة الإجراءات (⋮): تُفعَّل بعد تحديد غرفة واحدة أو أكثر، وتتيح تنفيذ أحد الإجراءين التاليين:
- تحديث حالة الغرفة: يُستخدم هذا الإجراء لتحديث حالة الإشراف الداخلي للغرف المحددة (نظيفة/ متسخة)، ويتيح التنفيذ بإحدى طريقتين:
- تحديث بنفس الحالة للجميع: يُستخدم لتحديث حالة الإشراف الداخلي (نظيفة أو متسخة) للغرف المحددة دفعة واحدة، وعند النقر عليه، تظهر نافذة توضح عدد الغرف المحددة وحالتها الحالية، ثم يختار المستخدم الحالة الجديدة من حقل “حالة الإشراف الداخلي”، ويضغط “حفظ” لاعتماد التغيير أو “إلغاء” للتراجع عن العملية.
- تحديث لكل غرفة: يُستخدم لتحديث حالة الإشراف الداخلي لكل غرفة من الغرف المحددة بشكل مستقل، حيث تظهر نافذة تتيح تحديد الحالة المناسبة لكل غرفة على حدة (نظيفة/ متسخة)، ويضغط “حفظ” لاعتماد التغيير أو “إلغاء” للتراجع عن العملية.
تحديث حالة التعارض في الغرف:
يُستخدم هذا الإجراء لمعالجة حالات التعارض بين حالة الغرفة المسجلة في النظام لدى قسم الإشراف الداخلي وحالتها الفعلية المسجلة لدى المكاتب الأمامية، مثل ظهور الغرفة في النظام بحالة مشغولة بينما تكون شاغرة فعلياً، أو العكس، وذلك وفق الخطوات التالية:
- عرض بطاقات الغرف: عند اختيار الإجراء، تظهر نافذة “تغيير الحالة” متضمنة بطاقة مستقلة لكل غرفة تم تحديدها مسبقاً.
- تحديد الحالة الفعلية للغرفة: يقوم موظف المكاتب الأمامية بتحديد الحالة الصحيحة لكل غرفة من خلال أحد الخيارين:
- شاغر: إذا كانت الغرفة خالية من النزلاء.
- مشغول: إذا كانت الغرفة مشغولة بالنزلاء أو بأمتعتهم.
- إضافة الملاحظات: تتيح كل بطاقة غرفة حقلاً لتسجيل الملاحظات، بحيث يمكن تدوين أي معلومات توضح سبب التعارض، مثل وجود أمتعة للنزيل أو تأخر تسجيل المغادرة.
- حفظ التعديلات: عند النقر على زر “حفظ”، يعتمد النظام الحالة الجديدة ويحدّث حالة التعارض، بما يضمن توحيد حالة الغرفة بين المكاتب الأمامية والإشراف الداخلي، أما النقر على زر “إلغاء” فيؤدي إلى إغلاق النافذة دون حفظ أي تغييرات.
ملاحظة (1): عند وجود تعارض بين المكاتب الأمامية وقسم الإشراف الداخلي في حالة إحدى الغرف، تظهر الغرفة في شاشة حالة التعارض ضمن سجل التناقضات على مستوى الغرفة، إلى أن تتم معالجة التعارض واعتماد الحالة الصحيحة.
ملاحظة (2): يمكن تحديث حالة أي غرفة على حدة عبر زر “الإجراء “المقابل لها، وذلك عبر نافذة “تغيير الحالة” التي تتيح تحديد حالة الغرفة) شاغر/مشغول (وإضافة ملاحظات، ثم حفظ التعديل.
ملاحظة (3): لا يمكن لموظف المكاتب الأمامية تغيير حالة الغرفة في حال عدم وجود حجز مرتبط بها، وفي هذه الحالة يعرض النظام رسالة تنبيه للمستخدم تفيد بعدم إمكانية تنفيذ العملية.
ملاحظة (4): يتيح النظام مرونة في استعراض الغرف والتحقق من حالتها، حيث يمكن لموظفي المكاتب الأمامية التبديل بين نمطي العرض (الجداول أو البطاقات) وفقًا لتفضيلاتهم، بما يُسهِّل متابعة حالات الغرف، ويسرّع اكتشاف ومعالجة حالات التعارض.